公文种类及行文规则实用教案

1、 一、公文种类 二、行文规则(guz) 三、常见文种特征及写作格式 四、公文处理目 录第1页/共28页第一页，共29页。 公文：是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。 依据(yj)：2012年，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号） 公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 与1996年颁发的国家行政机关公文处理办法相比，去掉了“指示”、“条例”、“规定”，增加了“决议”和 “公报”，同时将“会议纪要”

2、改为“纪要”。一、公文(gngwn)种类 企业公文：企业在日常生产经营和行政管理等过程中所形成并具有企业公文：企业在日常生产经营和行政管理等过程中所形成并具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行(shxng)(shxng)行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料

3、。 企业一般适用文种：企业一般适用文种： 决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。第2页/共28页第二页，共29页。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩(jingchng)有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 函：适用于不相隶属机关

4、之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。 适用范围第3页/共28页第三页，共29页。近似(jn s)文种异同辨析 请示与报告的区别1、请示的目的是请求上级(shngj)机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。2、请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。3、请示内容单一，要求一文一事，以便上级(shngj)及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。4、请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。5、本单位难以解决或难以回答的

5、问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。第4页/共28页第四页，共29页。近似文种(wn zhn)异同辨析 通报与通知的区别 1、内容范围不同 两者虽然都有告知的作用，但通知主要告知工作情况(qngkung)，以及共同执行遵守的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况(qngkung)。 2、目的要求不同 通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，有严格约束力，要求遵照执行；通报的目的主要是交流、了解情况(qngkung)，或通过正反面的典型去教育人。 3、行文时间不同 通知是事前；通报是事后。 例如：集团公司社会治安综合治理委员会下发的关于对“9.19”一案责任追

6、究的通报。第5页/共28页第五页，共29页。一、缺少文种二、使用非法定文种三、文种重叠四、生造文种五、文种作为公文标题六、文种混用 七、同类(tngli)公文使用不同文种八、错用文种 文种(wn zhn)选用常见问题第6页/共28页第六页，共29页。 主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面： a.请示、报告混

7、用 如关于请市领导出席XXXX活动的报告 关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示 关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告 b.请示、报告并用(bn yn) 如关于召开第XX届党代会的请示报告第7页/共28页第七页，共29页。 二、行文(xngwn)规则 行文关系(gun x)是各级党政机关、各个机关和单位之间的组织关系(gun x)和业务关系(gun x)在公文运行中的体现。 一般可分为相互隶属关系(gun x)，平行关系(gun x)， 不相隶属关系(gun x)。 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、通告、

8、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。第8页/共28页第八页，共29页。 组织关系上下级关系：省国资委与集团公司，集团公司与股份公司平 级 关 系：股份公司与置业公司隶 属 关 系：同一垂直组织关系中存在直接职能往来的 上下级之间的关系，股份公司与各分厂非隶属(lsh)关系：不是同一垂直组织关系中不发生直接职能往来的机关 之间的关系 第9页/共28页第九页，共29页。（一）行文(xngwn)总规则 1 1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 2 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文

9、，、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况特殊情况(qngkung)(qngkung)需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。 3 3、一般不得越级行文。、一般不得越级行文。 越级行文的特殊情况越级行文的特殊情况(qngkung)(qngkung)：一是遇有重大突发事件，包括重大：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分了抢时间，不误事。二是

10、直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。决定不服的，可以越级行文。第10页/共28页第十页，共29页。（二）向上级(shngj)机关行文的规则 1、原则上主送一个(y )上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 3、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 4、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 5、受双重领导的机关向一个(y )上级机

11、关行文，必要时抄送另一个(y )上级机关。第11页/共28页第十一页，共29页。（三）向下级机关行文(xngwn)的规则 1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他机关和单位(dnwi)不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。 3.党委、政府的机关在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关机关行文。 4.涉及多个机关职权范围内的事务，机关之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。 5.上级机关向受双

12、重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。第12页/共28页第十二页，共29页。三、常见公文(gngwn)特征及写作格式第13页/共28页第十三页，共29页。 通知撰写的格式和方法 （1）批示性通知一般由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期、被批示件等组成。 标题：应使用完整式公文标题，即由发文机关、事由、文种组成。被批示的文件如是法规、规章性公文或计划、纲要类文件，加书名号，其他文件不加书名号。 主送机关：与公文的一般格式相同。 正文：采取批语式的写法，包括通知根据、通知事项(shxing)、执行要求。 发文机关与成文日期：同公文的一般格式相同，标明发文机关（或机关印章

13、）和成文时间。 被批示件：在批示性通知之后，另起页，随文转载被批示的文件。 （2）直达式通知（指示性通知、知照性通知、任免通知、会议通知）一般由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期等组成。第14页/共28页第十四页，共29页。第15页/共28页第十五页，共29页。（2）专题报告的写法 标题：由事由、文种组成，如西宁特钢关于 “双百”项目建设工作有关情况的报告。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 正文 ：可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处(b z zh ch)

14、和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。 （3）回复报告的写法 标题：与前两种报告大体相同 正文：根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。 第16页/共28页第十六页，共29页。报告撰写注意事项 陈述情况要真实，详略要得当。凡报告所陈述的有关事实、事项要真实、确凿，不能言过其实，以偏概全，不能弄虚作假，打“假报告”。 要处理好材料与观点的关系。报告陈述的事实、事项都离不开材料，但要注意把材料与观点统一起来，用材料引申出观点，用观点统率材料。 写

15、综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次(cngc)阐述，说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。 切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。 第17页/共28页第十七页，共29页。第18页/共28页第十八页，共29页。 请示撰写的格式和方法 请示同报告一样，属于上行文。 在公文的“版头”部分应在“签发人”的位置标注发文机关签发人的姓名，同时在主体的“附注”处注明联系人的姓名和电话，使上级机关在处理请示时便于查询有关情况。 主体部分的格式由标题、主

16、送机关、正文、发文机关和成文日期等组成。 正文一般由请示的缘由、请示事项、具体要求组成。请示事项是请示的核心内容，必须写得具体、明确，如是请求对某个问题的指示或批准，应提出自己的意见或处理办法；如是请求资金或物资的帮助，则应写明金额或物资数量，以便上级决策(juc)。最后写上“妥否，请予批复”。第19页/共28页第十九页，共29页。请示撰写的注意事项 （1）要遵守请示的行文规则。概括起来主要以下五条： 一是请示应当一文一事，不得在“报告”和其他非请示公文中夹带请示事项。 二是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。 三是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的可

17、抄送，但不能抄送下级机关。 四是除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示，也不得报送“报告”。 五是领导(ln do)机关的各职能部门应当向本级领导(ln do)机关请示问题，未经本级领导(ln do)机关同意或授权，不得越过本级机关向上级领导(ln do)机关主管部门请示重大问题。 （2）请示与报告一定要严格分开。实践中有两个文种混用的现象，应区分。 一是请示一般要求上级机关直接“批复”发文机关；而报告主要是下情上达，不要求批复。 二是请示必须事前行文，待上级给予批复后才能处理相关问题；而报告多在事情进行中或事后行文，它所反映的情况是正做的或已完成的。 三是请

18、示的内容集中，“一事一请示”；而报告的内容既可一事，也可以多事，它陈述的是需上级了解而不需直接答复的事项。 四是一些报告是根据上级机关建立的报告制度而定期上报的，而请示是不需要定期请示的。第20页/共28页第二十页，共29页。第21页/共28页第二十一页，共29页。 会议纪要的写法 会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。 根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： 集中概述法。这种写法是

19、把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。 分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。 发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置(bzh)，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。 第22页/共28页第二十二页，共29页。第23页/共28页第二十三页，共29页。 公文写作虽然有特定(tdng)的格式，但决不能在内容上照搬