【管理制度)贸易公司业务管理制度

1、管理制度）贸易公司业务管理制度* 贸易 XX 公司业务管理制度第壹部分总则为依法运营、规范运作，保障及促进 * 贸易 XX 公司（下称公司）贸易业务持 续健康发展，特制定本制度。第二部分业务审批原则一、本制度规定的所有业务均须由公司有权审批人批准后实施。二、采购：（壹）现货采购1 、公司库存总金额未超过 5000 万元人民币 （不含经审批的代理采购业务） 的现货采购业 务，由公司按业务审批流程批准后实施；2 、公司库存总金额超过 5000 万元人民币（不含经审批的代理采购业务）时，现货采购业 务需报公司董事会审批。（二）期货采购1、公司所有期货采购业务，均必须按公司规定审批且签定合同后才能付款

2、。2 、单笔期货采购业务超过 2000 吨时，应报董事会审批；3 、期货采购原则上应向钢厂采购，且期货采购均应进行授信额度资信评定。三、销售：1 、公司的销售业务原则上由公司按业务审批流程批准后实施，但赊销业务应参照厦门市路桥工程物资公司 （下称物资公司）信用管理制度 进行严格审批且签定合同后方可进行；单笔销售业务超过 5000 吨的赊销业务，应报公司董事会审批；2、原则上不得对贸易公司进行赊销，特殊情况确需赊销的应报公司董事会审批。四、进出口：1、进口货物赊销或出口购货预付款原则上不予批准；2、出口结算应尽可能采用 L/C 等保障大的收汇方式。如因特殊情况采用后 T/T 或 D/A 等高风险

3、的结算方式，除收汇后才承担付款责任的代理业务外，于对外签约前，必须取得 足额出口信用险额度；3、出口购货如采用携款提货，要确保提货后交汇票；4 、严禁运营“四自三不见”的进出口代理业务。于开展进出口代理业务时，应对工厂资 信（包括运营年限、注册资金、生产规模、纳税情况等）进行严格评定。代理进出口业务 应委托资信可靠的报关行或货代办理报关报检。不得将空白报关单据迳寄委托方自行办理 报关、报检手续。不受理由委托方提供手册的代理进口业务；5 、代理出口原则上应先收汇后付款，如需代垫税款的，应于收妥全套退税单据后支付；6 、代理进口应争取收妥全款后方予开证或对外支付。如属我司有能力自营的商品，且 国外

4、供货商信用可靠、质量有保障、价格适中、回报合理，可于收取足够保证金后对外签 约、开证；7 、代理进口的对外合同应于委托方签章确认、签订进口代理协议、且经我方认可后方 予对外签约。信用证项下不符单据的接受、承兑，也应要求委托方签章确认。五、 资金管理：1 、 公司所有账户的现款余额于（公司净资产 +200 万元人民币）之上的部分，必须及 时 汇回物资公司，但所有权归属公司。公司收取银行承兑汇票时要及时向银行查询其真伪。 同时应及时进行登记且报备物资公司财务部。支付银行承兑汇票时应严格按公司财务管理 制度和本制度的关联规定办理。2 、 公司存放于物资公司账上的款项，利息收入归属公司（包括和银行达成

5、的协议存款利息收入）。第三部分内贸管理制度第一章 业务人员岗位职责设置一、业务部经理：1、负责部门人员的工作安排2、负责销售定价3、负责拟定各项业务制度，报公司总办会审批后实施4、协调指导公司钢材及江苏、浙江业务的采购、销售事项，整体把握业务进程和进展5、审核公司钢材业务（合同、付款申请等）6、定期汇报业务情况7、定期组织业务人员学习公司有关业务知识，分析、制定关联销售策略8、每月月初和财务部制定用款和回款计划二、资源、储运组：（一） 期货资源1、 每月于钢厂通知订货时，及时收集订货资源，制定下个月订货计划；2、 根据合同审批程序订立合同后，应及时收回合同正本，核对合同内容，录入高达钢铁 物流

6、商务平台软件 （下称高达） 及成本核算软件， 且打印付款申请单交由各部门负责人 务经理或助理、财务部）和总经理签字，将合同正本交由综合管理部保管，复印件留存财 务部和经办人；3 、合同及付款手续完毕后，应随时联系掌握钢厂信息、货物发货情况及货物集港情况， 经业务部经理批准后，及时将货物规格数量按照上海、宁波、南京及各家代理客户的每月需求分配流向，且应及时联系各地装船情况；4 、货物装船后，及时办理关联保险（其中包括：转港货物保险手续） ，将运输合同和装 船清单等原件留存综合管理部，且各复印壹份留存财务和经办人；5、货物入库前，及时将之上信息反馈储运人员，且配合储运人员做好货物到港后的接 货事宜

7、；6、货物入库后，及时核对高达入库（储运组负责）情况；7 、每月及时跟踪合同发票的索取（其中包括：出厂价格、铁运费或汽运费、港杂费等），核对和合同是否壹致，如有差别，及时登记且反馈公司总经理，且按财务部要求登记和高 达录入；9、等 情况；10 、8、 负责跟踪合同的款项结余情况（和财务部核对） ； 每周壹、三、五以书面形式向上壹级负责人提报各钢厂发货、集港、于途、入库 将各家代理业务转由期货人员操作。现货资源采购每日了解上海市场行情，向部门经理汇报市场动态；2 、领取空白支票， （总存量不超过 5 张，每张限额 100 万元人民币以下） 及时通知财务入 账且每日向财务部核销，财务部应做好核销登

8、记，签字确认；3 、采购 200 吨之上的货物需签订合同，且到仓库验货，办理转库手续时原则上应有实际 厚度；如为不了解的公司应办完转库时支付本票；4、采购时需填制现货采购执行表，且按要求于当日（最迟不迟于次日早上10 ：00 ）录），打印采购付款申请入高达软件 （如采购合同号、供货单位、规格、材质、数量、单价等 单，交部门经理、财务部经理、总经理审批；5 、领取提单后，交由储运人员办理转库事宜（本票当日内） ，入库单原件留存财务部；6 、若是临调的货物，则应要求对方于提单中注明“凭 * 贸易 XX 公司提单提货”或“凭 * 车号提货”字样，将提单传真至公司，业务负责人及时录入高达，业务销售 人

9、员开具提单；7 、每月和财务部核对采购发票和余款情况，月底前将发票和余款收回；发票交由财务部 录入高达，欠客户的余款打印付款申请单由部门经理、财务经理、总经理审批。（三） 储运1、 每日及时向资源跟踪人员了解集港情况，货物分配流向，装配情况；2、每日应跟踪款项的到账情况且及时将盖有财务章的发货通知正本传真通知仓库给予发货；3、开完加工单后，应负责传真至仓库且随时跟随踪加工情况；4 、运输单位于领取提单时， 储运人员应按照运输协议中指定的人员 （核对身份后） 签字领 取提单（提单存根联上应注明：送货地点、收货人、联系电话、运价） ，且经储运人员签字 后，方可盖章发货；5 、于货物即将到达上海或外

10、地分公司时，及时通知运输单位（指定运输单位）或外地 分公司负责人接货入指定仓库， 和运输单位确认关联提交手续 （如： 介绍信等），且将签收 手续交综合管理部归档，和仓库联系入库事宜，索取入库单录（含外地）入高达（包括海 运费、保险费、吊费、短驳费等） ，且将正本交财务部留存；若货物到达上海后，需要过驳 到外地分公司的，则应通知运输单位办理过驳且告知过驳船名（保险中转港工具应注明） ， 以便外地分公司及时落实船到目的港情况；6、每周了解上海仓库的进出库、加工等情况，向部门经理汇报；7、负责和仓库签订仓储、加工协议，且及时跟踪了解库存；负责和运输单位签订运输协议，办理或确认关联提单（包括运费、送货

11、地址、收货人、联系电话等） 、提货介绍信的 交接手续；8 、每次将现货采购需要转库的货物于三日内办理完毕（本票当日内） ，及时索取转库单 录入高达（包括出库费、短驳费、转库费等） ，将原件留存财务部；9 、负责确认临调仓库和每月协议仓库的结算费用（加工费、转库费、短驳费、运费等） ， 确认付款申请书内容，由部门经理、财务部经理、总经理审批，且于当月内和财务部核对 索取发票；10 、客户提货、加工出现质量问题时（钢厂质量标准以内除外） ，要求客户提报质量异 议后，前往提货仓库或上海指定地点验货 （外地另行安排） ，确认属于质量问题的， 应以书 面形式提报供货单位或生产厂家，待生产厂家出具书面通知

12、后按钢厂回复给予理赔。11 、 货物出库后壹周内将仓库回单联取回且作高达销售出库，交财务部留底。12 、每月底前将各仓库库存表正本（上海 1次/月、外地分公司 2 次/月）提报给财务部。三、分公司：1、每日了解当地市场行情，向公司部门经理汇报市场动态，定期方案订货资源。2 、开发采购和销售客户，保持和客户的沟通和交流，保证销售客户数量（特别是直供用户）和销售数量的持续稳定的增长；3 、负责及时将收到的款项汇到公司本部财务指定帐号，于公司财务部确认到帐后，方可 开具销售提单；4 、及时将提单记账联原件和仓库回单联原件定期邮寄到公司财务部，跟踪增值税发票 开票情况；5、选择本地较有实力的仓储公司，

13、经公司现场考察且报经公司审批后，和其签订合作仓 储加工协议；熟悉该仓库储运、加工能力、收费标准 ,避免发生所采购、入库货物无法加工或收费过高给公司造成损失，保证所存放、加工的货物能按时提货；配合储运部门向仓库 索取库存表正本及入库单正本；6 、如需于当地市场采购货物的，应和供货方签订购销合同，以传真方式报审，由上海 公司电汇至供货方，及时将提货单取回且办理转库手续，货物入库后，将入库单传真至上 海公司储运部做高达录入，最迟于次日将入库单正本寄送回上海储运组，当月内将采购发 票和余款收回；7、售本地库存货物时，如需货到收款的销售业务（含水陆路运输） ，应选择固定的、有实 力的运输单位承运，于报公

14、司审批且和其签订运输协议后，方可发货，运输单位于领取提 单时， 应严格按照运输协议中指定的人员签字领取提单 （提单存根联上应注明： 送货地点、 收货人、联系电话、运价） ；8、负责货款（购货余款、欠款）回笼 ,特别是欠款的及时回收；9 、及时将客户签收单等关联重要业务单据提交财务部；10 、 月底前将新增的客户资料汇总至业务经理助理；11 、 分公司寄往公司本部的单据（含银行汇票、入库单等）应建立登记制度，且将 邮寄部门的签收单留存。四、销售组（壹）、业务临调销售1、销售人员需要临调的货物， 需填定好现货采购执行表 （如采购合同号、 供货单位、 规格、 材质、数量、单价等 ） ；2 、交现货采

15、购人员（如采购人员不于，则另行安排）录入高达，打印采购付款申请单， 由部门经理、财务部经理、总经理审批；3 、 通知现货采购员索取提单（提单中应注明“凭* 贸易 XX 公司提单提货”或“凭*车号提货” 等字样），将提单传真至公司， 以便交现货采购人员 （如采购人员不于，则另行安排）录入高达，业务经办人及时开具提单（开单同现货销售规定） ；4 、 开票时，将采购提单附于销售提单后面，以便财务核对。临调销售单笔不超过 100 吨且采购量不超过 300 吨的，采购执行表可后补，但必须 于业务发生当日或次日 10 ：00 前补齐手续，销售人员应对货物销售的确定性负责，采购 人员应对货物采购及货款负责。

16、（二）、业务现货销售1、业务经办人员于货物销售发生时应按高达软件中当日报价（若价格需下浮的，则应请示部门经理同意签字）及通告栏；收到款时（均须收到票据正本。外地分公司销售人员亦须于收到票据正本后方可传真至财务且确认，客户自行传真件或凭客户传真件传真的壹 律无效），由财务部经办人员录入高达收款登记后，方可开具提货单（客户名称、规格、数 量、单价、费用、备注等须无误） ，经财务部经理审核打印和核对盖章由提货单位或提货人 签收确认（如对方无法现场签字的，则应由对方传真签字确认）后给予发货，回单由储运 部索取审核后作销售出库，业务经办人方可开具发票申请，且每日应将开具的提单财务联 交至储运组；2 、业

17、务经办人于锁定意向单时，应提供购货方单位名称，尽量不使用别名（如： 123 等）；意向单只锁定货物不锁定价格。具体如下： （1）上午锁定意向单的，下班前须通知客户开具提单，逾期，则予以清除；（ 2）若特殊情况需保留到第二天的（如：预付定金、押支票、签合同等） ，则应提前请示 部门经理同意后，方可预留；3）当日价格浮动较大且有多次上调的，则不锁定货物，按先款先货原则；（4）若收银行支票、银行贷记或电汇，则应于提货单备注栏中注明“待我司通知后发货（口头通知无效） ”字样；（ 5）若收银行支票、 银行贷记或电汇， 客户要求当日内提货的且业务经办人员对该提货单 位的信誉较有保障的，则能够申请担保（最高

18、重量不超过 50 吨），经业务经办人员书面担 保提报业务部经理、 （副）总经理签字同意后方可发货且及时跟踪款项到帐情况；6 ）若客户需要委托加工的（开平或四切边） ，业务经办人员应及时通知将其加工单传真至仓库， 落实该批货物的所于仓库、 加工能力和加工费用等告知对方， 以免造成公司不必要的损失； 且将加工单交由储运组保管；如加工费用由我司支付的，则应于高达中录入仓库名称及费 用，以便储运部及时核对；（7）若客户需凭 *车号或凭 * 提单提货的，业务经办人员应于提单备注栏中注明，于客户 确认签章回传后，予以发货；车号若有变化，应要求提货单位及时出具变更通知；（8）若客户要求需送货的，应交由储运组

19、发货；3 、新开发的终端客户 ,不需加工或加工成常用规格的 （长度 6 米）,于收取 10%的保证金 后可加工送货收款。数量于 100 吨以内 ,由部门经理审批 ,但必须保证收到款后卸货 ,同时必 须于交货前办妥合同签定、收条凭证等完整手续。 若加工成非常用规格的 ,则必须于加工前 收取不低于 20% 的保证金后才能够加工 ,余款于卸货前收取 ,程序同上 ;4、客户提货、加工出现质量问题时（钢厂质量标准以内除外） ，要求客户提报质量异议， 由储运部前往提货仓库或上海指定地点验货 （外地另行安排） ，确认属质量问题， 应以书面 形式提报供货单位或生产厂家，待生产厂家出具书面通知后按钢厂回复给予理

20、赔；5、客户领取提单后，出现下列情况的，方可换货或退货，具体如下：（1）客户提卷或加工时，出现提单规格和实物不符的，经储运部和仓库核实确认后，方可换货。，方可换货或退货。2）客户提卷或加工时，出现质量问题的（具体依据上述第壹条）6 、客户要求换货或退货的，及时通知仓库取消委托加工单，将提货单正本三、四联取回， 由储运部核实货物签字确认，且经部门经理签字同意后，方可办理换货或退货；7、负责协助对应的江浙业务组办理有关手续；8、每月底前将新增客户资料及原客户变更资料交业务经理助理；9 、业务经办人员于当月内销售完货物时，需要开具发票的，应将开票资料交给财务部； 具体如下：（ 1）开具增值税专用发票

21、的时间为每月5 日,15 日,20 日,25 日 （节假日顺延 ）,请业务人员提前壹天将有关资料交财务部经办人员处,以便核对确认后开具；2 ）公司统壹采购的资源 ,如供应商未开出增值税专用发票的，经总（副）经理审核同意方可开 给下家单位；（ 3）业务经办人员必须凭提货单存根联,高达软件销售发票开票申请等资料交财务部经办人员 ,经核对确认无误后开具。（三）赊销管理制度另行制定（四）外地销售管理1、货权管理：货物发往外地前，和外地较有实力的仓储公司签定合作协议（该公司应具 有加工、 仓储及运输实力） ；货物送达后， 应凭我司的提货单进行收发货。 每月底应进行库 存清算。2、货物销售：货物于销售过程

22、中，应将货款先汇入上海总部后，运用高达软件且经核审 后方可开单。3 、每周应书面向总经理汇报业务进展情况。五、分公司的销售管理按照“销售组”中的规定执行。第二章 财务部人员职责壹、财务部经理及内贸财务人员：1、负责审核销售业务；负责审核打印高达软件提单，且加盖财务章、提货章；如为欠款销售 , 负责对欠款单位进行财务指标评级 ,且对欠款业务进行汇总 ,要求业务人员对到期业务 及时追讨；2 、于签盖公司销售提单时 ,应审核提单业务中所发生费用 （如转库费、加工费、运费等 ）且 以此为依据给予办理收、付款；3 、审核付款申请书 ,及时要求业务人员收回所付余款 ,且督促取回有关进项发票及仓库入、 出库

23、单正本；4、保证业务部按公司规定和合同规定收、付款；5、每日定时五次核实到款情况，于款到帐后及时于高达软件上审核且办理发货通知发货 手续；6、审核且开具增值税发票；7、每月根据储运人员提供的仓库库存表正本核对实际库存；8、核对进、出库单且于高达软件上审核，定期进行仓库盘存；9、每日及时将购销凭证录入锦安财务软件中。二、出纳：1 、收到支票、本票或汇票后应于当日及时入帐，特殊情况不能当日入帐的，必须当日填 写收款人及金额，且于次日 10 ：00 点前入帐；2、收取支票、本票或汇票后签收且及时打印收款单据后，及时输入高达软件；3 、 支付业务款项须经过业务部、财务部、总（副）经理等审批程序办理付款

24、审批后， 方予办理；4 、 每日及时将收、付款费用凭证录入锦安财务软件；5 、 每日核对驻外各点传真的支票、本票、汇票是否已经全部于当日提交。第四部分外贸管理制度第一章 代理出口业务人员岗位职责一、 业务员：1、按公司合同审批程序制作合同且报审；2、制作发票、装箱单、外合同等报关单据、填制出口业务单经部门经理背签后到物资公 司财务部盖章，同时 E-MAIL 壹份到上海财务部；3、到物资公司财务部领取、填制核销单；4、及时通知核销员向外管局领取核销单；5 、将上述单据交由客户签收（其中对外合同正本留底，复印件交客户） ，客户指定他人 签收的，由被指定人先签收，每俩天整理传真给客户签收，根据客户通

25、知及厦门办事处经 理安排验货，拍照留存。6、按范本制作内购合同经业务部经理背签后到物资公司财务部盖章，交客户签收，同时 E-MAIL 壹份到上海财务部；7、整理单据：跟踪且及时取回内购合同、增值税发票、缴款书、报关单、核销单，正本 交上海签收员，复印壹份留底；8 、作整理信用证和托收项下单据（含壹般产地证书）交上海签收员，跟踪、通知财务 部及时收汇；9、审核全套退税单据；10 、填制付款申请书，有垫付款项的，及时通知上海财务部。、厦门办事处经理：1、监督文件的整理归档； 2、核签内购合同，特别是合同金额及付款方式；3、复核全套退税单据，特别是单据之间的内容是否相符；4、审核信用证及信用证项下的交单单据；5、核签付款申请书，特别是内购合同、报关单、客户指令、收汇水单、有否垫付款项；6、整体把握业务进程和进展，控制业务风险。根据客户通知，安排人员验货。7、定期（壹个月）汇报各笔业务的情况，定期查询关联客户，跟踪客户动态。三、签收员：负责签收厦门办事处或