外贸业务报价标准流程

1、外贸业务报价标准流程完整的报价单内容一、报价单的头部（Head） 01，卖家基本资料（举例） 工厂标志（Factory Logo） 公司名称（Company） 详细地址（Detailed Address） 邮政编码（Post Code） 联系人名（Contact） 职位名称（Job title） 电话号码（Telephone No.） 传真号码（Fax No.） 手机号码（Mobile No.） 邮箱地址（E-mail Address） 聊天方式（Messenger Online） 公司网址（Website Address） 02，买家基本资料（举例） 工厂标志（Factory Logo） 公

2、司名称（Company） 详细地址（Detailed Address） 邮政编码（Post Code） 联系人名（Contact） 职位名称（Job title） 电话号码（Telephone No.） 传真号码（Fax No.） 手机号码（Mobile No.） 邮箱地址（E-mail Address） 聊天方式（Messenger Online） 公司网址（Website Address） 03，报价单的抬头： 报价单标题（Quotation/Quotation Form/Price List） 参考编号（Reference No.） 报价日期（Date） 有效日期（Valid date）

3、 二、产品基本资料（Product's Basic information） 序号（No.） 货号（Item No.） 型号（Type） 产品名称（Product's Name） 产品图片（Photo） 产品描述（Description） 原材料（Materials） 规格（Specification） 尺寸（Size） 长度（Length） 宽度（Width） 高度（Height） 厚度（Thickness） 管径（Tube's Diameter） 口径（Caliber） 形状（Shape） 外观颜色（Colors） 光源类型（Type of Lamp-house）

4、光源数量（Nos. of lamp-house） 光源颜色（Colors of lamp-house） 三、产品技术参数（Product's Technical Parameters） 01，电力类产品技术参数： 电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。 02，光源、光学类产品技术参数： 光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜 色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型 号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。 03，机械、力学类产品技术参数： 结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可 插拔次数、耐压特性、耐压强度、插

5、拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度 等。 04，热学类产品技术参数： 色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。 05，加工工艺、防护性能类产品技术参数： 表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等 级、防火等级、防潮等级、防水等级等。 06，配件类产品技术参数： 灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外 壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。 07，产品使用寿命： 平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。 08，用途及使用范围： 适用范围、车灯适用车型、主要用途等。 四、价格条款（Price Terms） 贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）

6、装运港，目的港（Loading Port，Destination Port）货币种类，中银汇率（Currency， Exchange Rate），单位价格，货币单位（Unit Price/PCS，Unit） 实例一：FOB Zhangshan Port USD4.58USD/PCS （1USD=8.0350RMB） 离岸价（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元） 实例二：CFR Zhongshan Port USD4.58USD/PCS （1USD=8.0350RMB） 成本加运费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元） 实例

7、三：CIF New York Port USD4.58USD/PCS (1USD=8.0350RMB) 成本加运费保险费（中山装运港船上交货，单价4.58美元/支，汇率：1美元=8.0350元） 实例四：EXW Shenzhen Techone Tech Co.,Ltd RMB36.8003/PCS 工厂交货价（深圳电王科技有限公司交货，单价36.8003元/支） 几种贸易方式间的差别： 01，工厂交货价（EXW=Ex Works）： 交货地点：出口国工厂或仓库； 运输：买方负责； 保险：买方负责； 出口手续：买方负责； 进口手续：买方负责； 风险转移：交货地； 所有权转移：随买卖转移； 02

8、，离岸价（FOB=Free on Borad）： 交货地点：装运港； 运输：买方负责； 保险：买方负责； 出口手续：卖方负责； 进口手续：买方负责； 风险转移：装运港船舷； 所有权转移：随交单转移； 03，到岸价（成本+运费+保险费，CIF=Cost+Insurance+Freight）： 交货地点：装运港； 运输：卖方负责； 保险：卖方负责； 出口手续：卖方负责； 进口手续：卖方负责； 风险转移：装运港船舷； 所有权转移：随交单转移； 04，成本加运费（CFR=Cost+Freight）： 交货地点：装运港； 运输：卖方负责； 保险：买方负责； 出口手续：卖方负责； 进口手续：买方负责； 风

9、险转移：装运港船舷； 所有权转移：随交单转移； FOB、CIF、CFR共同点： 01，卖方负责装货并充分通知，买方负责接货； 02，卖方办理出口手续，提供证件，买方办理进口手续，提供证件； 03，卖方交单，买方受单、付款； 04，装运港交货，风险、费用划分一致，以船舷为界； 05，交货性质相同，都是凭单交货、凭单付款； 06，都适合于海洋运输和内河运输； FOB、CIF、CFR间不同点： 01，FOB：买方负责租船订舱、到付运费；办理保险、支付保险； 02，CIF： 卖方负责租船订舱、预付运费；办理保险、支付保险； 03，CFR：卖方负责租船订舱、预付运费；买方负责办理保险、支付保险； 五、数

10、量条款（Quantity Terms） 按整柜（20'，40'，40HC，45HC）提供报价： 按最小定单量（MOQ，Minimum Order Quantity）提供报价 按库存量（QTY. in Stock）报价 20Container，40Container，40HC，45HC 20英尺货柜，40英尺货柜，40英尺高柜，45英尺高柜 MOQ：500PCS/Design，500PCS/Item 最小订单量：500支/款 QTY. in Stock：5000PCS 库存数量：5000PCS More or Less Clause：at 5% 短溢缺条款备品数量：5% 各类货柜

11、的内容积、配货毛重、体积对比 序 货柜类型 内容积（英尺） 内容积（米） 配货毛重（吨） 体积（立方米） 01 20尺货柜 20x8x 8英尺 6寸 5.69 X2.13X2.18 17.5 24-26 02 40尺货柜 40x8x 8英尺 6寸 11.8X2.13X2.18 22 54 03 40尺高柜 40x8x 9英尺 6寸 11.8X2.13X2.72 22 68 04 45尺高柜 45x8x 9英尺 6寸 13.58X2.34X2.71 29 86 Total 100CTNS，200PCS/CTN，Outer Carton's Measure:48*28*36，24Inner

12、 boxes/CTN 总共100箱，每箱200支，外箱尺寸：48*28* 36厘米，24个内盒/外箱 Inner box's Measure:5*3*2, 12PCS/Inner box 内盒尺寸:5*3* 2厘米， 12支/内盒 Net Weight，Gross Weight，APN No.，Bar code，Bicolor，RGB，CMYK 产品净重， 产品毛重， 产品代码，条形码， 双色， 三色，四色 Carton's Main/ Side Shipping Mark 外箱正唛/侧唛 六、支付条款（Payment Terms） 即期信用证，远期信用证： Sight L/C

13、，Usance L/C 可撤销信用证，不可撤销信用证： Revocable L/C，Irrevocable L/C 跟单信用证，光票信用证： Documentary L/C，Clean L/C 可转让信用证，不可转让信用证： Transferable L/C，Untransferable L/C 电汇： T/T，Telegraphic Transfer 余额，总金额，定金： Balance，Total sum，Deposit/Earnest/Earnest money 在开始投入生产前通过电汇方式预付30%，余款方式在装运前付清 30% paid for deposit by T/T befo

14、re production arranged,the balance to be paid before shipment 90天信用证付款，成本加运费加保险费贸易方式下90天信用证付款 Payment by L/C 90days，CIF L/C 90days 通过即期信用证付款 Payment by sight L/C七、质量条款（Quality Terms） 检验检疫局：法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A，一般原产地证C/O。 国家质检总局：主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。 检验内容：包装检验，

15、品质检验，卫生检验，安全性能检验。 检验分类：内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。 产品质量认证： 中国：CCC，CB，CQC 欧盟：CE，LVD，EMC 德国：GS，VDE，TUV 美国：UL，ETL 意大利：IMQ，IG 北欧四国：N-NEMKO，D-DEMKO，F-FIMKO，S-SEMKO，S-N-FI-D 比利时：CEBEC 法国：NF 荷兰：KEMA-KEUROVEBSISGS，S-BBJINMETRO/UC 阿根廷：SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SIISASO 日本：NKKK，PSEKT，KTL，EK MARK九、装运条款（Shi

16、pment Terms） 港口名重名：注明所在国家或地区 无法确定港口：由买家选择港口 装运日期，装运期限，装运时间 Shipping date，Time Limit，Time of shipment 起运港，目的港，装运港/装货港，卸货港，转运港 Departure Port，Destination Port，Loading Port，Unloading Port，Transferring port 分批装运，转船 Shipping in batches, Partial Shipment，Transshipment 航空，航海，散货，整装柜 By air，By sea，Goods in b

17、ulk，Full Container 八、交货期条款（Delivery Time Terms） 订单被确定 Order Confirmed 模具费用，准备模具 Mould's Expenses，Prepare the Moulds 生产前确定样品，开始投产 Confirm the samples before production, Begin to Produce 预付定金，支付余款 Pay the deposit in advance，Pay the balance 交货期：在收到预付款后30天之内交货 Deliver the goods，the time of DeliveryD

18、elivery time:30 days after receipt of deposit. Delivery time:30 days after the confirmation of the order. 交货期：在订单确认后30天之内交货 Delivery time:30 days after the confirmation of pre-production samples. 交货期：在生产前样品确定后30天之内交货 九、品牌条款（Brand's Terms） 贴牌加工 使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌 OEM ，Use the brand appointed by

19、the customer 使用工厂自己的品牌 Use the factory's own brand 十、原产地条款（Origin Terms） 普通原产地证，普惠制原产地证 C/O（Certificate of Origin），FORM A 原产地，中国制造 Made in China，Origin Place 十一、报价单附注的其他资料（Others） 01，工商营业执照、被批准开业证件副本； 02，国税局税务登记证； 03，企业法人代码证书； 04，质量检验报告、质量鉴定报告； 05，产品质量认证、质量管理体系认证； 06，荣誉证书、奖励证书； 07，出口许可证； 08，工厂规模

20、：员工人数，工程技术人员人数，工厂面积； 09，主营产品及月加工能力，新品推介，生产设备实力，品牌知名度。 邮件格式提醒 发现客户的邮件格式，规范方面（非邮件内容和正文）有如下问题，总体感觉比较随意提醒一下 1/发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关导致买家一头雾水，无法快速辨认 2/邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字 后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自

21、什么国家的什么公司？ 3/邮件的发件人不要用中文如联想公司张三 zhangsan >, “联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文 4/买家如果已经，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按reply all” ，而不要只回复发件的那个人买家发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人 5/回复买家邮件的时候要” reply with all history”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容也不要随意改变邮件的主题一件事情，一个产品的邮件要保持

22、一个邮件主题 6/不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报如hv: have等以免产生误解也不要用俚语 7/重要的内容可以用粗体加粗或者用大写 8/不要全部用大写字母写邮件正文如 THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,2006 9/如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明表达要简洁，直接，明确不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性 10/不要用过多的感叹号你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的 11/每一段中间要空一行，方便别人阅读 12/如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法 询盘

23、处理技巧分享 开篇：不是你回复的好客人就会下订单给您，但您回复的不好肯定不会得不到客户的订单 （一）、回复技巧 1.回复时间注意事项： 今天的今天一定要回 香港、台湾、韩国2个小时内回复 澳大利亚收到后马上回 欧洲下午三点前一定要回 美国下班前回 （根据各国的时差和工作习惯统计） 注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回 2.回复原则： 3C原则 Clearness(清楚) Concisenes(简洁) Courtesy（礼貌） 3.案例分析 第一回合 （1）需要思考的问题： 专业度 professional (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现

24、您的专业度) 满足需求度 meet demands 体现诚意 show your sincereity （2）回复邮件注意点 规范的格式（paragraphy, capitalization,spelling ,grammer.） 主题 Subject 点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品） 问候语礼节、呼应 有问必答不能回答要给客户解释 重点突出，意思明确 落款要有完整称呼 第二回合 询盘回复 专业报价完整、针对性/报价谨慎、完整 专业图片清晰、方便浏览和接收 向客户提要求审慎，tell why 可以向客户报两个价格fob/c&f价 前瞻性专业的最好

25、体现 语气会影响全局 几个回合后 客户来邮件后 客户有多个问题 一一作答，条理清楚 客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出） 涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及 减少邮件往来的回合，提高效率 4.公司介绍 公司介绍怎么写？ 公司介绍三行 How long? When？ What？ 三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是可以的 公司介绍内容： 独特卖点 员工情况 质量控制程序 公司新闻 工厂规模 贸易服务设备 特殊生产能力 参展情况 代理商及代表处 质量和安全标准 委托加工服务 研发能力 其它主要客户 5.讨价还价 第一次报价给自己适当留有空间 价格的合理性 与

26、竞争对手相比 其他选择方案 6.独家代理 了解当地试产，了解该代理商 让对方先谈条件 保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量） 如果可能具体到某一制定产品 7.无法满足对方需求时 一定要注意语调给出解决方案 总结 每天提升一点 专业书籍熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟 企业内部学习三人行、必有我师 客户邮件很好的免 费 老师 温故而知新自己是自己的老师 意识决定行为 重视你的每一客户 赢在服务 自己多做功课，少让客户做功课 细节很关键 仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件 分享A 很多客户只询价，不下单，是很正常的，如果他们不询价或一次询价就下订单，倒真的要小心了！（外贸风险时时存

27、在！不要初生牛犊不怕虎！还是慎重点好！） 除此之外，可以自行分析以下原因： 1）你公司（包括你自己）给客户的信誉度如何？ 2）你的产品报价的价位（与市场行情差价）如何？ 3）你的商贸语言及技巧如何（是否会产生误解或含糊不清）？ 4）你可以把自己发出去的传真、电子邮件换个角度看一看？（如果你是客商，你会不会接受？）分享B 将电子询盘转化为真实订单：一个较好的回复询盘样本 Sample a better reply Dear buyer: It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on Septem

28、ber 15,1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need? You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company,Universal Co Ltd in Brazil ,but they always inquired another kind of baske

29、ts.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market? We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China,offering over 1,500 various kinds of bamboo products and monthly output up

30、to 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as following :FOB XXX,Min.Order:2,000,Price:USD1.80/pc,Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together. I look forward to s

31、ee your reply! 买家您好, 很高兴再次收到您的查询：您在去年9月15日曾向我们查询过竹篮，那时我们曾寄过公司目录给您，如您需要我可再寄一次给您。 您并不是巴西唯一向我们查询过竹篮的进口商，我们也曾收到来自巴西ABC、Universal等的进口商的查询，但他们总是查询另一种竹篮，如您有需要，我可以向您介绍那一类的竹篮，您是否希望我为您的巴西市场做些特别的样品给您？ 我们是有十四年专业竹制品经验的中国制造商和提供超过1,500种多样的竹制品，月产量达五百万个，是您最值得信赖的中国竹制品供应商。您询问的产品如附图资料如后：XXXXXXXXXXXX。我明天会寄一份目录给您，若您能提供您的

32、快递帐号，我们将把样品一同寄给您！ 期待尽快收到您的回复。 分享C 1。你的行业出口量和前景。本行业内各个企业报价的平均水平和报价趋势。你的产品质量在国内同类产品属于哪个水平面（高中低），以达到报价的正确性。 2。在我每一个报价和寄样后都必须请求客人有反馈的过程。对价格和质量以及其它问题的意见。大部分都有回复。 3。在来往邮件中尽量语言的专业性和针对性。 让内行的客人看到你的邮件就知道你是此行业内的熟手。 4。开发一个新客人的周期是半年到一年，特别是在网络上。别老是想到客人的订单而是先交朋友和交换有价值的信息和意见。 5。现在做外贸的人越来越多，竞争也越来越历害。故特别注意服务和经常学习，避免

33、出错。 分享D 1、首先将客人谈判的细节做好详细的记录和回忆，先判断此客户的购买欲有多强，也就是说，要区分清楚他是“真的买家”还是“打听行情的买家”；有的客户其实他已经有长期稳定的供应商，他其实只是把你当报价的参照物罢了，要特别小心这类客户。对这类客户，我个人的意见：不但不要报价，连资料都不要给。因为在这样的客户身上花费太多的时间精力不值。我不否认也有“精诚所至，金石为开”的客户，但以我做外贸的经验，骗“财”（价格）骗“色”（样品、资料）的客户太多，不值得追捧。 2、关于真假买家，可以通过交谈（面谈、电话、传真、EMAIL）来辨别（这种方法的条件是-你所提的问题客人要有所反应）：真还是假？行家

34、还是生手？只要问他几个关键性的问题，比如：产品的规格、技术参数，希望接受的价位，打算订购的数量，做什么品牌，该品牌在当地是否有影响力，和中国的哪些企业有过生意往来，和中国做生意有多长时间（也就是说是否为“中国通”）等等，通过这些大致可以区分出客户的“真”与“假”，“实”与“虚”，“大”与“小”。 3、从外商提供的名片也可以判断客户的实力，如：公司所处该城市的地段，有几条电话线、传真线，有没有自己的网站，是零售商、批发商还是进口商？在当地是否代理过一些著名的品牌，等等。 4、做外贸其实就是做服务，谁的服务好，谁就能赢得客户。服务好包括如下几方面： A）报价恰如其分，不能过低，也不能过高；好东西不

35、能贱卖，普通的产品不要报高。因为客户往往会从你的报价来判断你的诚实性，并同时判断你对产品的熟悉程度；如果一个非常简单普通的产品你报一个远离市场的价位，这说明你的诚实性不够，你根本不懂这一行，自然而然别人会对你的传真不屑一顾； B）对客户的任何信息要及时响应并回复；对客户的回复不能简单的一问一答，要尽可能全面、周到，但切不可啰嗦。 最后再问一句：“你的同行都可以做成生意，别人都可以做成生意，你为什么不行呢？” 你的同行都可以做成生意! 而你为什么不行呢？ 问题在哪里？ 一、寄样前的准备 1.样品确认 样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。 ·必要时可结合邮件及光盘、照片。 2、取样原则 ·样品要有代表性，是从批量生产的产品中抽样而得。 ·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。 ·制作样品标签。 ·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。 3、与客户确认寄样地址 ·贸