公文写作的格式

1、公文写作的格式第一节文头写作要领 文头，包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人等要素。下行文头占首页 1/3 篇幅，上行文头占首页 2/5 篇幅，下设正红间隔横线与 主文部分隔开。如果是党务公文，间隔横线正中印有红五角星。一、份号 份号，指公文总印发数中某份公文的序号。组成：规定 6 位数。如“份号 000015”，表示此份文件是该 文总印数中的第 15 份。位置：在文头左上端，顶格书写。 作用：便于印数较多的普发性下行文有控制地分发；便于机密文件的分发和回收。二、秘密等级组成：我国保密法分为绝密、机密和秘密三级。 标志为正红色 ”。"前标密级，

2、 后标期限。如 机密 5年”。位置：在份号下边。三、紧急程度 组成：分为“急件”和“特急” 。作用：使受文机关明确公文处理的时间要求。 位置：在秘密等级下边。四、发文机关标识 发文机关标识是发文机关公文的固定称呼。组成：由“发文机关称谓 +文件”组成。如“中共中央文件”、国务院文件”、“乡人民政府文件”等。位置在文头的中心，用红色大号宋体字印刷。发文机关称谓，一般用全称，如果是特指，又不易混淆的，可用简称。如中国共产党x>W委员会'可以简称 中共XX市委”。如果联合行文，可以用主办机关名称，也可以各机关联署， 主办机关排列在前。五、发文字号 简称文号，指某件公文在发文机关一个年度

3、内发文总号中的实际顺序号。 组成：包括“机关代字 +年份 +序号”三部分。机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定。字数一般不超过 3 个。年份用阿拉伯字完整书写，不要 把“1998”简化为“98，”并用方括号“ ”括住。如“中办发 19985 号”，表示中共中央办公厅在 1998 年度内发的第 5 号文。联合行文，只标明主办机关的发文字号。作用： 1.收发文件一般都要登记发文字号； 2.便于公文处理和查找。公文的标题可以相 同，但是发文字号是不相同的。引用发文字号比引用标题要准确、简便得多。位置：在文件名称正下方，字体字号与正文相同。六、签发人签发人指批准发出公文的

4、机关领导人。办法规定：“公文由本机关领导人签发。重要的涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发，经授权有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。”位置：在发文字号右侧空两格的地方。第二节文尾写作要领文尾由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。一、主题词主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。 作用：方便检索和存储以及办公自动化。位置：抄送机关上方。 要求：按照国务院公文主题词表（ 1994 年 4 月修订）， 选择最能反映公文中心内容的词语。最少不少于 2 个，一般不超过 5 个。顺序：先标类别词，如 “农业 ”、“工业 ”、“能源 ”、 “邮电”等。

5、再标类属词，分两部分，一 是反映文件内容的词， 如“水土保持 ”，二是反映文件形式的词即文种， 如“通知 ”。例如：国 务院关于做好 1998 年普通高等学校毕业生就业工作的通知 （国发 199816 号）的主题词 是“教育 学生 就业 通知 ”，三、抄送抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关。办法第 14 条规定： “向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 ” 如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。 办法第 20 条规定： “受双重领导 的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关， 由主送机关负责答复。 上级机关向受双 重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其

6、另一上级机关。 ”四、印发机关和印发时间前者一般是机关的中枢办公部门。位置：抄送机关下方。后者指该公文送印或发出时间。 位置：在印发部门右边。五、印数印数指公文印制总数。位置：印发时间正下方，向右不顶格。第三节 正文写作要领正文（主体）由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识（单一发文 印章和联合行文印章）、附注等要素。一、 标题 公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。 位置：间隔横线下方适中位置。组成：包括 “发文机关 + 事由 + 文种 ”三要素。形式有：1 规范式：三部分，即 “发文机关事由文种 ”用 于重要、庄重的公务。2 灵活式：（ 1） 两部分：一是

7、“发文机关文种 ”。 以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论 通过的公文或重大的、 周知的公文产生的法定程序和时间） 。带发文机关的标题下面如 写题注，则须用圆括号。 这里要特别注意：一是不再写主送机关， 二是文后不再写发文机关 及发文时间。二是 “事由文种 ”。三是“转发 +始发机关及原通知标题 ”（如转发国务院关于费改税的通知）或者 “转发 +始发机关及原文件标题 +通知 ”（如转发国务院关于费改税的决定的通知）。（ 2）一部分：只有 “文种 ”。常常是不大重要的公务，带周知性。 书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列， 匀称美观。二、主送机

8、关 主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。 位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。 上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文 种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多， 一般使用泛称，如 “公司直属各部门 ”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不 写主送机关。这里有一个行文规则的大问题。 行文规则反映了机关单位的组织关系。 我国社会组织的机关单位，可以分为三大类型。1 政权机关，包括： 立法机关体系：自全国人民代表大会（省以上立法机关或 经全国人民代表大会授权的市立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。 行政机关体系

9、：依次大致是中央人民政府即国务院；省、市（四大直辖市）、区（各自 治区和香港特别行政区）政府；市、州（自治州）政府；市（县级市）、区（市辖各区）、 县政府；乡、镇政府共五级。司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。 其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。2 团体机关，包括： 中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的 权力核心；中国共产主义青年团机关体系； 全国工会机关体系； 全国妇女联合会机关体系。3 实体机关，包括：事业单位机关，均为国家提供一定的 经费，如学校和研究单位的机关；企业单位机关。一般纵向级别较少。 各级机关都有自己所辖的若干部门。 在公文写作中， 一定要注意

10、机关和部门的区别。 如 市政府，应理解为市政府机关，而商业局，应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相 对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门的首脑一般称部门负责人。这些机关的组织关系，有以下几种： 一是上下级关系，即领导和被领导关系， 这是直接 的关系， 一般在上下一级之间。 如国务院和省政府。 上行文报告和请示都是面向上一级机关 或部门。 二是平级关系， 是在一个系列中的同等级别的机关或者部门之间的关系。 其代表性 文种是平行文函。 有的通知也可以使用。 三是隶属关系， 不论大小和级别， 都在同一系列内。 如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是录属关系。

11、这一关系， 上级常用普性性下行公文， 有时也越级用上行文 (必须抄送上一级即直接上级机 关部门)。四是非隶属关系，指不是同一系列不发生直接职能往来的机关部门之间的关系， 不论是相同级别还是不同级别。函是这种关系所用的文种。办法第 12 条规定： “各级行政机关的行文关系，应当 根据各自的隶属关系和职权范围确定。 ”党政机关之间一般不要互相行文。办法第 13 条规定： “政府各部门在本部门职权范围内， 可以互相行文， 可以向下一级人民政府的有关业务部门行文， 也可以根据本级政府授权 和职权规定，向下一级政府行文。 ”上级政府的职能部门，同下级政府是平级关系，并且只 负责管理某一方面的职能业务工作

12、， 所以即使得到政府机关的授权， 也只能在自己分工管理 的业务范围内对下级政府行文，行文时还必须在正文的开头说明授权的机关或领导人。三、正文在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。主旨， 是作者通过全部内容所表达的基本观点。首先，主旨是作者产生的。材料是客观 的，结构是传统的或规定的，语言是早就存在的， 这些作者都只是运用选择的功夫而已。而 主旨则是作者的。其次，主旨建立在全部材料的基础上，是对材料的认识。再次，主旨是对 材料的抽象认识， 表现为一个判断句， 有主语、 谓语和宾语。 如 “今年我公司工作大有成效 ”。 字数一般在 10 个左右。作用：主旨是公文的核心，也可以比喻

13、为灵魂、统帅，决定着材料、结构和语言等公文 要素的取舍。要求： 在符合党和国家的政策和法令的前提下，要注意机关领导意图(一般来说， 领导 会交代写作任务、中心意思即主旨以及要点)，还要注意单一、深刻等。正文包括原由、事项和结尾三部分。原由：(一)依据类。有以下几种方式：(1)情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用目前”和“ 1%X”之类时间状语 ；简介人物及事迹。( 2)文件式：常用 “根据 ”、 “据 ”；往往是一句话。( 3)意义式：议论方式；常用“是 ”。(4)作用式：常用 “将使 ”、 “使”。(二)目的类。常用介词 “为”、 “为了 ”。原由部分可省略，或只省略依据类、目的

14、类之一。事项：内容少的不分项，多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告， 一般都分为几部分，用小标题表示层义。这部分是中心，有两种结构供选择使用：( 1 )并列式。在公文中最为常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相 互之间无紧密联系， 独立性强， 但共同为说明主旨服务。 前后排列要重轻有序，即重要的在 前面，依次进行，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示 中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。自此起常常运用序码。办法第 28 条第 4 项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉 字的一二三四等，每个序数后用顿号(

15、占一格)。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号和小标题之间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）等，后 面不加标点。第三层，用阿拉伯字 1 2 3 4 等，后面加圆点。第四层，用半圆括号阿拉伯字 （1）（ 2）（ 3）（4）等，四层序码的顺序是一、（一）、 1、（1），不能颠倒，也不能 混用。此外，还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD ，小写 abcd ，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式 并列起来。与之相联，序码还表达为章、条、项、目、款等层次。章表达为 “第一（汉字小写）章 ” 或“总章”。条表达为

16、“第一（汉字小写）条 ”。项表达为 “一 ”、 “二”等。目表达为 “（一） ”或“1 等。款表达为自然段。（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一 部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中， 两种结构方法可以互相交叉， 即以一种方法为主， 在某一部分即某一层 次中用另一种方法。结尾，常见有：（ 1）专用语，一般文种都有，如 “请予批复 ”、“特此通知 ”等。（2）希望、号召类。至少一段话。 有的公文没有结尾。从公文写作程式上看， 这里必然存在着基础性的写作问题， 主要是属于结构范围的规范 段的写作、公文语言的选择及修养和起稿技巧，在本章最后部分将给以阐述。四、附件说明 附件是正件附属材料名称和件数的标注。位置：正文左下侧。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线， 可以提行空两格续写。种类：一是补充说明主件某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等技术性公文。二 是补充说明正件主要内容的材料， 如转发的文件、 随文发布的行政法规和规章， 其名称在正 文中已有交待，在 “附件 ”项内就不必重复标示。五、成文时间指公文生