物业管理公司行政办公制度范本

1、内部管理制度系列物业管理公司行政办公制（标准、完整、实用、可修改）GL实用范本 | DOCUMENT TEMPLATEFS-QG-15682编号：物业管理公司行政办公制度Real estate man ageme nt compa ny adm ini strative office system说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可 循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。物业管理公司行政办公制度总则第一条为规范公司行政办公行为，明确行政办公工作流 程，保障行政办公体系高效、有序、协调地运作，特制定本 制度。第二条公司行政办公制度包括公文处理规定，行政办事 制度，会

2、议制度，请示、报告制度四项主要内容。第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。第一章公文处理规定第四条公文是贯彻党和国家方针、政策，贯彻上级指示 精神，发布规章制度，实施经营决策，下达工作任务等各项 管理工作的重要方式和途径。第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门，负责撰写、审核、处理公司往来公文，并指导监督各 部门及各管理中心（处）的公文处理工作。第六条公司常用的公文种类主要有：（一） 决定-用于对重要事项做出决策和安排；（二） 指示-用于对下级单位布置工作，阐明指导原则；（三） 公告-用于向公司内外宣布重大事项；（四）通告-用于在一定范围内公

3、布各单位及员工应当 遵守的或需要知道的事项；（五） 会议纪要-用于记载和传达会议情况及议定事项；（六）通知-用于传达上级批示、要求下级办理或知道的 事项；批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文发布规章；任免和聘用管理人员。（七） 通报-用于对人和事的表扬或批评；传达重要精神 或情况；（八） 请示-用于向上级请求指示、批准；（九）报告-用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级询问（十）批复-用于答复下级请示事项；（十一）总结-用于向上级做综合性的全面工作汇报；（十二）计划-用于对今后工作做出全面安排；（十三）签报-用于各部门向公司领导请示、汇报工作（十四）函-用于不相隶属关系

4、单位或部门之间商洽工 作，询问和答复问题；（十五）复函-用于回复来函。第七条公文格式包括下述内容：主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、 主送对象、呈报、抄送（报）对象、发送对象、附件、发文字 号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧 急程度等。（一）公文的标题应当准确、简要概括公文的主要内容， 并标明公文种类；（二）发文字号，一般包括单位代字、年号、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号；（三） 发文单位、主送单位应落全称；（四）除会议纪要外的公文，一律加盖与发文单位相一致的印章；（五）密级公文，应当分别标明"A级"（绝密）、

5、"B级"（机 密）、"C级"（秘密）字样;（六）紧急公文，应当分别标明"特急"、"急"、"平急"字 样；（七）公文如有附件，应在正文之后，发文单位名称之前， 注明附件的顺序和名称；（八）呈报、主送、抄报、抄送、发送 ：呈报，为文件内容的执行对象或必须呈达的上级主管单位；主送，为文件内容的执行对象或必须送达的对象；抄报，为需要了解文件内容的上级主管单位；抄送，为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位；发送，为需要了解文件内容的下级单位。向上级请示的公文，一般只写一个呈报单位，如果需同 时报知另一上

6、级单位，可用抄报的形式；（九） 发文时间应以领导签发的时间为准；联合发文，以 最后签发单位领导的时间为准。（十）公文应标明签发人，签发人为主签发人；（十一）公文用纸为A4型，左侧装订；（十二）对外行文的字体要求：1、发文字号为四号宋体加粗；2、标题为小二号宋体加粗；3、发文对象为四号宋体加粗；4、正文为四号宋体；5、 呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体；6、主题词为四号黑体加粗。第八条发文字号具体规定：公司及各部门发文字号为：1、物业管理有限公司物业（宁）字年号XXX号；2、公司行政与人力资源部物业 （宁）行人字年号XXX号；3、公司财务部物业（宁）财字年号XXX号；4、公司品质培训部

7、物业（宁）品培字年号XXX号；5、公司市场发展部物业（宁）市场字年号XXX号。6、公司工程管理部物业（宁）工程字年号XXX号第九条行文关系和规则：（一）各管理中心（处）的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责范围确定，在权限范围内可以自主行文；（二）非紧急情况不得越级行文；（三）各管理中心（处）不得直接向公司总部及以上单位行文。如确需请示公司总部或以上单位，应由各管理中心（处）拟稿，经公司行政与人力资源部审核， 报公司总经理批准后， 加盖公司印章、呈报；（四）各管理中心（处）呈报公司的文件，统一报送至行政与人力资源部，报送一份即可，由公司行政与人力资源部根据需要向有关领导和部门送阅；（五）除公司

8、领导直接交办的事项和重大紧急情况外，行文原则上不得直接呈报领导个人；各管理中心（处）不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件；（六）"报告"、"纪要"类公文中不得夹带请示事项；（七）所有公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转；紧急、特殊情况可直接由领导批转、交办， 事后履行公文处理程序（八）凡传达、贯彻上级指示精神、决定；向上级的请示、 报告；颁发公司规范性文件；发布具有全局性指导意义的通 知、通告等公文，由主管职能部门拟稿，分管领导审核，总 经理签发，并由行政与人力资源部统一编字号、印发。第十条公文处理程序：（一）公文

9、处理程序为收文程序和发文程序。收文程序包 括登记、分办、催办、反馈、归档等；发文程序包括拟稿、审 稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和 存档等；（二）公司收文要统一制作 来文阅办表，发文首页统一 制作发文稿纸，传真使用统一的图文传真，部门签报 统一使用文件会签单；（三）公司字发文应由总经理签发；部 门发文，可由分管领导签发 ；一般性行政事务公文可由公司 行政与人力资源部经理签发；（四）凡涉及其他部门的公文，主办部门应主动与有关部 门协商、会签。如果意见不一致时，应在公文会签中如实反（五）撰写公文应注意事项：1、符合党和国家的方针、 政策、法律、法令及上级单位 的规定；2、内容详

10、实、观点明确、文字精炼、条理清晰、标点符 号正确；3、公文中的人名、地点、数字要准确，引用公文要注明 发文机关、公文字号、标题和发文时间；4、 公文中的数字，应尽量使用阿拉伯数字；5、发文时间使用中文数字标识；6、请示问题应一文一事。（六）公文受理应注意事项：1、 凡需两个以上部门会签处理的公文，由主办部门牵头， 组织有关部门会签办理；2、各部门报公司领导审批的公文， 除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导审阅、批示；3、各管理中心（处）报公司的公文，应报公司行政与人力 资源部，由行政与人力资源部根据公文内容签转涉及到的各部门，由各部门在职权范围内处理。 若需报公司领导审批的， 由该部

11、门提出意见后，由行政与人力资源部签转有关领导审 阅、批示；4、机密公文由送文单位直接送分管领导审阅、批示。（七）公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿，主要 做好公文的审核把关工作：1、是否需要行文；2、 行文是否准确、简洁、明了、完整；3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商；4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规 定的要求。（八）公文归档：1、公文办理完毕后，具体承办人应根据文书立卷要求， 整理公文原稿及有关资料，依据公文的等级送交公司行政与 人力资源部或本部门相关人员分类存档。个人未经许可，不 得私自保存应存档的公文；2、对于没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导批

12、准 后可销毁。机密公文的销毁，应有行政与人力资源部专人监 督，并进行登记。第二章行政办事制度第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、 协调及过程受控，各级人员必须依照职责权限，各司其职、 各负其责。第十二条公司行政办事规则：（一）对于职责权限范围内的事项，必须认真、准确、及 时办理，不得推诿、积压；（二）对于超越职责权限范围的事项，必须遵循工作程序 逐级请示、报告，一般不得越级请示、 报告或擅自越权行事（三）对于跨部门事项，主办部门须主动与相关部门协商 办理，相关部门要积极配合。意见不一致时，主办部门须向 上级分管领导请示汇报，由上级分管领导协调解决。各部门 均不得未经协调一致而擅自行

13、事，否则，上级分管领导有权 责令纠正或追究责任；（四）对于不适合部门办理的事项，必须立即退回交办部门并说明理由（五）对于重大突发事件及处置意见，情况紧急时，可直接向公司领导请示、报告，但事后要向被超越的主管上级报告；（六）公司领导直接交办或需要保密的事项以及发现损 害公司利益、公司声誉的行为，可直接向公司有关领导请示、 报告；（七）公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示，必须有书面批示或文件，方可作为执行依据；第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。若以电子邮件、传真、电话、口头形 式办理，电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录 正本及有关资料，在办

14、理完毕后存档备考；若以公文形式办理，则转入公文办理程序。第十四条行政办事程序的时限要求 ：1、以公司名义的收、发文，均由公司行政与人力资源部进行登记，派专人监督，须做到事事有回复；2、 有具体时限要求的事项，按时限回复；3、 凡属公司级各类文件及上级来文，秘书填写来文阅 办后，交由行政与人力资源部负责人做处理意见，报公司领导，再根据领导指示，传阅相关职能部门；4、公司来文须当日批转，行政与人力资源部指定专人办 理，或催办、监督、检查办理情况 （需跟踪督办的），同时指 定汇报时限；5、公司发文，行政与人力资源部秘书填写发文稿纸后，交由领导签发，并于当日送达收文单位；6、急事急办，第一时间处理标注

15、 "特急"、"急"的事项;7、 平急事项，从接受之日起三个工作日内回复；&涉及到技术性问题的事项， 从接受之日起十个工作日 内回复；9、如工作需要限定完成时间， 在交办工作时即应做出明 确规定；不能按时限完成或回复的事情，必须向相关方面说 明理由和最后完成日期。第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。（一）办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽 的事项；（二）阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息第十六条办理事项的工作程序 ：（一）行政与人力资源部对公司办理事项进行登记，并依据公司领导的分工和各部门的职责范围，提出批办意见后， 签转

16、相关部门主办或直接签转公司领导批示；（二）主办部门：1、依据职责权限范围办理；2、根据领导的批示或会议决定办理 ；3、必要时向公司分管领导请示、报告。（三）公司分管领导1、依据职责权限批示；2、必要时向其他分管领导通报；3、必要时召开专题会议研究决定 ；4、必要时向总经理请示、报告 ；5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。（四）总经理1、依据职责权限批示；2、必要时提交经营班子办公会研究决定 ；3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。第十七条阅知事项的工作程序：（一）行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记，并签 转公司领导、相关部门或管理中心 （处）阅知；（二）公司总经理或分管总经理助理

17、认为有必要时，由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心（处）阅知；（三）公司各部门、各管理中心（处）有需要公司领导阅知 事项的信息、简报等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知；（四）公司领导对阅知事项如有批示的，由行政与人力资源部及时反馈给相关部门及各管理中心（处）。第三章会议制度第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一，公司对会议要求精简、 实效、控制数量、提高质量。 会议议题要提前拟定并发出通知，与会者须认真准备。会议 决议以会议纪要为准。经营班子办公会、总经理办公会、年 度工作会的会议纪要解释权归公司总经理，专题会会议纪要 解释权归主持专题会的公司领导。第十九条公司会议有经营

18、班子办公会、总经理办公会、 年度工作会议、专题会议。公司各部门可根据本部门实际工 作需要自行决定召开部门会议。（一）总经理办公会1、 总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示，研究、 分析、确定公司重大经营行为，决定公司重大事项等的高层 领导行政会议；2、 总经理办公会由总经理主持， 公司经营班子成员参加，可以根据会议内容邀请上级单位领导参加或安排有关人员列席会议；3、 总经理办公会原则上于每月末召开，因工作需要也可 临时召开。会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子 成员意见后确定，负责会议记录，形成会议纪要。4、总经理办公会的主要内容：贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体发展战略、经

19、营管理目标的重大决策；听取各部门在经营、管理、发展等工作的汇报并就遇到的重 大问题提出处理意见；分析公司部门经理以上人员和管理中心（处）领导成员的工作能力、水平及业务素质并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会 ；2、 总经理办公会由总经理主持，总经理因事可延期举行 或委托公司其他领导主持召开 ；3、总经理办公会由经营班子成员、各部门负责人参加，如会议内容涉及 相关单位，总经理可临时决定列席人员；4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领 导及各部门意见后确定会议议题，负责会议记录，形成会议 纪要。（二）项目办公例会1、 项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开，各部 门、管理中心（处

20、）负责人参加。2、 项目办公例会内容同二十五条第二款"月报内容"。（三）年度工作会议1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作计划、与各管理中心（处）签订经营管理目标责任书、交流 工作经验、表彰先进的年度大会，原则上于每年三月初召开 （总部年度工作会议召开后进行 ）；2、 年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心（处）负责人以上人员参加；3、 年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备，有 关部门和管理中心（处）协助相关工作。会议组织、议程安排 等工作由行政与人力资源部征询有关方面意见后提出，并报 请总经理审定；4、 公司行政与人力资源部负责会议记录

21、，形成会议纪要。（四）专题会1、 专题会议是公司研究决定经营管理中具体事项、解决 具体问题的专门会议；2、 专题会议由公司领导根据情况确定召开并主持，参加 会议的成员由主持会议的领导自行确定 ；3、专题会议要研究的内容由会议所讨论专题的主要负 责部门准备，并报主持会议的领导审定。会议文件、所需资 料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。会 议纪要形成后报主持会议的领导签发，报备公司行政与人力 资源部。第二十条各类会议的会议纪要，须在会议结束后四个小时内做出。行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作安 排的跟踪、催办和检查。第四章请示、报告制度第二十一条请示、报告制度是公司行政工作的基

22、本制度， 在公司各项工作中，必须严格遵守请示、报告制度。请示、 报告的基本要求是及时、 准确、观点明确、文字简洁。请示、 报告一般采取签报或编号文件的方式。第二十二条请示是指下级单位向上级单位请求指示、批 准的办事程序，凡是超越职权和职责范围的事项都应按规定 请示；报告是指下级单位按照要求向上级单位报告工作、反 映情况、提出建议、答复上级单位的询问，不需要上级单位 做出指示、批准的办事程序，凡是重要工作和事项，都应按 规定报告。第二十三条下列事项必须请示、报告：（一）各部门、管理中心（处）重要决议、决定的制定；（二）各管理中心（处）经营管理活动的开展、合同协议（三）各管理中心（处）贯彻本公司工

23、作方针、决议、决定的情况及所遇到的特殊问题和解决方案；（四）对外新闻发布、公关外事活动以及对相关人员的邀请；（五）公司重大活动安排以及需要公司领导参加的会议、 仪式；（六）重要的人事安排、人员调动、干部违纪的调查处理等；（七）公司各部门经理及管理中心 （处）负责人以上人员 出差、公司出国；（八）重大突发事件及事故。第二十四条请示、报告的工作程序（一）对于第二十三条第一、第二款有关内容，凡是需要 向公司总经理请示、报告的，由有关部门起草签报，经公司 行政与人力资源部核稿后，呈公司总经理签署，以公司名义 上报;公司需向上级单位请示、 报告的，日常办公文件，由主 办部门起草正式文件，经公司行政与人力

24、资源部核稿后，呈 总经理签发，以公司名义上报，重要的请示报告文件要经公司总经理签发。（二）对于第二十三条第三款有关内容，由主办部门起草 签发，经部门负责人、管理中心 （处）总经理签字，以公司部 门或管理中心（处）名义上报公司分管领导审批。（三）对于第二十三条第四、第五款有关内容，由主办部 门起草，经公司或管理中心（处）总经理签字后报上级单位分 管领导审批。（四）对于第二十三条第六款有关内容，由公司行政与人 力资源部具体承办。（五）对于第二十三条第七款有关内容，必须提前逐级请示和经过批准。领导干部出差、出国要统筹兼顾，注意轻重 缓急，至少留有一名经营班子成员主持日常工作。凡是涉及 公司重大事项的出差、出国，人员返回后六个工作日内要向 批准人提交书面报告。（六）对于第二十三条第八款有关内容，必须立即请示、 报告。另在当月或当季的报告中要有所体现。第二十五条公司日常工作报告制度（一）公司向上级单位的日常工作报告，除必须报告第二 十三条规定的事项外，日常工作情况按周、月、季、半年、 年度向上级单位报告，并可根据上级单位要求随时上报或调整上报：1、月报，即经营情况月报表， 报告公司各部门、管理中 心（处）当月主要经营管理情况及财务月报表，下月的工作计划及需上级单位协调与支持的内容。由公司行政与人力资源部汇总各职能部门月报表，报批公司总经理后于下 月五日前报上级单位（或按总部要求时间报）