会议的策划与准备

1、第三章 会议的策划与准备教学提示：教学提示：重点：会议项目策划；重点：会议项目策划；难点：会场布置难点：会场布置第一节第一节 会议策划基本概念与作用会议策划基本概念与作用 一、会议策划的基本概念 1、不同的策划定义 2、会议策划，就是对会议产品进行预测分析，使之发挥应有的效能的理性行为。 3、会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。二、会议策划的作用 1、促使会议有序性、促使会议有序性 2、促使会议创新、促使会议创新 3、让与会者产生舒适感和安全感、让与会者产生舒适感和安全感 4、促使会议产生超值服务、促使会议产生超值服务 5、促进会议商业化运作、促进会议商业化运作 6、促使会议规范化、促

2、使会议规范化第二节 策划的基本原理 一、奇正原理一、奇正原理 二、系统原理二、系统原理 三、博弈原理三、博弈原理 四、裂变原理四、裂变原理 五、整合原理五、整合原理 六、简易原理六、简易原理 七、定位原理七、定位原理 八、关联理论八、关联理论 一、奇正原理 孙子兵法第五篇势篇曰：战势不过奇正，奇正之变，不可胜穷也。 奇正管理是策划的第一大原理，它是思维创新的核心表现。策划贵在用奇，奇在众所不意，也就是在众人所忽视或意料之外但是又在情理之中。我们策划对手时，也正是对手在策划我们的时候，奇于对方之外则胜；奇于对方之同则平；奇于对方之内则败。 二、系统原理 系统原理要求策划人能够高瞻远瞩、深谋远虑，

3、能够从整体上把握、控制和驾驭全局。 系统原理的是把策划当作一个完整的系统和过程，用控制论、信息论、系统论等方法中整体的、联系的、结构的、功能的、层次的、非线性的观点，对某一策划对象进行分析、综合、归纳、从而求得好的策划方法，最终达成整体效益。三、博弈原理 管理学里关于决策的基本原则中，有一条叫做“满意原则”，意思是不求最优而求满意。这也是博弈所追求的原则。 博弈原理的核心与著名的博弈论有关，顾名思义，就是研究冲突对抗等竞争条件下最优决策问题和不同决策之间的均衡问题。博弈制胜，真正的难点，往往还不是技巧的运用，而是心态上对得失平衡的把握，是对代价、对损失的看法，对对手的正确分析判断。世界永远是动

4、态的平衡，先舍后得，方为成就大事业的大智慧。四、裂变原理 裂变是现代物理学的概念，物理学家研究发现核能释放基本上就是无休无止的核子碰撞与激发。原子核能够发生裂变，其裂变原理有爱因斯坦的质能公式给出。如同原子核的裂变的道理一样，人的创意、智慧也能发生裂变。而且只有发生裂变，才能实现策划的一箭双雕、一箭多雕的意外效果。 当策划的能力发展到一定阶段后，他所积累的聚集的各种主客观资源及创新思维习惯、实战经验就会发生核聚变，不断衍生出新的创意，新的概念，新的模式。五、整合原理 整合原理与系统原理在分析问题方面有某些相近的思想，他要求策划人把策划对象所在系统可能涉及到的各元素、各层次、各结构、各功能等，按

5、照创意目标的主线整合起来，扬长避短，避实击虚，以实现1+12的系统整体功能。整合有围绕功能、目标为主的整合，有以结构层次元素为基点的整合。具体整合的方式有很多种。 整合是一个优劣互补，智能匹配、功能放大的再造过程。整合出效益，整合出奇迹。有些看似不可能的事，一经整合就会产生意想不到的效果，甚至完全改变了世界。策划如能将市场各种要素巧妙地进行整合，就会变不可能为可能，变弱小为强大。六、简易原理 简易原理即要求策划方案简便、易行。大道至简，越是深刻的往往越是简单的。一套策划方案是否简单明了，是否切实可行，最能反映策划者的策划水平。复杂而牵强的策划方案不但难以操作，而且会大大增加实现的成本。 高水平

6、的策划者，能够从成千上万的参变量、变化因素、限制因素中迅速抽象出具有创造性的简单可行的决策方案。高水平的策划案是至简至易的，所以，策划要尽量做到环节、工序少，人员、职责分工明确，文字表达通俗易懂，不反复劳工费时。大策划不一定都复杂。七、定位原理 定位就是企业找到自己最能赢得竞争优势的位置。企业策划的设限定位就是通过对宏观环境、外部市场条件、竞争对手、企业产品、企业发展趋势进行综合性的分析，结合专家的意见，论证设计后，最终确定一条最能体现企业特色和核心能力的经营策略。设限定位就是企业“创造别人无可取代的产品”。 定位（Positioning），是由著名的美国营销专家艾尔列斯（AlRies）与杰克

7、特罗（Jack Trout）于70年代早期提出来的。 八、关联理论 策划的精髓在于关联。 （一）、第一轮通知（一）、第一轮通知（first announcement） 主要告示大家关于举办会议的基本信息，让各地 相 关 人 士 知 道 这 个 会 议 所 举 办 的 时 间（when）地点(where)、内容（what）,谁（who）何故（why） 至少有如下内容： 会议的目的与主题（what） 会议的日期（when） 会议的地点（where） 会议的联络途径，如秘书处的通讯地址、电话、传真等（二）、第二轮通知 主要内容： 1. 大会主席邀请函； 2. 组织机构 3. 学术题目； 4. 征文要

8、求 5. 会议初步日程； 6. 初步旅游线路 7. 会议秘书处联系办法：姓名、通讯地址、邮编、电话、传真、网址、E-mail等 8. 重要日期 9. 论文摘要表（Abstract Form） 10. 反馈表（reply form）(第六章)3.3.特邀的大会报告人、发言人、会议主持特邀的大会报告人、发言人、会议主持人、嘉宾的身份和报告题目人、嘉宾的身份和报告题目4.4.会议的详细议程（会议的详细议程（conference agendaconference agenda）5.5. 会议信息会议信息6.6. 会议注册会议注册 注册表包括注册表包括姓名、单位、头衔、详细地址、身份证姓名、单位、头衔、

9、详细地址、身份证（护照）号码、参会人数（代表、陪同）、（护照）号码、参会人数（代表、陪同）、住宿宾馆（标准房、单人房、商务房、房住宿宾馆（标准房、单人房、商务房、房价）、价）、会议注册表会议注册表深圳中国生命科技高峰论坛深圳中国生命科技高峰论坛2006年1月20日 主办单位：美国博乐集团（主办单位：美国博乐集团（Burrill & CompanyBurrill & Company） 姓名: _职称: _工作单位:_地址: _城市: _邮政编码: _国家地区: _ 电子邮箱:_电话: _ 传真:_午餐特殊要求: _注册费注册费: 2006年年1月月10日以前：日以前：￥800 人

10、民币人民币 汇款号码汇款号码 _ 或或100美元美元 汇款号码汇款号码 _ 2006年年1月月10日以后：日以后：￥1000 人民币人民币 汇款号码汇款号码 _ 或或125美元美元汇款号码汇款号码 _付费方式付费方式： 银行卡转账或银行汇款，请在款项最后加上小数(比如800.03元), 汇款时请注明”中国生命科技高峰论坛”,并将汇款（转帐）凭条或号码传到（邮寄或电子邮件）注册地址,以方便我们区分你的款项1人民币账户开户行: 中国银行上地支行账号.:户名: 2 美元账户开户行: 中国银行上地支行账号: 户名:注册方式：注册方式：请认真填写此表，然后以邮件或电子邮件的方式寄到以下地址：邮编:收件人

11、:电话: 电子邮箱：（2）会议文件的管理检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名字等，要确保每一项都与实际相符。会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批，计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题之后，把准备情况向

12、会议主管领导报告，并将计划印制成图表分发大会使用。印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页，要便于与会者携带和查阅。印制这些文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。三、制作会议简报 1、会议简报 会议简报是以书面形式写出的关于会议的情况。简明扼要的报告，它是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种比较特殊的文种。2、简报制作 会议简报通常由报头、报身会议简报通常由报头、报身(正文正文)、报尾三部分构成。、报尾三部分构成。 第一部分，报头。报头多有一套专门设计的固定版式，上面正中用醒目大字标明简报名称，报

13、名下面标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议全称和文种(简报)组成，也有的只标“会议简报”字样。编号常用括号标在标题正下方靠近标题的地方。 第二部分，报身。又称正文，报身是会议简报的主体。通常的写法有三种： 综述法：即由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成，相当于会议的综合报道，将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程一一加以反映。 重点报道法：重点反映会议的某个重要报告的内容，小组讨论情况或一个与几个人的发言等。 摘要法：摘录代表发言的概要，供与会者参阅。 第三部分，报尾。报尾写在简报最后一页的下方，注明主送单位或个人姓名、抄送单位、增发单位和印发份数。 会议简报的编写，要求及时、

14、简明，要抓住有指导意义、能引导会议健康发展的内容加以报送。涉及各级机密事项的内容不应报道。第五节会议设施与会场布置准备 一、会场二、会议场地的设备布置三、会议基本设施的布置二、会议室的布置二、会议室的布置 （一）会议是布置的模式 剧场一层会议室设备完备的大剧场-二层杏坛剧场杏坛剧场北青盈之宝剧场中空形 圆形中空-正方形中空长方形.中空-椭圆形董事会长方形会议室 U形于马蹄铁形叠层U形 E教室形 教室型讨论会（宴会）形三、会议基本设施的布置 （1）讲台 桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、纸张、镭射笔。通道的照明问题，线缆隐密性。讲台中间挂会议名称站立式讲台。有灯光的讲台。

15、（2）. 话筒话筒 无线话筒；微型话筒；固定立式话筒无线话筒；微型话筒；固定立式话筒（3）.写字板及水笔 配合投影仪，也要备有彩色水笔配合投影仪，也要备有彩色水笔产品名称：EP-1 系列电脑投影仪 KT-9000 数字展示台 采用专用芯片对所有的接入信号进行处理，使图像具有更高的清晰度，无噪声，无闪烁，色彩还原好等特点,更真实地把讲稿和其它文件、图表、实物、底片、透明片、幻灯片等转成视频和XGA信号，输送到电视或投影机等设备。 3M 2660便携式胶片投影仪便携式胶片投影仪3M 1720胶片投影胶片投影仪仪幻灯投影仪（standard projector for 35mm slides）(4)屏幕n尺寸：根据会议室而定，最低边沿高于1.5，房间高度6米，那么最大尺寸4.5m。宽度：会议室的长度1/6n屏幕材料:白色与珠光n白色粗面屏幕n白色无光泽的粗面扩散型广角屏幕的增益为1左右(常常以“增益”来表示屏幕对光线的增强作用)，这种屏幕的特点是当光照射时反射无方向性，视野角度在几种屏幕中最大，从各个不同角度看都能呈