深圳分公司行销辅助品、奖品采购暂行管理细则(1)

1、.泰康人寿保险股份有限公司深圳分公司行销辅助品、奖品采购暂行管理细则（2012版）第一条 根据总公司行销辅助品、奖品采购管理办法的要求，全系统行销辅助品、奖品采购调整为总公司采购集中管理。为有效贯彻落实,特制定本暂行管理办法。第二条 本办法适用于分公司及其下属机构。第三条 依据总公司下发的行销辅助品及奖品的采购目录，分为总公司统购、分公司统购及中间业务。采购目录见附件一。第四条 总公司统购是指由总公司建立年度采购渠道，限定类别及产品，必须在总公司确定的供应渠道内采购的采购模式。分公司制定的用于业务推动的采购方案所涉及需求属于统购目录内的产品由总公司统购第五条 分公司统购是指在总公司限定范围内对

2、相应产品自行采购的由分公司采购的采购模式。分公司制定的用于业务推动的采购方案所涉及需求在总公司自购目录内的产品类别由分公司统购。第六条 中间业务是指按照规定流程进行上报总公司审批，根据审批结果确定总公司统购或分公司统购的采购模式。第七条 采购模式的调整依据总公司公布的采购目录进行，采购目录调整后产品相对应的采购模式也随之调整。第八条 行销辅助品、奖品采购实行总分公司两级管理原则。总公司负责行销辅助品、奖品采购集中管理工作，负责对本管理办法进行解释。分公司对下属机构行销辅助品、奖品负有采购管理的职能。 第九条 分公司办公室为分公司采购管理部门，设立专人负责行销辅助品、奖品的采购管理工作。需求部门

3、负责依据采购目录制定需求计划和方案。财务部门负责依据本管理办法进行支付环节的合规性审核，对于不符合本管理办法规定的支付申请应拒绝支付。第十条 稽核部门是公司行销辅助品、奖品采购的监督部门，负责检查和监督公司行销辅助品、奖品采购活动。第十一条 总公司物控中心负责制定采购管理办法，编制采购目录，划分采购权限，制定统购和中间业务采购流程。第十二条 分公司采购管理部门负责严格执行本管理办法的相关规定管理。制定自购流程。具体权限表详见附件一。第十三条 采购流程：以下为简化行销辅助品、奖品、礼品采购流程，具体采购流程按照附件五（一） 总公司统购流程：1、方案制定，呈批件2、提前15个工作日选取产品，提交需

4、求明细表格、方案呈批件、预算动支号至办公室，3、提交总公司审批4、订单确认（奖品、礼品需求确认单）5、预付货款6、收货、验货7、结算货款，报销费用（二）分公司统购流程：1、方案制定，呈批件2、提前15个工作日选取产品，提交需求明细表格、方案3、呈批件、预算动支号至办公室，3、选定供应商，订单确认（奖品、礼品需求确认单），签订合同。4、预付货款5、收货、验货6、结算货款，报销费用第十四条 本办法自发布之日起执行。附件：附件一、行销辅助品、奖品采购权限表附件二、总公司委托统购类别目录附件三、总公司中间业务推荐产品目录附件四、分公司统购目录附件五、总公司统购业务流程图及操作指导书附件六、总公司中间业

5、务流程图及操作指导书附件七、行销辅助品、奖品订购明细确认单附件八、行销辅助品、奖品初步需求清单附件一行销辅助品、奖品采购权限表权限名称责任部门行辅、奖品采购管理流程制定采购目录制定总公司物控中心行辅、奖品采购管理流程执行采购业务执行分公司办公室分公司统购目录及目录所对应的采购管理流程制定分公司办公室分公司行销辅助品、奖品预算审批、付款合规性审核、结算分公司计划财务部行销辅助品、奖品收货验收分公司办公室及需求部门分公司行销辅助品、奖品库存管理部门分公司办公室及需求部门附件二总公司委托统购类别目录总公司委托统购类别目录 版本号：TKWK-WTTG-V001版 执行时间：自管理办法 下发之日起执行注

6、：详细产品目录以总公司物控中心下发为准采购类型一级分类二级分类三级分类委托统购数码家电电子数码平板电脑台式机笔记本电脑电子书数码相框相机/摄像机手机u盘、移动硬盘其它电子数码大家电电视机洗衣机餐厨小家电微波光波炉电烤箱电磁炉料理机饮用小家电浆/汁机热水壶日用小家电空气净化加湿器暖气/风扇熨烫设备清洁电器其它日用小家电家居用品生活用品家用工具日化卫浴家用摆件交通工具其它生活用品餐饮用品筷、勺、刀、叉碗碟茶具酒具咖啡具水杯水壶厨房用品厨具套装锅厨用小件车载用品车载工具车用摆件家纺用品卫浴用品套装毛巾浴巾床上用品套装枕、床垫、被芯毯子睡袍、睡衣儿童产品箱包皮具商务包公文包展业夹电脑包休闲包随身包拉杆

7、箱双肩包皮具套装二件套三件套其它皮具套装工艺收藏纪念收藏金银纪念币钱币纪念册邮册纪念册工艺摆件琉璃制品金属制品户外运动户外装备野营装备野餐装备健身用品体育用品保健用品文化用品办公文仪办公收纳电脑周边文具用品笔类钢笔宝珠笔铅笔签字笔专属产品形象产品20元以下档100元以下档100元以上档行销辅助20元以下档100元以下档100元以上档节庆产品20元以下档100元以下档100元以上档附件三总公司中间业务推荐产品目录总公司中间业务推荐产品目录 版本号：TKWK-ZJYW-V001版 执行时间：自管理办法 下发之日起执行注：详细中间业务推荐产品目录以总公司物控中心下发为准。采购类型一级分类二级分类三级

8、分类中间业务综合冰箱、空调冰箱空调饮水净水机饮水净水机陶瓷制品陶瓷制品办公用纸办公用纸服饰类职业套装马甲衬衫休闲T恤毛巾衫保暖内衣饰品领带丝巾金银首饰配饰虚拟电子实物卡网购卡奢侈品手表机械电子户外运动户外装备运动服饰附件四分公司统购目录分公司自购目录 版本号：TKWK-ZG-V001版 执行时间：自管理办法 下发之日起执行序号采购类型分类1分公司统购食品类2分公司统购烟酒类3分公司统购商超购物卡4分公司统购体检卡5分公司统购电话、加油、网卡6分公司统购票/优惠卷7分公司统购奖杯、奖状、锦旗8分公司统购日用卫生纸制品9分公司统购图书10分公司统购汽车附件五总公司统购业务流程图及操作指导书一、流程

9、图二、操作指导书流程图阶段责任单位流程作业要求相关记录/文件目 的规范总公司行销辅助品、奖品委托统购业务流程适用范围总公司行销辅助品、奖品统购目录内产品采购1 目录制定维护总公司供应商本流程开始：1、总公司供应商对统购目录进行更新。2、目录中应包括价格、最低起订量、阶梯报价供货周期、产品信息说明等。1.统购目录2总公司物控中心对总公司供应商提供的总公司统购目录进行确认并下发。1.统购目录3分公司办公室定期接收总公司下发的总公司统购目录，并按照新目录执行。1.统购目录4方案制定分公司或机构需求部门1、需求部门从总公司统购目录中选取产品时，预算价格采用采购统购目录中价格；2、需求部门做方案宣导时，

10、如所宣导产品的类别为统购目录中所包含类别，则方案产品必须从统购目录中选取。1.统购目录5分公司或机构采购管理部门1、需求部门制定方案时,需分公司或机构采购管理部门参与,并确认预算价格,统购目录中产品预算价格来源为总公司统购目录。2、分公司或机构采购管理部门人员可根据需求部门的需求,推荐当前库存中产品,优先使用库存产品。6分公司办公室接序号24的流程：分公司办公室提供当前库存信息。1.库存信息7分公司办公室或需求部门接序号4的流程：需求部门根据确认后预算价格、库存信息制定方案。1.方案8采购呈批分公司办公室或需求部门需求部门对方案或方案兑现情况进行呈批。1.方案呈批件9分公司办公室对方案及方案价

11、格进行确认。1.方案呈批件10 分公司财务部对方案及需求部门预算进行审核确认。1.方案呈批件11分公司办公室或分管领导对方案整体进行审核确认。1.方案呈批件12需求受理需求部门需求部门将需求、到货时间、数量、动支单号等提前15个工作日报给分公司办公室1.需求明细表格2.方案呈批件（含实物明细）3.预算动支号13分公司办公室分公司办公室将收到的需求进行汇总整理。1.需求明细汇总表格2.分公司方案呈批件（含实物明细）3.预算动支号14分公司办公室分公司办公室将采购需求按照行销辅助品、奖品订购明细确认单格式填报发给总公司供应商,呈批方案作为附件一起上报。1.订购明细确认单2.分公司方案呈批件（含实物

12、明细）3.预算动支号15总公司供应商总公司供应商对分公司的行销辅助品、奖品订购明细确认单进行到货时间、价格等确认后与分公司采购管理部门确认1.订购明细确认单16订单确认分公司办公室对行销辅助品、奖品订购明细确认单进行盖章确认。1.分公司盖章后的订购明细确认单17总公司供应商对行销辅助品、奖品订购明细确认单进行盖章确认,生成正式有效订单（以下简称“订单”）。1.订单18 货款预付需求部门需求部门根据订单并附相关手续按照付款流程办理货款预付工作。1.订单2.预付款申请19 分公司办公室对需求部门预付款申请进行价格、金额、供应商等签字确认1.订单2.预付款申请20 财务部门财务部门根据需求部门按流程

13、审批通过后单据进行货款支付工作1.订单2.分公司方案呈批件（含实物明细）21总公司供应商总公司供应商根据双方盖章确认后行销辅助品、奖品订购明细确认单进行备货发货工作。1.订单2.发货明细3.发票22验收入库分公司办公室或需求部门分公司办公室或需求部门对到货货物的数量、外观等进行验收并入库,接收发票,如有问题及时与供应商联系解决,并将收货确认函发总公司供应商处。1.订单2.发票23库存管理分公司办公室或需求部门需求部门按照分公司库存管理规定办理领用手续,进行发放,做好登记。1.领用单据2.发放登记24分公司办公室分公司办公室、需求部门、分公司财务以及内控等部门制定库存管理办法,分公司根据库存管理

14、办法管理库存,做好库存的出入库记录,需求部门有新方案需求时,优先使用库存产品。1.库存出入库记录25分公司办公室库存信息由分公司办公室及时更新，并提供给分公司采购管理部门人员。1.库存信息表26 结算冲账分公司或需求部门接序号20的流程：需求部门办理付款冲账手续,完成签字流程，将签字后单据及发票等相关资料提交分公司财务处1.订单2.分公司方案呈批件（含实物明细）3.发票4.付款单据5.出入库单据27分公司办公室需对需求部门的付款单据进行价格、金额、供应商等签字确认。1.付款单据28财务部门根据需求部门提供的签字单据及发票等相关资料进行账务处理。本流程结束。1.发票2.订单3.分公司方案呈批件（

15、含实物明细）4.审批后付款单据附件六中间业务流程图及操作指导书一、流程图 二、操作指导书 流程图阶段责任单位流程作业要求相关记录/文件目 的规范总公司行销辅助品、奖品中间业务流程适用范围总公司行销辅助品、奖品中间业务产品采购1 目录制定维护总公司供应商本流程开始：1、总公司供应商对中间目录进行更新。2、目录中应包括价格、最低起订量、阶梯报价供货周期、产品信息说明等。1.中间业务目录2 总公司物控中心对总公司供应商提供的总公司中间业务目录进行确认并下发。1.中间业务目录3 分公司办公室定期接收总公司下发的总公司中间业务目录，并按照新目录执行。1.中间业务目录4方案制定分公司办公室或需求部门1、需

16、求部门从总公司中间业务目录中选取产品时，预算价格采用采购中间业务目录中价格；2、需求部门做方案宣导时，如所宣导产品的类别为中间业务目录中所包含类别，则方案产品可以从中间业务目录中选取。1.中间业务目录5分公司办公室1、需求部门制定方案时,需分公司办公室参与,并确认预算价格,中间业务目录中产品预算价格来源为总公司中间业务目录。2、分公司办公室人员可根据需求部门的需求,推荐当前库存中产品,优先使用库存产品。6分公司办公室分公司办公室提供当前库存信息。1.库存信息7分公司办公室或需求部门接序号4的流程：需求部门根据确认后预算价格、库存信息制定方案。1.方案8采购呈批分公司办公室或需求部门需求部门对方

17、案或方案兑现情况进行呈批。1.方案呈批件9分公司办公室对方案及方案价格进行确认。1.方案呈批件10 分公司财务部对方案及需求部门预算动支进行审核确认。1.方案呈批件11分公司分管领导对方案整体进行审核确认。1.方案呈批件12需求受理需求部门需求部门将需求、到货时间、数量、动支单号等提前15个工作日报给分公司办公室1.需求明细表格2.分公司方案呈批件（含实物明细）3.预算动支号13分公司办公室分公司办公室将收到的需求进行汇总整理。1.需求明细汇总表格2.分公司方案呈批件（含实物明细）3.预算动支号14分公司办公室分公司办公室将采购需求按照行销辅助品、奖品订购初步需求单格式填报发给总公司供应商,呈

18、批方案作为附件一起上报。1.订购初步需求单2.分公司方案呈批件（含实物明细）3.预算动支号15总公司供应商总公司供应商对需求进行判定，并与分公司沟通，确定进行统购还是自购。如统购，转入序号16流程；如自购，转入序号17流程。1.订购初步需求单16后续流程总公司供应商、分公司办公室上接序号15流程：如统购，转入总公司委托统购业务流程继续执行后续流程。其中，如选取的产品为中间业务目录中产品，并对价格等无异议，分公司可简化流程直接下订购单从总公司供应商处订购。17总公司物控中心上接序号15流程：如自购，报总公司物控中心进行审批确定是否同意自购。如不同意，转入序号18流程；如同意， 转入序号19流程；18总公司物控中心、总公司供应商、分公司办公室上接序号17流程：如不同意，转入总公司委托统购业务流程继续执行后续流程。19总公司供应商、分公司办公室上接序号17流程：如同意，需求单批自购后反馈给分公司办公室转入分公司自购业务流程继续执行后续流程。由分公司办公室集中采购。20总公司供应商上接序号15流程：根据审批结果将产品定期加入中间业务目录，同时条件允许可将相应产品类别及产品加