内部采购系统使用说明手册

1、IPS 使用说明手册登陆界面输入正确的用户名和密码,验证码,点击登录按钮. 在登录时可以选择系统的语言版本注：用户名来自系统的组织机构，每个用户名都有一定的权限和组织关系，系统也限制了用户可以提交申请的类型。采购申请流程 Poster特此说明：购买海报每个PR不能超过500行采购明细，如果超出系统不能提交PR点击采购申请流程,采购类按钮，再选择采购申请 Poster按钮，只有市场部的人才能提交海报申请输入一些必要的基本信息店铺信息需要点击采购明细后带出,点击采购明细下方的加号按钮,勾选店铺.这里出现的店铺列表是登录用户所辖的店铺列表注：查看登录用户所辖店铺，可以到间接采购->海报店铺设置

2、中可以看到。在店铺设置中我们只能看到用户所辖店铺不能增加删除店铺选择北京还是外地， 海报的价格不一样在选择完店铺后,勾选海报类型（海报位置）选择完毕后下拉到底端,选择确定,和关闭按钮点击提交按钮,提交此申请,该申请到了登录用户的上级的代办列表中，申请一旦提交则不能修改。注明：那些店铺在什么位置上有哪些海报,是在间接海报设置中设定的， 可编辑这个是编辑页面，选择购买海报的位置，选择材质，输入长宽数量， 而单价是固定的不能输入，价格分为北京和外地两个价格。如果选择是报警器的位置还有一个深度需要填写，根据面具系统自动算出总价提交后在我的申请列表里可以找到此申请。如果想看到每个店铺的具体位置上的海报数

3、量只能在导出文件里查看提交成功后,申请人可在我的申请列表中随时查看申请的状态,点击监控按钮.查看审批的状态。也可以在我的申请列表中点击流程名称.查看审批历史记录, 采购申请审批流程，按照不同的品牌送上级审批JJ品牌VM品牌ONLY品牌当登录用户有代办事物时,会有提示数字点击采购申请流程 Poster按钮进入代办列表，点击流程名称点击 “同意”，或 “不同意”或 ”退回”输入审批意见，点击提交按钮注：1点击同意:如果审批人是最高级审批人审批为完成状态,如果审批人还有更高级的领导，该申请会出现在更高一级审批人的代办列表中等待审批.2点击不同意:审批则显示拒绝，申请人在我的申请里可以看到申请的状态.

4、3点击退回，申请则回到申请的代办列表中状态为退回.在审批完毕后,审批人可以在已办列表中找到申请,可以点击监控按钮可以跟踪申请的状态.，提交人可以在我的申请里查看申请的流程采购摆件点击采购poster按钮,在摆件/海报下拉列表中有海报,摆件,特卖场，三种选项首先点击采购明细，出现店铺列表， 而后我们再次选择摆件选项页面刷新后变为下图输入购买控件数量，点击提交按钮注明：摆件的审批流程和海报是一样的特卖场采购特卖场和采购摆件一样， 需要先点击采购明细，出现店铺列表， 然后在海报/摆件下拉框里选择特卖场， 出现下面的页面，点击操作按钮为特卖场添加海报， 特卖场还是以店铺为单位的， 只不过，在添加海报的

5、时候，海报的数量是自行填写， 而且没有位置信息。注明：特卖场的审批流程和海报是一样的采购申请流程点击发起流程->采购类-> 采购申请流程输入必要的信息点击采购明细的加号, 弹出下面窗口成本中心是在物料行上选择物品类型，物品类别，物品子类别，输入采购数量 点击确定,关闭按钮。物料的属性是来自物料信息，但是也可以在这里自行填写在收货人一栏中添加若干收货人， 工号是作为收货人的标识，在供应商发起收货流程后,会给收货人发去收货确认.收货人明细中的收货物料是采购明细中的物料显示在下拉列表中采购数量是必填信息，在价格确认界面中，这个采购数量是带过去的在采购申请中我们可以选择是否添加附件，信息添

6、加完毕后，点击提交按钮提交申请后你可以在我的申请中查看到你提交的申请，点击监控可以看到申请的状态如果登陆人有代办的采购申请登录后点击我的代办->采购类->采购申请流程点击流程名称列,可审批申请,逻辑与poster一致在审批完毕后可以在已办列表中找到申请,可以点击监控按钮可以跟踪申请的状态也可以点击流程名称列,查看审批历史记录采购申请流程也是分不同的品牌，流程和海报一样，不同的是采购申请的提交人不一定是市场部的人。间接采购店铺助理设置市场助理有权限添加店铺助理，而且市场助理是分品牌的，只能为自己的品牌所属店铺添加助理。例如员工（DA00416699）是市场助理的权限,登陆系统,会看见

7、间接采购->店铺助理设置市场助理可以看见自己品牌的店铺并为店铺添加一个助理,当这个员工成为店铺助理时。就可以为这个店铺购买海报和收货了。例如：我们为员工DA00398684添加35个店铺，让他成为35个店铺的助理，我们只要在每个店铺行的员工工号列中输入他的工号即可。这个是员工DA00398684的店铺海报设置。图中的店铺是市场助理在店铺助理设置里添加的 成为店铺的店铺助理后，可以为这个店铺的各个位置添加海报（需要通知IT部门为员工DA00398684赋予能够看到 间接采购 >店铺海报设置 这个菜单的权限）在采购申请流程 Poster中可以为自己的店铺购买海报。点击采购明细， 会发现

8、刚才市场助理为该员工添加的店铺列表。店铺海报设置点击间接采购->店铺海报设置,可以看到登陆用户所辖门店列表, 点击编辑按钮进入所选门店，海报位置列表红框中为所选门店海报位置列表,选择位置， 添加海报点击编辑按钮可以对海报类型进行编辑（位置,类型,属性）,注：属性是在海报信息管理里设定的（目前是 高，宽）其功能就是为店铺的指定位置添加海报。详情的值是通过编辑属性值改变的。就是门店所有有海报的位置当编辑属性,可点击属性编辑按钮,可以编辑属性值.海报信息管理点击间接采购->海报信息管理,这里列表列举了海报在各个店铺可能出现的位置,可通过点击编辑添加属性,（目前是高宽两个属性）注：属性格式

9、：现在固定所有属性都是宽度和高度物料信息管理点击间接采购->物料信息管理,物料可以按编号,物料名称,物品类型,类别子类,建档时间,查询。点击新增按钮, 选择必要的信息,可添加物料图片可添加多条属性信息,点击保存询价类型确认采购类型，要经过采购部门的人确定后才可以进入到价格确认阶段。列表中的物料是审批通过后的PR 上的物料集合， 确定完采购类型后物料行将会消失， 采购类型一旦选中不能修改店铺助理设置这个页面的功能主要就是为店铺添加助理， 每一个店铺有一个助理，可以改变助理一旦成为这个店铺的助理后，就可以找个员工就可以为这个店铺购买海报， 和收货海报价格确认单列表价格确认后都会有一张价格确认

10、单， 而正常采购,黑盒报价流程生成的 价格确认单，是没有询价单的。点击详情按钮可以看到价格确认单的详细内容收货确认当供应商发起收货流程的时候，PO单上的收货人都会收到收货确认，如果多行物品是一个收货人， 这个收货人收到多行收货通知，点击一行收货只是收了该行的货物。其他行并没有收货。，全部收货人，收货完毕后， 由PO发起人发起对账流程 如果有5台电脑，本次只收2台， 那麽在对账是填写发票是填写的金额应该是2台的金额，在审批完成后，我们还是可以继续把这个PO的剩余3台电脑收货如果是批量收货，只能是同一个订单上的收货， 如果批量收获货物需要翻页(超过20行)，目前只能收取当前页的货物采购询价采购申请

11、中的物料根据物料的类型，在采购类型中都有默认的采购类型其中包含建议书，竞争性价格比，请求报价。框架协议，四种类型如果采购申请上的物料为竞争行价格比的话， 那麽，在该物料询价的时候会出现在询价列表中（我们的询价是以物料位单位的，也就是说，一个采购申请上的物料，采购类型可以部一样），在询价时，我们的询价流程也不一样我们先介绍询价,这个询价时线下的,经过线下联系，得到一个价格.然后确认价格, 生成价格确认单,在询价过程中我们是按物料来询价的如果想多个物料同时询价， 物料需要时一个采购申请下的并且是一个采购类型普通询价中供应商可以选择币种所有PO的币种来源RFQ，海报类的币种=>物料维护和PO中

12、默认显示RMB点击添加供应商页面 在下面的页面中选择选供应商选择完供应商后我们进入价格确认页面 ，采购询价只是选择了供应商， 而价格则是在价格确认页面填写。黑盒报价点击黑盒报价进入下边的页面选择报价截至时间，不能小于开始时间， 在截至报价之前，不能查看供应商的报价情况黑盒报价时凌致在选择公映时也同时确定供应商报价的币种选择供应商， 点击发起报价， 会给供应商发信。让供应添加价格，而且供应商可以多次报价。供应商自己添加价格后点击确认报价。而且供应商可以看到其他供应商的报价，但是看不见名字如果过了报价时段， 供应商就不能报价了、过了报价的截至时间可以点击确认供应商按钮,可以查看供应商的报价情况,但

13、是看不到供应商的名字。选择标书状态,中标,流标,废标,后两种状态可重新询价, 如果选择中标,标书状态变为中标,可以点击查看标书内容,和给报过价的供应商发信通知,而且黑盒报价单号是不重复的。在确定供应商的页面我们可以根据物料，来查看历史平均价格， 和涨幅价格确认首先，我们介绍正常采购询价，这种询价方式适用于，采购方式是 建议书,框架协议,请求报价。勾选一个行物料， 因为采购方式我们是以物料为单位的，所以确认生成价格确认单也是以物料为单位，点击价格确认按钮。自行输入单价和选择供应商，如果物料与某一个供应商有框架协议，那麽价格自动带出，点击保存，生成价格确认单。税率是根据供应商带出来的， 净价是根据

14、不含税的价格自动算出这里是另外的询价方式，适用于竞争性比价点击了detail按钮后，进入报价页面， 这个价格是通过线下也供应商沟通， 我们自己输入的。供应商的范围是在采购询价的时候确定的 ，供应商的币种会自动带出如果重新询价的话，新的询价单号是和原来的询价单号一样的。选择一个供应商后点击确认询价询价成功后才可以点击发起按钮下拉列中只包括刚才选的供应商我们就生成了价格确认单框架协议一个物料可以有多个供应商签署框架协议。框架协议添加/编辑页面普通采购订单点击采购类-采购订单申请流程1.点击供应商编号链接可以看到供应商主数据；2.点击物料编号可以看到物料主数据3.点击价格确认单号可以看到该价格单详情

15、4采购明细物料基础数据列中添加图片列属性，列值为该物料图片名称超级链接，点击链接可以看图片费用类订单服务类,其中的费用信息是可以自行添加的目的是把原来的费用进行摊销，付款信息是自行添加的。按照业务要求，费用可以分期付款，所以，可以填写多行付款信息费用一栏可添加行数,进行费用摊销。需要验证费用总摊销数额与PO单数额相符订单类型是根据物料带出来的不可自行选择付款详情中收货信息（供应商）自动带出。 入账公司,发票地址会邮件附件提供；付款方式参考SAP费用明细接口；税种和税率来自供应商主数据；交货日期（日期控件）填写；PO总价等于所有物料小计总和；币种下拉框数据字典获取根据采购价格单号，生成采购订单，

16、单据类型分为，IP物料， 固定资产 服务(自行选择类型)采购明细和收货人， 价格，都来自价格确认单。可以添加费用行和付款信息行，对费用进行分摊在提交订单时首先要确认是否有合同，如果有则在审批流程中会有法务的参与。IP物料类型页面，和固定资产类是一样的， 数据来自价格确认单点击采购价格单号按钮出现，价格单列表， 由于采购申请是由需求部门提出的， 询价时采购部门完成的， 而PO的提交又是其他部门提交的，所以在采购价格单列表中我们是可以看见所有部门的采购价格单的，也就是说，提交PO的部门需要提交所有的采购价格单，固定资产类采购订单的审批流程流程也是按照品牌来做不同的人， 而且如果采购订单有合同，那麽

17、就需要法务的审批， 没有合同则不需要法务的审批，审批的人和采购申请单一样这个是没有合同的JJ品牌的采购订单这个是有合同的采购订单海报采购订单海报订单是通过海报申请单号关联的海报的采购订单, 由于海报没有价格确认单我们可以通过海报的采购申请单号倒入订单内容， 由于海报没有询价所以询价单号是空， 收货人是收货店铺的店长海报采购订单的审批流程也是按照品牌。与普通的采购订单逻辑一样收货采购订单审批流程结束后，进入收货对账流程，收货和对账是两个流程，收货是供应商发起的，IP物料类型，和固定资产类型，都是先收货，再对账，而服务类型则不用收货，PO发起人直接发起对账流程 (对账都是PO申请人发起).对于IP

18、物料和固定资产类型的PO供应商发起收货流程后，收货人会受到收货通知所有收货人确认收货后， PO发起人的代办列表里出现对账申请。注明：海报类收货对账，收货人是店铺的店长由于服务类没有收货，所以当发起收货流程的时候，费用类的收货没有收货人对账当收货人全部在收货确认列表中点击收货后，po发起人的代办列表中的出现对账流程收货流程结束后，PO发起人发起对账流程，对账页面主信息：成本中心数据来自PR; 点击供应商编号链接可以看到供应商主数据；点击物料编号可以看到物料主数据,点击PO单号可以看到该价格单详情 可以进行分批对账。只要是未付款不等于0就可以继续对账。注明目前对账流程是在付款之前的，填写发票的信息

19、时填写的是实物发票下图是服务类的对账，由于服务类没有收货流程所以没有收货人信息，服务类的对账中的付款信息,费用信息.来自订单也可以自行在对账中编辑, 其中的付款信息和费用信息来自 PO如果是部分付款，我们可以自行删除费用信息中的某些行保留付款行。下次继续对账的时候，只是带出未付款的行。目前我们是直接人为手动拆成几个月由的费用，在系统接口下发时会根据当前日期进行判断，在当月及当月之前的为费用科目（接口字段标识为A），反之为待摊费用（接口字段标识为B）。费用类型的对账没有发票栏在费用蓝中填写发票类型这个是费用栏， 成本中心是付款单位， 单价是净价，有不含税价格和含税价格还有税额IP物料对账， 添加

20、发票信息。与费用对账一样如果发票金额订单金额，可以多次对账在填写发票金额的时候， 要注意和收货的数量*单价的金额要一致， 对账审批流程，按照不同的品牌走不同的人审批， 下图是JJ品牌退货PO审核完毕才可以退货，服务类不可退货，由于目前退货是整单退货。所以IP物料和固定资产类一旦退货，就不能收货了， 在收货列表中找不到这个单子了。注明，海报的退货建议线下进行注明， 收货对账后的退货目前没有开发， 现在都是收货对账之前的退货， 所以默认都是没有付款的退货审批流程和采购订单的审批流程是一样的供应商资质申请供应商首先与凌致线下交流，告知凌致一个邮箱地址，凌致内部员工创建一个供应商登录系统的账号和密码发送到邮箱中，供应商可使用这个用户名和密码登录系统添加或者变更自己的供应商信息，经过审批完成后信息生效凌致内部员工创建