工程业绩资料管理制度

工程业绩资料管理制度一、工程业绩资料管理制度

1.1总则

工程业绩资料管理制度旨在规范工程业绩资料的管理工作，确保资料的完整性、准确性、安全性和及时性，为工程项目的顺利实施和业绩的评估提供有效支撑。本制度适用于公司所有工程项目业绩资料的管理，包括但不限于项目合同、设计文件、施工记录、验收报告、质量检验报告、财务凭证等。公司各部门及员工应严格遵守本制度，共同维护工程业绩资料的安全和完整。

1.2资料分类

工程业绩资料根据其性质和用途可分为以下几类：

（1）项目前期资料：包括项目立项报告、可行性研究报告、项目建议书、市场调研报告等。

（2）设计文件：包括设计说明书、图纸、计算书、技术规格书等。

（3）施工记录：包括施工组织设计、施工方案、施工日志、隐蔽工程验收记录等。

（4）验收报告：包括分部分项工程验收报告、竣工验收报告、质量评估报告等。

（5）质量检验报告：包括原材料检验报告、半成品检验报告、成品检验报告等。

（6）财务凭证：包括合同签订凭证、付款凭证、发票、结算报告等。

（7）其他资料：包括项目相关会议纪要、往来函件、照片、视频等。

1.3资料收集与整理

1.3.1资料收集

工程业绩资料的收集应贯穿于项目始终，确保资料的及时性和完整性。项目启动时，各部门应明确资料收集的责任人和收集要求，并制定详细的资料收集计划。项目过程中，各部门应按计划收集相关资料，并定期进行汇总和整理。

1.3.2资料整理

资料整理应遵循“分类归档、系统排列、方便查阅”的原则。收集到的资料应进行分类、编号、登记，并按规定的格式进行归档。资料的整理应由专人负责，确保资料的准确性和规范性。

1.4资料存储与保管

1.4.1资料存储

工程业绩资料应存储在安全、干燥、防火、防潮的环境中。纸质资料应存放在档案柜中，电子资料应存储在专用服务器或移动硬盘中。存储环境应保持清洁，避免资料受潮、虫蛀、鼠咬等。

1.4.2资料保管

资料保管应指定专人负责，并建立严格的借阅和归还制度。未经批准，任何人不得擅自借阅、复制或销毁工程业绩资料。资料保管人员应定期对资料进行检查，确保资料的完整性和安全性。

1.5资料借阅与归还

1.5.1资料借阅

公司内部员工因工作需要借阅工程业绩资料时，应填写《资料借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅时间不得超过规定期限，借阅期间应妥善保管资料，不得损坏或遗失。

1.5.2资料归还

借阅期满后，应按时归还工程业绩资料。归还时，资料保管人员应进行检查，确保资料的完整性。如发现资料损坏或遗失，应追究借阅人的责任，并按规定进行赔偿。

1.6资料销毁

工程业绩资料的销毁应严格遵循相关规定，确保销毁过程的规范性和安全性。销毁前，应进行详细的登记和审批，并指定专人负责销毁工作。销毁过程中，应确保资料被彻底销毁，防止资料泄露。

1.7资料数字化管理

为提高工程业绩资料的管理效率，公司应积极推进资料的数字化管理工作。将纸质资料进行扫描、录入，建立电子档案库，并实现资料的电子化查阅和共享。数字化管理应确保资料的准确性和安全性，并定期进行数据备份，防止数据丢失。

二、工程业绩资料管理职责

2.1管理部门职责

公司设立专门的工程业绩资料管理部门，负责公司所有工程项目业绩资料的综合管理工作。该部门的主要职责包括：

（1）制定和完善工程业绩资料管理制度，确保制度的科学性和可操作性。

（2）组织各部门进行工程业绩资料的收集、整理、存储和保管工作。

（3）监督和检查工程业绩资料的管理情况，确保资料的完整性和安全性。

（4）提供工程业绩资料的查询服务，满足公司内部各部门的需求。

（5）定期对工程业绩资料进行统计分析，为公司的业绩评估和决策提供数据支持。

2.2项目部门职责

项目部门是工程业绩资料管理的主要责任单位，负责项目过程中所有业绩资料的具体管理工作。项目部门的主要职责包括：

（1）根据项目特点和需求，制定项目业绩资料的管理计划，明确资料的收集、整理、存储和保管要求。

（2）组织项目团队成员进行资料收集工作，确保资料的及时性和完整性。

（3）对收集到的资料进行分类、编号、登记和归档，确保资料的规范性和系统性。

（4）负责资料的日常保管工作，确保资料的安全性和完整性。

（5）配合管理部门进行资料的检查和审计，及时整改发现的问题。

2.3人员职责

公司所有员工都有保护工程业绩资料安全的责任，应严格遵守公司制定的各项管理制度。具体职责包括：

（1）按照部门要求，积极参与工程业绩资料的收集和整理工作。

（2）妥善保管所接触到的工程业绩资料，防止资料丢失、损坏或泄露。

（3）按规定程序借阅和归还工程业绩资料，不得擅自复制或销毁。

（4）发现资料管理中存在的问题，及时向管理部门或项目部门报告。

（5）积极参与资料的数字化管理工作，协助完成资料的扫描、录入和备份等工作。

2.4责任追究

公司对工程业绩资料的管理实行责任追究制度，对违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。具体包括：

（1）对工作失职、导致资料丢失、损坏或泄露的责任人，将进行批评教育，并责令其限期改正。

（2）对违反借阅、归还制度，造成资料损失的，将追究其赔偿责任，并视情节给予相应的经济处罚。

（3）对泄露公司商业秘密，造成严重后果的，将依法依规给予严肃处理，直至追究法律责任。

2.5培训与指导

公司应定期对员工进行工程业绩资料管理制度的培训，提高员工的责任意识和业务能力。培训内容应包括：

（1）工程业绩资料管理制度的具体内容，包括资料的分类、收集、整理、存储、保管、借阅、归还和销毁等。

（2）资料管理工作的操作规范，包括资料的扫描、录入、备份和查询等。

（3）资料管理中常见的问题和解决方法，提高员工的问题处理能力。

（4）公司对违反制度行为的处理规定，增强员工的责任意识。

通过培训，使员工充分了解工程业绩资料管理的重要性，掌握资料管理的具体方法和技巧，提高工作效率和质量。

三、工程业绩资料管理流程

3.1资料收集流程

工程业绩资料的收集是管理工作的起点，必须确保及时、全面、准确地收集到项目所需的各种资料。资料收集流程分为以下几个步骤：

（1）项目启动阶段，项目部门应根据项目合同和项目特点，制定详细的资料收集计划。计划中应明确需要收集的资料种类、收集时间、收集责任人以及收集方式等内容。

（2）项目部门组织项目团队成员按照收集计划进行资料收集。团队成员应分工合作，确保每个环节都有专人负责，避免遗漏。

（3）收集到的资料应进行初步的整理和检查，确保资料的完整性和准确性。如有缺失或错误，应及时补充或更正。

（4）项目部门将收集到的资料提交给管理部门进行审核和归档。管理部门应检查资料的合规性和规范性，确保资料符合存档要求。

3.2资料整理流程

资料整理是确保资料系统性和规范性的关键环节，需要按照一定的标准和流程进行操作。资料整理流程主要包括以下几个步骤：

（1）分类编号。根据资料的性质和用途，将其分为不同的类别，并赋予唯一的编号。编号应遵循一定的规则，便于后续的查询和管理。

（2）登记造册。将整理好的资料进行登记，包括资料的名称、编号、来源、时间、责任人等信息。登记造册可以采用纸质表格或电子文档的形式，确保资料的完整性和可追溯性。

（3）系统排列。按照资料的编号或时间顺序，将资料进行系统排列。排列时应注意资料的存放顺序，确保查找方便。

（4）归档保存。将整理好的资料存放在档案柜或专用服务器中，确保资料的存放环境安全、干燥、防火、防潮。电子资料应定期进行备份，防止数据丢失。

3.3资料存储流程

资料的存储是确保资料安全和完整的重要环节，需要严格按照规定进行操作。资料存储流程主要包括以下几个步骤：

（1）选择存储地点。根据资料的性质和数量，选择合适的存储地点。纸质资料应存放在档案柜中，电子资料应存储在专用服务器或移动硬盘中。存储地点应安全、干燥、防火、防潮。

（2）设置存储环境。存储环境应保持清洁，避免资料受潮、虫蛀、鼠咬等。纸质资料应存放在通风、干燥的档案柜中，电子资料应存储在温度和湿度适宜的环境中。

（3）专人保管。资料存储应由专人负责，并建立严格的借阅和归还制度。未经批准，任何人不得擅自借阅、复制或销毁工程业绩资料。

（4）定期检查。资料保管人员应定期对资料进行检查，确保资料的完整性和安全性。如发现资料损坏或遗失，应追究相关责任人的责任，并按规定进行赔偿。

3.4资料借阅流程

资料的借阅是为了满足公司内部各部门的工作需求，需要严格按照规定进行操作。资料借阅流程主要包括以下几个步骤：

（1）填写借阅申请。公司内部员工因工作需要借阅工程业绩资料时，应填写《资料借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。

（2）办理借阅手续。资料保管人员应审核借阅申请，符合条件的方可办理借阅手续。借阅时，应仔细核对资料，确保资料的完整性和准确性。

（3）规定借阅时间。借阅时间不得超过规定期限，借阅期间应妥善保管资料，不得损坏或遗失。

（4）按时归还。借阅期满后，应按时归还工程业绩资料。归还时，资料保管人员应进行检查，确保资料的完整性。如发现资料损坏或遗失，应追究借阅人的责任，并按规定进行赔偿。

3.5资料销毁流程

资料的销毁是确保资料安全和保密的重要环节，需要严格按照规定进行操作。资料销毁流程主要包括以下几个步骤：

（1）登记销毁。销毁前，应进行详细的登记和审批，包括资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。登记造册可以采用纸质表格或电子文档的形式，确保销毁的可追溯性。

（2）指定销毁责任人。销毁过程中，应指定专人负责，确保销毁过程的规范性和安全性。

（3）执行销毁操作。销毁时应确保资料被彻底销毁，防止资料泄露。纸质资料应采用碎纸机进行销毁，电子资料应采用专业软件进行数据清除。

（4）销毁记录。销毁完成后，应进行销毁记录，包括销毁时间、销毁责任人、销毁方式等信息。销毁记录应存档备查，确保销毁过程的合规性。

四、工程业绩资料管理技术要求

4.1纸质资料管理技术要求

纸质资料是工程业绩资料的重要组成部分，其管理需要遵循一系列技术要求，以确保资料的完整性、准确性和安全性。

4.1.1资料收集技术要求

在收集纸质资料时，应确保资料的来源可靠、内容真实、格式规范。收集过程中，应注意资料的清洁和整洁，避免资料受到污染或损坏。对于重要的资料，应进行复印或拍照备份，以防止原始资料丢失或损坏。

4.1.2资料整理技术要求

纸质资料的整理应遵循分类编号、登记造册、系统排列的原则。分类编号应采用统一的编号规则，便于后续的查询和管理。登记造册应详细记录资料的名称、编号、来源、时间、责任人等信息。系统排列应按照资料的编号或时间顺序进行，确保查找方便。

4.1.3资料存储技术要求

纸质资料的存储环境应安全、干燥、防火、防潮。档案柜应采用金属材质，并配有锁具，以防止资料被盗或损坏。存储环境中应保持清洁，避免资料受到虫蛀、鼠咬等损坏。对于重要的资料，应进行多重备份，以防止资料丢失。

4.1.4资料借阅技术要求

纸质资料的借阅应填写《资料借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅时，应仔细核对资料，确保资料的完整性和准确性。借阅期间，应妥善保管资料，不得损坏或遗失。借阅期满后，应按时归还，并进行检查，确保资料的完整性。

4.1.5资料销毁技术要求

纸质资料的销毁应进行详细的登记和审批，包括资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。销毁过程中，应指定专人负责，确保销毁过程的规范性和安全性。纸质资料应采用碎纸机进行销毁，以防止资料泄露。

4.2电子资料管理技术要求

电子资料是工程业绩资料的重要组成部分，其管理需要遵循一系列技术要求，以确保资料的完整性、准确性和安全性。

4.2.1资料收集技术要求

在收集电子资料时，应确保资料的来源可靠、内容真实、格式规范。收集过程中，应注意资料的清洁和整洁，避免资料受到污染或损坏。对于重要的资料，应进行备份，以防止原始资料丢失或损坏。

4.2.2资料整理技术要求

电子资料的整理应遵循分类编号、登记造册、系统排列的原则。分类编号应采用统一的编号规则，便于后续的查询和管理。登记造册应详细记录资料的名称、编号、来源、时间、责任人等信息。系统排列应按照资料的编号或时间顺序进行，确保查找方便。

4.2.3资料存储技术要求

电子资料的存储应采用专用服务器或移动硬盘，并设置密码保护。存储环境中应保持清洁，避免资料受到病毒感染或损坏。对于重要的资料，应进行多重备份，以防止资料丢失。

4.2.4资料借阅技术要求

电子资料的借阅应填写《资料借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅时，应仔细核对资料，确保资料的完整性和准确性。借阅期间，应妥善保管资料，不得损坏或遗失。借阅期满后，应按时归还，并进行检查，确保资料的完整性。

4.2.5资料销毁技术要求

电子资料的销毁应进行详细的登记和审批，包括资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。销毁过程中，应指定专人负责，确保销毁过程的规范性和安全性。电子资料应采用专业软件进行数据清除，以防止资料泄露。

4.3资料数字化管理技术要求

资料的数字化管理是提高资料管理效率的重要手段，需要遵循一系列技术要求，以确保资料的完整性和安全性。

4.3.1资料扫描技术要求

在进行资料扫描时，应确保扫描设备的精度和稳定性，以防止扫描后的资料出现模糊或损坏。扫描过程中，应注意资料的清洁和整洁，避免资料受到污染或损坏。扫描完成后，应进行校对，确保扫描后的资料准确无误。

4.3.2资料录入技术要求

资料的录入应采用统一的格式和标准，确保资料的准确性和规范性。录入过程中，应注意资料的清洁和整洁，避免资料受到污染或损坏。录入完成后，应进行校对，确保录入后的资料准确无误。

4.3.3资料备份技术要求

资料的备份应定期进行，并存储在安全的地方。备份过程中，应注意资料的清洁和整洁，避免资料受到污染或损坏。备份完成后，应进行校对，确保备份后的资料准确无误。

4.3.4资料查询技术要求

资料的查询应采用统一的查询系统，确保资料的查询效率和准确性。查询过程中，应注意资料的清洁和整洁，避免资料受到污染或损坏。查询完成后，应进行校对，确保查询后的资料准确无误。

五、工程业绩资料管理监督与考核

5.1内部监督机制

公司设立内部监督机制，对工程业绩资料的管理工作进行定期和不定期的监督检查，确保各项管理制度得到有效执行。内部监督主要通过以下几个方面进行：

（1）设立监督小组。由公司高层管理人员、管理部门负责人以及各项目部门代表组成监督小组，负责对工程业绩资料的管理工作进行监督。监督小组定期召开会议，讨论和解决资料管理中存在的问题。

（2）定期检查。管理部门应定期对各部门的资料管理工作进行检查，包括资料的收集、整理、存储、保管、借阅、归还和销毁等各个环节。检查过程中，应认真记录发现的问题，并及时提出整改意见。

（3）不定期抽查。管理部门应定期对各部门的资料管理工作进行不定期抽查，以确保各项管理制度得到有效执行。抽查过程中，应认真记录发现的问题，并及时提出整改意见。

（4）建立举报制度。公司应建立举报制度，鼓励员工积极举报违反资料管理制度的行为。举报制度应明确举报渠道、举报方式以及举报处理流程，确保举报行为的有效性和安全性。

5.2外部监督机制

公司应积极配合外部监督机构的监督检查，确保工程业绩资料的管理工作符合相关法律法规的要求。外部监督主要通过以下几个方面进行：

（1）配合审计。公司应积极配合审计机构的审计工作，提供所需的资料和相关信息。审计过程中，应认真配合审计人员的工作，并及时整改审计中发现的问题。

（2）接受检查。公司应定期接受政府相关部门的检查，包括资料管理制度的建立、执行以及资料的完整性、安全性等方面。检查过程中，应认真配合检查人员的工作，并及时整改检查中发现的问题。

（3）参与评估。公司应积极参与外部评估机构的评估工作，提供所需的资料和相关信息。评估过程中，应认真配合评估人员的工作，并及时整改评估中发现的问题。

5.3考核与奖惩

公司应建立考核与奖惩制度，对工程业绩资料的管理工作进行考核，并根据考核结果进行奖惩。考核与奖惩主要通过以下几个方面进行：

（1）考核指标。公司应制定工程业绩资料管理工作的考核指标，包括资料的完整性、准确性、安全性、及时性等方面。考核指标应具体、可衡量、可实现，并符合公司的实际情况。

（2）考核方法。公司应采用定性与定量相结合的考核方法，对各部门的资料管理工作进行考核。考核过程中，应认真记录考核结果，并及时反馈给各部门。

（3）奖惩措施。公司应根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行奖励，对表现较差的部门和个人进行处罚。奖励措施可以包括奖金、荣誉称号等，处罚措施可以包括批评教育、经济处罚等。

（4）持续改进。公司应定期对考核与奖惩制度进行评估，并根据评估结果进行改进。改进过程中，应认真分析考核与奖惩制度中存在的问题，并及时提出改进意见。

5.4持续改进机制

公司应建立持续改进机制，对工程业绩资料的管理工作进行持续改进，以提高管理工作的效率和效果。持续改进主要通过以下几个方面进行：

（1）定期评估。公司应定期对工程业绩资料的管理工作进行评估，包括管理制度的完善性、执行情况以及管理效果等方面。评估过程中，应认真分析存在的问题，并提出改进意见。

（2）反馈机制。公司应建立反馈机制，收集各部门和员工的意见和建议，并及