物业公司管理制度：物资采购、仓储、配送、领用规定

1、上海陆家嘴物业管理有限公司企业标准Q/OAKH 2.3.4.12.3-2007Q/OAKH物资采购、仓储、配送、领用管理办法2007-11-29发布2007-12-15实施上海陆家嘴物业管理有限公司 发布目 次1 范围 12 要求 13 职责 14 请购 15 采购 26 仓储 37 配送 38 领用 39 结算 3表1请购单4表2领料单5表3 领用物资分摊表6物资采购、仓储、配送、领用管理办法 1 范围本标准适用于上海陆家嘴物业管理有限公司各职能部门和管理处，投资公司可参照执行。2 目的简化物资申请、领用、采购的手续和环节，严格控制物资采购的数量和质量，缩短物资的库存周期。3 职责3.1 公

2、司物业管理部负责对各管理处请购物资及数量管理，控制，审核是否符合需要。3.2 财务结算中心负责对各职能部门和管理处采购金额是否在预算内及资金是否落实进行审核，并作好付款工作。3.3 各管理处隔月提出采购申请，由物业管理部、资产管理中心、物流中心提出审核意见，由各管理处向公司确定的合格供方采购，并负责对采购物品作好品质验收、领料、报销等工作。3.4 公司物流中心是公司物资管理的职能部门，其主要职责是：· 负责对供方的资质审核、品牌选择和价格审定，并汇总合格供方、品牌、价格等明细资料报公司招标评审委员会（以下简称“招评委”）；· 负责向各管理处提供常用物资的采购信息：品牌、单价

3、、合格供方及其联系地址、电话、联系人等；· 协调各部门、管理处的物资采购工作，发布各管理处的库存信息，组织存货调剂；· 负责公司固定资产的验收、登记、发放、调拨、报废的审核报批等工作。4 请购4.1基本程序4.1.1各职能部门、分公司及管理处应向公司招评委确定的合格供方采购物品。4.1.2公司各职能部门在采购大额、大批量物资时，应填写请购清单并提出签报，经部门经理审核同意后，由行政办公室转相关职能部门签署意见、报总经理室批准后，到物流中心指定的供方采购。4.1.3对预算内的所需物品，管理处可自行到公司确定的合格供方采购，对预算外的所需物品，管理处应填写需购置用品的请购单，上

4、报行政办公室，经物业管理部、资产管理中心、物流中心、总经理室审核后，根据审核批准意见向物流中心指定的供方采购。 4.2 计算机及配件的请购手续4.2.1 公司各职能部门需购买计算机及配件，应向行政办公室提出请购签报，签报审批同意后，由计算机管理部门到公司确定的合格供方选型、购买和安装；请购部门填写固定资产交接验收单，报公司物流中心、资产管理中心，由资产管理中心与供方结算。4.2.2 管理处需购买计算机及配件，应提出请购签报，由计算机管理部门作技术需求审核，经物业管理部、物流中心、总经理批准，计算机管理部门到公司确定的合格供方进行选型、购买和安装,请购部门填写固定资产交接验收单，报公司物流中心、

5、资产管理中心，并将发票等相关凭证交物业管理部，审批同意后，由资产管理中心与供方结算。4.3 其他固定资产的请购手续 公司各职能部门需购买固定资产，应向行政办公室提出请购签报，经行政办公室批准，到公司确定的合格供方采购，并填写固定资产交接验收单，资产管理中心与供方结算。 管理处需购买固定资产，应向物业管理部提出请购签报，经总经理室批准后，可自行到公司确定的合格供方采购，并填写固定资产交接验收单，由资产管理中心与供方结算。4.4 日常办公文具、低值易耗品、办公设备的请购手续4.4.1 各职能部门由经办人填写请购单（见表1），经部门负责人审核后交行政办公室，行政办公室在三个工作日内完成采购，各使用部

6、门到行政办公室办理领料手续，行政办公室将领料单（见表2）、发票送资产管理中心结算。4.4.2 对预算内的所需物资，各管理处在公司确定的合格供方自行付款采购，并按正常手续办理报帐；对预算外的所需物品，由各管理处申请，报行政办公室，并经物业管理部、物流中心、资产管理中心、总经理室等相关部门审核同意后，到公司确定的合格供方采购。4.5 新接楼盘物资的请购手续新接楼盘负责人提出请购签报、送行政办公室、流转、审批。4.5.2物业管理部按相关企业标准，参照新建管理处实际状况确定采购品种与数量。4.5.3物流中心指定供方按企业标准的相关规定备货并及时送达现场。4.6 重大物资的请购手续4.6.1重大物资请购

7、应由请购职能部门选型，招评委秘书处报价，提出可行性请示报告。.2经总经理办公会议或总经理（必要时，报董事会批准）决定购买事宜。4.7 紧急物资的请购手续4.7.1金额1,000元以下，应经部门负责人或管理处经理同意，方可自行紧急采购。4.7.2金额1,0002,000元，应经行政办公室或物业管理部同意，方可自行紧急采购。金额2,0005,000元，应经分管副总经理同意，方可自行紧急采购。金额5,000元以上，应经总经理同意，方可自行紧急采购。4.7.5所有紧急采购的物资，应补办相关的手续。5 采购5.1 物资采购前应先作询价、比价：· 招评委秘书处应定期调查常用物资的市场行情、质量及

8、供方的服务状况，并建立供方产品资料库，作为受控采购及价格审核的参考；· 对供方的报价资料整理后，招评委秘书处应对报价进行分析并向其他供方询价，进行“性价比”的对照，择优录用；· 招评委秘书处应就公司各部门、管理处所提出的重要物资采购项目，提供市场行情资料，作为请购部门作可行性分析的参考。5.2 对各管理处长期使用的、具有共性的，且使用量较大的物资，招评委秘书处应选定合格供方，确定长期购货的合同价，降低采购成本。6 仓储6.1各管理处仓储管理员应做好公司、管理处物资的入库、编号、领料、出库、登记等工作。6.2各管理处仓库的收货、发货均应记帐，每月应核对帐、卡、物正确无误。各管

9、理处应作好每月月报表，配合资产管理中心作好采购及仓储成本分析，并作好物资的调配记录。6.4各管理处应作好仓库的防火、防盗、防潮等安全工作，严禁在仓库区域吸烟，确保仓库物资完好、无缺损。7 配送7.1 各管理处采购的物资应由供方直接配送到各管理处。7.2 各职能部门采购的物品应由供方送到公司行政办公室，各职能部门到行政办公室办理领料手续。7.3 物流中心负责调剂、配置各管理处的存余物资、各使用部门向公司行政办公室申请用车，由行政办公室负责配送到相关管理处。8 领用8.1 公司各职能部门需领用日常办公用品、低值易耗品，可到公司行政办公室所属的总台办理领料手续，由行政办公室负责费用的分摊。8.2 管

10、理处的请购物资，由供方直接送到使用现场，经办人应验收数量与质量，并签字确认，并直接与供方办理交接货手续，做好领料记录，到公司资产管理中心办理结算报销手续。8.3 使用部门发现领用的物资有质量问题，应立即与供方联系、交涉。8.4 对于使用部门退回的物资，物流中心应分析退回的原因，如是供方的责任，应立即与供方交涉，实施退货。9 结算9.1 各部门领用的物资，由物流中心每月底填报领料单及领用物质分摊表（见表3），报资产管理中心，由资产管理中心与各单位结算费用。9.2 管理处采购物品后，供方将物品采购的发票交管理处，由管理处制作付款凭证，连同发票交公司物业管理部，由物流中心、资产管理中心等相关部门审核（2000元以下物品，由分管副总经理批准，2000元以上由总经理批准）后，由资产管理中心向供方付款。9.3 各部门、管理处未按审批手续、擅自采购的费用，资产管理中心应拒绝付款。表1 请购单类别编号名称及规格单位数量需用日期请购原因及用途备注年月日核准：请购主管：请购人：上海陆家嘴物业管理有限公司表2领料单日期：年月日连续号物资类别领用部门或管理处工作令号任务单号服务名称（或