贡印实业集团行政管理制度

1、序言21、 目的22、适用范围23、解释权限24、监督岗位25、有效期限2第一章    办公室管理2一、员工日常行为规范2二、会议管理2三、环境卫生管理3四、值班管理3五、文件管理3六、证章管理3七、办公设备日常管理4八、库房管理4九、网络安全管理4第二章    资产管理5一、管理原则5二、资产日常管理要求6三、丢失赔偿原则6四、人为损坏赔偿原则7五、资产调拨/转移/变更管理流程7六、资产盘点要求8七、资产报废原则8八、报废操作流程8九、账务处理和实物回收9第三章  采购流程管理及注意事项10一、资产采购

2、管理规定10二、固定资产与低值易耗品采购流程11三、采购行为的监督、惩罚12第四章、办公室车辆使用管理12第五章 合同管理规定13序言1、 目的为加强公司行政管理，完善管理体系，特制定此制度。2、适用范围本规定适用于本公司。3、解释权限本规定的解释权属于行政人力部。4、监督岗位本规定由行政人力部、财务部负责监督。5、有效期限本规定自发布之日起实行。第一章    办公室管理一、员工日常行为规范1、公司人员必须爱岗敬业，遵守职业道德，服从领导，团结协作，对工作认真负责，不推、不拖、不误，保持工作的高质量、高效率。2、注重仪容仪表，上班时间要着装整洁

3、，佩戴胸卡，举止大方。3、接待客人诚恳热情，讲究文明礼貌，使用文明用语，树立公司良好形象。4、公司办公区不准大声喧哗、吵闹。要坚守工作岗位，学习业务知识。5、自觉维护环境卫生，不准随地吐痰、不乱扔垃圾、如厕及时冲洗，保持公共卫生，爱护公共设施及办公用品。勤俭节约，不浪费办公用品，节约用水、电。6、建立良好同事关系，工作中互相协调，生活中相互帮助。7、做团结模范，不拨弄是非、传闲话，不挑拨同事间、上下级间关系，争做文明职员、文明市民、文明公民。8、提倡老老实实做人，踏踏实实做事，生活严要求，工作高标准。二、会议管理1、每周一召开办公室会议，要求各部门总监及经理均到会。2、各部门进行相互沟通，以方

4、便工作的顺利进行。3、根据工作具体情况，可召开临时性会议。4、特殊情况召开紧急会议。5、对于公司领导召开的重要会议，行政人力部应整理会议纪要存档。三、环境卫生管理1、卫生间、水房内禁止乱扔烟头果皮等杂物。2、各部门员工所在工位必须保持干净整洁，物品摆放整齐，离开工位时，需将座椅推进桌子。3、会客室、会议室使用完毕后，各部门接待人员需将烟灰倒掉，将纸杯收走，椅子归位。4、会议室使用完毕后，与会人员需将各自椅子归位。5、员工使用完卫生间后，要放水冲洗，人走关灯。6、员工用餐完将剩饭扔入楼梯间垃圾桶，不得扔在卫生间内。7、每天由行政主管不定时卫生检查，卫生不合格的对负责人进行相应处罚。四、值班管理1

5、、每月各部门安排出各类值班表报办公室统计。2、当值日因特殊情况不能值班的，自行协商调换并报行政人力部。3、假期值班员工可视情况调休。五、文件管理1、公司各部门在经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等资料都应归档。公司各部门均应指定专人，负责档案资料的收集和整理工作，收集的文件资料必须完整，能准确反映企业经营、管理等各项活动的真实情况和历史过程，具有保存价值。2、部门和人员发生变动，必须及时移交应归档的文件。3、公司重要商业信息资料需由指定部门专人保管，未经总裁允许不得调借。六、证章管理1、借用公司证件及复印件、各类印章，借用人必须填写“证件及复印件借用登记表”、

6、“印章使用登记表”。借用人员必须妥善保管证件，严禁私自转借他人。2、借用时间一般不得超过一天，必要时可以续借。3、公司各种证章根据使用性质，均设有专人保管，使用完毕后归还原处。七、办公设备日常管理 1、办公设备购买，由使用人提出申请，填写“办公设备申请表”按表格流程审批。 2、采购回来的办公设备由行政综合部统一保管，使用人领取需填写“办公设备领用登记表”。 3、计算机及附属设备由使用人负责保管，除网络管理员外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备交接按照行政综合部统一调配执行。 4、计算机及其他办公设备的维修：计算机使用者在使

7、用过程中出现软、硬件问题时，使用人需填写“维修服务联系单”提交到行政人力部，行政人力部凭“办公设备维修申请单”安排进行维修调试。修好后，使用人须在“办公设备维修申请单”上签字、确认。 5、计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填报 “办公设备报废处理单”，行政人力部进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“办公设备报废处理单”及待报废办公设备交行政人力部处置。 6、行政人力部出售或报废处理的办公设备，其现金上交计 划财务部入账，同时，计划财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销账。 7、凡因个人使用不当所造成的计算机及其他办公设备维

8、护费用和损失，酌情由使用人赔偿。 八、库房管理1、库房管理分为耗材管理和烟、酒等礼品管理。2、各部门每周三为耗材领用日，其他时间无特殊情况一律不派发耗材。3、物殊性耗材领用需由办公室总监签批方可出库。4、烟、酒等礼品使用需按照财务报销制度中关于礼品、招待管理细则审批流程执行出库管理。5、出入库各种单据签批必须完整无误，定期录入电脑汇总核查。6、烟、酒类礼品库要求每周盘点一次，耗材库每月盘点一次，因特殊情况未前置填写出库单者，次日补齐。九、网络安全管理 1、公司网络结构由行政人力部负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构。 2、电脑设备需设置开机密码，并由行政人力部统计备份，个人不得私自

9、更改密码。3、严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。 4、接收 E-MAIL 时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。 5、禁止私自更改计算机的IP 地址，以免影响网络上其他计 算机的正常工作。6、严禁使用公司电脑登陆违法黄色、爆力网站。第二章    资产管理一、管理原则1、至能公司所有资产需遵循每年制定的预算和计划，由相关部门审批后方可执行。2、资产的购置需遵循公司制订的相应的资产采购流程和管理规定。3、优先使用公司闲置资产。4、资产建账由财务部负责，实物管理由行政人力部。5、资产

10、必须设立明细账，详细记录每条资产的具体信息及变更情况。资产挂账时费用遵循“谁受益、谁承担”的原则建账管理。6、实物管理遵循“谁使用、谁负责”的原则，各使用人、使用部门和专业管理部门分别承担管理责任。7、保证本部门所辖资产的完整性和合理使用，不得擅自出售、转让或挪作他用，杜绝闲置浪费。8、凡收受客户馈赠的固定资产（如笔记本电脑、等离子电视机等），部门需在收到赠物后的七个工作日内到行政人力部备案并办理入库手续；9、对于长期（30天以上）闲置或多余的资产，应及时报行政人力部做统一处理，并退回库房。10、资产收货后，行政部需根据资产类别粘贴资产标签。11、对各部门资产状况及数量进行定期查询，并生成各部

11、门资产报表。根据需要每年两次对相关部门资产进行抽查盘点，保证实物的数量及完好程度。如果不相符，应及时查明原因，并对涉及事件进行处理或数据进行更改。12、凡违规操作的部门或责任人，给公司造成任何损失或影响，将视情节严重程度并按相应的规定，采取对责任人及部门进行通报批评、罚款、记过甚至解除责任人劳动关系等处罚措施，对已触犯法律者，将追究其刑事责任。二、资产日常管理要求1、行政人力部负责资产的申请、保管、分配和发放；离职人员资产必须收回。2、不得擅自修改，调换设备盘点号。3、不得擅自拆改公司资产设备。4、个人使用办公设备如有损害，视具体原因，由使用人承担相应赔偿。5、公司任何人不得擅自调换设备，如需

12、调换由行政人力部负责具体操作流程及登记备案。6、公司资产设备报废，由行政人力部提出申请，财务部核清费用，报上级领导审批后，方可办理。7、报废设备一经售出公司不再承担后续维修以及其他责任。 8、除被抢劫外，员工遗失公司设备必须进行赔偿。9、设备丢失后，赔偿金额根据设备折旧剩余残值进行赔偿。10、人为过失导致的设备损坏如可维修需员工自行维修，不能维修需按照残值进行赔偿。 11、难以界定损坏，根据实际情况酌情处理。三、丢失赔偿原则1、原值在2000元以下的资产，按照资产净值进行赔偿（资产净值按照1年摊销期进行计算），赔偿额最低不得低于原值10%。2、原值在2000元以上的资产遇被

13、盗时，当事人需在取得公安机关报案证明材料的同时，承担不低于资产净值30%-100%的赔偿金，不足500元的，按500元赔偿。（对于资产遭抢劫的情况，在取得公安机关证明的情况下，不追究个人的赔偿责任）4、原值在2000元以上的资产由于个人管理不善造成丢失，当事人应承担不低于资产净值50%-100%的赔偿金，不足500元，按500元赔偿。5、个人严重失职造成丢失或损坏的赔偿原则：因个人严重失职造成的资产丢失或损坏，给公司造成了重大损失及影响的，由资产管理相关部门组成鉴定小组，共同评估并给予责任人除承担上述经济赔偿责任外, 视情节严重性处以通报、记过、甚至解除劳动关系的处理意见。对于已经触犯法律的，

14、将按法律程序追究其民事或刑事的责任。四、人为损坏赔偿原则1、维修费在500元以下的资产，按实际发生额赔偿；2、维修费在500元（含）以上的资产，责任人需承担不低于维修费用50%-100%的赔偿金，最低赔偿500元。如属个人严重失职导致的资产损坏，对公司造成了重大损失及影响的，视情节严重性处以通报、记过、甚至解除劳动关系的处理意见。对于已经触犯法律的，将按法律程序追究其民事或刑事的责任。3、连带保密责任：除因不可抗力因素造成的丢失或损坏外，其它丢失或损坏需承载信息资产的丢失（如：笔记本电脑、移动硬盘等），责任人需承担因信息泄密造成损失的责任，处以最低200元的罚款，视情节轻重加倍处罚或保留追究其

15、经济、法律责任的权利。4、逾期不申报处理原则：资产丢失或人为损坏逾期未申报，公司将对责任人加罚100元, 每超期一个月加罚100元，并予以部门或公司内通报。五、资产调拨/转移/变更管理流程资产的实物管理遵循“谁使用、谁负责”的原则，在资产使用人或管理人发生变化，或资产跨部门跨区域发生变化时，按以下分属情况操作。1、员工跨部门转岗时的资产调拨/转移：员工转岗对于需要随岗位转移的设备物品，必须由行政人力部逐一验审登记，备案固定资产转移信息。2、员工离岗离职员工需填写办公设备物品交接单，由接手人负责保管设备物品，未办理完相应手续者，不予办理离职审批。 3、办公设备升级换代在申请更换个人办公

16、设备流程完成且接到新办公用机三个工作日内，当事人需将原办公用机退还库房，并在行政人力部办理退库手续，原机器数据及相关密码做清除处理。  4、违规处罚跨部门的物品转移或离职交接必须经过行政人力部同意，员工不得自行进行跨部门资产调配，对违规者将视情节严重程度采取对责任人及部门进行通报批评、罚款、记过甚至解除劳动关系等处罚措施。六、资产盘点要求1、公司物品设备盘点，分固定资产盘点和低值易耗品盘点。2、固定资产盘点周期为一年两次，盘点时需由财务部与行政人力部协同进行，确认盘点结果。3、低值易耗品盘点周期为每月一次，掌握物品使用情况。4、公司可组织临时审计组，对于各项盘点结果抽查，出

17、入较大者，追究责任人责任。七、资产报废原则1、已经达到正常报废年限（五年），且功能已达不到使用的标准，可以申请报废；2、连续使用三年以上且已经过多次维修仍无法正常使用，并严重影响工作，或配置符合公司的淘汰标准的可以申请报废；3、资产损坏已经不能修复或因资产原供应商倒闭或市场上无配套配件而导致资产无法维修的情况，可以申请报废；4、保修期外，资产价值与维修成本不合理：5、资产一次维修费（含换件费用）高于该资产当时市场价格的50，在该资产出现故障，不维修则无法正常使用时可申请报废；6、资产在3个月内累计维修费（含换件费用）高于该资产当时市场价格的65，仍不能保证正常工作的，可申请报废；7、资产在3个

18、月内主要部件累计维修5次或5次以上，仍不能正常工作，可申请报废。8、凡国家有报废标准的需遵循国家相关规定执行。八、报废操作流程1、对于符合资产报废条件的资产，资产管理员结合库存物资存放时间、状态等情况，并结合资产入库时间、使用年限、净值等相关条目的明细情况，经分析提出拟报废申请。2、符合上述报废标准的资产，在资产管理部门发起报废申请后，经技术部门鉴定，由技术部门提出资产报废的审批意见。3、资产管理员填写至能资产报废申请审批表，详细说明资产的详细情况、报废理由、标准和依据，上报行政人力部总监审批。4、将至能资产报废申请审批表提交技术部门审核，并由技术部门出具资产检测结果及建议处理意见。5、财务部

19、依据资产的净值及预计损失情况出具意见。6、总经理依据以上意见，综合考虑，决定对资产的报废的意见。7、资产报废申请经批准后,由资产管理员填写至能资产报废实物处理申报审批表，经部门总监确认后，进入实物处理程序。8、实物处理时,无论采用哪种处理形式（内部拍卖或外部销售），需填写实物处理的三方报价，详细报价可以作为资产处理的附件。并根据报价的情况，确定最终的资产回收商并说明确定的理由。9、财务部根据资产的净值及预计损失情况出具意见。10、根据金额大小，对于单位原值在3000元以上的资产处理需经总经理批示。11、在处理流程完毕，实物处理后，资产管理部门负责将有关合同、所得款项及至能资产报废申请审批表、至

20、能资产报废实物处理申报审批表统一交财务部申报税务及相关账务处理。 九、账务处理和实物回收1、账务处理：在收到资产管理部门递交的资产报废的完整资料后，财务部对建账资产记录进行销账；2、 实物回收：资产管理员根据批示的至能资产报废申请审批表，对报废资产实物进行检测（注：办公用机或服务器等设备，需申报人在交回实物时，对其中的数据与相关密码做删除处理，对违反规定的，按公司的泄密规定处罚）回收入库，回收时需保证资产的完整性。3、报废资产实物的处理，由行政人力部发起，制定报废资产的处理方案，回收资金由财务部统一记账，冲减相关费用。4、公司内部拍卖：对报废资产优先内部员工购买，由行政人力部统一下发

21、出售、提货通知及相关注意事项。5、集中外部销售处理：对无法进行内部出售的资产，由行政人力部会同财务部及相关部门成立处理小组，通过招标或比价的形式集中处理。6、员工自购：对报废的办公设备或物品，若原使用人欲购此资产，可按照行政人力部与财务部合议给出的市场估价转售为自有财产。7、申请：行政人力部结合库房实际存放情况，依据资产报废未处理清单，现场核实实物，并根据实际情况，对所需处理的资产分类。8、组建处理小组：行政人力部会同财务部及相关部门成立处理小组。9、确定回收商及处理价格：对内部拍卖的由处理小组根据调研或由回收商报价情况定出拍卖底价。对外部销售的由处理小组召集回收商，现场看货后，由回收商进行报

22、价，经小组评定，选定价格高者为此次的收购商。对保修期内资产的处理，需将部件上的条码划掉。10、报批：处理人提交至能资产报废实物处理申报审批表（附件四），并附供应商报价清单，按照审批流程进行审批。11、处理：根据批示安排收购商付款，回收商凭财务部的收款收据到库房提货。12、账务处理：行政人力部处理人将处理完且经回收商签字确认的资产清单、报批报告及相关附件一并交与财务部，复印件文档由行政人力部存档。第三章  采购流程管理及注意事项一、资产采购管理规定1、各部门应在年度和计划制定资产购置计划并报批，所有申购的资产应在已批准的年度/季度预算和计划内。2、所有实物类采购统一由行政人力部执行。3

23、、需求部门提出详细的需求、现状、发展等情况分析，交行政人力部采购需求，并提供详细的需求指标以便实施采购或招标。4、采购小组组建：采购小组由需求部门、行政人力部组成，在满足招标的条件下财务部应加入采购小组建立招标小组。5、根据采购项目金额大小的不同，采购小组的组建遵循以下规定：A.人民币3000元以下的采购行为可根据采购项目复杂情况确定是否组建采购小组。 B.人民币3000-1万元的采购行为应组建采购小组。 C.人民币1万元以上的采购行为，行政总监或主管领导应参与到采购小组中。6、除上述情况外，行政人力部可根据采购物品的重要性、供应商的情况确定是否需要其他部门参与采购组共同进行采购。7、单次采购

24、总价在人民币10万元以上的采购采用公开招标的方式(或封闭报价，小组公共评估的办法)，具体如下:A.组建招标小组：由行政人力部根据采购需求发起，由需求部门、行政人力部、技术部门共同组建招标小组；B.制定招标文件：由行政人力部发起、需求部门配合按计划编制招标公告或招标邀请书、招标文件；招标公告或邀请书应载明公司的名称和地址、招标项目的内容、实施时间和地点以及获取招标文件的办法等事项；招标文件应对招标项目的名称、数量、质量、产品规格、技术要求、售后服务要求、供货周期、验收办法、要求投标单位提供的资质证明等作出详细规定；C.发标：招标小组按计划发放招标邀请书；D.收标：招标小组向入围供应商发放标书并在

25、规定时间内收集标书，标书须密封盖章，拆标人应在2人以上；E.确定评标标准：评标前一天招标小组确定评标标准；F.评标：采购人员组织供应商及招标小组召开评标会议；招标小组根据事先商定的评标标准确定侯选谈判单位。G.谈判及定标：招标小组根据进行技术评标和商务谈判，确定中标供应商，拟定合同文本，并形成书面谈判记录和评标报告，报采购决策人审批。H.确定认证供应商：根据现场考察的初步意见，由采购组依据选择标准对供应商分项评估，确定符合标准的供应商。I 售后维修服务：根据售后服务协议规定相关内容，要求供应商提供应有的售后服务。二、固定资产与低值易耗品采购流程1、每月5日、15日为采购日，各部门需提

26、前一天将所需采购物品报批表后交与行政人力部。2、按照采购原则，行政人力部协同相关部门执行采购工作。3、物品入库需由行政人力部文员、采购员、财务会计共同验收签字，行政人力部经理签字确认。4、采购员将物品明细与发票一并交与财务部报销入账，采购工作完成。三、采购行为的监督、惩罚1、内审：行政人力部每年进行自审，由第三方岗位对发生的采购活动进行季度抽查，抽查方式包括：电话询问、函证、走访供应商等，并公布查询结果。财务部定期进行审计。2、违规与处罚1）参与采购、审批相关人员必须遵循以下行为规范：A.采购人员应贯彻高标准职业道德。B.采购人员不接收佣金。C.采购人员不接收任何形式的回扣。D.采购人员不接收

27、超过100元人民币的礼物。2）行政人力部和参与采购过程人员有下列行为之一的，必须纠正并承担相关责任。A.违反以上采购人员行为守则的；B.擅自提高采购标准的；C.应当实行招标采购而未招标的；D.委托无法定招标资格的机构代理招标的；E.与供应商串通，虚开发票、虚假招标的；F.未按规定组织评标或者未按规定的评标原则评标的；G.其他严重违反本办法规定的行为。3）凡发生采购人员有渎职、贪污、受贿、欺诈，损害公司利益，公司通报情况，当事人开除工职。公司根据具体情况，给予主管经理相应处罚。第四章、办公室车辆使用管理1、办公室车辆由行政主管统一管理，指定专门的司机负责驾驶和维护，公司其他人员不得驾驶；2、 各部门因公外出用车，应填写用车申请，司机应填写派车单，登记用车时间、地点、用途、起始公里数，回公司后，应填写收车公里数等相关内容，否则，不得用车；3、 车辆使用前应对车辆做基本核查，如有故障、损坏等，应立即报备办公室一同处理。4、办公室保管车辆档案及保险年检等。5、办公室车辆由指定驾驶员定期擦洗，保持车体干净清洁。6、车辆各项零件设备保养，由该车辆驾驶人负责，须保持完整并注意是否被损。7、车辆维修，除紧急状况外，应事先向行政人力