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文档简介

1、公文處理常見問題與改進建議事項公文處理常見問題改進建議事項、收文先行存查，另辦理創稿發文函復案件應檢附來文正本，函稿在上 來文在下依序裝夾，辦理發文，避免 同一案件分離處理。二、公文速別之使用1. 公文速別係指希望受文機關辦理 之速別，最速件公文辦理期限僅為天，故承辦人請謹慎選用。本機 關內文書之陳核、陳判過程中，應 以公文夾顏色做為內部傳送速度 之區分，最速件用紅色、速件用藍 色、普通件用白色、機密件用黃色 或特製之密件袋。2. 公文速別中並無特急件之速別 名稱。10011500二、公文稿面簽名蓋章及填註相關事項1. 核稿人員對增刪修改文字應蓋章或簽名。2. 公文函稿超過 頁以上者 ，請承辦

2、 人於兩頁交接處蓋職章。3. 承辦人員應確實填列保存年限。4. 公文處理過程有關人員應於稿面註明時間，以明責任。例如九十年 十月一日下午三點，其標記方式 為。四、附件之標示1.發文如有檢送附件，應於附件 欄明確填註附件名稱及份數；或 填如主旨如說明0，勿填 寫如文或隨文。無附件可 免填寫。2附件應不與公文分離為原則，請 檢點清楚，隨稿附送。附件有二 種以上，請分別標以附件一、附 件二。隨函寄出或隨稿歸 檔亦請分別註明。另為避免寄 件作業錯誤，承辦人宜將發文函 稿、歸檔附件及來文依序起 裝訂，隨函寄出附件請用雙尾 夾夾於最後，勿裝訂。附件如不 存檔，承辦人應於稿面空白處註 明附件不存檔。五、公文

3、格式1. 公文格式請至本校總務處文書組 網頁自行下載使用，並請避免自行 變更字距、字體等固定規格。2. 申請研究計畫請使用制式公文稿（範例請至文書組網頁擷取使 用）。六、清稿文稿陳核、陳判過程如增刪修改過 多，應送回原承辦人清稿。清稿後應 將原稿附於清稿之後，再陳核判。其 已會核會簽者，不必再會核簽。七、發文1. 發文函稿E-mail至文書組前，請 先就文稿核閱所增刪修改部分予 以更正後再行 E-mail。（ E-mail 函稿之內容與紙本必須相符。）2. 緊急公文應預留文書處理作業時 間，以避免延誤時機。八、學校內部行文1. 學校內單位間必須以書面洽辦公 務者，應以書函或便箋行之，或將 原文影印分送會簽，不應再以校函 方式發文函轉。2. 對外行文者，以學校名義行之，須 掛本校總發文號。非重要公文由單 位自行發文者，盍用單位早戳。3. 函轉校內各單位知照事項（如：法 令規章等）宜利用會議紀錄、公務 性之刊物（如校訊、通訊）或利用網路公告週知等方式代替行文，以 簡化文書作業。九、改分文流程經總收

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