贵州省国家重点档案(精品)

1、贵州省国家重点档案（民国档案）整理规范一、范围 本规范规定了贵州省民国档案的定义、整理原则、质量要求、整理内容和整理方法等。本规范适用于贵州省各级国家综合档案馆民国档案的整理。二、定义本规范所称民国档案是指中华民国时期(1912.11949.10)的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有研究和利用价值，国家需要永久保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。三、整理原则遵循民国档案的形成规律，维持民国档案原貌，以全宗为单位，在原案卷基础上，对民国档案进行整理，便于保管和利用。四、整理内容（一）检查、编制页号。（二）编制卷内文件目录。（三）

2、编制案卷目录。（四）填制备考表。（五）编制或理顺档号。（六）装盒。（七）填写珍贵档案、照片档案及档案状况清查登记表。 五、质量要求（一）应尽量保持民国档案的历史原貌。一份文件，一个事由其内容完整无缺。（二）整理民国档案材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。六、 整理方法（一） 检查、编制页号1、对案卷状况进行检查，破损严重的应先修复后再进行整理。2、案卷中的金属物在不损坏档案的前提下应予以清除。3、档案页号须按照档案的阅读顺序见文字逐页编号。4、页号位置：凡左侧装订的案卷，编于文件正面右上角及反面左上角；右侧装订的案卷，编于文件正面左上角及反面右上角。5、折叠较多的档

3、案或筒子页档案的编号，有明显分页的逐页编页号；无明显分页的，编一个页号。6、页号统一用阿拉伯数字编制，并统一使用碳素墨水笔。7、原案卷上已有编号者，不另编号；但原编号中的错编情况须在较小范围内纠正(编写附号或加页编写说明)，不重新全部编号,并在备考表中予以说明。8、卷中用于说明档案去向、存毁的文件如“抽出文件清单”等文件须与档案一起编制页号。9、卷中原拟制的卷内文件目录不编页号；有信息内容的卷皮与档案一起保存，不编页号。（二）编制卷内文件目录1、著录项目：顺序号、责任者、题名、日期、页号、备注。2、项目拟写（1）顺序号：文件在案卷内的排列顺序号，用阿拉伯数字依序标识。（2）责任者：文件制发者。

4、责任者是社会组织时，必须填注该组织的全称，或使用通用简称。（3）题名题名不得照抄原文事由，需根据文件内容，用通俗易懂的语言和规范汉字拟制简明、准确、完整的标题。题名中出现社会组织名称时，若该文件对该社会组织的历史具有意义时，必须用全称；出现地名时沿用原地名；出现多个人名时，若对各该个人的历史具有意义时，必须全部照录。正本与副本，正本与定稿，呈与批、令，转发文与被转发文等具有逻辑关系的文件排列在一起的，一事多文的只拟一条。正本与副本，正本与定稿，呈与批、令，转发文与被转发文等具有逻辑关系的文件未排列在一起的，拟排在前面的一份文件的题名，排在后面的在前面一份文件的备注栏内注明所在位置。正文与附件：

5、一般只拟一条；有多份附件的，如随文所附的各种法规、命令、训令、规定、小册子、图表，及照片、证件、证章等，具有检索利用价值而正文题名又无法揭示，应分别拟写题名；附件缺失的，须在备注项注明“附件缺”。只有文件处理笺而无正文的，须视处理笺所载内容重要程度决定是否拟制标题。重要的便条必须拟制标题。文种照原文件填写，如文种不明者，须根据行文关系确定文种。题名中如有年代，仍用民国纪年，用阿拉伯数字前加“民国”两字，如“民国23年12月”。（4）日期：填注文件形成日期，年度填注公元纪年，日期中“年、月、日”各字可省略，用“.”代替，如“1946.7.1”。（5）页号：每份文件填注起页号；卷内最后一份文件须填

6、注止页号。（6） 备注：文件中出现照片、邮票、印花税票、附件及其它需补充说明的情况时，必须在备注栏中填写清楚。（三）编制案卷目录1、著录项目：目录号、案卷号、题名、案卷起止日期、件数、页数、备注。2、项目拟写（1）目录号：该案卷原有的分类目录号。（2）案卷号：该案卷在全宗内的排列顺序号，用阿拉伯数字标识。（3）题名：拟写或核改案卷题名（包含责任者、事由、文种）。案卷题名须简明、完整、能反映卷内文件主要内容。原案卷题名不完整或不能揭示卷内文件内容的，需予以核改。（4）案卷起止日期：该卷档案形成最早和最晚的日期。（5）件数：该卷档案文件的份数。（6）页数：该卷档案的总页数。（7）备注：填注该卷档案

7、需抢救、保护及其它需补充说明的情况。（四）填制备考表1、每卷档案均须填制备考表，注明档号（如：M8-1-1）、卷内文件件数、页数、缺损及其它需说明的情况、整理人姓名、整理时间。2、备考表中文件页号数量用“汉字+阿拉伯数字”标注，如“捌拾叁页（83）”。（五）编制或理顺档号原有档号编制合理的，维持原貌；无档号或档号编制混乱的，应按照档号编制规则，并结合本单位实际情况编制或理顺档号。（六）装盒1、将整理好的档案以卷为单位按顺序装入档案盒。2、填写档案盒盒脊:填写全宗号、目录号、案卷号或案卷起止号。 （七）填写珍贵档案清查登记表（附件）、照片档案清查登记表（附件）及民国档案状况清查登记表（附件3）。 七、民国档案应建立文件级目录数据库和案卷级目录数据库。有条件的，可进行档案的全文扫描，以复制件代替档案原件提供利用。八、本规范由贵州省档案局负责解释。九、本规范自发布之日起实施。附件：1、珍贵档案清查登记表 2、照片档案清查登记表 3、民国档案状况清查登记表6附件1珍贵档案清查登记表全宗号目录号案卷号页号题 名载体种类数量形成部门形成时间备注 清查时间： 清查人：附件2照片