病历室人力配置与业务量的合适探讨以南部某医学中心为例ppt课件

1、病歷室人力配置與業務量的合適性探討以南部某醫學中心為例n學生：醫管四A王姿云，醫管四B周叡瑜n實習機構指導老師：高雄榮民總醫院黃春男代理組長n本系指導老師：鄭惠珠老師n報告日期：3月25日 目錄第一章緒論 第一節研讨動機 第二節 研讨目的 第三節研讨流程第二章文獻探討 病歷室人力運用相關研讨第三章研讨方法 第一節研讨進行方法 第二節研讨對象及設計 第三節研讨分析方法第四章資料分析 第一節服務量趨勢 第二節現今人員配置第五章討論與建議 第一節病歷室人力配置與業務 第二節各區業務量趨勢分析 第三章 參與觀察第六章研讨限制參考文獻第一章 緒論第一節 研讨動機n該院病歷室不断都在針對以下問題進行檢討與

2、改善：n 1門診病歷遞送時效 n 2回歸病歷簽收制度與病歷追蹤機制 n 3病歷/報告遺失問題 n 4人力配置與流程n日漸添加的病歷量與該院在人員資源有限的情況下，如何做人力上的調配，是本研讨想探討的問題。 第二節 研讨目的 本研讨病歷管理組與夜班為主要研讨對象，欲探 討的目的整理成以下幾點：一、該院病歷室近幾年內其業務量變化。二、該院病歷室目前病歷管理組與夜班的人力配置。 在應付龐大業務量下人力資源运用適當性。三、該院病歷室有何輔助設備；其作業流程為何。四、討論該院病歷室病歷管理組人力配置彈性運用。第三節 研讨流程圖1-1：研讨流程圖第二章 文獻探討病歷室人力運用相關研讨n一個單位假设人力配置

3、過多，會添加人事費用，提高營運本钱：假设人力缺乏，每個人的任务負荷量過多則或影響到任务品質，同時容易產生失誤。n蕭文2002指出，病歷室為一技術導向的單位，藉由人力評估的活動，管理者可了解病歷室人力運用的情形。病歷室人力運用相關研讨蕭文2002指出：一、病歷室是醫院中員工人數之多僅次於護理部 的單位。二、需求24小時運作的行政單位。三、抽調病歷、輸送病歷、黏貼檢驗報告單、切 割厚病歷，都是人任务業，無法用機器取代。第三章 研讨方法第一節 研讨進行方法一現有報表分析1.96與97年上半年24小 時急診入院資料2.96與97上半年門急住 總人數現況與服務 量月報。3.96與97上半年爽約率。二目前

4、病歷管理組人力配置及任务介紹(以區分別)說明1.櫃台.對號區.運送病歷任务區.收刷區.病歷裝車及運送任务區.檔區.非流動區業務量能否有日漸添加各區任务業務量分析 目前人力資源配置與任务業務分配能否適當第二節 研讨對象與設計 一 次級資料分析 利用該院的統計資料報表比較97年與96年同期業務量的差異，報表資料時間為96年1月至6月與97年1月至6月，報表資料為現況與服務量月報表與24小時急診入院掛號人數報表。，即該院的現況與服務量月報表。 二 參與觀察 A觀察病歷室配置的輔助設備與病歷抽調流程。 B以觀察者角度觀察病歷室目前的人力配置狀況。 C紀錄病歷管理組人員的業務量，以觀察者角度進行抽 樣調

5、查。研讨對象與設計續n參與觀察中的研讨對象n 以目前病歷室配置於各區的人力情況與處理病歷的第一線人員為研讨對象，即病歷管理組人員。n參與觀察中的業務量紀錄n 以現場觀察的方式對各區分別進行一個禮拜的抽樣調查，觀察期間為7月21日至8月19日，為期一個月。n 抽樣調查進度表研究對象/人數研究期間觀察紀錄時段觀察紀錄內容備註櫃台/2人7/21-7/258:00-17:30借出病歷的資料統計歸還病歷的資料統計17:00問題病歷量調查對號區/1人操盤人員7/21-7/258:00-17:30紀錄當日門診量12:00與17:00分類報告量16:30-17:00黏貼診斷貼紙病歷量調查17:00問題病歷量調

6、查收刷區/1人7/21-7/2511:00與14:00預約病歷量抽樣11:00點抽調A預約病歷200本， 14:00點抽調P預約病歷200本17:30抽調三年以上未再回該院就診病歷量紀錄檔區/9人8/6-8/108:00-10:00現場病歷與預約病歷抽樣調查分檔登記15:00-17:00醫借病歷抽樣調查B區/1人7/29-8/48:00-17:00當日抽調病歷量登記按區別分別登記，區別分別是分割病歷區、B區與C區。13:30-17:00病歷歸檔量8:00-17:00報告歸檔量小夜班/2人8/13-8/1917:20-18:3018:31-19:3019:31-20:30病歷抽調調查接聽電話次數

7、皆分為三個時段登記第三節 研讨分析方法1質性分析觀察現象內容分析 a病歷室病歷管理組人力配置與負責的業務為何。 b病歷室有何設備。 c抽調病歷流程為何。2量性分析描画性分析 a服務量報表的趨勢分析。 b業務量調查紀錄結果以長條圖、百分比與圓餅圖呈 現數據資料比較。第四章 資料分析第一節 服務量趨勢一病歷服務量趨勢圖4-1：96年1月至6月與97年1月至6月的門急診人次與住院人次二人與病歷量門診掛號人次初診人次爽約人次急診入院人次住院人次96上半年平均96182183590716976125997上半年平均1016781755996170311276成長率5.7%-4.4%9.8%7.9%1.2

8、%96年病歷室人數35人病歷管理組：24人97年病歷室人數35人病歷管理組：24人表4-1：96上半年vs.97上半年業務量變化與病歷室人數比較表第二節 病歷室人員配置現況1.該院病歷室分為等四組，分別為病歷管理組24人、疾病分類組4人、行政管理組3人及夜班4人，共計35人。2.人力來源包含本院職員與外包人員兩部分，其中本院職員細分為契約人員、技工工友與員級普通員工。3.病歷管理組分為五區，分別為櫃台2人負責、對號區3人負責、收刷區2人負責、檔區9人負責及次流動區1人負責第三節 參與觀察資料分析一設備 病歷室設備有活動檔架與固定檔架、電腦與周邊設備提供病歷動向查詢的服務與輸送病歷設備含輸送車、

9、升降梯、氣送筒、手推車。參與觀察資料分析續1二病歷抽調流程 病歷抽調處理流程進行為：依調單類別不同由各類調單抽調負責人抽調病歷抽調出後能否需整修假设要整修，則由負責抽調人員整修整修完與不需整修的病歷送至負責病歷入帳的單位。詳細流程圖參與觀察資料分析續2三病歷管理組人力配置與業務病歷管理組依業務性質區分： 櫃台-2人 對號區-2人 收刷區-1人 檔區-9人 次流動病歷區B區-1人 小夜班-2人任务彙總表說明各區任务業務、業務比重分配、時間分配及抽調病歷類別。參與觀察資料分析續3各區一週業務量趨勢分析n櫃台519本209本732本278本圖5-1：櫃台處理病歷總量抽調當日病歷v.s.簽收歸還病歷參

10、與觀察資料分析續4各區一週業務量趨勢分析n對號區操盤人員13本6本圖5-2：對號區處理問題病歷量參與觀察資料分析續5各區一週業務量趨勢分析n對號區操盤人員圖5-3：對號區操盤人員報告分類量2735張2056張參與觀察資料分析續6各區一週業務量趨勢分析n收刷區收刷人員圖5-4：收刷區收刷人員處理病歷總量比較圖參與觀察資料分析續7各區一週業務量趨勢分析n檔區圖5-5：檔區抽調病歷類別圖5-6：檔區抽調病歷狀況參與觀察資料分析續8各區一週業務量趨勢分析n檔區圖5-7：各檔整修病歷與平均整修病歷值的百分比差異參與觀察資料分析續9各區一週業務量趨勢分析n檔區n 目前檔區分配實際狀況每人皆負責11個檔，0

11、0檔輪流 負責人檔號檔區數負責本數病歷抽調比重A03-07，71-76113347%B08-181159412%C02，19-281147810%D29，30-39113908%E01，40-491164514%F77，50-591155812%G70，60-691155812%H78-881148010%I89-991169315%輪流001441%總計1004774100%平均530 參與觀察資料分析續10各區一週業務量趨勢分析n檔區圖5-8：各檔分配報告量參與觀察資料分析續11各區一週業務量趨勢分析nB區次流動病歷區圖5-9：B區抽調病歷量與歸檔量參與觀察資料分析續12各區一週業務量趨勢

12、分析nB區次流動病歷區圖5-10：抽調當日病歷之區別比例圖5-11：病歷歸檔量之區別比例參與觀察資料分析續13各區一週業務量趨勢分析n小夜班表5-5：小夜一天平均處理量表一天平均處理量6hr.當日病歷歸還量 A抽調病歷量 B總處理量AB接聽電話櫃台 檔區 總量 急診 住院 總量%C4372387 282459564288898% 2%13第五章 研讨結果與建議研讨結果1n97上半年門急診的人次呈成長趨勢，故病歷室的業務量有添加。n人力資源方面：96年與97年病歷室人數並無增減。n人力規劃應用方面：96年與97年各區人力分配並無改變。n門診爽約率呈成長趨勢。研讨結果2n櫃台處理病歷的事務繁多，除

13、抽調當日門急住病歷外，也需簽收歸還病歷與報告檢驗單等，在忙碌顶峰時，會出現2人同時進入檔區抽調病歷而櫃台呈現無人服務的狀況。n對號區操盤人員主要業務是以稽查問題病歷、接聽電話與報告分類，當操盤人員進入檔區找尋問題病歷時，操盤區會呈現無人服務的狀況。研讨結果3n從目前檔區分配的實際狀況並非1人負責1檔，而是大部份人員都是1人負責2檔，參與觀察發現這樣的分配情況呵斥抽調病歷比重分配不均，目前檔區的分配狀況顯示89-99檔的抽調人員負荷最重。建議1n櫃台n 在忙碌顶峰時，會出現2人同時進入檔區抽調病歷而櫃台呈現無人服務的狀況。2人的職掌業務應需明顯區分，以利添加任务效率。n對號區操盤部份n 當操盤人員進入檔區找尋問題病歷時，操盤區會呈現無人服務的狀況。對號區操盤人員可跟送病歷人員作任务調配。建議2n檔區人員n 參與觀察發現目前