M01时间管理技巧

1、2021/12/132 20.1 时间的感觉时间的感觉 (1)想知道想知道一整年一整年的价值，就去的价值，就去问被当掉的学生；问被当掉的学生；想知道想知道一个月一个月的价值，就去问的价值，就去问曾经早产的母亲；曾经早产的母亲；想知道想知道一礼拜一礼拜的价值，就去问的价值，就去问周刊的编辑；周刊的编辑；想知道想知道一天一天的价值，就去问有的价值，就去问有十个孩子要养的领日薪工人；十个孩子要养的领日薪工人；2021/12/133 30.2 时间的感觉时间的感觉 (2)想知道想知道一小时一小时的价值，就去问的价值，就去问在等待见面的情侣；在等待见面的情侣；想知道想知道一分钟一分钟的价值，就去问的价值

2、，就去问刚错过火车的人；刚错过火车的人；想知道想知道一秒钟一秒钟的价值，就去问的价值，就去问刚闪过一场车祸的人；刚闪过一场车祸的人；想知道想知道百分之一秒百分之一秒的价值，就的价值，就去问奥运的银牌得主。去问奥运的银牌得主。2021/12/134 40.3 时间的特性时间的特性1.1.供给毫无弹性供给毫无弹性2.2.无法蓄积无法蓄积3.3.不可替代不可替代4.4.无法失而复得无法失而复得2021/12/135 5Agenda时间花在哪里时间花在哪里管理有限的时间管理有限的时间整合零星时间整合零星时间6 62021/12/137 71.时间花在哪里时间花在哪里1.1.时间用在何处时间用在何处20

3、21/12/138 81.1 1.1 现况分析现况分析-记录每天工作时间记录每天工作时间上班中有多少时间被浪费掉？上班中有多少时间被浪费掉？主要时间花在哪里？主要时间花在哪里？是否有很多时间花在处理杂事？是否有很多时间花在处理杂事？用途不明时间有多少？用途不明时间有多少？纪录一整天工作内容，纪录一整天工作内容，即可掌握当天时间分配即可掌握当天时间分配2021/12/139 91.2 1.2 厘清三种强制时间厘清三种强制时间主管强制时间主管强制时间符合期望符合期望组织强制时间组织强制时间遵守规定、接续执行遵守规定、接续执行自我强制时间：自我强制时间： 1. 1.自由裁量时间自由裁量时间领导、规划

4、、创新领导、规划、创新 2.2.部属强制时间部属强制时间满足承诺满足承诺2021/12/1310101.3 1.3 常见工作速度慢个人因素常见工作速度慢个人因素 麻烦事情延后处理。麻烦事情延后处理。完美主义、犹豫不决、缺乏自信。完美主义、犹豫不决、缺乏自信。习惯自己动手完美主义者。习惯自己动手完美主义者。毫无计划、最后关头确认。毫无计划、最后关头确认。处理习惯严重影响效率处理习惯严重影响效率2021/12/1311111.4.1 1.4.1 工作太多来源工作太多来源(1)(1)主管主管 临时交办。你做得越多、交办越多。临时交办。你做得越多、交办越多。不满意要求重做。不满意要求重做。不了解要求重

5、做。不了解要求重做。上司耽误上司耽误, , 未裁决。未裁决。2021/12/1312121.4.2 1.4.2 工作太多来源工作太多来源(2)(2)他部门他部门 临时拜托。临时拜托。组织规定程序。组织规定程序。他人延误。他人延误。承接别人产出承接别人产出, , 接续作业。接续作业。2021/12/1313131.4.3 1.4.3 工作太多来源工作太多来源(3)(3)部属部属不懂指令。不懂指令。缺乏资源。缺乏资源。能力不足、缺乏训练。能力不足、缺乏训练。推卸责任。以我们有问题让主管上套推卸责任。以我们有问题让主管上套, , 让主管背负原本该由他自行处理的事。让主管背负原本该由他自行处理的事。2

6、021/12/1314141.4.4 1.4.4 工作太多来源工作太多来源(4)(4)自己自己 不敢推辞。不敢推辞。疏忽做错重来。疏忽做错重来。延误挤压。延误挤压。无谓指导。让部属的工作变成自己的负荷。无谓指导。让部属的工作变成自己的负荷。无谓出席。无谓出席。2021/12/1315152. 有限时间有限时间管理方法管理方法2.2.管理有限时间管理有限时间2021/12/1316162.1 2.1 事情轻重缓急区分事情轻重缓急区分优先级（优先级（1 1）低低低低高高高高意外事故意外事故客诉处理客诉处理商务谈判商务谈判紧急性紧急性优先级（优先级（4 4）优先级（优先级（2 2）优先级（优先级（3

7、 3）人脉建立维持人脉建立维持自我进修自我进修制度规章建立制度规章建立丧礼丧礼突发事件突发事件临时会议临时会议例行事务例行事务临时应酬邀约临时应酬邀约可授权处理事情可授权处理事情消费时间消费时间投资时间投资时间浪费时间浪费时间闲耗时间闲耗时间2021/12/1317172.2 2.2 事先规划，降低变数事先规划，降低变数依组织目标转为个人目标。依组织目标转为个人目标。由年计划细化至月、周工由年计划细化至月、周工作计划。作计划。分段分解任务为细部活动。分段分解任务为细部活动。每完成一件活动每完成一件活动, , 可增强可增强自信。自信。2021/12/1318182.3 2.3 重要事情优先做重要

8、事情优先做以以80/2080/20法则挑出重要事项优法则挑出重要事项优先完成。先完成。未来意识越清楚未来意识越清楚, , 权衡事情轻权衡事情轻重越清晰。重越清晰。注意决定后潜在后果注意决定后潜在后果, ,有助于有助于判断取舍。判断取舍。以以ABCDEABCDE分级法分级法, , 判断先后。判断先后。重点放在关键结果领域重点放在关键结果领域2021/12/1319192.3.1 ABCDE2.3.1 ABCDE事情轻重缓急分级法事情轻重缓急分级法A A级工作是非常重要的工作，是你必须做的工作，级工作是非常重要的工作，是你必须做的工作，否则就会面临严重后果否则就会面临严重后果。B B级工作是你应当

9、做的工作，但后果不很严重级工作是你应当做的工作，但后果不很严重。如果如果你不做，有人可能会不高兴或你不做，有人可能会不高兴或不舒服。不舒服。C C级工作是做了更好、不做也不会有什么不良后级工作是做了更好、不做也不会有什么不良后果的工作果的工作。D D级工作是你可以委托别人去做的事情级工作是你可以委托别人去做的事情。E E级工作是你可以根本不管的鸡毛蒜皮的事情。级工作是你可以根本不管的鸡毛蒜皮的事情。2021/12/1320202.4.1 2.4.1 陷阱一：时间配置不当陷阱一：时间配置不当I. 重要紧急45%处理危机II.重要不急5%IV.不重要不急15%III.不重要紧急35%2021/12

10、/1321212.4.2 2.4.2 时间配置省思时间配置省思ReactionReaction消极回应消极回应 vs Proaction vs Proaction 积极掌握积极掌握危机就是转机危机就是转机规划重于做事规划重于做事最好的控制是最好的控制是预防预防预防胜于处理预防胜于处理2021/12/1322222.4.3 2.4.3 时间配置努力方向时间配置努力方向I II1.1.重要的事情着重在重要的事情着重在 PlanPlan Plan Plan 着重在着重在 DoDo Do Do 着重在着重在 CheckCheck Check Check 着重在着重在 ActionAction2.2.重

11、要事情逐渐地交给重要事情逐渐地交给 信任的部属信任的部属2021/12/1323232.4.4 2.4.4 时间管理架构时间管理架构1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事不重要的事不重要的事2021/12/1324242.5 2.5 专注专注一次处理一件事一次处理一件事一次就做对做好。一次就做对做好。强化专业技能强化专业技能, , 提升效率与自信。提升效率与自信。速战速决。速战速决。几乎完成与尚未开始同义。几乎完成与尚未开始同义。2021/12/1325252.6

12、 2.6 要有成本意识要有成本意识别为了省小钱别为了省小钱, , 而浪费了而浪费了大把时间。大把时间。给小费给小费, , 有时可以赢得时有时可以赢得时间。间。积极休闲积极休闲, , 有利于身心放有利于身心放松松, , 产生更好创意。产生更好创意。2021/12/1326262.7 2.7 留点时间多思考留点时间多思考关注大画面关注大画面, , 随时退后一步思考随时退后一步思考, , 现处理现处理事情对目标有无帮助？事情对目标有无帮助？优先做重要相关的事优先做重要相关的事, , 少做不重要的事。少做不重要的事。有选择性的拖延不重要的事。有选择性的拖延不重要的事。由易而难由易而难, , 建立信心。

13、建立信心。加强紧迫感加强紧迫感, , 与自己赛跑。与自己赛跑。行动越快能量越大行动越快能量越大2021/12/1327272.8 2.8 其他时间利用方法其他时间利用方法及早开始及早开始, , 不要等待。不要等待。集中处理同类事务。集中处理同类事务。避开尖峰时间。避开尖峰时间。善用零星时间。善用零星时间。养成每日做备忘录习惯。养成每日做备忘录习惯。2021/12/1328282.9 2.9 时间规划方法时间规划方法规划时程的要领：规划时程的要领：从截止日反推预定时程从截止日反推预定时程与人约时由自己提示时间与人约时由自己提示时间预留缓冲时间预留缓冲时间(1.5(1.5倍倍) )采提前完工方式规

14、划到期日采提前完工方式规划到期日利用旧记事本检视无谓行动利用旧记事本检视无谓行动2021/12/1329292.10 2.10 紧急任务处理方法紧急任务处理方法判断是否须立刻处理？判断是否须立刻处理？是是, , 变更原来预订行程变更原来预订行程, , 立刻处理。立刻处理。是否今天内必须完成？是否今天内必须完成？是是, , 重新排订今日行程。重新排订今日行程。否否, , 调整明日以后行程调整明日以后行程表表, , 加入此项工作。加入此项工作。2021/12/133030整合零整合零星时间星时间3.3.整合零星时间整合零星时间2021/12/1331313.1 3.1 列出三分钟可以完成工作清单列

15、出三分钟可以完成工作清单洽谈对象迟到，等待公交车、捷运，洽谈对象迟到，等待公交车、捷运，会议延迟等空档会议延迟等空档预备空档时可以处理工作清单预备空档时可以处理工作清单, , 才才能有效利用零星时间能有效利用零星时间三分钟：写谢卡、写笔记、打电话、三分钟：写谢卡、写笔记、打电话、看数据看数据1010分钟：整理名片、通讯簿、收发分钟：整理名片、通讯簿、收发电子邮件、整理桌子电子邮件、整理桌子3030分钟：制作文件、查资料、准备分钟：制作文件、查资料、准备报告报告2021/12/1332323.2 3.2 错开时间行动、减少等待时间错开时间行动、减少等待时间错开午餐尖峰用餐错开午餐尖峰用餐不在星期

16、五或月底到银行办事不在星期五或月底到银行办事提早上班提早上班淡季或别人上班时间请假出游淡季或别人上班时间请假出游2021/12/1333333.3 3.3 他人可以做的事不插手他人可以做的事不插手1.1.先从简单、不急工作开始委先从简单、不急工作开始委派派, , 培养部属接手能力培养部属接手能力2.2.渐次委任较困难工作渐次委任较困难工作, , 教导教导接手接手2021/12/1334343.4 3.4 想不出结论就请教别人想不出结论就请教别人自己无法找出答案自己无法找出答案, , 不妨请不妨请教有经验或非常熟悉该领域教有经验或非常熟悉该领域的人。的人。请教别人可以快速获得新知请教别人可以快速

17、获得新知, , 还能减少失败风险。还能减少失败风险。将问题记下来将问题记下来, , 交给潜意识交给潜意识及时间酝酿。及时间酝酿。2021/12/1335353.5 3.5 确认进度确认进度, , 防范未然防范未然1.1.是否有无谓的浪费？是否有无谓的浪费？ 是否花费太多时间是否花费太多时间 工作顺序是否重复工作顺序是否重复2.2.是否有疏漏？是否有疏漏？ 是否有未处理工作是否有未处理工作 是否有漏掉没准备东西是否有漏掉没准备东西3.3.是否过于勉强？是否过于勉强？ 工作进度是否过于勉强工作进度是否过于勉强 经费是否超出预算经费是否超出预算4.4.是否有失误？是否有失误？ 是否弄错期限是否弄错期限 是否有误解、误认是否有误解、误认 2021/12/1336363.6 3.6 劳逸结合劳逸结合, , 适度休息一下适度休息一下工作强度太大、太久工作强度太大、太久, , 注意注意力与效率会逐渐流失。力与效率会逐渐流失。有规律短暂地休息有规律短暂地休息, , 有助于有助于提高工作效率。提高工作效率。敏锐或独到的想法、创意敏锐或独到的想法、创意, , 常在精神放松时出现。常在精神放松时出现。休息休息, , 是为了走更长远的路是为了走更长远的路! !2021/12/1337373.7 3.7 想一想想一想2021/12/