前台工作指导

1、前台工作指导广州新进塑料有限公司Xinjin Plastic Co.,LtdGuangzhou文件编码编写部门版本编写日期NEWIN-III-901-22管理部（人事课）A02011/10/11一、来访接待（一）来访接待的要求1、在接待来访人员时应注意引导，在引导途中，引导者应走在客户的左侧前方。若被引导的是多人，引导者应灵活处理，一般应在最前面的人的左侧前方。2、在接待客户指引方向时，右臂伸出，小臂与上臂略成直角，掌心向上，拇指微向内屈，其余四指并拢伸直，指向所要去的方向。（二）工作操作内容1、礼貌接待接待来访客人时须热情大方、随和自然，使用礼貌用语，随时注意公司形象。礼貌接待程序：微笑 起

2、立 迎接 打招呼 引导就座 沏茶2、询问事由引导就座完毕后接待员需礼貌询问以下事由，便于联系接洽人员：访客单位 访客姓名 来访事由 有否预约 访问对象等3、核实并引见接洽人询问完毕后可电话或当面与被访人确认，核实接洽访客（被访人是否接洽？接洽时间？接洽地点？），经允许后方可引导访客到受访对象处，并对双方作简单介绍.4、应聘人员来访，前台须及时通知人事助理，并要求应聘者填写“员工入职登记表”。5、礼貌送别，并将重要事项做好备忘记录访客要走时须用礼貌用语送别，并对各项来访时间、及对象、来访时发生的一些特殊情况作简单备忘记录。二、转接来电（一）转接来电的基本要求1 、电话是企业与外界交往、联络重要的

3、方式之一。日常工作中只有正确、规范地处理企业内外的电话，才能够迅速、有效地树立和传播企业形象，保持与外界的良好沟通和联系。2 、电话作为办公工具和资源，应尽量避免谈论私事，要做到长话短说，以保持线路畅通。3 、拨打电话时，须遵守公司相关的电话使用管理办法，通话时，不宜与第三者岔话，若有重要事情与第三者应答，须注意通话礼仪。4 、来电时，电话铃响两声时必须摘机接听，如果一时腾不出时间，以致电话铃响超过两声以上，接听时须向对方表示歉意。如：您好，新进！对不起让您久等了4.1对于一些恶意来电者，须做到礼貌回绝。如您好，感谢您的来电，现在不方便接听您的电话等方式回绝；第1页共5页前台工作指导广州新进塑

4、料有限公司Xinjin Plastic Co.,LtdGuangzhou文件编码编写部门版本编写日期NEWIN-III-901-22管理部（人事课）A02011/10/11打错电话的访问,当识别对方打错电话要对礼貌的回绝，没有此人，及没有关系，不可向对方抱怨或不满。5 、当来电需要转接时，应及时将电话转接到相应的人或部门分机，无人接听时，需回复致电方，防止冷落致电方或误事。6 、如果致电方需要留言，一定要认真做好记录，记录完毕后向对方重复一遍，以确保准确无误。6.1留言备忘录须记录：留言人、单位、事由、时间、找谁、是否需要回复、回复电话号码。7、对于情绪急噪或语音不具体的业务来电需耐心听取并做

5、好解释，传达等相关沟通联络工作。（二）工作操作内容1、来电接听接听电话时应自报单位名称，声音柔和适度，面带微笑，不可无精打采，影响公司形象。如" 您好、新进 " ！ " 感谢您的来电、抱歉让您久等了等礼貌用语" 。2、回复2.1来电联络对象为总台时可就相关了解事项直接回复致电方，不清楚的地方不可盲目作答。2.2询问后当事人不在的情况下可间接回复，（内容只涉及当事人不在或联络不到方面。）向对方询问是否需要留言。3 、转接洽分机： 询问确认后转至分机号码，转接后：3.1转接电话接通时可直接挂机3.2转接电话占线时，直接回复致电方" 您好，对方电话暂

6、时占线，烦请稍后再打好吗？。"4 、做备忘记录： 来电如有急事而当事人又未联络到的情况下可帮其作好备忘记录，适时联络。三、文件收发（一）收件分发的要求对到达公司的各类邮件、函件、包裹、传真、文件、联络函等文件的收发要及时、准确，不得拖延时间或丢失，否则会影响公司正常工作的开展。（二）工作操作内容1、收件签名1.1对到达公司的各类邮件、函件、包裹等核实确认后方可在回签单上签名。1.2传真、文件、联络函可直接分类发放至收件单位或个人。2、核对登记收件后需登记：寄件公司名称寄件人收件人收件时间签收人3、分类发放，收件人签名收回3.1收件发放按照：收件内容收件部门收件单位收件人 目的地第2页

7、共5页前台工作指导广州新进塑料有限公司Xinjin Plastic Co.,LtdGuangzhou文件编码编写部门版本编写日期NEWIN-III-901-22管理部（人事课）A02011/10/113.2收件发至目的地后需收件人签收确认然后收回4、做月报表按每月的收件情况作出明细报表四、复印机管理（一） 为有效使用复印机，控制复印内容和数量及确保设备性能。（二）工作操作内容1、复印机启用管理：由前台文员专职保管使用，其他人员未经许可不得乱开复印机。2、复印要求：2.1各部门需复印文件资料者，须填写复印文件登记表，并详细记录复印时间、内容、张数，经复印机保管员核对无误后方可予以复印。2.2禁止

8、复印公司机密文件和非本公司公务资料。2.3使用前、后检查设备电源、开关等，及时关闭电源。3、做月报表：记录每月复印数量，便于节约成本控制。4、复印设备保养：4.1 严格遵照操作手册进行操作。4.2 平时随手保养，保持复印机清洁。4.3 定期（每月一次）请专业人员进行维护。5、异常汇报处理：发现故障如卡纸、不清晰等及时报请维修或报上级处理，对设备的运行状况随时跟踪和解决。五、办公室广播管理（一）广播管理的目的公司广播由前台管理和控制，主要是传播公司信息和文娱活动的需要。（二）工作操作内容1、广播开启时间：根据需要或定时开放：早晨07： 30-08 ： 00。2、运行控制：安全运行及设施完好情况随

9、时跟踪和解决。3、适时关闭：按规定要求或根据工作需要及时关闭。4、异常汇报处理：设备故障如断电、声响等坏损需及时通知工务维修或汇报上级处理。六、药品管理（一）药品管理的目的第3页共5页前台工作指导广州新进塑料有限公司Xinjin Plastic Co.,LtdGuangzhou文件编码编写部门版本编写日期NEWIN-III-901-22管理部（人事课）A02011/10/11药品采取统一管理其主要目的是能够使其合理使用和控制，以免造成不必要的浪费。（二）药品请购：1、按需求申请 ：针对不同的需求和品名，说明请购原因，附请购申请表。2、统计核实库存：请购时先核实库存药品，预拟请购计划送呈审批。3

10、、填写请购单：按需求计划被审批的项目内容填写请购单。4、总务课核对呈批：请购单填妥后交总务课核对无误后，呈上级批准交采购员执行。5、购入签收并分类存放：所需药品购回时必须按单核对各项标准后签名收取，并对购入的药品分类存放以便统计和发放。6、做月报表：对每月购入的药品需做详尽的统计报表，使帐、物清楚便于计划。（三）药品发放1、接受需求申请单： 需药品的部门必须按月统计需求数量列出明细表，以申请领用的方式呈前台文员计划发放。2、分类确认：前台要对接收的领用申请表进行核对数量和实际需求量是否符合，可合理限制浪费。3、收方签名存档：待药品购入后前台可通知各需部门领取药品并签名，前台需将存根留档备查。4

11、、做月报表：每月发放和库存的药品要做详情的统计报表（四）药品库存1、按需要库存：按实际工作中出现的各类需求，对量大、难以及时购入等特殊药品作好库存计划。2、每月盘点：每月月底必须将库存药品逐一清点及合理补充3、领旧存新：领用药品时有库存的先领用，然后再及时进行补充，以减少积压和延长库存有效期限。4、及时清理并做月报表对无用或过期积压的药品要及时整理盘点清楚，做出相应的明细报表，呈报合理的处理方案。七、请休假管理在有人要拿请假卡时，必须询问其请什么假，何时请假，假期多长，并告之其要将请假卡及时交回，当有问到请假相关公司制度时，要回答，如果不知道要先了解并熟知公司相关的制度。中途请假人员，需将主管

12、签署好的请假卡交回给前台的时候才能开具员工放行条给予放行。每天将签署好的请假卡整理好交给考勤员，考勤员登记到考勤系统后再将请假卡分好部门放回。将考勤员做好的外出单整理好装订。八、出差管理1出差申请单公司员工被指派出外培训、开会或因业务需要出差时，必须填写外出单，注明出差日程、目的地及出差事由等，经审批后交到行政部人事课。第4页共5页前台工作指导广州新进塑料有限公司Xinjin Plastic Co.,LtdGuangzhou文件编码编写部门版本编写日期NEWIN-III-901-22管理部（人事课）A02011/10/112考勤员对外出单进行详细核对，是否按权限审批如三天内（含三天）由部门经理批示即可，三天以上需呈总经理批准。九快递收发：快递到达时，请核对快递单上的信息及物品后签收，签收后将单上的来件客户名称及单号、收件人登记在登记本上并及时派发到收件人手中。然后把快递单分我方付款和对方付款分开整理好，到月底将每个月的快递单作好封面标识（比如 2010年 9月份快递单我方付款）后装订。且每月根据快递公司的对账单核对其帐单信息是否符合，符合后让对方开好发票写