零星采购工作指引

1、零星采购员（兼收发货）第一节岗位介绍基本情况岗位名称采购员所属部门供应服务部职位类别采购类定 员1名履行职责职能概要：负责产品生产的相关辅助材料米购、各部门申报的零星物资米购、发票的催交、不合格物资的退 换、计划询价。职责描述1、负责编制米购合同，进行物资米购。2、物资到货后，报检入库。3、负责米购发票的催交。4、负责对米购的不合格物资进行退换。7、整理供方资料，编制价格月报。8、填写供方办款申请报批。9、完成上级领导交办的其它任务。工作权限填写供方办款申请报批工作关系直接上级供应服务部主管平级岗位/直接卜属无间接卜属无内部主要沟通关系质检部、仓管部、技术部、开发部、生产部、财务部外部主要沟通

2、关系任职资格条件最佳学历大专以上最低学历中专（或局中）专业要求暂无基本能力要求领导决策能力口 分析判断能力， 组织协调能力口 统筹规划能力， 沟通协调能力， 语后表达能力， 文字表达能力， 理解执行能力， 学习成长能力， 开拓创新能力口 社会活动能力， 数字处理能力， 空间理解能力口 动手操作能力口 其它能力：必备专业知识了解公司所经营产品基础知识其它相关知识暂无必备技能计算机掌握基本办公软件和财务软件的运用外语暂无其他暂无工作经验（指年限）1年以上一般工作经验；其中要求 1年以上本行业工作经验必备资格证书暂无必要的培训项目岗前培训1、员工手册、云川光电考勤管理规定、云川光电人事管理制度、云川

3、光电非常事件管理制度等公司行政管理文件2、供应服务部部门工作指南、供应服务部绩效考核实施办法 等相关部门文件3、云川光电物资采购管理办法、供应服务部日常重要工作处理 时间基本要求、云川光电仓管部管理制度、云川光电供方费用 代扣通知单等工作相关文件岗中培训管理课程培训、采购课程培训职位倾向研究型口艺术型口社会型，开拓型口生理条件年龄区间20-40 岁性别男女不限体能要求身体健康，精力充沛形象要求五官端正职位禁忌因涉及公司机密，要求家庭成员背景单纯（家属未从事桐行业工作）其他特殊要求暂无档案管理本岗位必须建立的档案名称更新时间要求采购合同档案随时发票登记本随时台帐随时检验反馈单随时岗位变动时需交接

4、的内容1、原岗位工作事项：内容包括须紧急处理事项和正在办理之中的重要事项、日常主要职责及，作流程说明、 本岗位对外联络主要部门、联系人、联系电话等2、个人经管的所有该岗位资料（含电脑资料），如部门工作指南、报告报表、图书、图纸资料、档案等3、个人经管的所有该岗位物品，如设备、工具、家具、文具、图章、该岗位的相关钥匙等4、电脑密码5、离职时还应上交员工手册、宿舍物品、工作服、工卡（牌）、应由公司回收的其它钥匙等工作条件使用工具/设备计算机、一办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）及通讯设备工作地点办公室，车间口经常出差口较经常出差，偶尔出差口从不出差口职位待遇与

5、职位发展职位等级采购6级采购特1级福利待遇公司普遍福利计划， 其它特殊福利计划：关于对员工自用轿车发放燃油补贴的规定其他待遇暂无可轮换职位其它部门文员第二节岗位工作流程及方法一、负责编制采购合同，进行物资采购。1、接到采购计划单后，先挑出需询价的器件，联系各相应供方进行询价。（一般情况，每种物资均有三家以上的供方。）2、根据各供方提供的报价，进行比价，确定最终价格。对金额较大，需报部门经理审查，副总经理审批，确认最 终价格。汇报信息包括：货期、付款方式、价格等。3、在询价过程中，若确定供方为新供方，则需填写供方和价格补充，并在月报中汇总上报。4、采购金额较大，数量较多的需根据采购计划和询价，起

6、草采购合同，传真给供方。并进行合同审批。5、供方盖章确认回传后，根据采购管理办法进行合同审批。6、采购合同审批完毕，方可正式盖采购合同章后传真给供方，并电话通知供方查收。7、若价格较低（单价不足50元）、用量较少（使用物资总价值不足 1000元）、不需要重复采购、确定无法签定合同的“零星物资采购”，可无合同采购。8、对于金额较大的零星采购，必须经经营副总或总经理同意后，再付款购买。【注意】1、合同审批程序按照物资采购管理办法要求执行。2、在与供方沟通中若发现交货期不能满足我方要求的，一定要与供方确定最快的交期，并上报延误给部门主管。3、采购合同未经审批，不得盖采购合同单传给供方。4、合同订出后

7、，在到货前采购员必须根据采购催货规范要求进行合同货物催交，在催交过程中发现的异常要 第一时间上报部门主管。二、物资到货后，报检入库。1、物资到货后，采购员确认到货物资，采购员凭申购单报检，及有关技术协议分发给原材料检验员检验，若紧急 需在报检单上注明“紧急”字样。有合同的材料须凭报检单，到仓库办理入库手续。2、对报检的材料，需检验员检验完成签字，一联检验员留存，另一联交由收料员，收料员将报检单和合同附在一 起将合格物品交由仓库入库，不合格物品给供应商进行退换。3、无合同的物资，需附零星物资申购单一起到仓库办理入库手续。4、仓管对合格物资办理入库手续后，报检单和合同及入库单返回采购员处，由采购员

8、签字确认后交由仓库，仓库 最后将手续办完后的入库单、报检单与采购合同再返还给采购员，采购员登记台帐后将合同和报检单附一起存在采购合 同档案中，入库单按供方整理存放。三、负责采购发票的催交。1、票货同行的，在物资入库后，采购员立即核对入库单和发票是否一致（供方名称、单价、总价、税率、数量、 规格型号）。2、款到发货的，要求在货到十天内发票要上交到财务；货到月付的，要求货到二十天内欠票金额不能大于欠款金 额30%勺；对于不能够及时到的发票，要及时打电话催用户开发票，确保发票的及时到位。3、收到发票的三日内采购经办人完成发票的审验工作，核对一致的发票确认签收；采购经办人将已审验的发票附 入库单一起在

9、个人发票登记本上登记，并在KIS系统“采购发票”模块中将本次发票和入库单核消之后交财务部，由财务部成本核算会计签收。4、采购经办人对及时全额收回所采购物资的发票负全责，若发生发票缺失、毁损，采购经办人应负责赔偿。四、负责对采购的不合格物资进行退换。1、市内采购的物资在进行入库检验时发现的不合格品（未办理入库），直接通知供方，由供方拉回退换或返修。五、负责采购台帐的登记。、所到发票（供方名称、采购员每天在台帐登记表上记录当天入库的元器件明细（供方名称、入库金额、入库单号）到票日期、到票金额、发票号）、付款金额（付款日期、付款金额）、订出合同的录入、到货情况。六、整理供方资料，编制价格月报。2、适

10、时填报零星物资价格一览表（补充）和零星物资供方一览表，经产品产品制造中心总经理、经营副总和总经理审核批准后下发给相关部门。3、每月依据上月零星物资价格一览表（补充）和本月下发的零星物资一览表编制、更新零星物资价格现行一览表，全面反映公司所用零星材料的最新价格，经供应服务部经理审核、报总经理批准后，抄送仓管、财务等 部门。七、填写供方办款申请报批。1、本地办款一月一次，为 25日。由采购经办人填写付款申请单报部门主管、经理审核、副总复核，总经理 确认办款供应商和金额，签字确认后，交财务部核对后，安排付款。2、外地办款分货到月付供方和款到发货的，货到月付供方每月25日办款，款到发货的供方每周一和周四办款。所有需办款的供方由采购员书面申请，财务成本会计核对总欠款和总欠票后，由物资部经理复核，报总经理批准后交由 财务部出纳办款。八、负责收发货台账的登记1、对每日到货的材料做好提货计划。当天到达的材料，需提前半天通知确认，以便安排其他工作事项。对于急需 的到货材料，即时安排提货。并对每日提货的数量在收发货一览表中登记。2、负责每日和快递和物流联系，协调上门提货。不能上门提货的小件货物，安排合理的运输方式送到物流所