《会计信息系统及其课程设计》四

1、会计信息系统及其课程设计四第四章电算化会计信息系统开发概论【本章目标】1、手工账务处理和运算机账务处理在处理流程上的区别2、电算化账务处理子系统的操作流程3、电算化账务处理初始化的内容4、电算化日常账务处理的内容5、电算化期末处理的内容6、电算化账务处理系统的系统爱护应注意哪些问题【学习内容】4.1 账务处理子系统流程分析4.2 账务处理子系统编码设计与系统结构4.3 账务处理子系统的安装、启动和退出4.4 账务处理子系统的初始化4.5 账务处理子系统的日常业务处理4.6 账务处理子系统期末业务处理4.7 账表输出与系统爱护第一节账务处理子系统流程分析第二行账务处理子系统编码设计与系统结构第三

2、N账务处理子系统的安装、启动和退出第四节账务处理子系统的初始化第五”账务处理子系统的日常业务处理第六行账务处理子系统期末业务处理第七廿账务处理子系统期末业务处理第八节账表输出与系统爱护第一节4.1 账务处理子系统流程分析一、账务处理子系统的范畴和目标1、账务处理子系统的范畴账务处理子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、 账证表的查询打印等账务处理工作。账务处理子系统包含经济业务的会计总括核算,关于一个小规模或 经济业务比较简单的企业而言，一个账务处理子系统就能满足企业内部治理和外部信息使用者的需求。 关于规模较大或经济业务比较复杂的企业，往往有其它独立的业

3、务治理和核算系统。如存货治理、销 售治理、固定资产治理等，这些业务治理和核算系统提供详实的明细信息，都与账务处理子系统有紧 密的数据联系。账务处理子系统以总括核算为主，其他子系统侧重于明细核算。2、账务处理子系统的目标二、手工账务处理的流程分析1、手工账务处理的流程手工会计账务处理系统中，会计核算有整套科学的方法体系，为了及时、正确和完整地处理会计信息，不同业务量和业务属性的企业采取了不同的会计核算组织形式.不同的核算程序有不同的流程，差别要紧在于登记总账的方法和依据不同，我们以科目汇总表核 算程序为例,看看它的业务处理流程，如图4 - 1所示：原始凭证收款付款转账记账凭证科目余额表会计报表现

4、金银行 存款日记账明细分类账图41：手工科目汇总表账务处理流程2、手工账务处理流程的缺陷 由于手工对会计数据的层层汇总、加工速度慢，导致会计信 息提供提供不够及时；准确性查：数据大量重复登记：会计人员的工作量大三、运算机账务处理的流程分析目前，商品化的会计软件专门多，如中国的用友、金蝶和金算盘等，各公司在设计账务处理流程 时可能不尽相同，但总的设计大同小异，图4 - 2是一个典型的账务处理系统的数据流程图。P3P4审核 凭证P2D3时账单文件自动 转眼新务据更账数02科目余额、 发生额文件生成 报表P8输出总账P6 输出 明细、 日记账银号对账单P1P7谕入接收银行 对账余款调节表图4-2 ：

5、账务处理系统数据流程图上述数据流程图反映的账务处理系统的差不多流程如下：输入数据。账务处理子系统数据输入一种是由录入人员输人运算机：二是关于具有规律性的期 末结转业务，或由其他子系统自动转账输出的数据，由运算机自动生成；对记账凭证中未审核的凭证进行审核： 随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随机查询：输出日记账、明细账 依照科目余额文件和记账凭证文件编辑输显现金日记账和银行存款日记账 以及其他各种明细分类账：对账依照记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账；输出总账，依照科目余额文件编辑输出总账；传递报表数据向报表系统提供科目余额文件和记账凭证文件以便生成会计报表。四、手工账务处理和运

6、算机账务处理流程的对比手工账务处理和运算机账务处理流程在处理流程上有许多不同之处，能够从以下几方而进行对比, 见表4 1 ：表43手工方式与计算机方式的*务处理流程对比手工赅务处理计算机账务处理效据处理的起启原始凭证记窿凭证数据处理的终，点会计根表解湾数至处理方式会it人员登账.手工计克. 汇总合计数据登喉、数据计算、汇总 都由计算机完成数塞存储方式纸张租盘存储，需要可以M 的屏幕或打印输出对麻福娈访行总分类账，明细分 类账和日记账的账账核对不需至会计资料的查洵和统计方式效率低效率高梃供会计信息的时效性耳低账务处理的准确性高低第二节4.2 账务处理子系统编码设计与系统结构一、会计科目编码设计1

7、、会计科目编码设计的意义 文字形式的会计科目的缺点：I会计科目名称较长，占用大量的内存空间，降低运算机的运行速度：II不便于运算机分类处理：III不便于提高凭证的的录入速度科目编码的意义I保证会计科目的唯独性：II简化会计数据的表现形式：III提高运算机的处理速度2、会计科目编码设计方案编码方式：会计科目编码采纳区间码的编码方式，立即会il科目分为若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目编码，第二段表示二级明细科目编码，余此类推。会计科目编码体系设置由于一级科目（含少量的二级、三级科目）已由财政部颁布的会计制度所规定，因 此科目体系设计实际上是明细科目编码的设计。会计科目编码结构如“4

8、- 2 - 2 - 2”结构，表示科目编码分为4级，一级科目的编码为4位，二至四级科目编码的长度为2 位。所有的会计软件在系统建账或初始化时，都要求用户对科目进行编码结构的设计，商用会计软件都内置门!才政部 颁布的各种企业会计制度的科目代码和名称，企业只需依照实际需要增加有关明细科目的内容以下列示出企业会计制度给出的会计科目名称和代码。见表4 - 2。表4-2 ：会计科目编码和名称编号科目名称编号科目名称一、资产类1001现金1221包装物1002银行存款1231低值易耗品1009其他货币资金1243库存商品1101短期投资1301待摊贽用1111应收票据1401长期股权投资1121应收股利1

9、402长期债券投资1122应收利息1501固定资产1131应收账款1502累计折旧1133其他应收款1603在建工程1151预付账款1801无形资产1211原材料1911待处理财产损溢二、负债类2101短期借款2171应交税金2111应对票据2176其他应交款2121应对账款2181其他应对款2131预收账款2191预提费用2151应对工资2301长期借款2153应对福利费2311应对债券2161应对股利2321长期应对款三、所有者权益类3101股木（实收资本）3121盈余公枳3111资本公积3131本年利涧3141利涧分配四、成本类4101生产成本4105制造费用五、损益类5101主营业务收

10、入5401主营业务成本5102其他业务收入5401主营业务税金及附加5201投资收益5405其他业务支出5301营业外收入5501营业费用5502治理费用5503财务费用5601营业外支出5701所得税注：本表对会计科目作节略，详见企业会计制度科目编码方法I顺序编码n位数编码m分组编码 科目编码设计的差不多原则规范性原则 以国家颁布的会计制度，母子公司还要考虑集团整体的规范化II层次性原则一编码要反映会计科目的层次hi 一致性原则一编码要有一定的规律，保持一致IV扩展性原则 设计时对科目代码的容量要有所考虑，防止以后代码的容量不足V简短性原则在保证核算的前提下，尽可能简短二、账务处理子系统的结

11、构账务处理子系统的结构是指账务处理子系统中相互独立的模块组成。以一个典型的账务处理子系统为例，模块结构图如下:图4-3 ：账务处理子系统差不多功能模块4.3 账务处理子系统的安装、启动和退出一、系统安装以金算盘账务处理软件为例，账务系统的安装步骤如下：1、将光盘插入光盘驱动器中：2、启动WINDOWS95/98/2000/XP ,在“资源治理器”或“我的电脑”中选择光盘驱动 器盘符，双击打开，找到Mm?图标3、双击“公”图标,系统执行安装程序，进入系统安装窗口。4、在系统复制文件之前，要求您设置安装的类型，在金算盘财务治理软件的安装过程中，系统会提示用户选择安装类型，选择典型安装，并选择需要

12、安装的组件。见图4-4 ：图44 ：选择安装的组件5、在系统复制完所有文件之后，系统要求您重新启动运算机，单击“完成”按钮之后，系统自动重 新启动运算机，则系统安装成功。二、系统启动正版财务软件为了爱护软件的版权，防止非法盗用，常采纳了加密方式，需要安装加密盒等对软 件进行了加密。合法用户只有在运算机上安装了加密盒，系统才能正常运行。加密盒的安装十分简单, 只需将主机电源关闭后，把加密盒插到打印口（ LPT1 ）上即可。加密盒安装完毕之后，不要在带电 状态下拔插加密盒，容易导致加密盒损坏。软件安装完成后，在Windows ”的“程序”组中会增加一个“金算盘系列财务软件”程序组，组中有 一个“金

13、算盘财务治理软件”和一个“金算盘财务治理软件关心”选项；同时，在Windows桌面中会增加一个“r的图标，您只需双击该图标，即可进入“金算盘财务治理软件工三、系统退出在关机之前，一定要确保金算盘财务治理软件退出才行，否则可能会破坏一些未储存的数据，造 成数据的丢失。因此本系统要求您在关机之前，一定要退出本系统。退出本系统的方法有多种：1、单击主窗口标题栏右边的“国'按钮。2、单击主窗口标题栏左边的“ EEF按钮，打开操纵菜单，选择“关闭”菜单项；或者按钮 Alt+F4 键。3、双击主窗口标题栏左边的“田'按钮。4、打开主窗口中的“文件”菜单，选择“退出”菜单项。 退出本系统的方

14、法有多种，您只需选择一种就能够了.上一页第四节4.4 账务处理子系统的初始化一、系统分析的概念、内容和目的账务处理子系统的的目标是将经济活动中产生的数据按照会计制度的要求加:成会计信息输出。商品化的会计软 件在开发中考虑的是系统的通用性，即不同行业账务处理和财务治理的一样特性，为/适应不同单位的要求，系统提 供r初始设置功能，承诺企业依照本单位的具体需要，通过初始化完成本玳位专门要求的设置，这项工作称为初始化。初始化设置的要紧内容包括：账套设置、操作人员及权限设置。会计科目设理、凭证类别设置、初始化余额录入、 汇率治理等。一、账套设置1、什么是账套账套设置即建立核算单位.通用的账务处理系统通常

15、承诺在一个软件系统中建立多套账，以满足不同单位的多 层次需要。账务处理系统中，每一叁账称为一个账套或一个核算单位。 不同软件账套的设更不尽相同，但一样都采 纳向导式的建账方式，引导用户建立账套，完成有关的设国，以金算盘账务处理系统为例，单击“文件、'菜单，选择“新 建账叁“，账套设置的界面见图4-5 ：图4-5 ：账套设置的初始界面2、账套设置的内容账套设理通常需要设置以下参数： 账套名称与账套路径（同时加粗强调显示）安装预置科目 本位币 科目编码规则 会计日历二、权限设置账务处理系统中每一账套都设置一名系统主管。系统主管拥有最高的操作权限，可通过权限设置模块为接触账务 处理系统的每一

16、位操作人员分配工作权限.不同的账务处理系统操作权限的确定方法不同，使用较多的有两种：一种是按子模块来划分操作权限：另一种是将操作权限分为一些权限组，如：凭证、总账、日记账等。每一权限组下 又可分为若干权限，如：填制凭证、凭证审核等。系统还设有“口令修改”功能，供每名操作人员设定自己的口令。口令是系统确认操作人员身份的惟一标识.包括 系统主管在内的任何人员都无法查看其他人员的口令.当系统重新启动或系统运行过程中更换操作人员时，系统都将 查验操作人员的身份和口令C假如输入的口令与设置不同，系统将拒绝该操作员进入，从而防止操作人员越权操作。按照内部操纵的要求，操作人职员作权限划分的差不多原则是：不相

17、容职务必须分离，不相容岗位必须分离，不 同的处理层次一样应该分离，治理或接触重要数据的工作与其他工作分离，其他制度专门规定需要分离的应该分离。 三、科目设置科目设置 通用账务处理系统承诺用户灵活地设置会计科目和代码。在建立账套过程中，系统一样会让用户依照 本企业的行业特点选择是否预设一些差不多的科目，用户在初始化科目设置时再进行补充、修改或删除。金算盘账务处理系统中，进入新建账套后，界面如图4-6所示：图4年：初始化设置在以上界愚入钵图4-7 ：科目设置选择所要设置的会计科目,单击圈中的“编辑、'按钮,即可对该科目进行修改、删除、添加新科目的操作。科目编辑的界面如图4-8所示。科号 料

18、自名称r科螂中情产3 rMBtiflQ)(xe zJ r itatua fffiWHil)余吻南Q)价不遗行多m件核h：圆咯方r 侬twiqrt忡 r mjmb足而伸 r叩志谓七 omQ) r m«m rV 痛IX果清r «q r sn r殴 r烧过 r琰自r停用图4-8 ：科目编辑科目代码1、科目编辑的差不多内容科目名称科目类别辅助核克2、辅助核算的科目设置常见的辅助核算要紧有：日记账 行账 数量金额账 外币账 个人、中位往来辅助账账务处理系统为个人往来业务和单位往来业务提供门四个不同的解决方案:I仿照手工的处理方式。会it科目设置与手1：处理科目设置相同，即在其他应收款

19、、其他应对款科目下按究用类别 设置二级科目，在二级科目下按往来的个人或不位再设置明细科目。在这种方式下,这些科目不必设置辅助核算类别。 其缺点是造成会计科目数量繁多，不利于款项的清理和统汁分析，因此只适用于个人或单位往来业务较少而且相对固 定的企业使用,II辅助核算方式。利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类或推位往来类。在这种方式下，设置会计 科目不再按个人或推位设置明细科目，而是将其归人辅助账来核算与治理。如玳位人员多且差旅费借支与报销业务频 繁的企业，可采纳设置“其他应收款一差旅费借支”科目，并将其设成个人往来类别，以便使用账务处理系统的辅助 功能加强个人往来业务的核算和治理，同

20、时也减少r频繁设置会计科目的1：作型。部门辅助核算账为加强治理、提高经济效益，许多企业单位都实行/部门考核，考核要包括收入和费用两项指标。因此，账务处 理系统提供部门核算辅助功能，即对收支类业务，除需要按类别进行核算外,还需要按部门进行核算。如“治理费 用”科目下，第一要按类别分成治理人职员资、办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算,然后还需要对每个贽用 项目在不同部门间进行核算,假如一个的位有10个部门需要进行部门考核核算，治理赞用类别项目有10个，那么在治 理费用下就应设置100个明细科目。这种核算方式在手工条件下1：作量是相当大的，但在运算机条件下，利用系统提供的部门核算辅助功能，却能

21、轻而易举地实现，即在设置治理费用科目时只设置治理费用的类别，并将各类别定义为部门核算类,如:5502550201治理费用治理人职员资部门核算类550202办公费部门核算类550203差旅费部门核算类550204业务招待费部门核算类项目核算账项目核确实是为r解决围绕一个专门的核算对象,将与该对象相关的所有收入、支出进行专项的核算而设置的功能。 比如，企业的基建工程通常要进行专项核算和治理，在账务系统中将该工程涉及的科目设为项目核算类：又如,制造 企业为了加强治理，经常需要分产品运算其成本、收入和利润，也能够将每种产品看成一个项目，在系统中把有关的 成本、收入以及库存等科目设成项目核算。其科目设置

22、方法与部门核算相似。3、科目设置应注意的问题1、设置会计科目时，应先建高级科目，再建其下级科目.2、辅助账必须设置在末级科目上才有效，假如上级科目设辅助账，而末级科目未设，则系统将不予确认,3、一个科目能够同时设置两种辅助核算，如部门与项目核算组合、部门与往来核算组合、项目与银行核算组合等.4、账务系统所有科目由用户依照本单位的实际情形和业务特点设置，设置时用户能够任意修改或删除。5、设置完成投入运行后，还承诺用户增加少量同级科目或对某些项目进行修改，但不承诺删除或修改任何差不多 使用的会计科目.6、年度结账后，能够对科目进行适当调整，并应调整相应的科目余额；7、科目设置应该一次完成，平常不要

23、随意设置修改科目功能，以免损害或丢失数据。四、其他初始化设置1、凭证类别设置由于企业业务量大小不同以及会计治理模式存在较大差异，使用的记账凭证类别往往不同。企业能够依照实际情形 将凭证类别设置为不一的记账凭证，或收款、付款、转账凭证三类，以及现金收款、现金付款、银行存款收款、银行 存款付款、转账凭证五类。2、结一方式设置 企业资金的流入和流出大部分是通过银行进行的。为便于治理和提高银行自动对账的效率， 账务处理系统为用户提供r定义设置与银行资金结算方式设置的功能，用来建立在经营活动中所涉及的结算方式。结算方式设置要紧内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据治理标志等。3、外币汇率设置在企业存

24、在外币业务的情形下，需要将发生的外币业务折算成本位币记账，因此需要输入对应外币的折算汇率和折 算方法。外汇汇率治理设置功能即用于输入各种外币的记账汇率。 外汇汇率折算通常需要设置外币名称、固定汇 率或浮动汇率等，以便在凭证录入涉及外币项目时,将外币金颍自动折算成本位币记账。外币汇率设置与企业使用的 外币折算方法有关，关于采纳月末一次调整汇率的企业，每月月初在固定汇率项输入期初汇率，在月末运算汇兑损益 时录入期末汇率：关于采纳逐日调整汇率的企业，则每天在变动汇率项输入当天汇率。由于汇率和外币与本位币的折 算方法有关，因此在设置汇率时必须指明是采纳“原币X汇率=木位币'、的折算方式，依旧采

25、纳“原币+汇率=本位币” 的折算方式。此外，还应该设置汇率的小数点位数C4、常用摘要设置记账凭证要求填写简明扼要并能确切反映经济业务的实质内容的摘要。在日常填制先证的过程中，因为业务的重过 性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，假如将这些常用摘要储备起来，在填制会计凭证时可随时调用， 必将大大提高业务处理效率。在账务处理系统中，为r提高编制凭证的效率,，减少汉字的输入量，一样设有凭证摘要 库以便存放企业常用的摘要。使用时通过摘要编码或屏幕直被r当选取功能，自动输入摘要的内容。这就要求在系统 使用之前，必须对的位使用的摘要进行认真整理和规范化，这种规范化一方面是指对摘要表述的规范化，另一

26、方面还 要符合软件的要求，摘要的字段不能超过软件预定的长度限制。常用摘要设置也作为初始化内容之一，它包括摘要码、摘要内容和相关科目，这些信息可任意设定并能够在调用后修 改补充。5、初始数据录入为保证会计数据的连续性和继承性，账务处理子系统在第一次投入使用前的最后一个初始化工作是初始数据的业 入 有两种装入初始数据的方法：一种是直截r当装入开始使用月份各科目的月初余额，另一种是装入年初余额和1月 份至启用运算机系统月份的各月发生额。前一种方法工作量小，但不能统计一年累计发生额，后一种方法则相反。51KD脚缸曰MWD W*S> HiT(D电说曲 族和2 IAID «(«)

27、希物MX I G ； |量回|号值百.0 a初始数据(余额或发生额)的输入由最低一级科目开始，上级科目的余额与发生额由系统自动进行汇总。初始数 据的录入界而如图4-9所示。万冏国&1nl101102必倡-球行皿僧3ttSm?5i伯ICJWl,Mm僧WhO漕-J或行，JRMtown山田生僧SI&SS5信!I2后收票富心 1S!出留秋倡111曲滋秋(1119X/屹更一信!2IUMSft倡123*123出装物借IS?笊13)传僧13S自备炸虎m漕m产统品僧:左伯1g 1祎用宜用1僧1mo |i4B«w 3 力窗 口 廊工Ifl为一读I 4小耳向图 打卬I金主/日日 栩留日

28、中1珈W 厂曙灯9完!M*B S«S«含210日故海3 rllkF 叱get?演】| MjQ ：|曲词|_| Q til m ®/ 也由Mho由)-er"W.jr或气包有祖装修4二4 口。、£ 21：<3图4-9 ：科目期初余颛录入数据录入完毕后，应该由运算机自动进行试算平稳，在进行平稳检查时,有以下几类平稳公式：资产=负债+所有者权益总账借方余额=下属各明细账借方余额之和总账贷方余额=下属各明细账贷方余额之和总账借方发生额=下属各明细账借方发生额之和总账贷方发生额=下属各明细屐贷方发生额之和当系统通过平稳校验后，才能表示所装初始数据正确

29、无误。这时，系统会关闭初始余额录入功能,说明账务处理子 系统能够投入正常使用了。第五节4.5 账务处理子系统的日常业务处理账务处理系统的日常账务处理要紧包括记账凭证的输入、审核、修改和记账1:作。运算机账务处理系统中大量的 人机操作:作都集中在凭证处理这一环节，因此这一环节也是账务处理的最关键环节。一、凭证输入记账凭证是登记账簿的依据，在实行运算机处理账务后，电子账簿的准确性与完整性完全依靠于记账凭证，因而, 必须确保记账凭证输入的准确性与完整性。1、记账凭证的类型与输入方式记账凭证的类型I手工记账凭证。指依照原始凭证编制的手:录入到运算机中的记账凭证。这是账务处理系统日常业务处理最常'

30、; 见到的凭证。II机制记账凭证。指由运算机系统自动生成的凭证。记账凭证的输入方式关于于I:记账凭证,只能采纳人:键盘输入的方式。在实际:作中，手工记账凭证有两种输入方法：一种是用户宜或r当在运算机上依照审核无误的原始凭证填制记账凭证（即前台处理）：另一种是先由人I：编制记账凭证，而后 集中输入（即后台处理）。用户采纳哪种方式，应依照本单位实际情形。一样来说，业务量不多或基础较好的用户可 采纳前台处理方式，而在第一年使用或人机并行时期，则比较适合采纳后台处理方式。关于机制凭证，一样由其他子系统和账务处理系统内的自动转账凭证模块，依照会计处理的要求，按统一格式编制 记账凭证，然后自动传输到凭证治

31、理模块，经人匚审核确认后由系统自动进行相应的账务处理。2、记账凭证的差不多内容和输入操纵记账凭证是数据的载体，尽管通用会让软件设il记账凭证的格式各有差异，但其中应包含的差不多内容大同小异。这些差不多内容构成记账凭证数据主体，也是一张完整的记账凭证必不可少的，如日期、凭证编号、摘要、借贷方科 目和金额以及制单人和审核人等。账务处理子系统一样都设计有相应的输入掾纵措施，以防止差不多内容的遗漏或者逻辑错误。一张差不多格式的通用记账凭证格式如图4-10所示。文件:E）脚*曰WWU JMKD财康船 以和D 1*11）播歌由MWM 口产> W 国回专E 415 a£*n&r记滕凭

32、证w*g| |y灿1问BM.yr-vc 1> "u 11往年因fl 09打电® 13 ：金簿费支成主W会祥西三旧til Bifl 20W-D2-IO【于、片】r记 ,二，.«上T “ *定 X事杷II 满 IQ)中-4 3S2图4-10 ：记账凭证录入为r保证输入质生和提高凭证的输入速度，各种通用账务子系统在凭证输入时，都提供r大量的方便输入和防止 差错的操纵功能。下面按凭证输入的顺序，对凭证中各差不多内容和相应的操纵机制作一介绍。凭证日期增加一张新空白凭证，系统通常将进入系统的当天（运算机系统日期）作为默认的凭证日期.用户能够依照需要 对日期进行修改，但修

33、改是有限制条件的c为r保证会计业务的连续性和账簿的序时性，通常只承诺对本月内的日期 进行修改.类别这是指凭证类别，假如在初始化中定义/分类记账凭证，即收、付、转三类或现收、现付、银收、银付和转账五 类，则每增加一张新凭证，系统都会通过类别栏等待用户输入凭证类别。凭证编号凭证编号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从“1”开始连续编号，不能有重号或漏号, 因此，当选定好凭证类别后，系统会检查出该类最后一张凭证号，自动加“ 1 ”后生成行前记账凭证的凭证号。凭证号 不能为空且必须惟一，系统也会自动治理凭证页号。由于受屏幕宽度的限制，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭 证号后标上几

34、分之一.附单据数指记账凭证的原始单据张数。摘要输入木笔分录的业务说明，要求简洁明和手:编制凭证一样，摘要能够以手工方式逐字输入汉字，也能够使 用系统提供的常用摘要库功能，参照选择输入或用助记符输入。科目能够输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。科目必须一次性输入到设定的最低一级科目。为r 保证输入正确，系统自动对输入的会计科目进行必要的检验，包括：1存在性检查：即检查科目代码是否存在。H科目级别完整性检查：即检查凭证中科目代码是否为最低一级科目代码。川科目与凭证类别是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符。如收款凭证中借方 科目必须显现“现金”或“银行存款”

35、，付款凭证中贷方科目必须显现“现金”或“银行存款工金额指该笔分录的借方或贷方本币发生额。每一科目不承诺借贷双方都有金额，也不承诺双方都为零。输入的金额能 够是负数。系统会对输入每一笔分录的金颁进行平稳校验，借方金额合计与贷方金额合il不相等的凭证系统不予同意, 并要求改正，直至相等为止。3、辅助信息的输入在账务系统初始化中设有辅助核算的会计科目，输入时系统会在相应位置或新设窗口要求输入辅助信息的内容， 如部门、项目、个人往来、的位往来、数量、外币、银行对账等。辅助核算为“部门核算”假如辅助核算为“部门核算二 则系统会要求录入人员输入部门代码，或依照部门代码文件显示部门代码对比表供 录人人员选择

36、，并将结果储存起来，以便将该笔经济业务归集到某个部门。辅助核算为“项目核算”假如辅助核算为“项目核算1 则系统会要求录入人员输入项目代码，或依照项目文件显示代码、名称等内容，供 录人人员选择，并将结果储存起来，以便将该笔经济业务归集到某个项目上。辅助核算为“个人往来”假如辅助核算为“个人往来”，则系统会要求录入人员输入往来个人，或依照个人往来文件显示往来个人名单.,供 录入人员选择，并将结果储存起来，以便将该笔经济业务归集到某个往来个人上。辅助核算为“单位往来”假如辅助核算为“单位往来”，则系统会要求录入人员输入往来单位代码和业务员名字，或依照往来的位通信录文 件显示往来唯位名的，供录入人员选

37、择，同时输入该笔业务的业务员名字，并将结果储存起来。辅助核算为“银行账”假如辅助核算为“银行账”，则系统会提示录入人员输入票据日期、结算方式、结算号等，并储存起来，以便对账 时使用O辅助核算为“数量金额账”假如辅助核算为“数量金额账”，则系统会提示录入人员输入数量和单价C录入人员输入数量和单.价并选择发生额 方向后，系统自动按“数量X单价”运算出金额，填人相应的栏目中，并储存起来c辅助核算为“外币核算”假如辅助核算为外币核算”，则系统会提示录入人员输入外币金额和汇率。假如在初始化设置中选用固定汇率， 则系统会自动取出当月月初汇率作为当前汇率，同时不承诺录入人员重新输入或修改：假如在初始化设置中

38、设置r浮 动汇率，则系统会取出月初汇率，并承诺修改。录人人员输入外币金颛和汇率并选择发生额方向后，系统自动按“外币 金额X汇率”运算出本位币金额，填入相应栏目中，并储存起来。二、凭证审核与修改1、凭证审核依照运算机会计治理1:作的规定，输入运算机的记账凭证必须进行审核。小问题：手工输入的凭证在输入前往往差不多进行r人：审核,输入运算机后还要审核是否重更？ M登塞按不相容职务应分离的内部操纵要求，审核人和录入人员不能是同一个人.审核凭证一样有两种方法：静态屏幕审核法和二次输入校验法审核凭证模块应具备的操纵功能，包括：审核人和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签

39、字后才能够进行修改或删除；取消审核签字只能由审核人自己进行；作废凭证或已标错的凭证不能被审核；不管是手工凭证依旧机制凭证都要通过审核程序。2、凭证修改在输入凭证过程中,尽管系统提供r多种操纵手段，但错误凭证是难免的。为r更正错误，账务处理系统提供广 修改错误凭证的功能，由有修改记账凭证权限的人员进行。账务处理系统针对不同的错误凭证提供三种不同的修改 方法：输入运算机，但没有审核的记账凭证发觉错误，能够直截r当由录人人员利用凭证修改功能进行修改。这种修 改能够不留痕迹。输入运算机，已通过审核人审核，然而还没有记账的记账凭证发觉错误，这种情形应该由审核人在凭证审核模 块中取消审核，然后再由录入人员

40、在凭证修改功能中进行修改。这种修改也能够不留痕迹。输入运算机，已通过审核并已记账的记账凭证发觉错误，则不能利用凭证修改模块进行修改°依照会计制度的 规定，这种错误凭证的修改必须留有痕迹。因此只能采纳红字冲销法或蓝字部分补充登记法来进行修正 关于涉及银 行存款科目的错误凭证，为/运算机自动对账的需要，最好采纳红字冲销法。三、记账记账于:环境与运算机环境下的记账过程以及账簿的作用存在明显的不同。1、账簿的作用手工账务处理中，对日常数据的加工与整理工作表达于账簿。为r对大量连续发生的会计凭证进行分类、汇总、加口二整理，就必须设置一定格式的账页，分门别类地将会计凭证上的数据予以书面记我。没有

41、这种书面记载， 企业难以集中于月末一气呵成。完成报表的编制。在手工账务处理中，账簿还有另一个功能，那确实是对账。为r保证会计报表信息真实可靠，就应该在编制报表 之前进行各种对账工作，包括账证核对、账账核对、账款核对和账实核对°电算化账务处理系统中，记账实际上是更新科目发生额文件。 在电算化账务处理系统中，并不存在手工意义 上的账簿，所有的账簿数据均以数据库文件方式存在放于系统之中.从系统内部处理过程来看，记账处理实际上是会 计数据在不同文件之间的传递. 比较第一节手:和运算机账务处理数据流程图，就能够清晰出二者的区别。在运算机账务处理系统中，记账凭证数据通过输入模块存于记账凭证文件，

42、进入该凭证库文件的记账凭证要通过 进一步审核核对，然后才能进入记账模块。所谓的记账，实际上是更新科目余额发生额文件，该文件储备了所有总账 和明细账科目余额和发生额，包括年初余额、月初余额、本月发生额、木年累计发生额和月末余额等，那个文件可看 做是总账、明细分类账的合成。运算机账务处理系统中并没有独立的账簿数据库文件，只是当需要输出账簿（总账、 日记账和明细账）时，系统会自动从记账凭证文件和科目余额发生额文件中快速加匚生成各种账簿。同样,会计报表 也是系统自动从记账凭证文件和科目余额发生额文件中既定的报表格式快速加工生成。由此可见，在运算机账务处理 系统中，账簿的作用实际是弱化了.2、账务处理系

43、统的记账过程运算机账务处理系统中，会计人员只需使用记账模块，记账工作便由运算机自动、准确、高速地完成。记账I:作 能够在编制与审核一张凭证后进行，也可在编制一天的凭证后记一次账，甚至能够多天记一次账。运算机账务处理系 统中的记账过程差不多是自动完成,除意外情形，大多数不需要进行人1:干预。不同的数据处理流程，其记账模块的 记账步骤也不相同，其差不多过程如下：记账凭证的检验尽管记账凭证在输入和审核时差不多通过多次检验，但为确保会计数据的正确，系统在登账时仍将对记账凭证 进行一次会计科目存在检查和平稳校验，这是为r防止因为病声感染或非法操作导致已审核记账凭证错误造成对整个 系统数据的破坏。假如发觉

44、不平稳凭证或错误凭证，系统会将不平稳或错误的凭证类别和凭证号显示在屏暮上，同时 停止记账。数据爱护记账:作涉及系统内多个数据库，记账过程一旦发生意外（如突然断电、病毒发作等），会使记账所涉及的数据 库受到阻碍甚至破坏。因此系统需要设计数据爱护功能。记账前系统第一将有关数据库在硬盘上进行备份，一r记账 过程显现意外，系统将停止记账并自动利用备份文件将系统更原到本次记账前状态。选择记账凭证开始记账时，系统第一要求用户选择要记账的凭证范畴，包括月份、凭证类别、凭证编号等。开始记账系统自幼将选定范畴的记账凭证登记、汇总，运算出各个科目最新的木月发生额、累计发生额和最新的当前余颁。终止记账工作第六节4.

45、6 账务处理子系统期末业务处理账务处理子系统期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务，要紧包括会计期末的摊、提结转业 务、对账、结账和编制会计报表。一、期末摊、提、结转业务的处理1、系统设计的含义1、摊、提、结转业务及其特点期末掩、提、结转业务是所有冷位在月底结账之前都要进行的固定业务，这类业务是把某个或某几个会计科目中 的余额、部分余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中，每月都要重豆进行。这类业务要紧包括：“费用分配”的结转，如工资分配等：“费用分摊”的结转,如制造费用、辅助生产分配等:“税金运算”的结转，如增值税等：“提取各项费用''的结转，如提取福利贽等：

46、“期末收入、费用的结转工如收入转利洞、费用转利润等。摊、提、结转业务有如下几个特点：期末转账业务大多数都在各个会计期的期末进行。与一样业务不同，期末摊、提、结转业务大多数只有会计人员自己编制的会计凭证，没有具体反映该业务的原 始凭证。期末摊、提、结转业务大多数要从会计信息系统内提取数据，因而要求在进行摊、提、结转业务前将其他具体 业务登记人账C期末摊、提、结转业务具有严格的处理顺序，假如处理顺序发生错误，分配、计提和结转的结果也将是错误的。差不多的业务处理顺序是：无形资产、递延资产摊销T工资、折旧费用的分配与运算T其他待摊、预提费用的摊 提一辅助生产成本的结转一制造费用的结转T生产成本的结转一

47、库存商品成本的结转T销售成本、费用、收入的结转。摊、提、结转生成的记账凭证也必须通过审核才能记账。对这些自制会计凭证的审核要紧是检查分配、计提、 结转是否正确C假如发觉错误，通过修改自动转账设置来完成。2、自动转账的设置账务处理子系统中的自动转账功能是通过设置两个子模块（定义自动转账业务模块和生成转账凭证模块）来实现的。定义转账业务模块包括定义转账序号、转账摘要、凭证类别、会计科目、借贷方方向、数据来源和运算公式等。自动转账设置如图4-10所示。列文假日MMKE) MWD 防灼IWKD 嬲® *和助IMU) «(»奇勒:及贩衣命TIM 第婚H iilQM 加华2

48、0K晌® 0二8回的| J . R * 叨上m” EQMjft W.NK京£1ET专K假月I 4)0壮0 羽磔130口匕华能布两依得钎小XWftM99STVMC-1K，,加用的Fffi图4-11 ：自动转账他击“编辑”，选择“新增”进入转账定义界而，见图4-11 aZ*口匕个好两次传"京xwft'Manm'M©，窿，i，g4【用楼»图4-11 ：转账凭证的定义对转账设置和转账定义的操作说明如下：转账序号它是该张转账凭证的代号，用于标示一笔转账凭证在自动转账模块中的位置。由于期末结转业务有特 定的结转顺序，因此转账序号即为该笔转账

49、凭证的自动转账I颁序。注意转账序号不是凭证号.转账说明：即摘要。凭证类别。科目：录人每笔转账凭证分录的科目。部门：当输入的科目为部门核算科目时,如要按某部门进行结转时，则需指定部门。项目：当输入的科目为项目核算科目时,如要按某项目结转时,则需指定项目。方向：输入转账数据发生的借贷方向。公式：指金额的数据来源和运算公式，可参照选择录入运算公式。在定义完所有的自动转账凭证后，每月月末只需执行生成转账凭证即可快速生成转账凭证，所生成的转账凭证将 自动追加到未审核的记账凭证中去。由于每个企业日常的掩、提业务不尽相同，因此，大买数需要自行预先设置。关于期间损益结转企业都要进行， 而且结转的项目也类似，因

50、此，系统一样预先设置了期间结转分录，用于在一个会计期间终r将损益类科目的余额结 转到本年利涧科目，及时反映企业利润的盈亏情形°损益结转的界面如图4-12所示。图4-12 ：损益结转二、期末对账系对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平稔,其目的是为r保证会十信息的正确性 和可靠性。期末对账要紧是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对的。小问题：既然实行运算机记账后，只要记账凭证录入正确，运算机自动记账后各种账簿都应是正确的，那什么缘 故还有设计期末对账环节呢？答案三、期末结账在手工账务处理中,都有结账的过程，即运算和结转各个会计科目的本期发生额和期末

51、余领，同时终止木期的账 务处理工作。在运算机账务处理系统中也应有这一过程，以符合会计制度的要求。然而，运算机账务处理与手工账务 处理的结账稍有不同,运算机每次记账时实际已结出r各科目的余额和发生额，因此运算机结账只是说明本月的数据 差不多处理完毕，不再增加新的凭证 结账只能在对账完成后进行。期末结账应注意如下事项： 上月未结账，则本月不能结账：上月未结账，则本月不能记账，但能够填制、审核凭证：木月还有未记账凭证时，则木月不能结账：已结账月份不能再填制凭证：结账只能由有结账权限的人进行：假如是结12月的账，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额：结账前最好做一次备份。第七节4.7 账务处

52、理子系统期末业务处理辅助核确实是账务处理系统中一个专门重要的内容，它是会计软件设计逐步走向成熟的标忐。假如说账务处理系 统的日常核算只是完美地替代传统的手:核算的话，那么辅助核算则拓展了会计信息系统的功能，使会计信息系统由核算型软件向治理型软 件过渡。一、出纳治理出纳治理是会计核算:作最基础的内容之一。按照内部操纵的要求，任何企业都要单独设置出纳岗位，出纳负责 现金和银行存款的核算与治理匚作。在出纳人员的诸多1:作中,支票的治理和银行对账是两个比较繁琐但又细致的: 作。因此，为门甫助出纳匚作，在账务处理子系统内通常也设置r相应的出纳治理功能，包括输出日记账与资金日报、 支票治理、银行对账、输出

53、对账结果等。 1、支票治理在手I：条件下，出纳通常需要建立支票领用登记簿，用来登记支票的领用和核销情形。为此账务处理子系统提供 r支票治理功能，以供出纳详细登记支票的领用人、领用日期、估量金额（或限额）、支票用途、支票号、核销日期 等。支票领用登记簿常见格式如表4-2所示。表43 ：支票领用登记表领用日期领用部门领用人 支票号估量金额用途核销日期当有人依照支票中诸单领用支票时，出纳登记领用日期、领用部门、领用人、支票号码、估量金额和用途等。支票使用后，经办人持原始单据到财务部门报销，会”人员据此填制记账凭证。当在系统中录入该凭证时,系 统要求录入该支票的结算方式和支票号，在填制完该凭证后，系统

54、自动在支票登记簿中核销日期一栏填上报销日期， 说明该支票差不多使用并已报销。支票登记簿中的核销日期栏，一样由系统自动填写，但关于有些已报销而由于其他缘故以致系统未能自动填写 报销日期的支票（如系统初始化时未设银行辅助核算功能时），这时出纳也能够手工填写报销日期。有些支票领用后，并没有使用而退回出纳处，这时出纳要在用途一栏用手工填写“作废”字样和退回日期，以示 该张支票并未使用。2、资金日报表 负责账务工作的企业治理层相关人员可能需要随时把握企业在某时点的资金状况，因此要求出 纳随时能够报显现有的资金存量和去向。在手工条件下，出纳编制资金日报要花一定时刻,专门在企业开户银行专门 多的情形下。困此.为关心出纳及时、准确地编制资金日报，账务处理子系统提供r随时输显现金、银行存款日记 账和资金日报的功能。资金日报常见的格式如表4-3所示。表4-3 ：资金日报资金日报表日期：2005年3月1日科目代码 科目名