人力资源部办事处营运手册

1、办事处营运手册人力资源部2001年 6 月手册使用提示我们成功的秘诀是始终如一地保持高标准。 xxxx 办事处营运手册是确保全国各地办事处 保持高标准的重要工具之一 ,其中列出做为各地办事处内部管理所应遵守的政策和程序 , 本手 册中的内容是实际工作中总结出来的宝贵经验 , 随着企业的发展和市场的不断运作 , 各办事处 负责人应不断地进行修改和补充，以使我公司的办事处运营手册得以更完善的建设。如何使用运营手册本手册独立成章节，可根据索引查找所需要的信息。本手册在办事处负责人处保存，只能在各地办事处使用，每次使用时，要做借阅记录， 并在使用后立即归还给办事处负责人。在员工、管理层中可广泛介绍手册

2、内容，也可请他们对其中需要了解的部分进行学习并 加以考核。对营运手册更新 根据工作的需要和实际情况的变化，公司销售总部会对营运手册进行更新，会对更新的 工作采用以下两种方式：一 重新翻印手册二 使用公司销售总部发文，临时更新手册等方式进行更新。当有更新内容时，一定要在营 运手册的记录表中做相应记录。三 如果更新的内容简单，可在更新记录栏做好记录，在相应的部分进行修改。修改后的内 容应及时通知公司总部。四 如果更新的资料内容较多，可将更新资料附在营运手册的后面，并同时在营运记录表中 进行标记。五 公司总部应确保全国各地工作人员及时了解营运手册的更新内容。告知更新的内容为确保管理层阅读营销总部的发

3、文。把发文中关于手册更新的有关内容贴到所有员工可 以看到的地方。请所有员工阅读学习。并在实际工作中予以应用，必要时可采取统一培 训的方式。二 指定专门人员（管理层成员）负责将更新的内容通知所有的员工三 确保员工能够得到新程序的岗位规范检查表，（SOS）,特别是初次进行岗前培训的员工四 销毁过时的资料手册内容索引第一章 xxxx 简介第二章 服务第三章 业务运作第四章 值班管理第五章 人事管理第六章 培训第七章 财务管理与信息沟通第八章 产品的维护保养与能源管理第九章 服务推广第十章 安全与保全 附件一：表格汇编 附件二：办事处管理索引各章内容的概要第一章 xxxx 简介一、xxxx 公司发展史

4、及公司介绍二、 xxxx 文化介绍三、xxxx 产品介绍四、xxxx 管理框架五、 xxxx 销售总部和办事处介绍 第二章 服务一、服务的含义及 xx 服务的理念二、办事处的服务项目三、服务程序及 xx 服务的四步曲四、与客户关系的信条五、如何处理客户投诉 第三章 业务运作一、办事处业务流程介绍二、办事处各岗位操作规范三、岗位规范检查表及其内容四、备件运作管理规定 第四章 值班管理一、值班管理的概念及要点介绍 二、营业时间段前后的值班管理三、运营检查表的介绍及检查表的内容 第五章 人事管理一、办事处人事管理结构及管理介绍二、办事处员工的招聘、辅导及沟通三、员工的发展及激励制度四、绩效考核及岗位

5、规范检查介绍五、员工的保留、调岗及解聘六、办事处内部人事档案管理 第六章 培训一、培训的意义二、 xxxx 培训体系介绍 三、办事处岗位培训的四个步骤 第七章 财务管理与信息沟通一、办事处财务管理模式介绍二、办事处定期填写的表格介绍三、信息沟通与档案管理的管理规定 第八章 维护保养及能源管理一、办事处的办公区及设备的定期全面维护，保养介绍二、控制水电能源节约的指南 第九章 服务推广 一、服务推广的三个层次二、中心站服务推广的四个等级三、服务推广与媒体关系 第十章 安全与保全 一、人员的安全与保全 二、办事处在营业时间外的安全与保全三、意外事件和不可抗力的预防和处理营运手册更新记录表更新早节更新

6、页码原有内容概要更新内容概要更新方式更新日期营运手册的借阅登记表序号借阅日期借阅人签字归还日期归还人签字备注第一章xxxx简 介本章内容简介1. 1xxxx发展史及公司介绍1. 2xx的文化1. 3xx公司产品介绍1. 4xx公司管理框架1 5xx 公司的销售总部办事处第二章xxxx 服务 对于每一名客户而言，服务意味着不同含义，有时它意味着特别的友善，有时意味着技 术的特别熟练，但它永远都意味着提供尽善尽美的服务，确保每位客户都百分之百的满意。人力资源部本章内容简介2 1 服务的涵义2. 2 xx公司的服务理念2 3 办事处的服务项目2. 4 服务的程序2. 5 xx服务的四步曲2. 6 客

7、户关系信条2. 7 客户投诉和处理2. 8 服务参考信息21 服务的涵义什么是服务：准确而清晰地界定服务这一概念，是专家学者们一直努力的目标，按照美国市场营销协 会下的定义，定义为：用于出售或者是同产品连在一起出售的活动、利益或者满足感。我们 xx 公司认为：我们应该给客户提供质量最好的产品和最优质的服务。我们的产品，能给客户 创造极大的价值，我们的服务能使客户为我们传播良好的声誉。我们的服务目标是：我们与 客户的心与心之间没有距离。22xx 公司的服务理念目的 （由销售部制定）原则 1 全方位的服务：无论客户在哪里，我们的服务都能覆盖得到。2 全功能服务：我们不仅要做好被动式的服务，更要多做

8、主动式的服务，不但要把 帮助客户使用好购买的产品看作是我们的职责，更重要的是，把环保仪器的应用和推广，看 做是我们神圣的义务。 （TCSS： 全面顾客满意系统）为了保证顾客全面满意的实现，我们 xx 公司必须建立运作顺畅，组织严密、反映迅速的 服务体系结构。该体系是由售后服务中心全国各区域技术服务分中心以及全国各地办事处或 服务中心站授权维修站三级组成。我们必须要坚持不懈的努力，逐步形成这个层次清晰，覆盖广泛、布局合理、贴近客户 的技术服务体系， 是我们赖以为客户提供优质服务的基础保障。 同时也是 xx 公司长期发展必 须要夯实的基础建设。23 办事处的服务项目1 硬件维修服务。 上门期内的硬

9、件，上门维修服务，保修期内的硬件接待维修服务。2 咨询服务电话咨询服务和在线支持服务。3 有偿服务A 硬件升级服务（产品更新换代服务）B 技术培训服务 （ 产品使用培训服务除外 ）C 软件有偿服务D 非保修期内的维修服务或验机服务24 服务的程序服务意味着客户完全满意： 我们的承诺是为客户提供最佳服务我们的长期目标就是客户 的完全满意。为了达到这个目的我们除了做好客户的维修工作外，更重要的是确保每一名客 户在与我们打交道的过程中视为一种愉快的经历。服务包含了程序和个性： 程序有助于我们按照高效有序的途径，为客户提供技术服务。 个性则使客户感受到深切真挚的关注。 如果程序缺乏个性， 其结果导致机

10、械式的问侯或服务。 如果单纯地追求个性而忽视了程序，服务就失去了标准。工作效率也会随之降低。如果把二 者有机的结合起来，使服务既具个性又遵循程序，那么就会使客户受到最佳的服务经历。客户期望些什么： 根据最近的调查，下面列出了客户期望的内容：最可靠的产品完善的今后服务体系。快速并有效地处理客户投诉。个性化接触：象对待朋友或贵宾一们接待客户。 准确、快捷的服务。 令人印象深刻的服务：使我感到自己很特殊。成功之路：服务意味着最好的技术水平：对XX服务中心站来说，确保我们的维修水平位于同行业者 前列是我们提供最佳服务的基础，优良的维修技术是我们赖以生存的本钱。服务要不断创新： 一个新奇的想法可以使服务

11、质量变得非常卓越， 远远超出一般的服务 优秀的 XX 技服务人员总是要不断自问：我们怎样才能做得更好？服务要求团队合作： 管理人员应该身先士卒，协助员工工作，进行领导和演示，展现良 好的服务风范。服务是一种美妙的感觉： 从事服务的人不是被动地承担所赋予的工作，而是通过自己的 工作积极发挥参与社会的作用。当人们确信自己在工作领域中是最出色的时候，才会有最佳 的表现。杰出的服务就是最丰厚的回馈。服务意味着熟练和快捷： 要教育你的员工彬彬有礼地对待客户，关心客户的需求，动作 快捷。始终向员工灌输为客户提供快速服务的重要性。服务意味着美观的仪表： 客户第一印象来自于我们每个人的仪表。仪表包括清洁、平整

12、 的制服和名牌，一丝不苟的个人卫生，修剪整齐的头发，清洁、整齐的指甲，以及接待客户 时的微笑。服务要有较高的起点： 站长要确立服务基调，要与员工肩并肩工作，要通过实际行动向 员工示范自己的标准，激发员工的工作热情。服务要求进行不断的检查： 我们必须达到并且超越本章节规定的评估标准，必须给每一位客户留下感人至深的印象。服务意味着恰当使用行业术语： 行业术语对一般的普通客户而言有时会产生差距，不能 认为自己的语言一般人都能理解，而努力理解客户的想法，尽量使用他们能接受的语言。服务意味着平等对待所有客户： 每一个客户都是我们的上帝，他们享有被尊重的权利。 不能让任何客户感觉到他受到了歧视。服务具有针

13、对性： 针对性地提供服务，尽可能了解和满足不同层次客户实际需要和心理 需要，就是把每一个客户都当做“个人”来接待。在今天，服务质量成为企业生存的先决条件。判断一个企业成功与否，就是要看它是否 能满足客户不断增长和变化的需求。 为了实现客户满意的目标， 我们需要充分理解以下三点：关心客户服务步骤个性化服务团队241 关心客户关心客户就是指如何达到或超越客户的期望。为了实现客户满意的长期目标，必须遵循 下列程序：根据实际情况，采取正确行动来满足并超越客户的期望。 加强对管理层和员工的授权，支持有效的团队合作。不断进行评估，不断予以改进。关心内部和外部的客户 我们都知道我们最重要的客户是购买联想产品

14、的客户，同时也知道满足客户期望的重要 性。但是，在关心外部客户的同时也要求我们认识到内部客户存在，并且满足他们的需要。 所谓内部客户是指与我们一同工作的各位同仁。服务要从内部开始 我们如何对待员工，员工就会如何对待客户。我们年有人都要领带他人的帮助才能有效地完成工作，因此每个人的职责就是要使他的 客户百分之满意。首先你必须清楚的知道谁是你的内部客户，然后了解他们的需求在询问你的内部客户（员工）需求时，可以利用下列问题：我怎样做才能帮助你为客户提供更好的服务？我们怎样合作才能确保实现百分之百客户满意？以上是关心客户的一些主要问题，你所得出的结论将会奠定关心客户程序的基础。242 服务步骤1 调查

15、：找出客户需求。2 策划：决定采取哪些行动来满足客户的需求。3 执行：按照你策划的方案采取实际行动。4 不断改进：继续执行计划，不断取得进步。这些步骤适用于同我们一起工作的、遇到的和为之服务的每一个人，其中包括：员工、 管理层、代理商、客户和公众。步骤 1 调查询问客户的需求 除了询问之外，没有其它任径可以了解客户的需求。关心客户的第一步是调查。调查意味着找出：客户的期望。企业在满足客户期望方面做得如何？我们面临的挑战就是要得到客户满意方面真实反馈，要使客户愿意再次购买 xx 产品 调查来源有两个：外部客户：企业的客户，潜在的客户（学生、职员等等） ，前任员工等等。 内部客户：雇员（员工和管理

16、层）和代理商。聆听企业中客户的需求是最生要的一项调查工作。增加的市场占有率、总收入、利润和 资金周转只证明了昨天的工作成绩， 而对目前客户满意的评估则预示着今后生意的发展情况。内部调查也同样重要。员工与外部客户直接接触，他们了解客房的感受。询问他们的所见所闻，然后根据得到的住处采取相应的行动！员工们提供的信息不仅反应了客户的意见，也反应了员工自己的看法。这样一来，你就兼顾了所有的客户！调查工具范例：企业客户员工电话回访周例会讨论满意度调查问卷员工面谈客户监督内部意见调查卡面对面地聆听员工座谈会客户座谈会征求建议客户意见卡意见调查投诉处理追踪随机调查邻里意见调查调查时提出的主要问题（询问客户）1

17、 与我们联络是否方便？2 您认为我们的响应速度和维修速度如何？3 您认为服务人员的纵使技术水平如何？4 您认为服务人员的态度是否友善？5 与其它企业相比，您认为本企业的产品是否物有所值？6 您认为本店的清洁如何？7 是否有某个员工特别热情或不够热情？如果有，请指出他们。8 我们应如何改进？步骤 2：策划共同制订策略 最终的策略是在每个人意见的基础上归纳总结出来的。应征求员工和管理组的建议， 大家共同参与决策，而不仅仅是强制执行。它描述利用调查工具发掘出的信息，制订“服务策略” 。这个策略是一个“执行纲要” 了实现百分之百客户满意的应做事项，使每个人把精力集中在自己的首要职责上。此策略应该明确指

18、出你们的客户服务目标 策略目标范例：根据调查所得的信息，为提供优质服务确定新的标准。对每个人进行关心客户的教育，确保所有人都知道如何实现百分之百客户满意。对现有系统进行调整，排除有碍提高服务水准的一切障碍。建立一个“应急”系统，当员工或管理人员没有满足客户期望时，就启动此系统。对在客户满意方面表现出色的员工给予下面认可和奖励。创建一个“衡量”系统，对客户满意工作进行不断评估，以确保策略没有偏离目标。要确保此策略是“可行的” ，具有较强的灵活性，并且易于沟通和理解。步骤 3 执行信任和尊重团队中不同职位人员。 要创造一种气氛，使每个人都感到自己是一名决策者，提出的意见将被倾听和采纳，自 己会成为

19、一名有贡献的团队成员。执行的内容包括：针对客户满意的长期目标和服务策略与大家进行沟通。得到员工和管理层的全力支持与承诺。 把策略付诸实践。执行工作要从高层开始，然后扩展到热线电话、前台接待和上门服务以及客户可能接角 到的其他任何岗位。要通过自己的一言一行，展示百分之百客户满意的涵义。你对持续培训的承诺和对客户满意的承诺同等重要，培训应保持业务和服务技巧之间的 平衡。经过培训的人员，他们会理解如何关心客户，从而实现客户满意。当他们成为工作的主 人时，也就意味着他们已经了解如何确保提供客户满意了。通过向员工授权，使他们成为工作的主人。授权可以创建一种“没有借口”的环境，宽 会激发员工的积极性并促使

20、他们采取相应行动。实现客户完全满意的途径举例： 与企业中的所有人员沟通服务策略，征求他们的意见，获得他们的承诺。 回顾职前简介和培训系统，确保所有员工都了解实现客户满意是自己的首要工作。 郑重承诺将寻找并排除服务的障碍。要尽可能多地将客户满意工作的权利和职责受权给下级，强调每个人的工作都是支持在 第一线服务客户的人员。明确每项工作中有关客户满意方面的职责，允许员工在指定范围内离有自主权（包括处 理多种类型的客户投诉） 。员工积极性 在大多数情况下，员工会把自己的热情带到工作中去。他们希望得到培训，渴望参与， 勇于承担重任。那么，就给他们机会，让他们把自己的潜力发挥出来吧。步骤 4 不断改进 要

21、坚持不懈 每天都要呈现你的长期目标：客户完全满意。请牢记：唯一对客户和员工施加影响的途 径就是自己坚持不懈的典范作用。关心客户是没有止境的，客户的期望在不断地变化。这些变化要求我们采用新的策略， 进行更多教育，不断地聆听和学习。不断改进意味着重新进行已经完成的工作，从而取得更 好的结果。聆听员工和管理层的意见。 聆听客户和社区的意见。 向不同层次的员工授权。庆祝每一个小成绩，它们是奠定巨大成功的基础。 为每个人提供不断学习的机会。通过个人的参与、关注和典范作用来进行管理。制定连续性策略，将客房完全满意始终列为每个人的首要职责。对在客户满意方面做出 贡献的员工，即使这种贡献很小，也要提供正面认知

22、并且给予奖励。要公开表扬，对他们的 行为进行由衷的称赞。不断地倾听和评估客户满意工作，确保正在执行既定的策略。深入到客户中去，询问他 们的感受。不断改进的范例：在每周例会讲座如何改进工作。从员工和管理层中挑选几名代表，组成“关心客户委员会” 。经常开会，讲座客户满意 的情况。设立关心客户“优胜奖” ，给予他们正面认可，公司开表扬。奖励那些采取超出常规的 方法来实现客户满意的员工。每天都抽出一些时间， 与客户和员工讨论服务问题。 鼓励所有管理层都进行这项工作。 用简单的方法（例如：意见调查卡或随机调查）来：不断检查客户满意工作补充其它调查技巧 与所有人员分享有关客户的信息，花些时间讲座它的重要性

23、和涵义。鼓励不同层次和不同职位的员工征求客户的意见。 对你希望看到的成绩表示庆祝，使其继续发扬光大。从客户的角度着想！243 个性化服务团队个性： 个性指导关心客户和遵循服务步骤有机地联系在一起，它体现在每名员工和经理所表现 出来的工作热情和工作态度之中。它没有固定的模式，简而言之，就是要提供尽善尽美的服 务，使每一位客户都百分之百满意。下面的建议有助于你建立一支关心客户的服务团队：在企业中创建一种关心客户的积极态度，你必须以身作则。利用员工培训跟踪卡，对新的及有经验的技服务人员进行跟踪培训。必要时进行员工岗位轮换！轮岗会提高员工的工作效率。员工应对自己、对他人和对客户持有积极的态度，他们很快

24、会成为服务团队中的骨干。如果一名员工经常微笑着为客户提供友善的服务，具有较高的工作热情，对客户由衷地关 心，那么一定要给予正面认可。25xx 公司服务四步曲中心站前台接待、热线服务及上门服务流程是经过周密策划的，以便确保达到客户完全 满意的目标。这一流程是以下面的几个步骤为基础的。第一步：了解客户服务需求服务人员通过电话聆听、与客户面谈、网上交流等形式与客户沟通信息，详细了解客户 需求，记录客户信息。第二步：确定合理服务方式服务人员根据客户的具体需求，纵使 xx 服务政策，充分利用资源，制定合理的客户服务第三步：标准规范实施服务服务人员守信、守时，按照 xx 服务规范，精心操作，为客户提供周到

25、的服务，实现客户 满意。第四步：检查效果及时改进 尊重客户评价，不断改进提高服务技能技巧，为客户提供更高质量的 xx 服务。 每个在中心站为客户提供服务的人员都应该知道服务四步曲，每个人都就该把自己的独 特个性与服务步骤结合起来。如果不能指导个性和服务程序结合起来，那么客户就无法得到 全面的 xx 服务。26 客户关系信条不论你如何努力， 前来维修的客户都是带着总是和不满来的。 这就为你提供了一个良相， 提高自己的服务水平，防止客户流失。良好的客户关系技巧可以帮助你平息客户的不满。你在客户关系方面付出的努力，将达到两个目标：令不满的客户重新树立起对 XX的信任。避免以后再次发生同样的问题。但事

26、实上，客户通常不会花费时间来告诉你问题所在。有效的客户关系技巧可以帮助我 们发现这些问题，然后采取相应措施，避免总是以后重复出现。客户关系十大信条：我们的客户：1、客户是我们业务中最重要的人，他们是我们的衣食父母 2、他们并不依赖于我们，相反是我们依赖于他们而生存。3、他们没有影响我们的工作，他们是我们工作的目的。4、客户的光临是我们的荣幸，不要认为是我们给予他们恩惠。5、客户是我们业务的一部分，他们不是局外人。6、客户不是冷漠的统计数字，而是和我们一样生气勃勃、有血有肉、有情感的人。7、客户并非是我们与之争论和斗智的对象。8、客户告诉我们他们的需求，我们的职责就是满足他们的要求。9、客户有权

27、享受我们所能给予的最礼貌、最关注的服务。10、客户有权希望我们的员工具有整齐清洁的仪表。11、要想使客户改变，就必须先改变自己；要想使客户变得更好，就必须使自己变得更好； 要想使自己成功，就必须先让客户成功。27 客户投诉XX对于我们 xx 服务中心站而言，最重要的人就是客户。 投诉的客户通常中最忠诚的客户。事实上，大多数客户并不抱怨，他们是以不再购买 品牌产品作为抗议。这就表明你没有机会修正错误了，更糟糕的是，他们还会把此次不愉快 的体验至少告诉 10个人。这就是“坏事传千里”的广告效果，它将有损 xx 的形象。所以，应该感谢投诉的客户给你提供了一个契机，使你能够修正错误，重新赢得客户， 使

28、他们日后继续支持XX。如果你以使他们成为回头客，他们就会把这次积极的体验分享给他 人。没有比下面更糟的抱怨方式了： 如果一名客户对企业不满，但却不告诉你，这就是最坏的一种情形了。为客户解决问题，处理客户投诉是我们日常工作中最艰巨的一项任务。要随时准备好处 理客户投诉，回答各种棘手的问题。271 让客户满意每个人的职责你当然会深知让客户满意的重要性，你所面临的挑战就是确保你的管理层和员工都树立 起这一信念。员工通常是第一个接触客户投诉的人员，当然，没有你的培训和支持，员工就不会知道 应该如何处理。他们通常会以自己的方式来处理这些情况，要帮助员工理解不能以个人方式 处理任何形式的客户投诉。要指导他

29、们以积极主动的方式处理问题，根据你所教授的内容，树立良好的典范。 永远保持乐观态度非常重要，企业从不允许采用粗暴无礼的态度对待他人。272 向员工授权当你不能亲自回答问题或处理客户投诉时，就把此项工作授权给你的管理层和员工。 向你的下属授权应该注意：允许具备相关能力的人员自行判断并采取措施处理客户投诉。事后应让他们向你汇报。增强他们在处理客户投诉方面的能力和自信。授权并不是简单地告诉员工通过提代尽善尽美的服务来使客户满意。授权意味着培训， 在不同职位之间创建并发展一种团队合作和勇挑重担的精神。通过授权： 你将帮助他们取得自信和不断成长的机会。向员工授权可以提高： 员工的满意程度。客户的满意程度

30、。因为他们的问题立即得到了解决。273 处理投诉客户投诉向你发出了信号，告诉你要：立刻修错误。 采取相应行动，确保日后不再发生。这包括员工和管理层之间的沟通。 查看企业整体情况，聆听客户意见。xx 投诉处理三原则1、道德处理好与客户的界面；2、找到相关的责任人并分析总是的性质，进行批评和处罚；3、触类旁通分析总是的根源，制定改进措施。我们应该注意解决客户投诉的方式，经常强调正确处理投诉的重要性。在处理客户投诉 的过程中，处理好与客户的界面，是成功解决投诉与否的关键。特别要注意以下几点：1、对客户需求做出快速反应 如果做出了快速和诚挚的反应，不仅可以显示出你对客户关心，同时也表明企业非常重 视客

31、户满意。立即停下你手中的工作，马上处理客户投诉，千万不要让客户等待。2、保持自信和冷静的态度。 以积极主动的态度处理问题可以防止形势恶化，要有耐心。最重要的就是要努力做到彬 彬有礼， 千万不要以个人的方式处理问题或者带有防卫心理面对客户。 这一点也许很难做到， 但当客户平静下来之后，双方就会更好地变论问题。3、避免事态扩大 如果你感到客户投诉的影响在逐渐扩大，就要把客户带到远离其他客房的地方。4、对给客户带来的不便表示诚挚的道歉，并且找出问题的真正根源。 要理解和同情客户。一句简单的“对不起”往往会起到意想不到的效果，要设身处地为 客户着想。倾听：确信问题已经发生，相信客户所说的一切。询问有关

32、细节，把客户所说的重复一 遍，确保你已理解全部的投诉内容。澄清事实，这将有助于客户更好地向你解释发生的情况， 同时也将再次证明你很关心客户投诉。5、不要推卸责任 如果发生的问题超越了你的职责范围，那么就向客房保证你将把问题上报，并且尽快给 他答复。要机智地向客户解释公司政策，讲明原因比只是简单地说： “这是我们公司的政策” 要好得多。向客户保证：你将对冋题进行深入的调查。尽最大努力确保类似情况不再发生。6、立刻解决 当你明确了所发生的事件及其原因后，就要采取相应行动。7、对上报的冋题进行调查和跟踪在站长留言本上记录你所听到的事情，这将有助于事态发展，防止冋题再度发生。客户 投诉为你提供了下列机

33、会：从客户的经验中学习。立刻解决冋题。避免冋题再度发生。8、履行自己的承诺不论你是通过电话或者是面对面地解决问题， 都要以适当的方式履行自己的承诺。 例如：如果你答应客户在他下次光顾时提供免费资料，那么就一定要把客房的姓名记录在站长留言 本上，并告知值班站长。客户理应在下次光顾时得到他们的免费软件。千万不要忘记：处理问题的方式会比实际问题本身更让客户感到不满。如果客户非常愤怒，那么不论你说些什么都不能使他（她）感到满意，此时可以提出一 些开放式问题，例如：“我想为您提供帮助，您觉得我应该为您做些什么呢？”“您需要些什么？我能否帮忙？”让客户自己思索答案会有助于缓和情绪，如果这样仍然无效，那么应

34、保持片刻沉默，再 重新开始询问客户应如何处理总是才能够令他满意。请记住：不要产生防卫心理，保持冷静 和彬彬有礼的态度。对客户投诉保持警觉学会在投诉产生之前，就发现潜在的迹象。下面是些建议，可让我们更容易地发现不愉 快的客户：每天花些时间与客户沟通。例如：当你在为客户服务的时候，询问他们：“您觉得在此是否愉快？我们需要如何改进？”鼓励每个人注意客户的不满问题和言论，通过观察和聆听发现不满的询问员工是否注意到不政党的现象，鼓励员工注意客房的评论或抱怨。对员工的投诉如果客户投诉员工的行为，那么值班站长就应该警觉起来。向客户道歉，并保证会对此 问题进行深入的调查。感谢客户把发生的情况通知你，事后与员工

35、单独讲座这些总是不要成 为愤怒的客户和员工的仲裁人。如果客户投诉其他客户行为，那么员工应该立即通知站长，由值班站长运用良好的判断 力来处理有关问题。274 发现并防止投诉的产生如果错误地处理投诉，应付使你面临丧失客户的危险。为了避免这一现象的发生，应找 出可能产生投诉的迹象，然后采取适当的行动。你也许会发现应该花些时间对某些人员重新 进行培训。你不会听到所有的投诉，它们会由投诉处理人员来处理（也许是错误的处理） 。了解投诉 的最好途径就是询问。在每个工作日结束时，值班站长就应询问员工是否处理了客户投诉。如果有，那么是何种 类型的投诉，他们是如何处理的。 如果发生了一些投诉，那么应该记录在站长留言本上，以便确定问题发生的模式。站长要 定期检查留言本。