档案管理办法(初稿)20160322

1、上海铁路集装箱中心站发展有限公司档案管理办法 为加强公司档案管理工作，依照中华人民共和国档案法和上海市档案工作条例、铁道部铁路建设项目竣工文件编制移交办法，制定本办法。第一章 档案工作的具体任务第一条 贯彻执行上级机关对档案工作的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施。第二条 档案工作实行统一领导、分级管理。公司责对公司文书、工程和财务档案统一归档，集中保管，并对各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和检查。公司各部门设档案专管员，接受综合管理部统一的档案业务培训、指导和检查。第三条公司综合管理部按年

2、度或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。对接收的档案进行审核、接收、整理、编号、保管和提供利用。第四条档案管理人员编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务。第五条 落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作。第六条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保密法律和行政法规的规定办理。第七条 档案工作人员和兼职档案人员应当忠于职守、遵守纪律，定期向档案室移交本部门在业务活动中产生的处理完毕的具有参考价值的各类档案，任何个人不得据为己有。第二章 归档范围第八条 文书档案归档范围1、本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的

3、简报、材料等。如股东大会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料。2、本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等及内部资料、统计报表资料。3、本单位领导、部门负责人参加主管机关（如上海市、铁路总公司、上级单位和相关部门）召开重要会议带回的文件材料。 4、本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等。5、本单位与有关单位签订的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料。6、本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册。7、其他

4、重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等。第九条 科技（工程）档案归档范围按铁道部铁路建设项目竣工文件编制移交办法（铁建设2001117号）的规定执行。铁总文件？1、铁路运输档案。铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等。 2、基本建设档案。（1）铁路线路(干线、支线、联络线、专用线)、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计

5、任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸。 （2）旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表。 （3）桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸。 3、设备仪器档案。 在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生

6、的技术材料。 4、科技研究档案。在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。 5、技术标准档案。 铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准(标准图、通用图、参考图)，各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。第十条 声像照片档案归档范围（见附件）。第十一条 财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。第三章 档案的接收第十二条 公司综合管理部接收各部门在职能工作活动中直接

7、形成的各类档案，包括文书、工程、声像等档案入库。第十三条 接收档案时间：公司各部门将处理完毕的各类文件材料经综合管理部审核后，填写卷内目录、打印、编码、立卷后交综合管理部归档保管。 本年度的档案于下年度的4月前归档。第十四条 综合管理部对归档的文件逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。第十五条 归档卷宗，应编制卷内目录一式两份，签名盖章后综合管理部和部门各执一份留存备查。 第十六条 本工程项目档案待竣工验收后，由综合管理部按铁路总公司关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。第四章 档案的分类第十七条 按照案卷的排列顺序编制卷号，

8、以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。各类档案编号由综合管理部统一明确（详见附件）。第五章 档案的保管第十八条 档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫等设施。第十九条 为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。第二十条 定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。第二十一条 提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。第二十二条 档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。第六章 档案的利用第二十三条 档案管理人员要熟悉所

9、藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。第二十四条 档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料。 第二十五条 档案一般不外借，如公司各部门工作人员因工作需要借阅，只能调阅本部门工作范围内的档案，并办理借阅手续；如调阅非本部门工作范围内的档案，须征得有关部门领导同意后方可借阅。第二十六条 借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅。借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还 。第二十七条 外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅(复印)，原则上不予外借。第二十八条 借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失。如发现将按中华

10、人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法严肃处理。 第七章 附 则第二十九条 本办法适用于本公司。第三十条 本办法由公司综合管理部负责解释。 附件 上海铁路集装箱中心站发展有限公司档案全宗上海铁路集装箱中心站发展有限公司（以下简称公司）的全部档案为一个全宗，按照铁路档案管理的模式可分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等类别。一、文书档案：为反映和记录本公司建设、生产经营和工作活动的具有查考利用价值的党政工团文件、收文（上下级及外单位的来往文电）、重要会议材料、会议记录、人事命令等材料。文书档案按年度、保管期限分类，按机构排列。保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）

11、三种。机构为公司目前编制机构：综合管理部、财务部、运输安全部、市场营销部。文件编号由发文年度、保管期限、发文组成。如有一份文件为2004年度公司综合管理部文件，保管期限是长期，它的编号为：2004长期*号文件。二、科技档案：分运输（Y）、基建（J）、设备（S）、科研（K）、标准（B）生产（C）六大类。 其中基建档案（J）按线、专业、阶段分类。 阶段用数字表示：阶段数字前期阶段1初步设计阶段2技术设计阶段3施工设计阶段4施工竣工阶段5 专业用汉语拼音字母表示：专业字母专业字母综合ZH房建F线路XL通信TX路基LJ信号XH桥梁Q电力D涵渠HQ给水SH站场Z电气化DH机务J地亩DM车辆L 如铁路集装

12、箱中心站路基专业竣工文件第一卷编号为：J·STJZ·5LJ1。竣工文件是基建档案的前身，一定要做好收集工作，达到齐全、完整、准确。三、会计档案：是记录和反映公司在建设、运营、经营管理等过程中的重要经济资料和凭证。会计档案按年度、保管期限、种类排列。 保管期限分：永久、3年、5年、15年、25年五种 种类：分凭证、账簿、财务报告（报表）、其他四大类，其中凭证有原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；账簿有总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账和其他会计账簿；财务报告有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；其他类有会计档案移交清册、

13、保管清册、销毁清册、银行存款余额调节表、银行对账单等会计材料。四、声像档案:为反映本单位建设及日常工作面貌的照片、录音、录像材料。声像档案种类、分类代号：种类简称代号分类简称代号备注声像档案像X照片照Z录音带音Y录像带录L缩微胶片微W电影胶卷电D软盘软R航测底片测C唱片片P幻灯片幻H光盘光G上海铁路集装箱中心站发展有限公司档案总目录全宗类别种类代号分类属类代号备注上海铁路集装箱中心站发展有限公司文书档案年度永久机构长期机构短期机构科技档案运输档案Y年度运行图时刻表等基建档案J线名综合ZH线路XL路基LJ站场Z桥隧Q涵渠HQ通信TX信号XH房建F电力D给水SH电气化DH地亩DM机务J车辆L设备档

14、案S机械动力设备具体分类编号另附科研档案K年 度专业标准档案B标准项目专业声像档案声像档案X照片档案8大类Z其他声像会计档案会计档案年 度凭证账簿报表实物档案实物档案资 料资 料文书档案保管期限表序号内 容保管期限 备注一、会议文件1、本单位召开大型代表大会、代表会议、工作会议、专业会议(1)会议通知、代表名单、报告、总结、决议、纪要、开闭幕词、重要简报等文件 (2)会议议程、一般简报、参考文件2、本单位党委(组)会、董事会会议等党、政领导会议的记录、纪要、讨论决定的文件 3、一般会议记录 4、参加上级主管机关召开会议的主要文件 永 久短 期永 久短 期短 期二、上级和本单位发的决议、规定、指

15、示、命令、领导批示等文件1、上级机关颁发的(1)针对本单位要长期贯彻执行的文件 (2)非针对本单位的指示性、规定性在一定时期内要贯彻执行的文件 2、本单位产生的文件(1) 属于业务问题的，在较长时期要查考利用的 (2)属于局部或具体业务问题，在一定时期内有查考价值的永 久短 期长 期短 期三、计划文件1、上级机关下达的长远计划、年度计划、控制数字 2、本单位年度以上的 3、本单位季度以下的 长 期永 久短 期四、总结、报告、调查研究材料1、本单位年度以上的工作总结 2、一般性的报告、总结和调研材料 永 久短 期五、统计报表1、本单位编制和汇总的年度和年度以上的以及一次性重要调查统计 2、本单位

16、半年以下的统计报表 永 久短 期六、预、决算1、本单位和本单位汇总的年度决算 2、本单位预算、季度决算 永 久短 期七、本单位职工和干部任免、调转、奖惩等文件1、干部任免、定级材料(1)上级管理的干部 (2)本单位管理的干部、职工 2、退职、退休、离休材料 3、重大发明创造，有重大功绩的奖励文件和材料 4、职工处分材料 5、出国人员审查材料、调干、转移组织关系介绍信及存根、工资关系转移材料 永 久长 期长 期长 期长 期短 期 八、外事活动形成的文件1、反映重要国际活动，具有历史价值的 2、一般业务性的 3、与外国签订的合同、协定、协议书(1)本单位经办的 (2)非本单位经办但要执行的 (3)

17、一般性、事务性的 永 久长 期永 久长 期短 期九、本单位与有关单位的来往文件(需要查考利用的) 短 期十、事故形成的文件材料1、有重大经济损失和国际影响的重大、大事故 2、重大事故、大事故 3、一般事故 永 久长 期短 期十一、纪检委立案材料 长 期十二、审计材料长 期十三、重大问题专案处理的群众来信来访材料 长 期十四、组织机构定员材料1、本单位组织机构成立、撤销，合并和定员表 2、下属单位机构成立、撤销、合并和定员 永 久长 期十五、本单位印信启用、历史沿革、大事记 永 久十六、本单位与有关单位签订的各种合同、协议1、有效期二十年以上的 2、其他 长 期短 期十七、本机关财产、设备、档案等交接凭证 长 期十八、国家、省、市领导人的重要题词 永 久照片档案归档范围、分类及保管期限表：种类代号分类分类代号属类代号属类内容保管期限进馆范围声像档案X领导视察Z101中央、国家领导视察本单位永久02铁道部、上海市领导视察检查工作长期各类会议Z201本单位或出席上级重要会议永久02本单位一般性会议长期企业管理Z