如何高效地参加会议

1、如何高效地组织和参加会议234567会议的种类与目的会议之前的准备事项会议主持人应具备的素质与会议进程与会者的素养与礼节如何应对质疑会议记录的写法与活用目录8应妨碍会议进程的负面因素简介1 将对外、对内的信息传达给公司将对外、对内的信息传达给公司成员，以统一大家的意见，或有成员，以统一大家的意见，或有必要就某一共同议题进行集体讨必要就某一共同议题进行集体讨论时，就要召开会议。论时，就要召开会议。 会议的顺利与否，取决于领导及会议的顺利与否，取决于领导及参与成员的想法及所做准备是否参与成员的想法及所做准备是否妥当。妥当。 充分的筹备、合理的礼仪以及正充分的筹备、合理的礼仪以及正确的主持技巧，可以

2、保证会议顺确的主持技巧，可以保证会议顺利进行，而且言之有物。利进行，而且言之有物。简介传达消息的会议 向有关人员传达对内、向有关人员传达对内、对外某些消息的会议对外某些消息的会议 主要目的是通知及核实，主要目的是通知及核实，当事人应事先处理好联当事人应事先处理好联络事宜。络事宜。解决问题的会议 成员个人提出自己见解、成员个人提出自己见解、对策和解决方案等用以对策和解决方案等用以解决问题的会议解决问题的会议 出席者如果能带着好的出席者如果能带着好的想法或方案出席会议，想法或方案出席会议，那么会议将进行的十分那么会议将进行的十分顺利、成功顺利、成功会议的种类与目的按性质对会议分类会议的种类与目的确

3、认会议的种类l围绕某一中心议题展开讨论的会议l业务上的集会、题会l部内会议、科内会议l部门联络会议l广告宣传会议l课题研究会议l晨会、夕会l销售会议l生产会议l 开会的目的传达公司的方针、政策了解组织的内部情况把握问题所在，并寻求解决方案了解每个员工的工作进程 将公司的基本方针和战略目将公司的基本方针和战略目标等信息具体地传达给公司标等信息具体地传达给公司成员成员 对公司的方针战略进行讨论，对公司的方针战略进行讨论，加深全体成员的理解，便于加深全体成员的理解，便于统一意见统一意见 组织机构规模越大，就越难组织机构规模越大，就越难于对各部门工作内容、进度于对各部门工作内容、进度等问题进行把握与安

4、排等问题进行把握与安排 进行部门内部、部门之间的进行部门内部、部门之间的交流，互通有无交流，互通有无 “组织机构内部究竟存在哪组织机构内部究竟存在哪些问题？些问题？” 成员之间积极发表自己的观成员之间积极发表自己的观点，并与他人进行讨论，集点，并与他人进行讨论，集思广益，在最短的时间内找思广益，在最短的时间内找出答案出答案 通过听取个人工作进程报告，通过听取个人工作进程报告，上级能够很直观地掌握个人上级能够很直观地掌握个人的工作状态，并给予适当指的工作状态，并给予适当指示示会议的种类与目的12浏览与议题相关的事项及资料会议之前需要准备的事项明确会议的目的345准备好必要的资料及时整理意见和想法

5、其他需要确认的事项l每个人都应该对会议的议题每个人都应该对会议的议题 有一定的了解有一定的了解l如果不清楚议题，应立即向如果不清楚议题，应立即向 会议负责人咨询会议负责人咨询21明确会议的目的会议之前需要准备的事项浏览与议题相关的事项及资料345准备好必要的资料及时整理意见和想法其他需要确认的事项l为了提高个人的关心程度，为了提高个人的关心程度， 通览一下与议题相关的事通览一下与议题相关的事 项及资料项及资料l翻译上次会议记录或者浏翻译上次会议记录或者浏 览一下参考资料览一下参考资料32浏览与议题相关的事项及资料公函的内容不要过多，尽量简洁公函的内容不要过多，尽量简洁插入图表照片等给人以直观印

6、象插入图表照片等给人以直观印象确认字墨浓淡，保证复印件清晰确认字墨浓淡，保证复印件清晰投影文字不要过于详细投影文字不要过于详细引用数据信息要标明出处引用数据信息要标明出处会议之前需要准备的事项准备好必要的资料145明确会议的目的及时整理意见和想法其他需要确认的事项41明确会议的目的会议之前需要准备的事项及时整理意见和想法325准备好必要的资料浏览与议题相关的事项及资料其他需要确认的事项l出席为解决问题而召开的会议，出席为解决问题而召开的会议，要事先整理好自己的意见要事先整理好自己的意见l会后分项在便笺或会议笔记本会后分项在便笺或会议笔记本 上进行总结上进行总结52浏览与议题相关的事项及资料开会

7、时间（不能迟到）开会时间（不能迟到）场所（不要弄错会场及会议室）场所（不要弄错会场及会议室）出席者的人数及成员出席者的人数及成员需要携带的物品需要携带的物品开会前开会前510510分钟进入会场分钟进入会场会议之前需要准备的事项其他需要确认的事项341准备好必要的资料及时整理意见和想法明确会议的目的会议主持人应具备的素质及会议进程主持人应具备的素质l不要偏袒某个特定的成员，做到一视同仁不要偏袒某个特定的成员，做到一视同仁l准确把握会场气氛与状况，及时作出反应准确把握会场气氛与状况，及时作出反应l出现任何情况都不能感情用事，保持冷静出现任何情况都不能感情用事，保持冷静l遵照会议目的，引导与会人员完

8、成会议遵照会议目的，引导与会人员完成会议l适当活跃现场气氛，调动与会人员的积极性适当活跃现场气氛，调动与会人员的积极性会议主持人应具备的素质及会议进程会议进程中的要点l向全体成员传达会议目的及宗旨向全体成员传达会议目的及宗旨l选定书记员，做会议记录选定书记员，做会议记录l根据会议的议题决定会议时间安排根据会议的议题决定会议时间安排l调动全体成员的积极性调动全体成员的积极性l参照会议目的，把握讨论的方向参照会议目的，把握讨论的方向l在会议的过程中整理正反双方论点在会议的过程中整理正反双方论点l向全体成员确认结论向全体成员确认结论l介绍下次会议概要介绍下次会议概要与会者的素养与礼节会议开始前的准备

9、l要认识到出席会议是工作的一部分要认识到出席会议是工作的一部分l事先就议题做好研究工作（不懂的地方要请教前辈）事先就议题做好研究工作（不懂的地方要请教前辈）l仔细的阅读分发的资料（确认疑点、重点）仔细的阅读分发的资料（确认疑点、重点）l在开会时间之前进入会场在开会时间之前进入会场会议进程中应该遵循的事项l认真听从主持人的议事进程安排认真听从主持人的议事进程安排l时刻围绕会议的目的进行发言时刻围绕会议的目的进行发言l不要只听从他人发言，自己也要积极地参与到讨论中去不要只听从他人发言，自己也要积极地参与到讨论中去l不要发呆或低声说话，而要认真听他人发言不要发呆或低声说话，而要认真听他人发言l不要随

10、便中途退场（与外部联系或去厕所等要在开会前就解决好）不要随便中途退场（与外部联系或去厕所等要在开会前就解决好）l会议过程中若有来电，如果不是急事，就要等会议结束之后打回去会议过程中若有来电，如果不是急事，就要等会议结束之后打回去l要愉快的接受大家都认同的结论要愉快的接受大家都认同的结论l若被问及自己是否赞成，要明确的表明自己的立场若被问及自己是否赞成，要明确的表明自己的立场l不要摆出一副没有风度的懒散态度不要摆出一副没有风度的懒散态度l想要发言时，要举手示意，主持人指名允许后再进行发言想要发言时，要举手示意，主持人指名允许后再进行发言l注意尽量缩短自己的发言时间注意尽量缩短自己的发言时间l即使

11、他人提出相反或批判的意见，也不要一时冲动，感情用事即使他人提出相反或批判的意见，也不要一时冲动，感情用事l不能无理取闹，作出攻击性发言不能无理取闹，作出攻击性发言l发言不要脱离议题发言不要脱离议题l不要吹毛求疵不要吹毛求疵会议结束后的工作l依照会议结论，详细地考虑自己应采取什么行动依照会议结论，详细地考虑自己应采取什么行动l整理会议记录，将重要事项按内容进行分类，分条、分项记录整理会议记录，将重要事项按内容进行分类，分条、分项记录l准备下次会议的内容，并将其记录，以免忘记应当准备的事项准备下次会议的内容，并将其记录，以免忘记应当准备的事项提问方心态如何正确提问不合格的提问被提问者心态提问目的：

12、加深对对方观点的理解，达成共识提问目的：加深对对方观点的理解，达成共识错误心态：错误心态：“为难对方，让对方难堪为难对方，让对方难堪”正确心态：有价值、讲究方法地提问正确心态：有价值、讲究方法地提问提问简短并一针见血，一次提问只针对一个问题，不提问简短并一针见血，一次提问只针对一个问题，不对同一发言者连续追加提问对同一发言者连续追加提问提问前明确指出问题针对对象提问前明确指出问题针对对象预先整理好提问内容，尽量记录下问题要点预先整理好提问内容，尽量记录下问题要点只针对于会议目的相关的问题进行提问只针对于会议目的相关的问题进行提问一次提两个以上问题一次提两个以上问题喋喋不休地绕弯子提问喋喋不休地

13、绕弯子提问自问自答自问自答要点不明确要点不明确积极对待他人提问，耐心细致给予作答积极对待他人提问，耐心细致给予作答努力将自己的见解与心情适当地传达给对方努力将自己的见解与心情适当地传达给对方如何应对质疑成功回答问题仔细听提问的内容，记录问题要点，回答要准确仔细听提问的内容，记录问题要点，回答要准确言简意赅地回答问题，不要说不必要的话言简意赅地回答问题，不要说不必要的话考虑提问者的立场与心情后作答考虑提问者的立场与心情后作答回答完后确认对方是否已经完全理解回答完后确认对方是否已经完全理解如何进行会议记录 随时核实书记员是否记随时核实书记员是否记下了主要的发言内容与下了主要的发言内容与结论结论 会

14、议结束时，将已经确会议结束时，将已经确认的结论与书记员记录认的结论与书记员记录的内容进行对比，加以的内容进行对比，加以确认确认 归纳所做记录，按会议归纳所做记录，按会议记录的格式重新整理记录的格式重新整理 向主持人进行最终确认向主持人进行最终确认 注明会议记录者及主持注明会议记录者及主持人的姓名人的姓名会议记录的保存及活用 尽快将会议记录分发给尽快将会议记录分发给全体出席者全体出席者 在每次的会议记录上标在每次的会议记录上标明号码，以便进行保管明号码，以便进行保管 用文件夹夹好，放在每用文件夹夹好，放在每个人都能看到的地方个人都能看到的地方 每次召开会议时都要带每次召开会议时都要带着保存的会议

15、记录出席，着保存的会议记录出席，必要时作为参考必要时作为参考会议记录的写法及活用妨碍会议进程的负面因素妨碍会议顺利召开的因素l没有预先通知议题就召开会议没有预先通知议题就召开会议l召开会议的通知在会议临近前公布召开会议的通知在会议临近前公布l参会人数参会人数l开会前没有确认会议进程开会前没有确认会议进程l没有准备好资料没有准备好资料l没有在会前与出席的成员进行沟通和交流没有在会前与出席的成员进行沟通和交流l没有准备桌子、白板等必要设施没有准备桌子、白板等必要设施l未预先检查会场未预先检查会场l到了开会时间人还未到齐到了开会时间人还未到齐妨碍会议进程的负面因素妨碍会议进程的因素l主持人未在会议开始时确认目的及时间安排主持人未在会议开始时确认目的及时间安排l只有主持人一个人说，其他与会成员没有发言机会只有主持人一个人说，其他与会成员没有发言机会l主持人无视议程，没有理解预定的议题主持人无视议程，没有理解预定的议题l主持人对不发言的成员不闻不问主持人对不发言的成员不闻不问l与会人员只提出对自身有利的方案与会人员只提出对自身有利的方案l全体与会人员感情用事大声争执，讨论问题时不冷静全体与会人员感情用事大声争执，讨论问题时不冷静l奚落、嘲笑持有反对意见的人