柳瑞军《时间管理》

1、 CMC国际注册管理咨询师 IPTS国际注册高级培训师 美国ICQAC高级职业培训师 河北科技大学特聘客座教授 香港华夏国际教育学院高级讲师 荣获2007年度全国30强金牌培训师高效能时间管理高效能时间管理谁能以深刻的内容充实每个瞬间，谁就是在无限地延长自己的生命谁能以深刻的内容充实每个瞬间，谁就是在无限地延长自己的生命库尔茨（英）库尔茨（英） 半天课程解决四个问题一、时间管理的必要？二、如何进行个人时间管理？三、如何进行工作时间管理？三、时间管理的操作技巧？ 课程观点1. 时间管理是一种人生心态2. 时间管理就是自我管理3. 时间管理是重要的管理技能4. 时间管理是一门生活和工作的艺术第一部

2、分 时间管理的意义时间心态和区别使用时间时间管理是一种心态关于时间的话题 时间是什么？每人每天都是24小时，以上巨大的差别在哪？ 对时间的不同认识的时间管理的心态不同 有区别利用时间。 成功和失败、幸福和不幸的分水岭，就是：我没有时间！ 那么，我们的时间跑哪去了呢？马克思：时间是人类发展的空间。 最近的科学研究也证明了马克思的论断：时间是以空间的形式存在的。 接下来，让我们用一个生动形象的课堂活动，利用一张纸的空间，进行一次简单的生命之旅，盘点一下我们一生的时间1、时间盘点：时间纸条一切按要求的动作去做，纸条不要随便撕、随便扔、随便乱涂乱画；按规定的时间思考并写下来，不要多想，只凭第一感觉就好

3、。生命纸条退休后的岁月假如时光可以倒流我不能决定命运的长度，但是我可以决定生命的宽度假如生活可以自己掌控埋葬过去死神的账单我们的工作时间 我们只有176个小时来完成每个月的目标 我们只有2112个小时完成每年的目标2、时间的特性无法取代无法取代时时 间间特特 性性客观客观公正性公正性供给毫无弹性供给毫无弹性无法失而复得无法失而复得无法蓄积无法蓄积54321 管理者的时间往往属于别人，不属于自己。 管理者往往被迫忙于“日常运作”，除非他们干预采取行动改变周围的一切。 我们不能决定时间的长度，但是我们可以决定时间的宽度。 不能管理时间的人，就不能管理一切。管理者的时间特性“对于这项最特殊、无可替代

4、的和不可或缺的资源，绝大多数人却都以为可以取用不竭，有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。” 3、时间的价值“有效的管理者并不是一开始就着手工有效的管理者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上着手。他们并作，他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。什么地方才是起点。” 德鲁克德鲁克卓有成效管理者卓有成效管理者第二部分 个人的时间管理时间管理就是自我管理生活和工作平衡的艺术生活和工作平衡的艺术 有哪件事，你经常做的话会对你的生活产生重大的积极影响，可是你迟迟却没有去做？老板是如何

5、看待员工工作与生活的平衡？1、老板最关心的事情是竞争力。当然他也希望你能快乐，但那只是因为你的快乐能帮助他的公司盈利。2、绝大多数老板都非常愿意协调员工的工作与生活的矛盾，如果你能给他出色的业绩。这里的关键词是“如果如果”。3、公司手册上面关于工作与生活平衡的政策主要是为了招聘的需要，而真正的平衡是由一对一的谈判决定的重要的是存储自己的业绩积分。4、那些公开为工作与生活的矛盾问题而斗争、动辄要求公司提供帮助的员工这些人总是会被排挤到一边。5、即使最宽宏大量的老板也会认为，工作和生活即使最宽宏大量的老板也会认为，工作和生活的平衡是需要你自己去解决的问题。的平衡是需要你自己去解决的问题。一、如何实

6、现工作与生活的平衡1、一致性： 个人理想与使命一致； 角色与目标一致； 工作重点与计划一致； 欲望与自制之间和谐一致。2、平衡性：生活与工作的平衡梦想与现实的平衡感性和理性的平衡3、有重心： 重要但不急迫的事情。4、重人性，能变通观点分析：“人事决策往往需要大量的时间，因为决策做涉及到的一些问题，只有在反复考虑多次之后才能看清楚。不管他们决策的速度快慢，只要遇到人事问题，他们总是决定的很慢，而且常常需要经过多次考虑，才能最后定案。”二、个人时间管理的步骤1、确定角色2、选择目标3、安排进度4、逐日调整三、执行 授权 信任 立即行动找出一直为你所忽略的、但对你有重大积极找出一直为你所忽略的、但对

7、你有重大积极影响的事情，作为近期目标，立即行动！影响的事情，作为近期目标，立即行动！韦尔奇的三点经验1. 无论参与什么游戏，都要尽可能地投入。无论参与什么游戏，都要尽可能地投入。2. 对于你所选择的工作与生活平衡之外的对于你所选择的工作与生活平衡之外的要求和需要，要有勇气说要求和需要，要有勇气说“不不”。3. 确认你的平衡计划没有把你自己排除在确认你的平衡计划没有把你自己排除在外。外。第三部分 工作时间管理工作时间管理的基本原则自我管理是最重要的管理技能 在事业上有哪件事，你经常做的话会对你的工作产生重大的积极影响，可是你迟迟却没有去做？案例 某公司董事长十分肯定的说：“我的时间大致分成三个部

8、分：1/3用于与公司高层人员研究业务，1/3用于接待重要客户，其余1/3用于参加社会活动。”但是，咨询公司实际记录了6个星期之后，结果令他大吃一惊一、影响个人时间效率的因素 “盲” “茫” “莽” “氓”成功与失败的分水岭，可以用这五个字来表达我没有时间。 富兰克林（英）盲 缺乏明确的目标 没有计划没有计划 职责不明确 缺乏优先顺序。茫拖延的习惯腐烂的尸体莽 无效授权或不授权 专注细节 事必躬亲 经常救火 不会说“不”氓 缺乏个人管理，个人混乱，没有条理。 干扰别人。二、影响公司时间效率的因素 变革之间缺乏整合 目标不明确 无效沟通 个人的知识管理经历（能力） 我们太忙了，没有时间去注意周围。

9、因此，紧急事情总是代替重要事情。 简单的威力时间效率案例伯利恒钢铁公司总裁查理斯舒瓦普会见效率专家艾维利。查理斯：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们任何更好地执行计划的方案，我听你的，并愿在合理范围内支付报酬。”艾维：“我可以在10分钟内给你一样东西，这东西可以使你的公司的业绩提升至少50。”他递给查理斯一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会又说：“现在用数字表明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这个过程大约花了5分钟时间。 艾维告诉查理斯：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸拿出来，做第一项事情。紧接着是用同样的方法对待第

10、二件事、第三件事直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。每一天你都这样做，叫你公司的员工也这样做。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。” 几个星期之后，查理斯给艾维寄去一张25万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。 5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。三、工作时间有效性的三个基础1. 记录时间2. 管理时间3. 统一安排时间四、四、80/20原则原则20的工作占整个工作的80%的价值集中80的精力投入到20的工作投入20的精力做另外80的工作对工作进行分类 价值80的工作

11、事项一事项二事项三 价值20的工作 事项四 事项五 事项六 事项七 事项八对时间和精力的分配 价值80的工作分配事项一：需2H集中精力事项二：需1H不受干扰事项三：需2H高效时间 价值20的工作分配事项四：往后推事项五：可不做事项六：可委托下属事项七：-事项八：-工作价值分类 价值80的工作审阅文件装卸计划、预算费用报告处理重要紧急的事项 20的价值的工作辅导下属部门会议会见客户谈奖金问题接听和打电话聊天五、目标五、目标ABCABC必须做的应该做的不值得做的优先级优先级B重要重要但不紧迫但不紧迫优先级优先级A重要重要并且紧迫并且紧迫优先级优先级D不重要不重要也不紧迫也不紧迫优先级优先级C不重要

12、不重要但紧迫但紧迫紧迫的任务紧迫的任务不紧迫的任务不不重要的任务重要的任务重要的任务重要的任务紧迫性重要性矩阵紧迫性重要性矩阵六、第二象限工作法六、第二象限工作法1.按工作的紧急程度划分 紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除客户拜访确定明天的广告接待质检人员工作总结修改工作流程处理同事的一些误解辅导下属工作安排下一步工作与同级部门间的协调销售政策的修改某销售经理某天工作紧急程度划分： 2.按照重要程度来划分按照重要程度来划分销售部经理的某一天工作的重要程度划分：重要工作不重要工作销售费用预算计划制定部门招聘计划拜访重要客户工作报告总结下达指示一些文件和资料的查询文件归档应付无关人员领用

13、物品报销差旅费重重 要要准备工作准备工作 预防措施、预防措施、 价值观的澄清价值观的澄清 紧急状况紧急状况 计划计划 迫切问题迫切问题 人际关系的建立人际关系的建立 限期完成的会议或工作限期完成的会议或工作 真正的再创造能力真正的再创造能力 增进自己的能力增进自己的能力 不紧急不紧急 紧紧 急急忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事 造成干扰的访问造成干扰的访问处理文件等函件处理文件等函件 信件、报告信件、报告电话电话 某些会议某些会议浪费性时间浪费性时间 许多迫在眉睫的急事许多迫在眉睫的急事逃避性活动逃避性活动 符合别人期望的事符合别人期望的事 不不 重重 要要第四部分 时间管理的技巧时间管理是一门艺术简

14、单化、条理化的工作技巧“有才能的人往往最为无效，因为他们没有认识到才能本身并不是成果，他们也不知道，一个人的才能，只有通过有条理、有系统的工作，才有可能产生效益。” 德鲁克 一家制造厂经理：“我已经研究了长达79页的业绩管理手册，还是不知如何着手。尤其是当我还要实施再造项目和培训新手时更是毫无头绪。”人性控制一切 “人们忍受管理的逻辑，但是他们仍自行其事。”简单的威力 一、条理化你的工作一、条理化你的工作简单工作五要素：认识认识感觉感觉应用应用实施实施成功成功知道哪些东西是重要的思考和计划体会经验的感觉注意应用哪些工具和资源创造和管理预期创造一个有激励意义的成功先例二、制定有效计划二、制定有效计划 制定有效计划（年、月、周、日） 当天目标 预留事项 待做事项德鲁克：“要有成就，必得在使命感的驱使下从一而终，把精力专注在一件事上。”年度和月度计划是前提周计划是关键日计划是保障 15分钟 必须做 必须执行 必须书面日事日毕，日清日高三、会议管理 5w1h 有备而来 必要的人参加应付干扰 控制议题 有效追踪 四、会见管理五、过程控制的PDCA循环课程回顾，百川入海课程回顾，百川入海意愿意愿知识知识技巧技巧习惯习惯养成习惯实现改变本课程主要理念和观点来源于 职业经理十项管理训