SAP主数据维护管理办法

1、备件主数据维护管理办法第一章 总 则第一条 备件主数据是ERP系统中备件管理、 备件供应的集 成信息，是进行备件物料管理的基本条件， 为了保证及时、 准确 地收集和维护备件主数据，满足ERP系统正常运行和备件业务 运转对数据的需求，特制定本办法。第二条 本办法中主数据是指ERP系统(SAP/R3)中支持系统 有效运行的备件静态数据，主要包括： 物料主数据、 供应商主数 据、货源清单、采购信息记录。第三条 备件主数据维护原则：一、 唯一性 ：相同的主数据在系统中要求有唯一编码， 唯一 的描述，避免存在数据冗余；-可编辑修改 -二、 完整性 ：主数据信息保持完整， 要能够满足相关部门的 业务运作需

2、求；三、准确性： 主数据要符合相应的编码规则和技术规范，能 够清楚准确地表达主数据的含义；四、 时效性： 主数据申请维护过程中，要充分体现时效性原 则，提高工作效率，及时满足申请部门的需求。第四条 本办法适用于xxERP项目上线的总公司、xx公司、xx公司有关部门和生产厂。第二章 应用主数据内容和信息收集维护职责分工第五条 备件应用主数据内容：一、模块内主数据（MMBJ模块）：货源清单、采购信息记 录、二、跨模块主数据（MM；MMBJ；SD模块）：物料主数据、 供应商主数据。第六条 备件模块内和跨模块主数据由XX总公司设备部备 件处负责组织收集相关信息，并进行系统维护。第七条 模块内主数据信息

3、收集维护职责分工： 一、货源清单由设备部备件处计划科负责组织收集相关信 息，并进行系统维护；二、采购信息记录由设备部备件处价格科负责组织收集相关信息，并进行系统维护。-可编辑修改 -第八条 跨模块主数据信息收集维护职责分工：一、物料主数据由设备部备件处计划科负责组织收集基本视 图、分类视图、销售视图、采购视图、库存视图、财务成本视图 中的相关信息。二、供应商主数据由设备部备件处质量管理科负责组织收集 采购视图中供应商的相关信息；第三章 备件物料主数据维护管理第九条 备件物料主数据维护工作流程：一、各单位备件员根据生产现场备件变化情况， 做以下主数 据维护工作：（一）对新投产设备、更新改造设备增

4、加的新的备件项目； 对在用设备发生的备件项目， 按标准机械备件、 非标准机械备件 （其中：天车备件、皮带机备件、 偶合器要与其它非标专用件分 开）、小型机械备件、电气备件、计控备件、机车备件、汽车备 件、生产工具专业（以下简称各专业）分别提出新增备件物料主 数据项目明细；（二）对新投产设备、更新改造设备增加的新的备件项目，在收集物料主数据时， 要避免同一物料， 多个图纸编号造成的物 料不唯一性；（三） 新维护的物料项目， 必须保证属于备件专业管理范畴 且专业-可编辑修改 -划分清晰，同时要做初步询价；（四） 新收集的备件物料主数据， 物料要严格按照专业要求 描述，并要通过ERP系统中MM03事

5、物代码的查询，保证物料 的唯一性，避免重复编码；（五）物料类别码是“61”、“80”、“81”的备件，按照各单 位非标准机械备件、生产工具编码规则进行编码；（六） 各单位备件员按照专业组织物料主数据收集工作， 并 按专业输入“备件物料主数据收集维护模板”（附表1-1）同时按专业填写“备件物料主数据维护申请表” （附表2），经设备科 长审批盖设备科章后，报设备厂长审批签字，加盖厂公章，于每 月10日至18日，报总公司设备部备件处；二、总公司设备部备件处接到“备件物料主数据维护申请” 和“备件物料主数据收集维护模板”后，做以下工作：（一）各专业计划员要对新物料是否属于备件专业管理范畴 进行严格审核

6、，同时要对新物料的专业分类、描述、物料组、采 购组、装用量、备件属性、修复属性、使用寿命；非标准机械备 件、生产工具的重量、 材质等各字段的填写内容是否完整、 准确 进行审查；（二）各专业计划员要通过ERP系统中MM03事物代码逐项进行查询， 保证新收集的物料的唯一性， 避免同一物料多种描 述，多个编码；（三）物料类别码是“60”、“62”、“63”、“64”、“65”、“66” 的备件， 专业计划员按照物料编码规则进行统一编码； 物料类别-可编辑修改 -码是“61”、“80”、“81”的备件，专业计划员依据各单位非标备 件编码规则对新物料的编码进行审核；（四） 数据维护员依据专业计划员审查后

7、的 “备件物料主数 据收集维护模板”（附表1-1），在ERP系统中进行检测，确认 物料主数据是否符合要求， 如果物料主数据存在问题， 数据维护 员在“备件物料主数据维护申请表” 上填写意见返给相关专业计 划员， 专业计划员及时与需用单位备件员核实， 并将最终确认需 要维护的“备件物料主数据收集维护模板”及“备件物料主数据 收集维护申请表”转数据维护员；（五） 数据维护员对最终核实确认后的 “备件物料主数据收 集维护模板” ，在ERP系统中重新检测，直至符合要求；（六） 数据维护员将检测合格的 “备件物料主数据收集维护 模板”内容，进行系统主数据维护；第十条 对ERP系统中已有的物料主数据， 当

8、发现物料描述 不准确、同一物料多个编码、 专业分类不准确等问题时，各单位 备件员要即时与设备部备件处沟通， 由备件处计划员、 数据维护 员查询物料在ERP系统中状态，共同确定处理方案。由各单位 备件员及时提出物料主数据修改维护申请， 备件处计划员签字确认后，数据维护员对系统数据进行修正第十一条 对于在用的设备，装用量发生变化时，要及时提 出物料主数据修改维护申请，对系统数据进行修正。第十二条 各采购科，在开展备件订货工作中，对发现的同 一物料，多个编码、重量、材质与图纸不符等情况时，要即时提 出物料主数据修改维护-可编辑修改 -申请转计划科数据维护员， 数据维护员转 各相关专业员核实确认后，

9、对ERP系统内物料主数据进行修正。第十三条ERP系统内已经存在的备件物料， 第一次发生修 复计划时，需方单位备件员要通过ERP系统查询，确认该物料 是否有在途采购申请、在途采购订单和库存， 只有在其库存为零 和对已收货物料进行发票校验后，方可提出“备件物料分割评估” 维护申请。第十四条 各单位在提出新增备件物料主数据维护申请时， 如果能够确定该备件可以进行修复， 要同时填写 “分割评估备件 物料维护模板” （附表1-2）。第十五条 设备部备件处数据维护员查询ERP系统状态后， 对备件物料进行分割评估系统维护。第四章 货源清单维护第十六条 在ERP系统中， 甲类备件（含生产工具） 列入“货源控制

10、清单”第十七条 总公司设备部备件处根据新增、设备拆除、设备 改造等情况，组织各单位提出新增和需要修改的“货源控制清单”：一、每年8月份各单位根据新投产设备、更新改造设备、拆 除设备、甲类备件使用等情况，按专业提出需要增加和修改的 “货 源控制清单”（甲类备件项目） ；-可编辑修改 -二、各单位设备科按专业组织“货源控制清单”收集工作， 并按专业输入“货源控制清单维护收集模板”（附表3），经设备科长、生产科长审批盖科章后， 报主管厂长审批签字、 加盖厂 公章；三、每年8月25日，各单位备件员将批准后的“货源控制 清单维护收集模板”报总公司设备部备件处。第十八条 总公司设备部备件处接到 “货源控制

11、清单维护收 集模板”（附表3）后，要做以下工作：一、组织技术处、动力处、生产厂共同对货源清单进行审核 确认， 同时制定验收方式和相应的供应商， 并报设备部主管部长 批准后，编制成正式文件；二、 质量管理科将审核通过的货源控制方案内容输入“货源控制清单维护收集模板”中的相关字段，于12月31日前转回计划科；三、每年3月31日前，数据维护员完成系统内货源控制清 单主数据维护工作。四、数据维护员完成系统主数据维护后， 将“货源控制清单” 信息反馈给主数据申请维护单位。第十九条 “货源控制清单” 是对新制作的甲类备件的供应 商进行控制，当发生修复件时，采购科要填写甲类备件的旧件 修复供应商申请维护表

12、（附表4），经采购科长、 质量管理科长、 计划科计划员审签盖部门公章后，转数据维护员进行ERP系统 维护。-可编辑修改 -第五章 备件供应商主数据维护管理第二十条 备件供应商主数据管理职责分工一、xx集团内备件供应商主数据由设备部备件处供应商管 理员向计财部提供信息资料，由计财部在ERP系统中进行数据 维护。二、设备部备件处负责XX集团外备件供应商在ERP系统 中的主数据维护。三、备件供应商主数据维护员，负责将需创建的供应商在ERP系统中进行核对，以确保供应商的唯一性。第二十一条xx集团外备件供应商主数据维护工作程序： 一、一般性审查的供应商，由设备部备件处采购科按照准 入条件收集相关资料，并

13、由供应商填写 备件供应商主数据收集 模板（附表5），交质量管理科供应商管理员审核并报主管处长 批准后，填写备件供应商主数据创建维护申请表 （附表6）， 转备件供应商主数据维护员进行ERP系统维护，同时向有关科 室下发准入通知。二、重点考察的供应商，由设备部备件处采购科提出供应商 考察申请，经主管处长审批后，由质量管理科组成考察小组，进 行实地考察，收集备件供应商主数据收集模板 （附表5）拟 写考察报告，提交备件购销管理委员会审议， 批准后， 由质量管 理科供应商管理员填写 备件供应商主数据创建维护申请表 （附 表6），转备件供应商主数据维护员进行ERP系统维护，同时向-可编辑修改 -有关科室下

14、发准入通知。三、供应商由于改制等原因需要变更名称或其他内容， 需按 要求出具证明， 经采购科长同意报质量管理科供应商管理员进行 审核并报主管处长审批， 同意后填写 备件供应商主数据变更维 护申请表（附表7），转备件供应商主数据维护员在ERP系统内 进行数据变更，同时向有关科室下发供应商管理内容变更通知 书。四、 供应商的删除，由备件处相关科室提出删除理由。备件供应商的删除由备件处购销管理委员会批准后，备件供应商管理 员填写备件供应商主数据删除维护申请表 （附表8），报备件 供应商主数据维护员在ERP系统内进行删除；第二十二条xx集团内备件供应商主数据维护工作程序：一、XX集团内新增备件供应商，由设备部备件处供应商管 理员按计财部要求填写 备件供应商主数据创建维护申请表 （ 附 表6），以电子邮件的形式发给计财部供应商数据维护员。二、设备部备件处供应商管理员接到计财部维护完成的通知 后，向有关科室下发准入通知。第六章 采购信息记录维护第二十三条 备件价格信息记录是对在一定时期内、能够固 定价格的备件项目，在ERP系统中维护其阶段性的价格。第二十四条 备件价格信息记录的维护管理 一、每年初对审批通过后的-可编辑修改 -年度价格招标项目，进行ERP系统内价格信息记录维护；二、价格科价格信息