档案的基本概念及归档文件的整理规则

1、档案的基本概念以及归档文件的整理规则2016年5月25日第一部分 基本概念一、档案档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（一）对档案定义的理解：1、档案定义的构成要素：（1）档案的形成者。档案来源于一定的立档单位（即档案形成单位），产生于立档单位的社会实践活动。形成者大致分为三种类型：一是官方性质的机关；二是半官方或非官方性质的种社会组织（社会团体、宗教、公司等）；三是个人（著名人物、著名家族和家族）。2、档案是由文件材料有条件地转化而来的。文件转化为档案一般

2、要具有三个条件：第一，办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。第二，对日后社会活动有一定查考价值的文件才有必要保存。第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才最后成为档案。 3、档案的形式。档案的形式是指文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。从转化为档案的文种来看，有公文、图纸、书信、电报、户籍、帐册、契约、合同、证书、书稿、日记、笔记、家谱等。从档案的载体形式来看，有甲骨、青铜、纸张、纸草、羊皮、胶片、磁带、磁盘等。从信息表达方式来看，主要有三种基本的表达方式，即文字、图像、声音。二、档案的价值（一）档案的基本价值1、凭证价值。档案的独特和永恒魅力在于它是真实可靠的原始凭

3、证，档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要，之所以被人们重视的并保存的根本原因。这是是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。 2、情报价值：法国密特朗说：每个国家的档案既保留了过去活动动的踪迹和走过的道路，又启发和指导当今的现实生活。（二）档案的价值形态1、现实价值：主要是形成单位对档案的利用。2、长远价值。长远价值，是档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的需要。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围不断扩大，档案的作用发生变化，技术图纸要以作为边界等政治活动的证据，帐本房地契可以作为经济史研究的素材等等。三、档案的种类

4、：文书档案、科技档案与专门档案三、档案的种类：文书档案、科技档案与专门档案1、文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中的各种行政性或说是政治性公文转化而成的档案，其实质是突出强调了行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。因为古往今来人们所说的档案主要就是指国家及社会组织在管理国家和组织的活动中形成并保存下来的档案。这种档案目前仍在档案大家族中占据统治地位。2、科技档案是指人们在科技、生活活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等。3、专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医

5、院的病例档案、婚姻登记和工商注册登记档案，城建档案等。四、档案事业管理体制世界各国的档案事业管理体制一般可以划分为两种形式：一种是分散式档案事业管理体制，另一种是集中式档案事业管理体制。分散式档案事业管理体制的国家主要有：一是英国式的，英国、德国等国家或联邦档案馆，同地方档案馆之间权力均等，没有任何领导、指导和监督的关系。二是瑞士式的。瑞士式的体制中央不设立国家档案行政管理部门，只设立联帮档案馆，它和各州档案馆之间没有任何领导、指导和监督的关系，但由档案工作者协会协调档案馆之间的关系。三是美国式的。美国各州是否设立档案机构及设立什么样的档案机构，均由各州自行决定。集中式档案事业管理体制主要有：

6、一是中国式的。二是法国式的。三是瑞典式的。我国从中央到县一级都建立了档案事业管理机关，并在同级人民政府领导下，我国从中央到县一级都建立了档案事业管理机关，并在同级人民政府领导下，分级掌管各地档案事务。从而构成了严密的档案事业管理体制分级掌管各地档案事务。从而构成了严密的档案事业管理体制。（一）国家档案局国家档案局是中华人民共和国国务院直属的统管全国档案事务的职能机构，全国档案事业的组织指挥中心。1954年11月8日成立。（二）地方档案局我国在各省（市、自治区）、地区（市、自治州、盟）、县（市、旗）设有地方档案局。它们是地方各级人民政府的直属局。负责掌管本地区档案事务，在业务由上级档案局指导。（

7、三）档案处（科）中央和地方专业主管机关以及军队系统，设有档案处（科），负责对本系统各单位档案工作进行指导、监督和检查。在业务上受国家档案局或地方档案局指导。五、档案馆（一）各级国家级档案：包括综合性档案馆和专门档案馆。综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。在中央设置了中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆三个中央设置了中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆三个综合性档案馆综合性档案馆，根据时间不同中国第一历史档案馆主要保存明朝和清朝的两朝中央政府和后室档案，馆直在北京故宫博物院西华门内北侧，总建筑面积1.76万平方米，馆藏10

8、00余万件明清档案，绝大部分为汉文纸质档案，也有满、蒙古、藏文档案和清代早期形成的少量满文木牌、满文老档。中国第二历史档案馆主要保存1911年辛亥革命推翻清朝统治到1949年中华人民共和国成立以前的档案馆址南京中山东路309号，馆藏总量为225万余卷，约4500成件。中央档案馆，中央级综合档案馆，直属党中央、国务院，负责党和国家中央机关的重要档案和资料现任馆长，也是国家档案局局长李明华 。（二）部门档案馆。部门档案馆是中央和地方某些主管所属的，比如外交部档案馆、安全部档案馆。（三）企事业单位档案馆。我们集团公司档案馆现即发球企业单位档案馆，分为文书档案、技术档案、会计档案、特殊载体档案，在业务

9、上受淮北市档案局的领导，同时对下属单位的档案工作进行指导和监督。第二部分 归档文件的整理规则以下简称规则,这是一个行业标准，由国家档案局于2000年12月16日以中华人民共和国行业标准DA/T22-2000发布，我们淮北矿业集团公司档案馆从2003年开始这个规则的使用，2005年在基层厂矿全面推广，目前，除涡北矿外，绝大部分单位都已实行，经过十多年实践我也有一些新的体会和感悟与大家共同探讨，我认为这种整理方法很直观，特别是对于新档案员来说，很好入门。（在讲文件如何整理之前，我们先来了解一些基本概念）：（在讲文件如何整理之前，我们先来了解一些基本概念）：一、基本概念一、基本概念（一）什么是归档文

10、件什么是归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（即是经过归档范围筛选后，保存下来的档案）（这个概念有两个含义办理完毕办理完毕，是指文件在文书处理程序上办理完毕，而不是文件现行效用的结束。从发文机关来说，在文件发出后就算办理完毕；从收文机关来说，经有关领导或部门阅知、传达和办理后才算办理完毕；作为文书档案保存的各种纸作为文书档案保存的各种纸质文件材料质文件材料意思是说规则仅限文书档案范畴的纸质文件材料，文书档案范畴的纸质文件材料，暂不涉及科技档案和其它比如人事、会计档案等专门档案以及纸质以外其它载体，比如录音、录像档案的文件材料）。立档单位立

11、档单位：（什么是立档单位呢，这个大家应该知道的，立档单位就是）有独立法人、独立财务、独立的人事。那么什么“件”呢，我们了解一下 “件”的概念。（二）件（二）件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。件有这样几种表件有这样几种表现形式现形式：、正本与定稿为一件：同一文件除正本外，还会形成历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等。一般文件定稿（即机关单位负责人审核签发稿）需要留存，与正本合为一件。重要文件（如法律、法规等）历次修改搞都需要留存，可与正本合为一件。、正文与附件为一件： 附件作为正文内容的补充说明或参考自然一件,即使不是装订在一起的,也应为一件、转发文与被转发文为一件、原件与复制件为

12、一件：对于制成材料、字迹材料等不利于保管留存的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的文件等），以及使用中出现破损的文件，应首先复制后予以整理这些复制件与原件应为一件。、来文与复文可各为一件：在机关工作活动中，常常会形成两个机关单位关于某一问题或几个问题的往来问复的文件，如请示与批复，报告与批示、来函与复函等。这些来文与复文在内容上有着密切的关系，故规则采用了“可为一件”的做法，但是在实际工作中，这些往来问复文件的形成和运转有着许多复杂的情况，如有请示无批复，多次请示一次批复，或批复跨年度才能发到请示单位，批示也不一定就指到报告单位，来函与复函的时间跨度更无定数等等，因此，在填写归档文件目录时也很难准

13、确填写（你只能填写放在前面那个文件的字号和标题），以致直接影响以后档案文件的检索。更主要的是，来文与复文从严格意义上讲完全是两个不同的责任者在两个不同的单位和不同的时间形成的独立的文件，应该是各为一件。、文件处理单与文件为一件：文件处理单记录了发文起草、核稿、签发、印制、校对和来文拟办、批办、分送和办理结果的主要过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件为一件。如发文处理单与发文正本，定稿为一件，收文处理单与来文正本为一件等,应当注意,在归档文件整理时将文件处理单剔除出去的做法是不对的,尤其我们新档案员这一点要特别注意,你们可能以为只需要红头文件齐全就可以,事实不是这么回事。、报表、名册

14、、图册等每册（本）为一件报表、名册、图册等每册（本）为一件(报表、名册、图册等每册(本)内容相对比较完整，具有独立的检索价值，就是说你好找到它，因此应按其本来存在的自然形式，每册（本）作为一件。在实际工作中，各机关一般都会定期或不定期地编写一些工作情况简报、信息通报、信息快报等一类的小型刊物，象我们局团委有团内情况，局宣传部有学理论等，对于这些刊物可按照一定的时限或期次分别装订成册（本），每册（本）作为一件，比如年的学理论杂志合为一册，在输入文件标题时我们就可以输入年学理论杂志合订本。在整理文件时应该遵循一个什么样的指导思想（三）文件整理原则文件整理原则：我们应该遵循文件形成规律，保持文件有机

15、联系，区分文件不同价值，便于保管利用。（下面我们来理解一下这段话）遵循文件形成规律，保持文件有机联系遵循文件形成规律，保持文件有机联系这个不难理解，一般来说机关的工作活动是有一定规律性的，如开展一项工作总是预先有计划、有布置、中间有督促、有检查、最后有总结、有汇报。比如召开职代会整理文件时通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的决议，决定等,我们在整理这种文件时一般本着时间的顺序把全套的会议文件整理出来。（你不可能一次职代会只整理开幕词，或者小组讨论稿，对吧？） 区分文件不同价值区分文件不同价值这项工作实际上是鉴定工作，就是我们讲的第一部分归档范围和文书档案的保

16、管期限划分（这个我们等会再说）。 (如何把一大堆杂乱无章的文件有序的整理、排列，并能够在以如何把一大堆杂乱无章的文件有序的整理、排列，并能够在以后的利用时以最短的时间内检索出来，这就是我们档案的整理的后的利用时以最短的时间内检索出来，这就是我们档案的整理的意义所在，意义所在，现在我来说一下如何整理文件) 二、二、整理归档文件步骤：将整理归档文件步骤：将归档文件以件为单位进行分类、划分保管期限、编号、装订、装盒、编目。 我们下面的讲课主要是围绕（分类、划分保管期限、编号、装订、装盒、编目。 下面我们重点讲分类方法： 一、归档文件的分类（什么是分类呢，是将归档文件按其内容和一、归档文件的分类（什么

17、是分类呢，是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，构成有机体系的过程，通俗的讲，即形式特征划分类别和层次，构成有机体系的过程，通俗的讲，即把杂乱无章的，庞大的一堆文件按照科学的方法有序整理）。把杂乱无章的，庞大的一堆文件按照科学的方法有序整理）。 我们先讲一下分类方法： （一）分类方法规则选择年度，机构或问题，保管期限年度，机构或问题，保管期限三种方法作为作为对归档文件进行分类的基本分类方法， 即：、年度分类法；、年度分类法；、保管期限分类法保管期限分类法；、机构或问题分构或问题分类法类法；（在归档文件分类时，单独采用一种分类方法的情况很少见，较多的是将几种分类方法结合使用，进行复式分类

18、。） 复式分类方法一般也有三种，即： （二）复式分类方法（二）复式分类方法 、保管期限、保管期限年度年度机构分类法机构分类法 、保管期限、保管期限年度年度问题分类法问题分类法 、年度、年度机构机构保管期限分类法保管期限分类法 我重点讲第三种复式分类方法即年度机构保管期限分类法，我们淮北局采用的就是这个方法. 以淮北矿业集团机关为例，其分类方案为（拿档案盒） 2014年 办公室 永久 30年 10年 党委工作部 永久 30年 10年 机电装备部 永久 30年 10年 2015年 办公室 永久 30年 10年 党委工作部 永久 30年 10年 机电装备部 永久 30年 10年 这种分类方法实际上是

19、分三步走：第一步先把文件按年度分开，这种分类方法实际上是分三步走：第一步先把文件按年度分开，第二步在年度下按机构分开、第三步在每一个机构下确定保管期第二步在年度下按机构分开、第三步在每一个机构下确定保管期限。我们先讲第一步：限。我们先讲第一步： 、年度的确定：、年度的确定：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这一点很好理解，就是把一个年度形成和处理的文件材料放在一起整理，不和前后年度的文件材料相混淆。我们现在各单位文书档案实际上也都是这样操作的）。 需要注意的是运用年度分类法时，正确地确定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键以下几种情况需要注意： （）文件有多个时间特征。

20、一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。对于计划、规则、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，规则取消了原有的按针对年度归类的做法统一规定按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作例如：年形成的年年工作规划，应归入年度；年形成的年机关工作总结，应归入年度；年制订并生效的法律法规，应归入年 （）跨年度形成的有密切联系的文件（机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成有密切联系的文件材料。为了日后整体利用的方便，这些文件材料往往统一在办结年度归档，分类

21、时也都归入办结年度。比如，跨年、年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即年整理归档，分类时这些文件材料都归入年度；跨年、年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即年整理归档，分类时这些文件材料也都归入年度。跨年度形成的来文与复文，包括请示与批复，一律分放在各自的形成年度，比如说年月份石台矿某采区给集团公司一个请示，集团公司批复是在年，那么请示放在年，批复放在年。） （）件内稿本、文本日期不一致按照规则规定：正本与定稿、正文与附件、转发文与被转文等可作为一件，应以装订时排在前面的文本的日期为准。即，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一

22、件，以转发文为准等。 （）文件没有标注日期 此类情况常见于内部文件，需要分析文件内容、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或接近日期，（象一些会议纪要没有日期，我们可以通过哪一天召开的会议来判断日期）。第二步，分机构第二步，分机构、是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。比如说，我们集团公司。比如说，我们集团公司机关的归档文件，分为办公室、党委工作部、通防地测部、人力资源部、机机关的归档文件，分为办公室、党委工作部、通防地测部、人力资源部、机电装备部、生产管理部等类别。电装备部、生产管理部等类别。按机构分类，一般说来，机关内部有几个机按机构分类，一般说来，机关内部有几个机构

23、就有几个类构就有几个类,象我们公司机关有几个处室就设几个类，机象我们公司机关有几个处室就设几个类，机构的名称就是类的构的名称就是类的名称名称，基层各个地面厂矿的分类就按照你们自已单位的实际情况来分，比如，基层各个地面厂矿的分类就按照你们自已单位的实际情况来分，比如说青东矿的科室有办公室、纪委、审计科、财务科、物管科等，那么青东矿说青东矿的科室有办公室、纪委、审计科、财务科、物管科等，那么青东矿按机构划分类别就是这些科室的名称（按机构划分类别就是这些科室的名称（需要指出的是机构分类法的机构名称需要指出的是机构分类法的机构名称不能太简，要用通用的名称不能太简，要用通用的名称）。）。（采用机构分类法

24、，原则上哪个机构处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，这里有个捷径,看发文字号，就象淮矿财便2006171号文机构是财务处）。）。对于几个机构共同处理或办理的文件，以主办机构的应归入主办机构。由业务部门起草，以机关名义或办公厅（室）名义发出的文件，如果内容属于该业务部门或能或业务范围，应归入起草文件的机构，否则归入发文的综合机构。）上上述我们说的按机构分类法对外来文也同样适用述我们说的按机构分类法对外来文也同样适用,（按机构分类时，有关上、下级或者同级、非隶属机关综合性的文件材料归入办公室内，其它专业性较强的文件材料归入其它有关机构类，即是是哪个单位承办的就归入哪个单位,比如说安徽省劳动和社

25、会保障厅的关于养老保险方面的文件它的承办单位是社保中心,那么它的机构就是人力资源部。机构内设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。有的临时机构与某一内部机构合署办公，其形成的文件材料归入该内设机构。第三步，划分保管期限第三步，划分保管期限分好年度、机构后，再划分保管期限,确定每份文件的生存期，确定每份文件的生存期，国家档案局对文件的保管期限划分为三种即永久、永久、30年、年、10年年。、文书档案保管期限划分、文书档案保管期限划分（保管期限划分主要参照文书档案保管期限表，大家可以百度上搜索到，在整理文件时大家可以对照执行）需要提醒大家的是：划分保管期限是个很复杂

26、的工作，我们一般根据这样三项原则来进行：1、凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远查考利用价值的文件材料列为永久保管。史研究有长远查考利用价值的文件材料列为永久保管。它主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件、处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的指示、报告总结、统计报表、机构演变、机关领导人任免的文件材料，直属上级机关颁布发属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对性本机关主管业务并要贯彻执行的重要的文件材料。2、凡是反映本机关一般工作活动在较

27、长时间内对本机关工作有查考利用价值凡是反映本机关一般工作活动在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为的文件材料，列为30年保管年保管。它主要包括：本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机关颁布发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。3、凡是较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为凡是较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为10年保管年保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执的文件材料

28、，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料 二、归档文件的排列二、归档文件的排列 通过分类，归档文件大体上有一定的系统性，但具体到每一类仍处于混乱无序的状态，需要通过排列和编号，固定文件材料的顺序位置，以方便检索和利用。） （一）排列 归档文件的排列，规则提供了按照文件材料形成时间、重要程度等系统排列文件材料的基本方法，除此而外，还可以采用文件材料责任者排列等方法。还有外来文件归入相应机构后一般放在发文的后面，也可以放入一个盒内，这是不冲突的。 （比如说机构是党委工作部，保管期限是永久的归档文件，我们可以把退休的文件放在一起、任职的文件放在一起，然后按照时间早的在前，时间晚的在后。

29、）（或者按重要程度排列，重要的在前，次要的在后）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 三、加盖归档章（三、加盖归档章（加盖归档章可以和编号同时进行） 在每份归档文件上加盖归档章，以明确归档文件在全宗中的位置，从而也能保证归档文件在借阅后能够正确归位。 （一）归档章的格式：归档章规格为长45mm,宽16mm，分为均匀的6格。 （全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）上图括号内加注的提示文字，实际制作归档章时无须刻出，实实际填写应是这样： 01200515办公室永久 （二）盖章位置 归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空位位置。如果领导批示或收文章等占用了上述位置，

30、可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜（在实际工作中，尤其是收文这一块我们可以和文书沟通让文书把收文盖右偏一点，就可以了 （三）归档章上的内容： 、全宗号（各个单位的代号，由矿业集团公司统一分配，局档案馆的全宗号是，朔里矿13，职防院35，青东矿54，现在已经60多个了） 、机构（机构或问题项为选择项，填写机构或问题项时，应按照分类方案中的类目名称准确填定。如果机构和问题名称太长，可用通用规范的简称，但不滥用简称。 、年度（指归档文件的形成年度，填写时以位阿拉伯数字表示，如二0一五标识为“2015”年，不能简化为“15”。） 、保管期限（保管期限分为永久、30年、10年） 、件号。件号

31、即文件的排列顺序号，（文件经过年度、机构、保管期限划分以后，有一个先后排列顺序，用阿拉伯数字表示）。 件号分为室编件号和馆编件号两种。我们基层各单位一般都是用室编件号。 室编件号室编件号 室编件号，按文件排列顺序从“”开始标注。 采用年度组织机构保管期限分类法，室编件号在同一年度、同一机构的一个保管期限内以“”开始逐件流水编号（如果一个保管期限文件一盒装不下，在下一盒接着上一盒的流水号编写）。如公司机关办公室2014年形成的永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成个流水号。即永久的从“”开始编一个流水件号，30年的从“”开始编一个流水件号，10年的也从“”开始编一个流水件号。如果公司机关有个内设机构的话，每年归档文件将会形成个流水件号。三、装订三、装订（拿文件举例）拿文件举例）（一）归档文件应按（一）归档文件应按件件装订装订（件在上一节我们已讲过，装订时，每件的稿本，文本是有要求的，规定）、“正本在前，定稿在后（就是红头文件在前，签发标签在中间，稿纸在后）这个问题我们基层有些同志问过我，业务处室的同志也要注意这个问题，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后）。、重要文件历次修改稿都要存留的，定稿在前，历次个性稿按时间顺序依次在后。、不同文字的文件，一般汉文在前，少数民族在后，中文在前