新时期高校办公室信息管理工作初探

1、新时期高校办公室信息管理工作初探 新时期高校办公室信息管理工作初探 摘 要：本文通过深入分析高校办公室信息管理工作的意义，总结办公室信息工作的特性，提出办公室信息管理工作中存在的问题，并结合新形势，提出加强高校办公室信息管理工作的途径。 关键词：高校办公室；信息管理；初探 办公室是社会组织中为领导决策和实施决策效劳的综合办事机构，是领导的参谋和助手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽，它在社会组织中处于特殊的地位，发挥着十分重要的作用。在当今世界，信息与能源、材料已成为人类社会的三大资源。在新的技术革命中，信息既是新技术革命的起点，又是人类从工业化社会走向信息化社会的动力和桥梁。在

2、新形势下，如何创新办公室管理模式，将先进的信息技术运用于办公室管理工作中以提高工作效率和业务水平，对于一名办公室人员来说，需要我们进行研究探讨。 一、 办公室信息管理工作研究意义 随着我国高等教育改革的开展，高校办学规模的不断扩大，在校教职工和学生的数量快速增长，专业设置不断扩大，办公室的工作范围逐步扩大，任务随之加重。办公室是高校的窗口和枢纽，是各类信息的收集和中转站。因此，对信息的收集、处理、传递、反应和效劳已成为办公信息化管理的重要内容，是高校办公室的日常管理工作，其作用不可估量。在办公室管理系统中，信息是实行科学管理和决策的根本要素，信息管理对于高校相关政策的落实，对于推动学校民主化，

3、科学化的教学改革起到了不可替代的作用。信息管理工作在充分发挥高校办公室的管理和效劳职能，提高综合管理能力上具有重要的意义。 二、办公室信息管理工作的特性 高校是培养人才、创新科技科研的摇篮，其办公室信息管理工作具有自身的一些特性。高校办公室的职能不同于其他业务部门，它是各级、各部门的综合办事机构，是沟通上下、联系左右的中心枢纽。各级办公部门的信息，不仅带着各自地区、部门的职能与业务性质的特色，还相对具有一些区别于其他部门信息的特点，主要表达在以下几方面。 1.具有社会性。高校的办公室信息工作，不同于其他业务部门，相对而言，它的信息渠道多，来源广，具有广泛的社会性。自身特性主要表现在各项工作开展

4、很大程度依赖于计算机的使用，运用整套现代化办公设备和先进信息技术.对所获取的各种信息，进行纵向、横向多角度的分析、比拟，然后整理出较为系统、完整的信息资料，使领导者能够在广阔的背景下做出科学决策，提高工作效率。 2.具有前瞻性。科学预测是高校领导对管理系统实行有效控制的前提条件，是高校教师掌握各学科、各专业前沿动态的保障，是培养学生良好专业素质、攀登科学顶峰的必备条件，如果没有大量的具有科学前瞻性的信息，是不可能对管理系统实行有效调节和控制的。因此，高校办公室为领导、教职工、学生做好超前性效劳是信息管理工作的重要内容。 3.具有便捷性。高校办公室开展信息工作的技术手段先进，既有沟通上下、左右的

5、渠道，也有在改革开放中开辟的新途径。因此，在收集、传递信息方面，办公室具有比其他业务部门更为优越的条件。同时，广阔师生在面对千变万化的客观情况，能迅速思考，并适时运用到解决实际问题中去。由此可见，信息收集行为的便捷性是办公信息管理工作的一个重要特性。 三、办公室信息管理工作存在的问题 一是，经过调研发现，局部高校由于某些原因，办公室并未安排专门的工作人员负责信息管理工作，造成信息收集不集中，信息处理不及时的情况，进而影响领导决策的科学性；二是，虽然有些高校办公室安排了专门人员负责信息管理工作，但由于某些原因，信息管理人员还没有真正发挥作用，其工作主动性不够，素质有待提高，更多地处于被动接受任务

6、的状态，因而影响了信息工作的质量；三是，由于有些领导人对信息管理工作的重要性认识不够充分，没有将其放在决策的首要地位。信息管理工作中的这些问题，迫使我们积极改良信息管理工作。 四、做好办公室信息管理工作的途径 新时期，如何提高为领导、为部门、为广阔师生员工效劳的水平，是办公室信息管理工作的新课题。根本一点就是办公室部门要有积极主动的精神状态，领导者已经想到并提出的必定要效劳提供。任何时候，办公室都要围绕上级和本单位的中心工作，及时收集和处理信息，为实现目标管理和分类指导积极主动地提供有针对性的信息。 1.进一步提高信息质量 过去的信息内容陈旧，数量较少，传递方式也单一，但新时期的信息内容更新快

7、、数量多、来源广，已深入到学校管理领域的各个方面。办公室的信息管理比一般部门的信息管理层次更高，政策性、灵敏性更强一些。要提高信息的准确性和时效性，坚持实事求是，就必须加强对信息的综合分析，在收集原始信息的同时，要想到开发新的信息资源；在信息处理时，去粗取精，从大量的零散信息资料中发现倾向性的有价值的信息，以利于领导、师生们的决策或针对待定问题及时采取对策。 2.建立一支精干的信息队伍 开发信息资源，提高信息质量，关键在于提高信息员的素质。高校教育事业的迅速开展要求信息员具有较高的政治素质和业务素养，信息员要有高度的责任心，有较强的信息观念和宏观的洞察能力，有较深厚的文字功底，并能使用现代化的传播手段。建立一支好的信息队伍，首先要领导重视，要选调一些年富力强、思想敏锐，勇于开拓创新的人员从事信息工作，并为他们开展相应的理论培训和实践锻炼培训。 3.建立和完善信息管理系统 在教育事业开展的新时期，必须加强信息沟通。近年来，高校的信息网络已逐步建立起来，但还需要逐步扩大和深入，要开展多层面的信息渠道，既要有精干的信息员，还要有大量的兼职信息员，形成宏大的信息渠道，以使信息工作有广泛的社会根底。 信息是实行现代化管理的前提，科学决策需要及时准确的信息。办公室是连接上下、左右、内外的一个枢纽，做好办公室信息管理工作.能保证高校领导的科学决策，为学