信息化对城建档案管理的意义及措施

1、    信息化对城建档案管理的意义及措施    秦伟民 程冉摘要：在城市档案体系中，非常重要的一个组成部分就是城建档案，它对城市的建设和发展至关重要。借助城建档案，可以更好地规划城市的建设和发展，对决策城市建设的发展方向提供了有效的重要参考。基于此，本文首先从信息化对城建档案管理的意义入手，对其进行详细的分析，并提出一些强化城建档案信息化建设的一些措施，旨在推动档案事业的全面、健康、可持续的发展，保证档案信息的长期可持续利用。关键词：信息化；城建档案管理；意义；措施引言随着信息化建设与应用的深入，城市建设的快速发展，在社会实践活动较传统社会有较大变化的情

2、况下，档案工作必须要在管理上进行转型，才能适应城建部门、社会公众对档案信息管理的使用需求。一、信息化对城建档案管理的意义在城建档案管理工作中，已经较早地开始应用计算机技术，并取得了一定的成绩。信息化在城建档案管理中具有很大的优越性。（一）、信息化在城建档案收集、储存以及保护检索等环节的应用计算机技术可以有效收集管理城建档案，借助于扫描或者手工录入等方式，用计算机可以识别和处理的信息来替代传统的城建档案信息，生成一些图像和图形等电子档案。将计算机自动检索和编目的功能利用起来，能更快捷地查阅城建档案。城建档案的信息化，在储存和保护方面也可以发挥较大的作用，应用一系列多媒体技术，如扫描、摄像等，在计

3、算机中压缩输入档案信息，并且存储于光盘中，这样既节省空间又方便保存。（二）、实现了城建档案信息的系统化管理我们组合了多台计算机，形成一个系统，就会有更加强大的功能，计算机系统可以有效管理城建档案馆接收到的档案信息，借助于数据库管理系统软件，接收登记、登录分类账和总目就可以有效完成。因为在文字、声音和图像等信息处理中，计算机具有一系列的优势，可以利用计算机系统来实现档案管理的自动化检索、入库排架等诸多环节。同时，计算机系统多层次、多角度综合分析的运用，将收集到的大量原始数据，更好地服务于利用者，提高工作效率。二、强化城建档案信息化建设的一些措施（一）、注重开放平台的搭建，保障档案信息的可靠性、安

4、全性档案管理的信息化，最终的目的是“用好”档案，需要利用数字技术等技术手段建设相关的功能完备的档案资源数据库，实现保真的图文检索和局域网的在线调阅，保证档案信息化数据的长期可持续利用，维护档案数据库的开放性，有效提高档案的利用率。档案信息化的核心是资源建设。如何保证信息的正确性、可靠性、安全性尤为关键，也关系到档案信息化的利用率，乃至档案信息化建设的成败。同时，需要在档案信息化工作的伊始确定好入选的范围，确定成果基本要求，制定分步实施计划，做好档案信息的鉴定工作，制定应急措施，采取多方面的安全措施，确保档案信息化的安全性。在通过局域网等提供信息服务过程中，档案信息化成果既能满足多样性的需求、功

5、能完备，维护好档案信息化数据库的开放性；又需要采用防止黑客攻击和病毒入侵等安全措施确保档案信息不受损害，保证档案信息的长期可持续利用。（二）、加强推广，注重应用，实现信息资源共享档案信息化是档案工作的必经之路，也是档案科研工作的目标，要给政府在城市规划、建设和管理决策方面提供档案信息服务。加大档案信息化成果的推广应用力度，尽可能的缩短档案信息化成果的推广应用周期，最大限度的实现档案信息化，发挥档案信息化成果对档案工作实践的推动作用。通过建立资源共享平台，实现档案资源的共享，提高档案资源利用率，同时有效缓解传统档案管理方式中档案管理人员的重复劳动等矛盾，有利于推动档案事业的可持续发展。（三）、重

6、视城建档案电子文件的收集随着信息技术在城市建设中的推广应用，城建档案电子文件日益增多。因为城建档案具有较强的专业性，所以城建档案电子文件的收集、归档工作的要求也相对较高。建立、完善城建档案电子文件的收集、归档制度，规范城建档案电子文件收集、归档的标准、方法、范围和时间等，提高城建档案电子文件的归档效率。必要时可以将城建档案电子文件的收集、归档工作和员工的绩效考核挂钩。与此同时，城建档案部门还应当增加人力物力，将现有纸质城建档案转化为电子档案，充分做好城建档案信息化建设的前期准备工作。（四）、加强城建档案信息化人才队伍建设城建档案信息化建设对人员的业务水平有着较高的要求。在城建档案信息化建设的过

7、程中，经常会出现新问题，只有业务素质过硬的工作人员才能应付自如。城建档案信息化建设水平在很大程度上取决于档案信息化建设人员的综合素质。因此，要想顺利开展城建档案信息化建设，就必须加强城建档案信息化人才队伍建设，加强城建档案工作人员的管理能力、科技知识和业务知识的培训，建立具有过硬的业务素质和科学技术知识的人才队伍。具體来说，就是要对城建档案工作人员进行信息技术、设备的岗位培训，普及城建档案信息技术知识，促进城建档案工作人员提高运用信息技术的能力，适应城建档案信息化建设的需要。（五）、深入研究城建档案的作用机制在政府领导提高对城建档案管理意识的基础上，加深对城建档案管理作用机制的研究，重点解决在

8、城市建设活动中存在的问题，以及要达到保证其实行的目的应采取的相关措施等等。比如利用测量控制点成果为城市建设和市政建设服务；利用丰富的地形图资料和地理信息数据进行深层次的加工以满足各行各业的需要；利用各个时期的地形图为各单位和个人提供用地界线和房地产确权只有通过努力的探索，才能真正发现城建档案管理的深层作用机制和利用效果，行之有效地将其应用于城建档案管理工作中去，更好地为城市建设发展做出贡献。广州成功申报2010年亚运会，就是利用体育场馆规划成果提供的详尽的基础资料，成为申办报告的主要章节。广州市城市规划勘测设计院就是利用丰富的城建档案资料，积极参与设计工程投标，承接大型建设项目工程的勘察任务，

9、使原有的档案资源发挥更大作用，释放更大效能，带来更大社会效益。（六）、健全城建档案体系建立完善的城建档案规范化管理体系，还需要从提高档案管理人员的综合素质、完善相关制度、将相关硬件设备配套齐全三个方面入手。通过专业研究人员面向全社会的培训建立起全体社会公民以及档案管理人员对城建档案规范化管理的意识，让他们真正领会其意义所在。其次，通过建立与之匹配的政策及相关规定来保证它的实施。最后，将相应的硬件设备配置齐全，来确保档案资料的有效利用性。结束语综上所述，近年来，信息技术快速发展，并在社会上广泛应用，客观上加快了城建档案的信息化进程。城建档案的信息化建设，使得城建档案管理越来越标准化、科学化和现代化。加强城建档案信息化建设，有利于实现城建档案资源共享，充分发挥城建档案的价值为城市规划建设服务。参考文献1 李利. 城建档案信息化建设解决方案j. 城建档案，2010（02）：7576.2 张