流程管理优化论

1、流程优化论流程优化论The Way to Make Your Life Easy课程目的课程目的通过本课程, 你将了解 F 工作流程和流程损失F 利用职能分析工具选取关键流程F 流程优化步骤同时, 你将学会使用职能分析工具 什么是工作流程什么是工作流程? 工作流程工作流程宏观流程微观流程需求ABDE需求被满足B需求A1A2A4A5A6B需求被满足A3CWork Process is a set of activities directed towards delivering a customer needs工作流程是由为了满足客户的需求而进行的工作流程是由为了满足客户的需求而进行的一系列活动

2、组成的一系列活动组成的. . Work Process工作流程工作流程 Customer Needs客户需求客户需求Input输入输入Information信息信息Date 数据数据Effort 精力精力Date / Info. processing数据数据/ /信息的处理信息的处理Communication 沟通沟通Decision Making 决策决策Product with high added value增值后的产出增值后的产出Satisfaction 满意度满意度 什么是工作流程损失什么是工作流程损失?Be aware of where losses exist:清楚地了解损失藏在

3、什么地方清楚地了解损失藏在什么地方 OutputSub WP AInputEffectiveness Losses效果不佳效果不佳, , 未达到期望未达到期望Efficiency Losses Executional defects, Environmental defects, Information defects,Process Defects 效率低下效率低下 Input Losses:输入的损失输入的损失Input defectsSub WP BSub WP CLess Input More Output用尽可能少的输入得到尽可能多的产出用尽可能少的输入得到尽可能多的产出工作流程中的

4、损失类型工作流程中的损失类型 (1) (1)等待型损失等待型损失 等待材料等待材料, , 设备设备, , 决策决策, , 信息信息执行型损失执行型损失 误操作误操作, , 返工返工, , 重复劳动重复劳动, ,缺乏技能缺乏技能 工作流程中的损失类型工作流程中的损失类型 (2) (2)信息型损失信息型损失 错误的或不可靠的数据错误的或不可靠的数据, ,信息信息 协调型损失协调型损失 由于计划不当造成的额外的协调或补救由于计划不当造成的额外的协调或补救材料已经用完了工作流程中的损失类型工作流程中的损失类型 (3) (3)设计型损失设计型损失 流程设置不合理流程设置不合理, , 过于繁琐过于繁琐 技

5、术型损失技术型损失 自动化程度低自动化程度低, ,反应速度慢反应速度慢, , 过多手工劳动过多手工劳动 小组练习小组练习 (10 (10分钟分钟) )请举例说明常见的工作流程损失请举例说明常见的工作流程损失, , 并说并说明它们的类型明它们的类型. . 小结小结 损失损失Effectiveness Losses 效果损失系统产出没能最终满足客户的需求.如: 股东收益, 市场占有率, 成本Efficiency Losses 效率损失系统资源没有被有效利用来达成客户的需求. 如: 时间浪费, 材料损失, 仓库利用率Resources目标状态目标状态Resources资源资源Customer Sat

6、isfaction现状现状Customer Satisfaction客户满意度客户满意度流程优化概念流程优化概念 Customer Satisfaction流程优化概念流程优化概念 ResourcesResources更多的优质产出更多的优质产出Effectiveness Loss更少更少/有效的资源利用有效的资源利用Efficiency LossIdeal StateCustomer serviceCurrentStateIdeal StateCurrent State增值增值(VA)与不增值与不增值(NVA)流程流程/活动活动对于产出对于产出是否必要是否必要?增值增值VA是否属于是否属于部

7、门职能部门职能?是否服务于是否服务于客户需求客户需求?YNNY不增值不增值VA半增值半增值SVAYN优化优化减少减少/消除消除消除消除关于客户需求的五个问题关于客户需求的五个问题1. 1. 谁谁 是是 我我 们们 的的 顾客？顾客？2. 2. 他他 们们 的的 需需 求求 是是 什什 么？么？3. 3. 他他 们们 的的 衡衡 量量 标标 准准 和和 期期 望望 是是 什什 么？么？4. 4. 日日 常常 工工 作作 中中, , 我我 们们 是是 如如 何何 衡衡 量量 我我 们们 所所 提提 供供 的的 产产 品品 和和 服服 务务 的的? ? 5. 5. 为为 满满 足足 顾顾 客客 需需

8、 求，求， 我我 们们 的的 工工 作作 流流 程程 是是 什什 么？么？16 明确客户及其有效要求明确客户及其有效要求客户外部内部直接：即直接获得并使用工序产品的客户间接：即受到工序的影响或对工序产生影响但并非真正使用产品的客户。直接：即直接获得并使用工序产品的客户间接：即受到工序的影响或对工序产生影响但并非真正使用产品的客户。部门职能分析部门职能分析- 选取关键系统选取关键系统/流程流程职能分析步骤职能分析步骤 1 1选取目选取目标部门标部门确定客户及客户需求确定客户及客户需求自上而下的战略需求自上而下的战略需求部门衡量指标部门衡量指标概念概念: 1. 内部内部/外部客户外部客户 2. 客

9、户有效需求客户有效需求3. 效率效率/效果衡量指标效果衡量指标4. 关键衡量指标关键衡量指标19职能分析步骤职能分析步骤 2 2层层分解层层分解目标部门的职能目标部门的职能具体工作流程具体工作流程概念概念: 1. 分解线索分解线索2. 分解层次分解层次20职能分析步骤职能分析步骤 3 3具体具体工作工作流程流程1. 分析流程与每个衡量指分析流程与每个衡量指标的关联性标的关联性.2. 根据权重确定关键流程根据权重确定关键流程3. 不需进行过于详尽的权不需进行过于详尽的权重计算及数学分析重计算及数学分析4. 采用采用“ECRS 删除删除-合并合并-重组重组-简化简化”对所有流对所有流程进行初步优化

10、程进行初步优化部门衡量指标部门衡量指标21职能分析步骤职能分析步骤 4 4某关键流程某关键流程产出产出输入输入现状现状理想状态理想状态产出指标产出指标1 1XXXXXXXXXXXX产出指标产出指标2 2XXXXXXXXXX输入指标输入指标1 1XXXXXXXXXXXX根据损失分析确定需要优化的关键流程根据损失分析确定需要优化的关键流程22小组练习小组练习 (60 (60分钟分钟) ) 对你的部门进行职能分析对你的部门进行职能分析, , 并确定出并确定出 需要优化的关键流程需要优化的关键流程, , 解释原因解释原因. . 记录并讨论你所遇到的问题记录并讨论你所遇到的问题. . 流程优化法则流程优

11、化法则 流程优化步骤一流程优化步骤一v所罗列的步骤在实际工作中是否是最基本的独立步骤？(操作/传递/运输/检查/等待/存储)v在此步骤中是否只有一个动作承担者?v此步骤是由什么引发的, 需要什么输入?v此步骤能够给我们带来什么具体结果?v流程图的展开本身也是校核执行偏差的过程v标示流程的过程控制指标了解当前状况了解当前状况- 展开流程图展开流程图: 确定流程范围确定流程范围, 输入输入, 产出产出, 参与人员参与人员, 涉及行动等涉及行动等. 流程优化步骤二流程优化步骤二v结合步骤类型及增值/不增值判断图, 判断是否需要这一步骤.v基于经验, 判断每个步骤涉及的流程损失（时间图表法）. v根据

12、每个损失的可检测性, 严重性及发生的可能性, 对所有的缺陷进行优先性排序. 分析发生在每个步骤的缺陷分析发生在每个步骤的缺陷. 流程优化步骤三流程优化步骤三v对于重要缺陷进行因果分析. v参考借鉴现存的最佳流程/步骤设置. v针对根源制定改善计划.v考虑不同的解决方案.v制定Pareto图跟踪损失的“前”“后”状况. v按需调整方案改善方案的制定及流程损失跟踪改善方案的制定及流程损失跟踪流程优化步骤四流程优化步骤四v新流程创建 由成果是否得到维持进行校验. v流程标准化v推广培训v对衡量指标的定期评估流程再造流程再造 小组练习小组练习 (30 (30分钟分钟) )Brainstorming 集

13、思广益集思广益: :流程优化过程中可能遇到的问题流程优化过程中可能遇到的问题, , 思考对策思考对策. . 优化工作程序路径图优化工作程序路径图确定客户及其要求（第步）选择高优先权程序及工作小组（第1步）明确工作程序（第步）拟定实施计划（第步）程序是否稳定？程序是否有效？（第步）是监控及简化（第步）解决问题（第步）是计划做检查行动否否天 小时 分钟天 小时 分钟做法负责人 完工 哪里 方法1、分销商 1.1 收货并卸下货物230 执行/技术/移动装卸设备设施落后130 投入简单装卸工具1.2 验收与点数1信息信息系统无对接，扫描30 加强仓管员点货培训1.3 入库并堆位4530 水平移动小车1

14、.4 记录库存30 技术无扫描301.5 成品库存5协调/设计批量是50台为5天库存2可靠性及反馈速度2、分销商到零售商店 2.1 业务代表查询商店52.2 等待货物分配30 协调供应与需求计划衔接2.3 向分销商下单1技术无持续补货系统1网上查询、下单2.4 出货和装货230 执行人工劳动130 网上查询、下单2.5 送货到商店（400KM/S）1协调为保证满载而配货16不须等待2.6 卸货302.7 验 收30 信息/技术诚信与信息技术2.8 等待货架空位30 信息/协调未提早作安排25 及时清理货架2.9 贴价格等标签102.10 货架摆放（10台）20总计66 290219175下一步行动下一步行动时间图表分析法时