酒店行业采购成本控制解决方案

1、RIGHTHAND公司简介公司简介 瑞恒公司是专业从事软件技术开发，计算机系统应用集成，工商业信息系统咨询的高科技公司，先进的管理体系使公司拥有一批优秀的高科技技术人才，及经验丰富的项目实施人员。多年来公司凭借人才，技术，管理上的优势秉承着“服务第一，用户至上”的服务宗旨在竞争激烈的同行中占有了一席之地，并在上海及周边省市的计算机应用领域有较好的声誉，尤其在酒店行业有一定的声誉和信誉。 曾先后成功实施了华亭集团、锦江集团、锦江之星、莫泰等多家集团化酒店管理的财务信息化工作，拥有一支对酒店管理非常有经验的销售、服务等技术人员，并在售后服务工作取得了用户的一致好评和表扬，成功研发出中国第一套可灵活

2、配置的“恒杰连锁酒店管理系统”，在全国多家知名连锁酒店企业成功应用RIGHTHAND 享受专业 体现价值企业文化企业文化企业目标：让我们成为您的得力助手经营理念：没有最好，只有更好服务理念：产品是根，服务是本工作理念：充满激情智慧的工作RIGHTHAND 享受专业 体现价值1997年成功实施了东方航空集团财务软件；1999年成功实施了锦江集团及下属企业的会计电算化工作；2000年成功设计开发“灵通酒店管理软件”2001年成为金蝶软件在上海地区的唯一金牌销售服务商2003年与中国最大的经济型酒店连锁集团“锦江之星”建立战略伙伴，打 造连锁酒店管理软件的航空母舰2004年成功开发“恒杰连锁酒店管理

3、系统”2006年成功在金蝶软件基础上，开发“采购成本控制系统”酒店专版2007年与北京首旅集团下属欣燕都连锁酒店正式合作2008年协助锦江酒店国际管理公司制订采购成本流程标准2008年昆明云上世纪酒店集团搭建连锁酒店管理系统平台2009年将“恒杰酒店管理系统”进一步向星级酒店发展RIGHTHAND 享受专业 体现价值上海锦江饭店（五星） 内蒙古东达锦江国际大酒店（五星） 上海华亭宾馆 （五星） 上海虹桥宾馆（四星） 上海银河宾馆 （四星） 武汉锦江国际大酒店（五星） 北京昆仑饭店 （五星） 北京融金财富国际大酒店（四星） RIGHTHAND 享受专业 体现价值酒店行业采购成本系统开发背景酒店行

4、业采购成本系统开发背景 RIGHTHAND 随着酒店业在中国的蓬勃发展，怎样加强酒店内部管理，控制好各项成本是所有管理者及投资者所希望的。酒店业很早就提出了“增收节支”的经营理念，由于传统的操作模式，酒店行业在成本控制上的复杂性，国内大型酒店成本管理控制滞后与一些知名的国际酒店管理公司。而国外系统虽然成熟但运营价格昂贵，所以国内大型酒店都会把有限的资金投入酒店的PMS系统，而财务成本管理控制往往会采用多个系统或者是半机器半手工的方式来操作，使得酒店的后台管理数据不能充分共享，从而形成信息孤岛造成信息不能及时沟通，降低工作效率。怎样通过一套科学高效的管理系统解决酒店管理者的烦恼，是国内酒店管理公

5、司共同面对的问题。 享受专业 体现价值 目前中国企业管理软件经过10多年的不懈努力，已经从财务管理信息化时代过渡到整个企业乃至集团管理信息化时代，国内最大两家财务软件公司金蝶、用友已经成为了引领国内ERP管理系统的领导厂商，国内大多数酒店的财务及物流系统会选择这两个品牌，而在实际使用的效果上对大型酒店来说只解决了代替手工记账统计，没有完全做到酒店后台各环节数据共享，原因在于这两大品牌的软件都是从工业企业的行业特点出发来实现整个管理流程，没有从酒店行业本身管理特点来考虑，所以很多酒店购买后并没有体现出软件的核心价值，只是简单的代替了手工操作 近年来许多行业客户希望有适合本行业特点的管理软件需求越

6、来越高，作为金蝶软件金牌的合作伙伴上海瑞恒凭借着对酒店业的及金蝶软件的了解，吸收国际酒店管理经验，在金蝶软件现有模块的基础上重新整合了软件流程，使其符合酒店操作流程及规范，从而完善了金蝶软件在酒店行业的应用。 RIGHTHAND 享受专业 体现价值软件开发前软件开发前RIGHTHAND 只有一种采购流程，原有的报表不能完全符合酒店行业要求，对酒店从采购、收货、领用业务种类多样性，对于各种采购流程的审核多层次性，用工业企业的流程套用酒店行业，增加了使用的难度，容易混淆其业务流程。 享受专业 体现价值软件开发后软件开发后RIGHTHAND 1、增加了报价及定价管理 2、增加了酒店采购的四种模式 3

7、、增加了库存领用申请流程 4、制订了四种采购模式的审核流程 5、制订了采购、收货、领用、假退料处理的标准流程 6、增加了适合酒店管理需要的报表，让管理更加简单直观 7、增加了餐饮成本卡管理，并且提供标准成本与实际成本的差异报 表 享受专业 体现价值酒店行业后台管理特点酒店行业后台管理特点RIGHTHAND 1、酒店按部门核算成本 2、酒店的采购具有时效性 3、酒店的存在多种采购方式 4、酒店各部门间的协调性强 5、酒店采购频繁琐碎 6、酒店采购物品原料市场价格变化较频繁 7、酒店物品原料繁多，基础资料规范统一性强 8、酒店月底假退料 9、酒店采购、领用审批流程严格 10、酒店一进一出采购流程频

8、繁 享受专业 体现价值RIGHTHAND 怎样让整个酒店的采购部对酒店所有物料的采购做到有计划的进行，从而达到价格相对稳定，这样对整个酒店的采购成本的管理有积极作用，本系统采购流程，就是从规范各使用部门申请着手，使采购部对酒店的每一种物品及原材料进行采购方式的确认，而每一种采购方式的确认就是根据物料进行分类，以确定物料最有效的价格控制，使得酒店的高层对每一种物品及原材料的采购方式做到事前控制。酒店采购管理的关键酒店采购管理的关键 享受专业 体现价值影响酒店经营利润的因素如下：影响酒店经营利润的因素如下：RIGHTHAND1、销售过程中的折扣（POS系统）2、原料出成率的高低3、实际成本与标准成

9、本的差异4、月末盘点的准确性5、采购价格的高低 享受专业 体现价值采购成本控制内容采购成本控制内容RIGHTHAND一、采购核算运行平台采购核算运行平台二、成本分析报告系统成本分析报告系统 享受专业 体现价值采购运行平台采购运行平台RIGHTHAND一、采购比价一、采购比价二、采购二、采购三、发货三、发货四、调拨四、调拨五、核算成本五、核算成本六、运行报告六、运行报告 享受专业 体现价值采购管理采购管理-报价与定价管理报价与定价管理 定价管理是酒店采购价格的核心，没有经过审核的价格、供应商在今后的系统中无法实现采购流程1、三方询价2、比价后推荐 3、经各级审批后最终确定采购价格4、根据市场变化

10、提供变价流程RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购管理采购管理价格周期维护价格周期维护RIGHTHAND 明确酒店物品原料的价格周期后，系统将自动自动给出进过审核后的有效时间内的采购价格及供应商 享受专业 体现价值采购管理采购管理价格周期维护价格周期维护RIGHTHAND食品项目：建议价格维护周期食品项目：建议价格维护周期库房备货采购：食品原料：一季度至半年酒水饮料：半年至一年每日市场采购：河海鲜、蔬菜、水果类：十天肉类、豆制品：一个季度禽蛋类、菌菇类、米面制品及其他：半年酒水饮料：半年物料用品项目：建议价格维护周期物料用品项目：建议价格维护周期仓库备货采购：电脑用品及配件：一个季度文具、

11、培训和装饰品：清洁和厨房、印刷和宾客用品：半年定制和定牌印刷、棉织、印刷品：一年直拨物资采购：半年维修用品：项目：建议价格维护周期维修用品：项目：建议价格维护周期仓库和直拨采购：半年 享受专业 体现价值采购管理采购管理比价单比价单RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购运行平台采购运行平台RIGHTHAND一、采购比价一、采购比价二、采购二、采购三、发货三、发货四、调拨四、调拨五、核算成本五、核算成本六、运行报告六、运行报告 享受专业 体现价值金蝶酒店行业应用金蝶酒店行业应用-采购采购 1、库房订货采购2、每日市场采购3、直拨物资采购4、零星采购5、紧急采购RIGHTHAND 享受专业 体现

12、价值采购管理采购管理库存采购库存采购RIGHTHAND 库房采购属补充库存量物品（食品库、饮品库、冷库、客用品库、清洁用品库、易燃物品库、杂品库、工程用品库等），所采购的品种主要适用在酒店经营过程中更新期较长，日常消耗量较大，在采购过程中需要一定的采购周期和起订量，市场价格变化较少且供应商相对固定的物品。货物运送到酒店的当日，收货部会直接把进货送至库房储藏以备后用，其成本计入存货价值，待日后领用时记入该天的食品成本的原料（部门成本）或部门费用。 享受专业 体现价值流程图流程图RIGHTHAND 享受专业 体现价值申请申请流程判断流程判断直拨采购直拨采购仓库采购仓库采购零星采购零星采购紧急采购紧

13、急采购库管员库管员部门申部门申请人请人物料领用物料领用审批流程审批流程填写零星采填写零星采购申请单购申请单填写领用申填写领用申请单请单手工填写申手工填写申请单请单填写直拨采填写直拨采购申请单购申请单填写采购申填写采购申请单请单申请流程申请流程结束结束审批完成审批完成采购员采购员库管员库管员采购管理采购管理库存采购流程库存采购流程RIGHTHAND 三方比价库管申请 使用部门审核采购员确定最终供应商采购部经理审核财务总监审核分管领导审核总经理审核生成采购订单 享受专业 体现价值采购管理采购管理库存采购申请单库存采购申请单RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购管理采购管理每日市场每日市场RIG

14、HTHAND 每日市场采购的适用范围为每天需要消耗的食品和饮料；保质期较短、仓库不作备货、不经库房储存，直接运至厨房当日予以消耗，其成本记入当天食品成本的原料。 享受专业 体现价值采购管理采购管理每日每日采购采购流程流程RIGHTHAND 三方比价厨师长申请 使用部门审核采购员确定最终供应商采购部经理审核成本部审核生成采购订单 享受专业 体现价值采购管理采购管理每日市场申请每日市场申请RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购管理采购管理直拨采购直拨采购RIGHTHAND 直拨物资采购适用于所采购的品种不属于仓库备货、日常消耗量较大、采购周期较短、采购品种的起订量较低，产品的保质和保存期较短、

15、供应商相对固定的物品。购后的货品由部门直接领用。 享受专业 体现价值采购管理采购管理直拨采购流程直拨采购流程RIGHTHAND 三方比价使用部门申请 使用部门审核采购员确定最终供应商采购部经理审核成本部审核财务总监审核分管领导审核总经理审核生成采购订单 享受专业 体现价值采购管理采购管理直拨采购申请直拨采购申请RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购管理采购管理零星采购零星采购RIGHTHAND 零星采购适用于所采购的品种属不经常性使用或一次性使用的、不纳入仓库备货和直拨采购项目范围内的物品。在实际操作中酒店应从严控制零星采购，如按总金额控制审核流程，具体金额有酒店自行制定。常见于工程维修所

16、需的小五金配件等物品。 享受专业 体现价值采购管理采购管理零星采购流程零星采购流程RIGHTHAND 使用部门填写申请 采购员三方比价使用部门审核采购员确定最终供应商采购部经理审核成本部审核财务总监审核分管领导审核总经理审核生成采购订单 享受专业 体现价值采购管理采购管理零星采购申请零星采购申请RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购管理采购管理紧急采购流程紧急采购流程RIGHTHAND 使用部门手工申请 领导审批后同志采购部采购到货后总值班和使用部门共同验货第二天由使用部门将申请单发票交采购部经理签字财务总监签字审批审批完成后交成本部成本部根据手工申购单在系统中做收货记录 享受专业 体现价

17、值采购流程采购流程RIGHTHAND 享受专业 体现价值采购申请采购申请审批完成审批完成采购申请采购申请填写供应商填写供应商采购员采购员生成采购生成采购订单订单采购员采购采购员采购流程结束流程结束收货员收货员收货管理收货管理RIGHTHAND货物送达酒店后一般分为3大类包括：1、库房订货；2、每日市场采购；3、直拨物资，包括但不限于重油、柴油(以下统称“燃油“)的采购。 享受专业 体现价值收货流程收货流程RIGHTHAND 享受专业 体现价值收货员收货员将第二天到货的将第二天到货的采购订单打印采购订单打印“收货单收货单”第二天收货员第二天收货员、申请人申请人、供应商供应商三方验货三方验货根据实

18、际收货根据实际收货情况记录情况记录根据采购订单根据采购订单下推外购入库单下推外购入库单收货员收货收货员收货流程结束流程结束采购订单采购订单收货管理收货管理收货流程收货流程RIGHTHAND1、收货部应在货物送达前一天检查系统中次日应收货物记录，打印“收货单” ，准备次日使用。2、 供应商把货物送达收货区、收货部员工根据供应商出示订货单或送货单验收。验收后，将实际收货数量手工填写在“实收数量”一栏中， 由供应商、收货人、库管员分别在单子上签字确认。收货单一共有3联，第一联（白色）：收货部/成本控制/财务部-应付帐第二联（粉红色）：供应商第三联（黄色）：使用部门/库房（收货部可以按供应商要求在送货

19、单上签名；加盖收货部章“货已收-单价/数量以收货单为准”） 享受专业 体现价值收货管理收货管理收货流程收货流程RIGHTHAND3、 送货单应附在收货单后作为附件，收货员将手工填写收货单上的实际收货数量数据输入系统；当日收货记录输入后，打印“库房订货”收货报告，在规定时间内（第2个工作天开始前）将“当天收货报告”、收货单”联同“送货单”一起交到成本部审核。如果收货时出现问题，应在备注上说明。(电脑操作步骤)4、 收货部每天采购经理每日打印“到货差异报告”、“当日未完成的采购定单”，交给采购经理，以便与供应商及时沟通，实施跟进步骤。5、 存货如遇特殊情况需要紧急补货，由仓库主管填写手工“采购申请

20、单”，财务总监签字后由收货部作无定单收货，由成本部在系统中做收货记录，直接新增生成“入库单”。 享受专业 体现价值采购运行平台采购运行平台RIGHTHAND一、采购比价一、采购比价二、采购二、采购三、发货三、发货四、调拨四、调拨五、核算成本五、核算成本六、运行报告六、运行报告 享受专业 体现价值发货流程发货流程RIGHTHAND 享受专业 体现价值领用申请领用申请库管员库管员领用审批领用审批完成完成领用申请单打印领用申请单打印发货并将实际发发货并将实际发货数记录下来货数记录下来申请人领货申请人领货流程结束流程结束库管员库管员根据领用申请单根据领用申请单下推发货单下推发货单库管员发货库管员发货流程结束流程结束发货管理发货管理发货流程发货流程RIGHTHAND 领货部门填写申请 领货部门负责人审批库管打印领货单准备好领用物品准备货物后在单上的“发货人”位置上签名。 检查货物，确认收发妥 当在单上的“收货人”位置 上签名 发货数量输入电脑成本控制审核 享受专业 体现价值RIGHTHAND发货管理发货管理领用申请领用申请 享受专业 体现价值采购运行平台采购运行平台RIGHTHAND一、采购比价一、采购比价二、采购二、采购三、发货三、发货四、调拨四、调拨五、核算成本五、核算成本六、运行报告六、运行报告 享受专业 体现价值调拨管理调拨管理部门调拨流程部门调拨流程RI