财务模块-采购、接收、应付会计分录和功能讲述

1、本文档基于Oracle EBS R12版本测试。所有R12的查询在12.0.4下验证，11i的在11.5.10.1下测试一、企业采购业务采购业务是一般企业都会有的业务，主要包括请购、采购、接收、入库、发票、付款几个步骤。分别对应采购、库存、成本、应付以及总账模块。Oracle是财务业务一体化的系统，只要录入了相应的业务，则会自动生成相应的财务信息。1、采购接收采购模块主要功能是帮助业务部门管理采购订单，控制采购流程，审批层次，在请购单、和采购订单录入审批阶段是不产生财务信息的。现假设企业采购两批原材料，价格50*2=100元。企业当前的银行存款为100元，库存成本为0。在采

2、购订单接收时，实际上表示物料采购已既成事实，我们将因此产生一笔因采购产生的应计负债，同时记一笔帐到我们的采购接收帐户。采购接收的会计分录为：商品采购             DR 100￥应付帐款-应付暂估 CR 100￥商品采购和应付帐款-应付暂估都是中转科目，相关科目的余额变化如下：科目                  初 发生    末商品采购   

3、          0 +100   100￥应付帐款-应付暂估 0 +100   100￥入库和创建发票分录后，这两个科目余额将会结平为0。这里为了更直观显示财务变化境况，而实时计算了各科目的余额，并同时假设所有科目的期初金额为0，这样做的目的仅仅是为了更好理解一些中转科目的余额变化情况，EBS实际业务中科目余额的变动都是要在子模块传送至总账，并过账以后才发生的。具体的分录产生流程如下：1) 接收事务处理器采购接收以后会自动运行“接收事务处理器”。接收事务处理器会在rcv_receiving_

4、sub_ledger中产生采购接收的会计分录。11i和R12中都会在rcv_receiving_sub_ledger中产生分录，可以通过附件po_rcv_ledger.sql查询 。这也就是我们“接收事务处理汇总”界面查看到的分录。2) 传送总账此时，R12中运行“创建会计科目 - 成本管理”请求，会产生子模块的会计分录，可以通过如下po_rcv_xla_ledger.sql查询 。再提交“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”请求，则会插入分录信息至总账接口，则可以导入日记账过账。注意：11i中，采购接收在总账日记账中的来源是“Purchasing”，类别是“Receiving”；而在R1

5、2中，采购接收在总账日记账的来源为“Cost Management”，类别是“Receiving”。2、交货入库采购接收以后则可以进一步交货入库。同样会执行“接收事务处理器”，不过这一次做的事情更多，取成本（成本核算方式不同，取成本的逻辑亦不同），插入记录至mtl_material_transactions表等。此时还不会立刻产生入库的分录，成本管理器运行以后，则会产生库存模块的分录, 将商品采购科目的余额转移至库存成本帐户。同时，如果采用标准成本，采购价格和入库成本的不同则可能产生PPV（采购价格差异Purchase Price Variance）。假设物料的标准成本为80￥，分录如下：库存

6、商品成本  DR   80￥PPV             DR   20￥商品采购       CR   100￥相关科目的余额变化如下：科目            初        发生      末库存商品成本 0

7、         +80      80￥PPV            0         +20      20￥商品采购      100      -100      0￥中转科目商品采购科目的

8、余额已结平为0。具体如何查询分录参考如下sql。1） 子模块所有的库存物料事务处理（包括采购收货、字库转移、组织间转移、销售发放等等）的会计分录信息都在mtl_transaction_accounts表中，采购收货的分录信息则可以如下查询po_rcv_inv_ledger.sql 。同时，xla中的分录可以从如下sql查看po_rcv_inv_xla_ledger.sql 。2） 总账提交请求“将日记帐分录传送至 GL - 成本管理”，将子模块分录传送至总账。此时总账将生成来源为je_source=Cost Management and je_category=Inventory的日记账分录。

9、到这里，东西已经买到并入库计入成本，接下来到付钱了。3、应付发票应付发票可以手工录入。与采购有关的发票需要通过匹配采购订单生成应付发票。根据采购项目的税码，会自动或手工产生税行。如果收到的发票价格与采购价格有差异，还将产生IPV（发票价格差异Invoice Price Variance）。这里我们假设供应商给我们开出发票的价格为80￥，与我们的采购价格产生了20￥的IPV。税码为VAT17。因此采购匹配的应付发票会计分录为：应付帐款-应付暂估         DR    100￥暂估与发票差异(IPV) 

10、     DR    -20￥进项税                       DR     80*0.17￥应付帐款-发票款           CR     93.6相关科目的余额变化如下：科目   &#

11、160;                     初        发生      余额应付帐款-应付暂估       100       -100     0￥暂估与发票差异(IPV)     0 

12、         -20      -20￥进项税                      0          -13.6   -13.6￥（应交税费属于负债类科目）应付帐款-发票款           0

13、         +93.6    93.6￥中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。同时，由于供应商开出的发票价格为80，存在-20的IPV，因此我们实际的应付账款为80+80*1.17=93.6。1） 录入发票AP发票的分配记录了所有应付暂估和预付款核销的科目，再加上应付发票本身的应付账款科目，此时可以如下查询分录ap_inv_ledger.sql 。2） 创建会计分录创建会计分录后，会在xla中产生分录信息，可以通过如下sql查询ap_inv_xla_ledger.sql 3） 传送总账接下

14、来，运行请求”将日记帐分录传送至 GL”，将在总账产生日记账分录。来源为je_source= Payables and je_category=Purchase Invoices。4、应付贷项通知单应付贷项通知单与应付借项通知单与对应应收的概念并不等同，可以参照我之前的<<应收业务与会计分录>>文档。应付贷项通知单：指供应商开给我们的表示应付减少的通知，负数，冲原始发票，可用0支付结清应付贷项通知单常用于做采购退货业务，发生采购退货业务后，在应付录入应付贷项通知单，同时匹配退货生成贷项通知单行。为了更容易理解，我们结合整个退货流程来认识贷项通知单业务。退货流程：1) 接

15、收->退货假设我们交货后发现2批原材料中一批由于某种原因需要退货，通过接收->退货导航录入采购订单，执行退货业务。保存以后触发接收事务处理器，生成如下分录（与采购接收的分录方向恰恰相反）：商品采购             CR    50￥应付帐款-应付暂估 DR    50￥冲减商品采购中转科目的余额，同时减少应付暂估中转科目的余额。相关科目的余额变化如下：科目            

16、;       初       发生     余额商品采购              0        -50      -50￥应付帐款-应付暂估  0        -50   

17、;   -50￥以上分录可以通过前面的po_rcv_ledger.sql和po_rcv_xla_ledger.sql查询。同时，在成本管理器运行以后，退货产生库存成本变动的分录，如下（与采购接收入库的分录方向恰恰相反）：库存商品成本        CR         40￥PPV                   CR  &

18、#160;      10￥商品采购             DR          50￥减少库存成本和PPV，增加商品采购，相关科目的余额变化如下：科目                  初          发生  

19、0;     余额库存商品成本       80          -40         40￥PPV                 20           -10   &#

20、160;     10￥商品采购           -50          +50         0￥中转科目商品采购科目的余额已结平为0。以上分录可以通过前面的po_rcv_inv_ledger.sql 和po_rcv_inv_xla_ledger.sql 查询。2) 贷项通知单匹配退货通过应付款发票界面录入类型为贷项通知单的应付发票，然后通过匹配采购退货产生

21、贷项通知单行。对于采购退货业务的分录如下(与应收发票的分录方向恰恰相反)：应付帐款-应付暂估            CR           50￥暂估与发票差异(IPV)         CR          -10￥进项税          

22、               CR            40*0.17￥（应交税费属于负债类科目）应付帐款-发票款               DR            93.6/2￥相关科目的余额变化如下：科目 

23、                          初           发生        余额应付帐款-应付暂估          -50          +50

24、          0￥暂估与发票差异(IPV)       -20          +10         -10￥进项税                        -13.6    

25、;    +6.8        -6.8￥应付帐款-发票款              93.6       -46.8        46.8￥中转科目应付帐款-应付暂估科目的余额已结平为0。这样，退货的最终结果就是使库存成本和应付账款-发票款相应减少。可以通过上面ap_inv_ledger.sql和ap_

26、inv_xla_ledger.sql查询贷项通知单有关的分录信息。5、应付借项通知单借项通知单，指我们自己开出的表示应付减少的通知，同样是负数，冲原始发票，可用0支付结清。我个人的理解是，应付借项通知单，适用于发票做错后的反冲。功能上它与贷项通知单基本相似。也可用于退货业务。在采购退货界面有是否生成借项通知单的复选框，通过采购系统选项控制是否启用。付款发票生成并验证通过以后，可以对发票进行付款。可以在发票界面通过快速付款，付款界面录入人工付款，或者进行批付款对发票进行批量付款。批付款常应用于员工报销付款。在付款界面，将蓝票（应付发票）和红票（贷项通知单）选入到同一个付款，先进行核销，再进行付款

27、。对发票付款，实际上就是用现金支付应付欠款，现金与应付款都减少，由于我们产生过退货业务，因此，产生分录如下：应付帐款-发票款         DR      46.8￥银行存款                  CR      46.8￥相关科目的余额变化如下：科目        

28、0;               初       发生          余额应付帐款-发票款         46.8     -46.8         0￥银行存款        &#

29、160;         100      -46.8         53.2￥可以看到，经过各个阶段的业务流程，最终形成的分录实际上等效于如下分录，在企业仅上线财务而没上线业务模块的时候，需要手工做如下分录，由此可见，财务业务一体化提供了很大的便捷性：库存商品成本             DR       

30、;  40￥PPV                        DR         10￥IPV                         DR       -

31、10￥进项税                      DR        6.8￥银行存款                   CR         46.8￥最后，到月底，企业结账，手工做如下两笔分录调整IPV和PP

32、V差异1）库存商品成本      DR      10￥PPV                CR       10￥2）库存商品成本     CR       10￥IPV              

33、0; DR       10￥调整后PPV和IPV分别结平为0。1) 对发票付款创建会计分录以后，可以通过如下sql查询到分录信息。ap_pay_xla_ledger.sql 2) 传送总账。接下来，运行请求” 将日记帐分录传送至 GL”，将在总账产生日记账分录。来源为je_source= Payables and je_category= Payments 。二、其他应付业务其他应付业务，以及部分FA业务。1、费用报表费用报表是网上报销模块导入的一种类型的应付发票，当网上报销流程结束并审核通过后，可以通过请求“导入费用报表”导入应付发票。除了与标准应付发票的科目有所不同。其他作用等同于标准应付发票。企业员工报销的分录通常如下：员工报销科目          DR其他应付款-报销      CR具体如何查询分录信息参考前面标准发票通过ap_inv_