会计电算化账务处理系统

1、第三章 账务处理系统第一节 账务处理系统概述一、账务处理系统的内容与目标内容：账务处理系统需要完成凭证的输入和处理、凭证的审核、记账、结账、对账、查询、银行对账以及各种帐表输出和打印等各项工作。目标输入及输入校验完成会计核算程序实时查询子系统间数据传递内控及审计线索第一节 账务处理系统概述二、账务处理系统的主要功能（一）账务处理流程日常账务处理工作流程填制会计凭证审核会计凭证登记账簿结账编制报表输入输入输出输出科目汇总表科目汇总表年 月 日 至 年 月 日账户名称总账页数本期发生额借方贷方合计第一节 账务处理系统概述（二）账务处理的主要功能系统初始化设置控制参数和规则基础数据的录入系统初始化的

2、主要内容为会计主体建立和设置账套定义基础参数、设置业务处理规则进行日常会计处理必须具备的相关内容和数据的设置第一节 账务处理系统概述凭证管理：凭证的录入、审核、修改、汇总等记账期末处理自动转账、对账、银行对账、结账账、证、表的查询、输出功能系统管理数据人员账务处理子系统初始化凭证管理账簿管理出纳管理期末处理系统服务设置账套设置权限设置会计科目录入期初余额凭证录入凭证审核凭证记账凭证汇总总账明细账账表输出日记账支票登记簿银行对账自动转账对账结账修改口令数据备份数据恢复账务处理子系统功能结构图第一节 账务处理系统概述（三）手工账务处理和计算机环境账务处理的联系和差异数据存储方式和组织方式发生改变计

3、算机账务处理系统需要完整的会计科目编码体系对账方式不同账务核算的规范控制加强工作效率、准确性和时效性加强第二节 账务处理系统功能的实现一、会计科目编码（一）会计科目编码的作用提高录入效率节省存储空间提高计算机系统的处理效率第二节 账务处理系统功能的实现（二）编码的原则唯一性统一性扩展性稳定性合法性第二节 账务处理系统功能的实现（三）会计科目编码方式与编码规则1.会计科目编码方式序码群码组码助记码第二节 账务处理系统功能的实现会计科目编码方案的设计 群码：将编码分为若干段，每段有固定的位数且表达一定的含义例：身份证号420106 19820214 1637

4、 42 01 06 1982 02 14 1637 会计科目编码按照科目级次分段例： 1211 01 01 原材料/基本材料/钢管 1211 01 02 原材料/基本材料/铝板示例： 原材料1211 原料及主要材料121101 水泥12110101 圆钢12110102 直径为50毫米的圆钢1211010201 会计科目编码体系的设计 财政部对所有一级科目（少量二级、三级科目）规定了代码观察书上表31会计科目名称及其代码，是否还发现了什么规律？ 科目类型有六类 每个科目类型的科目代码开头第一位分别是1、2、3、4、5、6资产类 1负债类 2共同类 3所有者权益类 4成本类 5损益类 6 每个科

5、目类型内，编码是序号的第二节 账务处理系统功能的实现2.会计科目编码方案会计科目编码方案是会计科目编码各级长度的构成科目编码由几段组成科目编码各段分别由几位组成在财务软件中也成为“编码结构”、“编码规则”或“级长分配” 会计科目编码结构表示方式例：422表达的编码规则是：科目编码最多最多可设三级一级科目用4位表示，二级科目用2位表示，三级科目用2位表示思考：在编码方案422下，判断以下科目编码是否合法A 121101 B 1001 C 112200 D 21101 E 14020111 F 1122010113 思考：若在编码方案422下，并基于书上表31的会计科目体系，以下编码中哪些是合法的

6、呢？xxxxxxx 思考：已知科目编码方案，会计科目编码包含了哪些信息？科目的类型科目的级次科目是否是末级科目三、会计科目编码设计时应注意的问题1 扩展性级长的位数设置时具体会计科目编码时2 科目编码位数不宜过长第二节 账务处理系统功能的实现3. 会计科目编码方案规则编码方案科目是否合法级长分配规则（编码结构时的限制条件）编码方案是否合法思考：编码方案在设计时要受到哪几个方面的限制？ 4502 3211212121用友软件对编码方案设计的限制条件 科目编码级次最大级数 6最大长度 15单级最大长度 9 根据以上科目编码级次规则，判断以下哪些编码方案是合法的 422321 5335 4101 4

7、222222编码方案规则编码方案具体编码设计最大级数 6最大长度 15单级最大长度 932221010102第二节 账务处理系统功能的实现二、账务处理系统流程1.记账凭证核算程序第二节 账务处理系统功能的实现2.科目汇总表核算程序第二节 账务处理系统功能的实现（二）手工账务处理的缺陷1.工作量大2.数据容易出现错误3.信息提供不及时第二节 账务处理系统功能的实现（三）会计电算化账务处理系统流程第二节 账务处理系统功能的实现三、账务处理系统数据结构科目文件记账凭证文件科目余额发生额文件第三节 系统初始化 在具体单位使用账务处理子系统之前，要根据本单位的单位核算业务和财务管理的具体情况，通过初始化

8、功能来实现或满足本单位的会计业务处理需要。 账务处理子系统只有在经过初始化之后才能正式投入使用第三节 系统初始化 整个系统的初始化 各个子系统的初始化第三节 系统初始化一、系统级初始化创建核算账套用户及权限设置会计科目设置凭证类别设置外币及汇率设置基础档案设置第三节 系统初始化（一）创建核算账套创建核算账套就是为核算单位建立一套具有独立的、完整的、适应计算机进行核算的账簿体系文件。账套时相互关联的业务数据构成的一系列的数据文件一个账套对应一个会计核算主体，一个财务软件里可建立多个账套 创建账套过程中确定的内容账套号（唯一标识）账套名称账套信息核算单位信息所属行业启用日期本位币会计主管编码方案预

9、置会计科目其他设置账务处理系统内部数据结构系统（财务软件系统（财务软件）账套年度账年度账 账套年度账年度账 第三节 系统初始化（二）设置操作员及其权限系统中人员管理的内容（1）增减人员：确定系统中的合法用户（2）权限设置：确定各个用户的合法权限确保“正确的人做正确的事”第三节 系统初始化（1）系统管理员系统级（最高，只有一个）系统的相关设置账套的管理增加账套、删除账套账套数据备份和还原下级人员管理不具备账套的具体操作权限（2）账套主管账套级增加年度账、删除年度账年度账数据备份和还原下级人员管理账套的全部操作权限（3）会计核算中的会计人员操作人员被授权的具体操作系统（财务软件系统（财务软件）账套

10、年度账年度账 账套年度账年度账 系统级系统级管理人员职责：增加账套、删除账套账套数据备份和还原下级人员管理账套级账套级管理人员：增加年度账、删除年度账年度账数据备份和还原下级人员管理账套的全部操作会计核算的操作人员：被授权的具体操作第三节 系统初始化 操作员权限的设置第三节 系统初始化（三）基础档案的设置部门档案人员档案供应商档案客户档案项目档案等为什么这些基础档案的设置属于系统级初始化第三节 系统初始化（四）设置会计科目设置会计科目就是将企业会计核算需要使用的会计科目录入到系统中去，并按照核算要求和企业业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。预置会计科目的作用先设上级科目，再设下级科目第三节

11、 系统初始化1.设置会计科目编码遵循会计科目编码方案唯一性自上而下不能为空2.设置会计科目名称不能为空第三节 系统初始化3.设置科目核算性质设置现金、银行总账科目（指定科目）日记账外币核算外币币种账簿格式：外币金额式数量核算数量单位账簿格式：数量金额式数量金额式输入需要进行数量金额核算的会计科目则系统会提示制单人输入数量和单价，并自动按照“数量单价”计算出金额银行账 输入的科目是设置为“银行账”的会计科目，则系统提示录入票据日期、结算方式、结算号等辅助信息第三节 系统初始化4.设置科目的辅助核算手工方式的缺陷第一，由于部门、客户、供应商、项目、个人等明细数量大，每个都作为一个会计科目增加到会计

12、科目体系中，会使会计科目数量急剧增加，从而加大科目管理的工作量。第二，由于很多科目都要使用到相同的明细，例如，管理费用下的各个下级明细费用需要按照部门进行核算，这样同时为每个科目增加完全相同的下级科目，其工作量大且重复度高。第三，有些明细只是存续一段时间，不适宜作为科目。例如在建工程的项目，成本归集的对象等。第三节 系统初始化电算化部门核算方式下：管理费用（6602） 660201 办公费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 部门档案设置 001 总经理办公室 002 财务部 手工方式下：管理费用（6602） 660201 办公费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部

13、 660202 差旅费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 部门辅助核算示例 例：支付总经理办公室电话费10001000会计账簿管理费用 办公费（部门核算总经理办公室） 辅助账部门账簿部门核算总经理办公室 管理费用办公费 第三节 系统初始化 项目辅助核算中的项目一般是一个特定的核算对象或成本归集对象，涉及该对象的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。例如：单位的工程项目，科研课题、印刷产品等。每个项目是动态增加，项目完成后进行结算。应用项目辅助核算的科目一般有生产成本、在建工程、工程物资等科目。 部门辅助核算一般应用于数据需要明细归属到企业具体部门的科目。常见的科目有管

14、理费用等。 客户辅助核算一般应用于数据需要明细归属到具体客户的科目。一般涉及与客户有往来关系的科目，如应收账款、主营业务收入等。 供应商辅助核算客户核算一般应用于数据需要明细归属到具体供应商的科目。一般涉及与供应商有往来关系的科目，常见科目有应付账款、原材料、物资采购等。 个人辅助核算客户核算一般应用于数据需要明细归属到个人的科目。一般涉及与企业员工有往来关系的科目，常见科目有其他应收款等。设置项目辅助账 项目核算是为了解决某一个专门的核算对象，将与该对象相关的所有收入、费用、指出进行专项核算而设置的功能。 项目是指企事业单位中的一个专门的生产任务或一个产出对象，通常作为一个单独的成本核算对象

15、 例如施工和建设单位承建的一个工程项目加工型企业承担的一批货物的加工生产任务印刷出版企业承印的一本书科研机关、大专院校承接的某一科研课题或研究项目旅游单位接待的一个旅游团队 项目的特点项目是可以独立核算和计算收支的对象项目的核算具有时效性项目具有多变性 项目核算初始化的一般流程：设置项目核算科目设定项目的代码，名称及相关信息4105 制造费用 410501 甲书 41050101 纸张费 41050102 稿费及校对费 41050103 制版费 41050104 印刷费 410502 乙书 41050201 纸张费 41050202 稿费及校对费 41050203 制版费 41050204 印

16、刷费 主营业务收入 510101 甲书5101 510102 乙书假定某印刷单位每本书的核算，手工方式下科目设置为： 电算化核算，使用辅助核算项目核算：将410501，410502，410503，410504，5101 设置为项目核算4105 制造费用 410501 纸张费 项目核算 410502 稿费及校对费 项目核算 410503 制版费 项目核算 410504 印刷费 项目核算 主营业务收入 项目代码设置： 01 出版项目 0101 甲书5101 0102 乙书 第三节 系统初始化5.指定科目现金总账科目银行总账科目现金流量相关科目与出纳管理模块相关第三节 系统初始化6.会计科目设置需要

17、注意的问题会计科目设置必须满足会计核算和编制报表的需要。设置会计科目时，科目代码、科目名称不能为空。科目代码设置要遵守编码方案和编码规则；科目名称设置要符合习惯，方便记忆和使用。在后续账务处理系统的使用过程中也可以对会计科目进行修改、删除，但修改和删除的科目不能是正在使用中的科目。辅助核算必须设置在末级科目上才有效。一个科目可以同时设置多个辅助核算。第三节 系统初始化（五）凭证类别设置设置凭证类别以及凭证类别限制条件凭证类别编号凭证类别名称收款凭证、付款凭证、转账凭证银收、银付、现收、现付、转账凭证记账凭证凭证类别简称限制条件借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制限制科目第三节 系统初

18、始化（六）外币设置如果企业有外币核算业务，则企业所使用的外币币种以及核算使用核算方法和具体汇率需要设置。在初始化工作中对外币币种、汇率、核算方法等进行设置，这项初始化工作也会影响期末汇兑损益的处理工作。固定汇率、浮动汇率 第三节 系统初始化二、账务处理系统初始化在系统级初始化工作完成后，启用账务处理系统。和其他子系统一样，第一次进入和使用账务处理系统，需要进行子系统级的初始化工作，完成账务处理系统专用的控制参数的设定和初始数据的录入。第三节 系统初始化（一）系统控制参数的设置制单是否序时控制是否需要支票控制是否允许操作人员查询他人凭证凭证编号是采用人工编号还是系统自动编号外币核算是采用固定汇率

19、还是浮动汇率出纳凭证是否必须经过出纳签字总账是否可以使用其他系统的受控科目 第三节 系统初始化（二）初始数据的录入初始数据的录入是指在开始日常核算工作前，需要将各会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中，它是手工处理和计算机处理的数据衔接点初始数据录入是将交接时点的手工方式下的会计数据作为电算化处理系统的数据起点录入系统在操作顺序上，一般初始数据的录入是系统初始化的最后一项工作 第三节 系统初始化1.年中建账和年初建账年初建账即启用账务核算系统的时间为年度的1月份需要录入到系统中只是各个科目的期初余额即1月份的月初余额即可 年中建账则是指在不是年度的1月份的某个期间开始启用账务处理系

20、统需要录入的除了启用月份的月初余额外，还需要录入本年度1月1日至本月初每个科目每个科目的借、贷方累计发生额数据，即本年度截至上月份的累计发生额，系统会自动根据本月月初数和本年度截至上月份的借、贷方累计发生数自动计算出各个科目的本年年初数 第三节 系统初始化在录入期初余额时，应该注意以下几个问题：如果科目有外币核算，还应输入相应的外币金额。如果科目有数量核算，还应输入相应的数量和单价。如果科目设置了辅助核算，则科目期初余额应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总生成科目的期初余额。账务处理系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级科目自动汇总生成非末级科目的期初余额。科目的期初余

21、额一旦录入，科目的相关属性一般是不能再修改的，如果强行修改，往往会导致错误。如果在录入期初余额后需要调整、修改科目属性，比较安全的做法是先将该科目的期初余额删除，再进行相关操作。在期初余额录入完毕后，应该进行试算平衡，以检查是否输入有误。如果试算报告提示有误，应检查出错误并更正才能进行后续工作。第三节 系统初始化2.初始数据的试算平衡在将初始数据全部装入系统后，计算机系统能够根据会计数据的平衡关系对输入的数据进行检验。平衡检验的内容主要包括：资产=负债+所有者权益总账借方余额=下属个明细账借方余额之和总账贷方余额=下属个明细账贷方余额之和总账借方发生额=下属个明细账借方发生额之和总账贷方发生额

22、=下属个明细账贷方发生额之和第三节 系统初始化三、用友软件应用操作系统管理窗口企业应用平台窗口系统管理窗口系统管理窗口第三节 系统初始化（一）系统管理系统管理处于软件的各功能模块之上，是独立的模块，本身不承担账套数据的输入工作，而是站在更高的角度对所建立的账套和操作人员进行管理1.系统管理的主要功能（1）账套管理建立修改删除引入输出第三节 系统初始化注意事项账套启用时间与计算机系统时间、当前会计核算年度、业务发生时间、业务录入时间之间的关系账套通过唯一账套号来标识引入和输出账套时最好关闭该账套的所有系统模块账套主管执行年度账的引入、输出，其文件名为UfErpYer；系统管理员输出的账套备份文件

23、名为UfErpAct第三节 系统初始化（2）年度账管理建立清空引入输出结转上年度数据第三节 系统初始化（3）用户管理用户权限角色（4）系统的其他管理功能系统管理员和账套主管登录到系统管理后，系统根据其身份的不同，会显示不同的可操作界面给用户，以保证其只能进行自己授权范围内的操作。其他的一般操作用户是不可以登录到系统管理窗口的 第三节 系统初始化（二）企业应用平台企业应用平台窗口是进行各个系统初始数据录入、基础信息设置以及日常业务核算的平台系统管理员是不能登录到该窗口中的，只有账套主管和被授予操作权限的操作员才可以登录该窗口，从而进行相关的业务操作企业应用平台窗口的左边菜单栏分为“业务工作”、“

24、基础设置”、“系统服务”三个分类 企业应用平台窗口总账选项窗口期初余额录入窗口第四节 账务处理系统日常业务处理 日常会计业务处理的内容主要包括：凭证处理（凭证的填制、修改、审核、查询、输出等）、出纳管理、记账、账簿管理等。第四节 账务处理系统日常业务处理一、账务处理系统日常业务处理功能（一）凭证填制后台处理前台处理 第四节 账务处理系统日常业务处理（1）凭证编号：记账凭证编号凭证号可以手工输入，也可以有会计软件自动生成会计软件应对记账凭证编号的连续性进行控制凭证编号采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续编号凭证编号不漏号、不重复（2）凭证类别只能在初始化设置的凭证类别中选择思考：为什么要将凭

25、证分类？手工方式下：记账凭证通常分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证，以便于今后的查询、统计工作电算化方式下：记账凭证一旦输入，此后的各种处理由计算机进行，将记账凭证划分为收、付、转的意义也就降低（3）凭证日期：填制记账凭证的日期输入记账凭证时必须输入填制日期凭证日期应该随着序时，修改的日期不能在前一张凭证日期之前，后一张凭证日期之后只允许输入未结账月份的凭证付001付002付003收001转001转00212.0312.0312.0912.0512.0412.06问：问：1 以上的凭证日期有没有错误2 现在输入一张付款凭证，凭证日期应该有什么要求；输入一张收款凭证，凭证日期有什么要求；输入一张转

26、账凭证，凭证日期有什么要求3 现在修改凭证“付002”的日期，有什么要求；修改凭证“转001”的日期，有什么要求；修改“转002”的日期有什么要求思考：几个时间之间的逻辑关系账套启用时间系统时间操作时间账套启用时间：20061201系统时间：2006812账套启用时间：2006812系统时间：20061205（4）附件张数：指所附原始凭证的张数（5）摘要：对发生的经济业务内容的简述可以在输入凭证时由键盘输入，也可以在账务初始化以及平时定义常用摘要的内容，输入凭证时进行选择（6）会计科目必须输入末级科目一般软件可以使用科目代码、科目名称、科目助记码和科目参照的方式输入科目系统对输入科目的合法性控

27、制科目存在性科目是否是末级凭证类别限制条件控制非法对应科目控制（7）借方金额、贷方金额任何一张完整凭证必须满足“有借必有贷，借贷必相等”在凭证同一行，借方金额和贷方金额不能同时有金额或同时为0记账凭证中辅助信息的输入 科目的银行账、外币核算、数量核算、部门核算、个人核算、往来单位核算、项目核算的数据都是在记账凭证输入过程中随相应科目输入的1. 部门、个人、客户、供应商、项目核算：如果记账凭证输入时，输入的科目设置了相应的辅助核算，则输入科目后，系统立刻要求输入相应的辅助核算信息，可在初始化里设置的初始部门、个人、客户、供应商、项目信息里选择。2.外币核算固定汇率：凭证输入时不用输入汇率浮动汇率

28、：凭证输入时需要输入汇率输入外币金额，系统自动按“外币金额汇率”计算本位币金额3.数量金额式输入需要进行数量金额核算的会计科目则系统会提示制单人输入数量和单价，并自动按照“数量单价”计算出金额4.银行账输入的科目是设置为“银行账”的会计科目，则系统提示录入票据日期、结算方式、结算号等辅助信息（二）凭证审核 凭证审核的目的发现在输入校验过程中无法发现的错误或舞弊现象为凭证提供一个标记（审核通过或标错） 凭证审核的方法1 静态屏幕审核法2 二次输入校验法第四节 账务处理系统日常业务处理凭证审核的控制审核人和制单人不能是同一人已审核通过的凭证不能被修改或删除；如要修改或删除，只有审核员本人取消审核签

29、字后才能进行审核标错的凭证由制单人直接进行修改作废凭证或已标错的凭证不能被审核第四节 账务处理系统日常业务处理（三）出纳签字出纳签字是出纳对于涉及资金的凭证进行检查和核对出纳签字在有的系统中是可选控制出纳签字与凭证审核的区别对象不同强制性执行要求不同执行人员不同第四节 账务处理系统日常业务处理（四）凭证修改一般在填制凭证或查询凭证窗口中进行凭证中凭证类别和编号不能修改凭证修改只能在该凭证处于未审核状态下进行修改后，系统会进行输入校验凭证修改的流水线模型填制（修改）凭证填制（修改）凭证审核审核记账记账结账结账第四节 账务处理系统日常业务处理1.修改未审核或审核标错的凭证未审凭证直接修改标错凭证直

30、接修改，修改后标错标志自动消失2.修改已审核通过而未记账的凭证由审核人取消审核，再进行修改第四节 账务处理系统日常业务处理3.修改已记账的凭证有痕迹修改法（1）对于金额少计、其余都正确的凭证，采用蓝字补充法。（2）对于凭证金额多计、其余都正确的凭证，采用红字冲销法。（3）对于科目使用错误的凭证，先用一种红字冲销凭证将原错误凭证完全冲销，然后在填制一种正确的凭证。无痕迹修改法取消记账、取消审核、修改凭证、审核、记账第四节 账务处理系统日常业务处理（五）记账在计算机环境中，记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动执行的。选择需要记账的凭证 记账前的检查工作

31、 对记账前数据状态进行备份 开始记账 记账完成 第四节 账务处理系统日常业务处理记账过程中应该注意的控制有：上月未结账，本月不可记账未审核凭证不能记账一个月可以一天记一次账，一天记多次账，多天记一次账记账过程中，不要人为终止记账第四节 账务处理系统日常业务处理（六）出纳管理出纳管理是总账系统中涉及出纳人员工作范围的一系列功能，主要包括现金、银行存款日记账和资金日报表的查询和输出、支票登记簿的管理以及银行对账。1.日记账及资金日报表当在进行会计科目设置时，在“指定科目”里设置了现金总账科目和银行存款总账科目后，系统将会识别现金和银行存款科目，将其设置为日记账核算。（会将银行存款科目设置为银行账科

32、目） 第四节 账务处理系统日常业务处理2.支票登记簿支票领用：登记支票领用信息支票报销：会计人员填制凭证时，根据票号进行报销第四节 账务处理系统日常业务处理3.银行对账此项工作通常是在期末进行的。企业的经济业务通过银行进行时，企业和银行的账务处理和入账时间不一致，往往就会发生企业银行存款日记账和银行对账单之间的账面不一致的现象，这种由于入账时间不同造成的双方账面不一致的记录就是“未达账项” 未达账项包括银行已收，企业未收银行已付，企业未付企业已收，银行未收企业已付，银行未付 调整公式：企业银行存款日记账余额银行已收企业未收款银行已付企业未付款银行对账单余额企业已收银行未收企业已付银行未付银行对

33、账单未达账项企业银行日记账未达账项银行对账步骤输入银行对账期初数据最后一次对账时企业与银行的调整前余额及未达账项录入本月银行对账单自动对账手工对账1.余额调节表查询和输出银行对账资料 （1）银行对账初始化将系统银行对账功能启用前最后一次手工业务处理的银行存款余额调节表输入计算机，即输入银行存款日记账与银行对账单“调整前余额”及双方未达账项银行对账初始数据调整后余额应相等（2）录入银行对账单银行对账单发生方向与企业一致或相反手工录入或电子数据自动导入（3）对账就是根据用户选择的某一银行科目的对账单和相应的银行账进行逐笔核对，对双方都已入账的记录做分别做核销标志，称为已达账项，未能勾对的是未达账项

34、，用以编制银行存款余额调节表和供后期勾对电算化方式下，提供计算机自动对账和手工对账两种方式自动对账设置对账条件（即符合一定条件，计算机就可认定可以勾对）自动勾对条件”支票号金额”相同“结算方式支票号金额”手工对账（4）余额调节表查询第四节 账务处理系统日常业务处理二、用友软件应用操作第五节 账务处理系统期末处理账务处理的期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账、银行对账等。 第五节 账务处理系统期末处理一、账务处理系统期末处理功能（一）自动转账可以进行自动转账的业务的凭证具有固定模式：摘要不变借贷方科目固定不变科目发生金额的来源或计算方法固定不变例

35、：坏账准备的计提例：期末期间损益结转凭证具体步骤如下v1. 自动转账定义：将业务的凭证固定模式收入计算机（摘要、科目，及科目对应发生额的来源或计算方法），将其定义为一个凭证模板，并为其编号（转账序号）v例：用应收账款余额百分比法进行坏账准备的计提，计提比例5 自动转账定义编号：001凭证类别：转账凭证摘要：计提坏账准备借方科目：资产减值损失 发生金额：取对方科目发生额贷方科目：坏账准备 金额：“应收账款”科目本期期末借方余额*0.005“坏账准备”科目本期期末贷方余额 对分录科目的定义时一定要是系统中的末级科目。1.在实际应用软件中，发生金额的计算方法将会使用软件提供的特定计算公式来实现相应数

36、据的取数和计算。2.自动转账生成：期末，此业务发生，需要生成具体凭证时，调用相应转账序号，执行凭证生成过程，系统即自动根据模板生成具体的凭证一般需要进行的操作步骤包括：*先检查系统中现有凭证是否已全部记账，如有未记账凭证，先先检查系统中现有凭证是否已全部记账，如有未记账凭证，先将其全部记账将其全部记账（1）选择要生成的记账凭证；（2）选择结转的月份；（3）系统执行具体记账凭证的生成；（4）检查凭证无误后进行保存；如果凭证有误，可以放弃凭证或进行修改后再进行保存。凭证在进行保存时，系统同样会对凭证进行相关内容的校验，只有通过了系统校验才能完成保存。生成后的记账凭证被保存到系统的记账凭证文件中，制

37、单人签名为执行自动转账生成的操作员姓名。生成的凭证同样要进行后续的审核、记账流程。自动转账凭证的分类独立转账凭证：凭证金额与本期发生的经济业务无关相关转账凭证：金额与本期发生的经济业务有关，因此相关转账凭证的产生先后要遵循一定的业务顺序，否则正确的定义可能获得的是不正确的数据。无形资产、递延资产摊销工资、折旧费的分配与计算其他待摊、预提费用的摊销辅助生产成本的结转制造费用的结转生产成本结转库存商品成本的结转销售成本、收入、费用的结转期末自动转账例：试讨论以下自动转账凭证生成的先后顺序和前提条件自定义结转进行所得税的计提对应结转将本年利润转入利润分配未分配利润销售成本结转汇兑损益结转期间损益结转

38、第五节 账务处理系统期末处理（二）期末对账一般对账至少一个月进行一次只有对账正确，才能进行结账操作 第五节 账务处理系统期末处理（三）期末结账一般结账前需要检查的内容包括：本月是否所有记账凭证都完成记账损益类科目是否全部结转其他核算子系统是否都已经结账对账结果是否正确等第五节 账务处理系统期末处理期末结账控制上月未结账，本月不可结账上月未结账，本月不能记账，但可填制、审核凭证本月有未记账凭证时，本月不能结账已结账月份不能再填制凭证结账只能由有结账权限的操作员进行如果启用了其他核算子系统，则账务处理子系统要在其他核算子系统都结账后，才能结账会计年度的最后一个月结账后整个会计年度结账，可以建立新的

39、年度账第五节 账务处理系统期末处理二、用友软件应用操作（一）自动转账1.自动转账定义第五节 账务处理系统期末处理（1）自定义转账总帐函数总帐函数金额式金额式数量式数量式外币式外币式期初余额QC( )SQC( )WQC( )期末余额QM( )SQM( )WSQ( )净发生额JE( )SJE( )WJE( )发生额FS( )SFS( )WFS( )累计发生额LFS( )SLFS( )WLFS( )取对方科目计算结果JG( )SJG( )WJG( )借贷平衡差额CE( )SCE( )WCE( )用友系统账务取数公式用友系统账务取数公式第五节 账务处理系统期末处理公式组合举例公式组合举例 例例1 QM

40、(1001，月) + QM(1002 ，月) 含义：将1001科目和1002科目当月的期末余额相加。 例例2QM(410201，月，836号工程) QM(4102 ，月)含义：将410201科目的836号工程项目核算的余额与4102科目当月的期末余额相减。说明：如果函数参数“方向”没有指定，则为该科目在系统的默认余额方向，默认余额方向为会计科目设置时设置的方向，与科目类别相关。例：期末将制造费用-技改办科目余额按生产车间分摊。当用户没有设置部门核算，则转账分录为： 借：生产成本 一车间 制造费用 (41010105) 生产成本 二车间 制造费用 (41010205) 生产成本 三车间 制造费用

41、 (41010305) 贷：制造费用 技改办 (410504)定义操作过程如下： 【注释1】 将科目410504余额的百分之三十三摊入一车间 【注释2】 将科目410504余额的百分之三十三摊入二车间 【注释3】 将科目410504余额的百分之三十四摊入三车间 【注释4】 将科目410504余额转出，摊入有关部门 摘要摘要科目科目方向方向金额公式金额公式分摊技改办制造费用41010105借QM（410504，月）*0.33【注释1】分摊技改办制造费用41010205借QM（410504，月）*0.33【注释2】分摊技改办制造费用41010305借QM（410504，月）*0.34【注释3】分摊技改办制造费用410504贷QM（410504，月）【注释4】自动转账凭证定义的练习试定义以下自动转账凭证将本年利润（3131）余额转入利润分配/未分配利润（314115）按5计提坏账准备（1141）（应收账款1131）用调整汇率8.15对银行存款/美元户（100202）进行汇兑损益（财务费用5503）结转1.将管理费用（5502）转入本年利润（3131）1. 将本年利润（4103）余额转入利润分配/未分配利润（410401）凭证类别：转摘要：本年利润转入未分配利润借：