原始记录管理办法

1、原始记录治理方法为规范原始记录治理，加大对各类记录的有效操纵，特制定本治理方法。1范畴：本方法规定了原始记录的分类、编号、编制、使用、保管等治理 事项，包括电子版形式的记录治理。本治理方法适用于条钢厂各部门。2规范性引用文件质量治理体系-要求 GB/T19001-2000记录治理规定WG00QGJC0413术语和定义记录：记录是为已完成的生产、治理和作业活动或达到的结果提供客观证 据的书面（或电子版）文件。记录由规定的记录表式及记录事项、图表等组成。4职责4.1生产技术室负责记录的审核、编号、汇总等日常治理。4.2厂办、生产技术室、设备治理室室及各分厂负责归口记录的日常治理。4.3厂办（文印）

2、负责记录的托付印刷等日常治理。4.4生产分厂、点检作业区、质检作业区负责各自的记录填写、贮存和保 管。5治理内容与方法5.1记录的建立、更换、托付印刷5.1.1记录的建立、更换由主管部门或使用部门提出，托付印刷由使用部 门提出。记录的建立、更换、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方 面审核后执行。5.1.2 生产技术室负责对生产现场有关记录表格的统一编号后再由所在 部门托付印刷5.1.3托付印刷至少在二个月前提出，原则上一次印刷量操纵半年左右的 使用量。5.1.4厂办（文印）在同意托付印刷时须凭有效托付印刷审批单方可实 施印刷（包括外托付）。5.2记录的分类及编号5.2.1部门类别取其简

3、称，如：线材、棒材、初轧等。522记录的专业类别，可按照各部门特点划分，如生产、技术、 质量、 设备、文控等。5.2.3记录类别按照本标准分为原始记录（记录）、台帐、报告、图表、照片，以及电子媒体的记录等。5.2.4编号设定：XX XX XX XX XXX 序号记录类别 专业类别（用简称表示） 部门类别（简称表示）或用各部门 表示 条钢厂（用简称表示）示例：条钢热轧设备记录0015.3记录的设置5.3.1各部门按照工作重要性和必要性设置记录的类别，记录文件要明确适 用范畴，同一专业或部门记录项目不重复、不交叉，有利于记录信息共享，并 减少作业部门负担。5.3.2记录表式一样应编入有关的治理文件

4、（附录），并与治理文件的内容 相一致；设计记录项目应合理、简单明确，具有期、质、量要求，便于见证业 务活动的痕迹，便于统计分析。5.3.3记录表式一样应当设置填表部门、填表人、审核人、日期等项栏目， 使之具有可追溯性。5.3.4记录储存期可按照的用途及实际需要，规定其储存年限，一样规定为 15年，专门情形下可长期储存。5.3.5 关于公司和国内外行业标准的通用记录表式，可直截了当使用，不 再对其重新编制和编号。5.4记录的填写 5.4.1记录必须在规定期限填写和上报，任何个人和部门不得延误上报时 刻。遇有客观缘故不能按时上报，事先须征得主管部门同意。5.4.2 记录填写须指定相应岗位的技术、治

5、理、操作及验证人员负责，记 录中应注明填写时刻，记录人（全名）、审核人（全名）应在记录中签字，必 要时应由主管领导确认签字。5.4.3记录填写执行国家法定或公司规定的计量单位和符号。5.4.4记录填写必须及时、准确、全面；用钢笔、圆珠笔填写，字迹清晰、 整洁清晰，便于识别和储存。5.4.5记录数据填写必须真实准确、 不得做假，对记录造假、失实而造成后 果的，按谁填写谁负责原则，追究填写人责任。5.4.6各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理， 不得在 事前填好或事后补记。5.4.7已填写的记录不得随意更换。若由于笔误造成差错需要更换，修改人 应在更换处加盖“更换”章并签字，同时写

6、明更换时刻。5.4.8记录设置的项目应逐项填写，若某些项目不需填写时可空缺 。5.5记录的保管与处置5.5.1 各类记录文件应明确专门的保管人，按规定的期限保管、处置，超 过储存期限的记录，应列出销毁清单，经主管部门领导签字批准后进行销毁。5.5.2 对已上帐、汇总、整理后的记录，要按月、季、年进行编目保管， 便于检索查寻。5.5.3 记录文件的储存应选择适宜的环境，防止损坏、变质和丢失，确保 字迹能正确辨认。5.5.4列入归档范畴的记录文件，按档案治理规定，报送设备治理室（档案）归档和处理5.5.5凡属新试、科研、军工、核电等重点项目和产品的记录按特钢公司档 案保密治理规定，明确专人负责统一

7、保管和处置。5.6记录的查阅5.6.1记录使用部门和规定人员应及时查阅、 分析和处理记录文件，并做好 上帐、汇总工作。5.6.2各部门记录文件原则上只供条钢厂内部使用，外部查阅须得到主管专 业部门同意，涉及保密的记录文件须报请主管厂长审批同意。5.6.3查阅或借阅人员应保持记录的完整和清洁，不得在记录上私自涂改或 撕毁，借阅部门应对归还的记录进行检查，发觉折页、更换等情形，要追究其 查阅或借阅者的责任。5.6.4主管部门结合制度检查，可直截了当查阅有关部门的记录文件，并对 记录文件的编制、使用、保管的规范性和记录事项的准确性、完整性作出评判。6附加讲明6.1本治理方法由生产技术室负责实施检查和考核并向厂办提供考核依据。6.2 本治理方法附录为记录表式，记录储存期三年附录A:条钢厂记录名目清单AGZ01002-001A附录B:条钢厂原始记录托付印刷审批单AGZ01002-002A6.3 本治理方法起草归口部门:生产