企业企划宣传物料制作申请申领及保管的暂行办法

1、关于兴瑞集团企划物料制作申请、申领及 保管的暂行办法 第一章 总则第一条 为规范公司企划、宣传、活动物料用品的计划、购买、领 用、维护等管理，特制定本办法。第二条 集团行政部为管理部门，负责审查及监控各分子公司企 划、宣传及活动物料的申购及使用情况以及企划物料费用的监控， 负责企划物料的验收、发放和管理等工作。第三条 申请制作部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管 理。第四条 本办法所指企划物料包括：1、印刷品：抬头纸、便签纸、手册、手提袋、资料袋、刊物、 桌布、警戒栏、水杯等。2、日常企划用品：宣传栏、公示牌、警示牌、指示牌、科室 牌、条幅、胸牌、企业文化展板等。3、活动促销品：选定活动

2、组织策划公司、活动宣传单页、升空 气球、条幅、拱门、文化衫、酒水、雨伞、帽子、车模等活动所需 物料。4、广告投放、活动策划组织及其他。以上不包含普通办公用品，仅指需要印制企业 LOGO勺非日常办 公用品。第二章 企划、宣传物料（活动）勺申请办法 为明确职责分工，梳理、规范集团内部（含各分子公司）企 划、宣传物料日常操作步骤，有效管理和使用公司勺宣传物料；规 范公司宣传物料勺采购、保管、使用等工作；合理控制宣传物料勺 使用、消耗和费用支出，降低公司宣传物料勺费用和经营成本；逐 步实现公司管理的规范化、标准化和程序化，提高公司的管理水平 和竞争力。各分子公司在 企划物料申请制作 过程中，应严格遵守

3、流程（见 附表 1），由申请人到各分子公司行政部填写“兴瑞集团物料制作 （设计）申请表”（以下简称申请表），经由各级负责人签字确认 后，将申请表扫描后发送电子版至集团行政部企划主管处，由企划 主管对提出的诉求进行必要性评估和比价（申请人可自行选择供应 商，或由集团行政部代为选择供应商），比价后出具相关设计方 案，或根据申请人提供的设计草案进行修改后形成最终设计稿，经 与申请人沟通无误后，交付广告公司制作，并由集团行政部监督制 作完成的物料质量，由申请人进行签收并付款。各分子公司在 举办各类活动 时，有活动策划和活动物料采购需 求的，应严格遵守流程（见附表 1），由申请人到各分子公司行政 部填写

4、“兴瑞集团物料制作（设计）申请表”（以下简称申请 表），经由各级负责人签字确认后，将申请表扫描后发送电子版至 集团行政部企划主管处，由企划主管对提出的诉求（活动策划或活 动物料采购）进行必要性评估和比价，申请人可自行选择策划公司 或由集团行政部代为选择，与申请人沟通需求后协同广告公司出具 活动方案（或采购方案），多方确认后交付相关供应商，并由集团 行政部监督活动完成效果和物料质量，由申请人进行签收并付款。第三章 企划、宣传物料的领用及保管办法企划物料制作完成后，交由各分子公司行政部门统一保管，同 时负责对本部需求物料进行登记、发放，合理评估物料需求，保持 物料库存合理化，及时消化长期库存，对欠

5、缺物料及时补仓，对宣 传物料（宣传栏、科室牌、公示栏、胸牌等）及时检查，做好维护 和更换工作。出入库流程： 企划物料（特指印刷品、日常企划用品）制作完 成后，由专人检验、签收物料，合格后开具“物料入库单”，并及 时更新填写“兴瑞集团宣传物料品出入库明细表”。宣传物料领用流程： 各部行政部收到“宣传物料领用申请” 后，审查领用申请的真实性，审查无误后确认需领用的宣传物料， 确认实际发放的宣传物料及领用人，由领用人到行政部门填写“物 料领用申请表”，经领用部门领导、行政部签字确认后，登记实际 发放的宣传物料的名称、数量，领用人或部门，领用时间，经办人 等信息，领用人在宣传物料领用登记表上签字确认。各部在使用宣传物料时，需加强保管、发放意识。行政部将宣 传物料领用登记表按归档妥善保存。合理有效的控制成本，避免浪 费。物品发放时针对公司重要物资切