采购控制程序文件

1、 文件号：CX2010-A 版 本： A 分发号：ISO9001：2000质量管理体系程序文件采购控制程序拟 制 _ 日期 _ 审 核 _ 日期 _管理类别： 受控 非受控批 准: 生效日期: 2008.7.11、 目的通过对供方的评价和采购文件的确立、实施采购及对采购产品的验证等控制，确保外购外协的产品符合采购文件规定和产品质量要求。2、范围适用于对生产所需的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。3、职责和权限3.1采购部负责采购产品的归口管理,负责组织供方的调查、评选、评审、评估等工作;需要时，负责组织品管、技术、生产等有关人员参与对供方合格评审工作；3.2

2、 技术部负责制定采购物资分类一览表并负责提供采购和外协所需的技术资料供采购员作采购资料；3.3 品管部负责对采购产品的验证、复查工作；3.4 技术部、品管部、生产部配合市场部对供方的选择和评定工作；3.5仓库负责对采购产品的数量、规格等验收工作。4控制程序4.1采购文件的确定4.1.1明确采购产品技术部负责明确为满足产品要求所需的各种原材料、元器件、外购件、外协件、各种包装、辅助材料以及其他配套设备。4.1.2制定采购文件a. 采购部按明确了的采购产品汇总制定采购清单(新产品由技术部制定)；b. 采购订单；采购部根据最低库存标准规定和现有库存量同时参考适时销售信息制定采购订单；如有突发情况及时

3、调整，确保采购订单如期完成。在制订采购订单时，将每项细节表达清楚（如产品名称、型号/规格、数量、需用日期、包装运输要求、质量保证要求、技术要求、验收要求和验收方法等要求）。4.1.3提出采购要求a. 由技术部提供产品图样、产品质量特征重要度分级表、技术要求、工艺文件、检验规程和其它文件；b. 由技术部提供采购物资分类一览表。4.1.4收集采购质量记录a. 供方质量保证书及质量记录；b. 供方各批产品验收记录及标识，以达到可追溯性。4.1.5采购文件的发放由采购部按照文件控制程序进行发放。4.1.6采购文件的更改4.1.6.1采购文件的更改由原提供部门按文件控制程序中有关规定执行；4.1.6.2

4、主管采购员接到更改通知单和经审批的更改内容通知供方，并做好发放回收记录；4.1.6.3主管采购员负责监督供方持有的我公司采购文件和我公司的有效版本必须统一；供方无权转让或修改我公司采购文件。4.2供方的评审程序4.2.1采购部依据采购文件的要求，进行调研，将调研结果记入供方情况调查表，初选出若干能满足质量要求的供应商；4.2.2被初选的供应商根据图样及有关要求，制作样品，由品管部按要求进行检验，再进行跟踪验证，填写样品及小批量试用报告单，合格的列入供应商评选名单；4.2.3采购部组织技术部、品管部有关人员组成评选审核小组进行评审。4.2.3.1评审内容要求：a. 供应商现有的经营范围、企业规模

5、、目前主要生产哪些产品；b. 主要的生产加工设备、检验/试验手段、技术质量能力；c. 供货能力、交付方式及采取何种售后服务方式；d. 财务结算方式及是否是重合同守信用单位；e. 是否建立了ISO9000族质量体系或是否具有质量管理机制。4.2.3.2评审方式：a. 对供应商提供的产品在采购物资分类一览表中规定为类产品的，需对其进行现场评审，对已通过质量体系认证的供方可以免于现场评审，但必须提供认证证书；b.对供应商提供的产品在采购物资分类一览表中规定为类产品的可以用信函、电传等其它方式进行评审；c.对供应商提供的产品在采购物资分类一览表中规定为类产品的可以免于进行评审；d.依据对供方送来样品的

6、检验、试验结果，调研、评审及对此类似产品的历史情况，对供方作出全面的、客观的评价结论，评选出合格的供应商并将评审结果记录在合格供方评定表中，经总经理批准。4.2.3采购部应与初评合格供应商进行采购价格核定，并将核定结果记录在零部件采购价格申请单上报总经理批准后实施。4.2.4将合格供应商名录记入合格供方名单，合格供应商可分为a. 类产品合格供应商b. 类产品合格供应商c. 类产品合格供应商4.2.5采购部与合格供应商签订采购合同或和质量保证协议，采购必须在合格供应商范围内进行。4.3采购控制程序4.3.1主管采购员按产品定购单，向合格供应商进行采购产品；4.3.2供应商按照产品定购单的要求按质

7、、按量、按期把产品送到指定地点；4.3.3进货验收：a. 货到后，主管采购员根据供应商的送货单和采购订单，清点和核对到货产品的数量，若数量不对立即通知供应商解决，数量正确后填写检验通知单送品管部。b. 品管部检验人员接到检验通知单后，按产品监视和测量程序执行，记录应符合记录的控制程序的要求；属类的采购产品，还须收集供方提供的质量保证书或合格证明书；c.仓库保管员根据品管部的原材料、外购件检验报告单，收点采购产品合格的数量，然后办理入库手续；f.本厂在货源处对采购产品进行验证，不能减轻供方提供合格产品的责任，也不能排除其后进厂检验的拒收。4.3.4采购部依据品管部出具的检验报告单，将供应商质量情

8、况记录在供方质量履历表上，作为供方业绩评定的依据之一。4.3.5采购过程中不合格品的控制a.发现采购产品不合格时，按不合格品控制程序执行，采购部应及时以退货通知单形式通知供应商。b.发现采购产品严重不合格造成严重影响，或同一品种产品连续三次采购订单发现不合格，又整改无效的供应商，由市场部提出，会同技术部、品管部等研究决定，取消该产品的供货合同；主管采购员负责在供方质量履历表作好记录。必要时，取消合格供方资格。4.4供应商的业绩评估4.4.1对供应商的业绩评估至少一年进行一次；4.4.2由采购部组织技术部、品管部、生产部等有关人员组成业绩评估审核小组对供应商的供货情况进行评估；4.4.3供应商的

9、业绩评估的内容要求。4.4.3.1供货情况的评估a. 按期交货方面；b. 按量交货方面；c. 提供产品的质量情况；d. 包装运输方面；e. 售后服务情况；f. 其他配合度等方面。4.4.3.2供应商业绩评审结果的判定：a.供货业绩评分得分95分以上的供应商，经过评审小组评定一致认定的应评为A级供应商；b.供货业绩评审得分80分以上的供应商，经过评审小组认定一致通过的应评为B级供应商；c.供货业绩评审得分60分以上的供应商，经过评审小组认定一致通过的应评为C级供应商；  d.供货情况评审得分60分以下的供应商，经过评审小组评定一致认定的应评为D级供应商。经过评审小组评定，D级供应商为不

10、合格供应商，由品管部将评审结果填写在供方质量整改措施回馈表上通知其整改，以观后效。情节严重者应于淘汰。4.4.3.4采购部应将以上评估结果记录在供方质量履历表上。5 相关文件 CX2001 文件控制程序 CX2002 记录控制程序4 形成的质量记录J1001合格供方评定表J1002合格供方名单J1003供方业绩评估表J1004采购合同台帐J1005特殊采购申请单J1006供方情况调查表J1007供方质量履历表J1008产品订购单J1009检验通知单J1010退货通知单J1011零部件采购价格申请单J1012样品及小批量试用报告单J1013采购计划表合格供方评定表 编号：J1001 顺序号：供方

11、名称联系人地 址邮 编电 话传 真供应商类别供方提供的产品：供方简介与供方商业荣誉： 采购部： 年 月 日样品测试结果： 技术部： 年 月 日供方供货产品质量： 品管部： 年 月 日供方交付、服务情况：生产部： 年 月 日评定结论： 管理者代表： 年 月 日合格供方名单编号：J1002 顺序号：序号供 方 名 称产品名称评 定日 期电 话联系人备 注供方业绩评估表编号：J1003 顺序号：供方名称联系人地 址邮 编电 话传 真供方提供的产品：产品质量状况（60分），合格批/到货总批次×60，或合格率×60交付情况（30分），按时到货批次/进货总批次×30 服务情况

12、（5）分其它情况，如产品包装防护情况和技术改进等 （5）评定结论：A：优秀；B：良好；C：合格；D：不合格。评选小组成员签名：管理者代表： 年 月 日总经理意见：（总分低于60分时，填写此栏） 签 名： 年 月 日采购合同台帐编号：J1004 顺序号： 年 月 填写人： 序号订单号产品名称及规格型号数量要货日期到货日期备注特殊采购申请单编号：J1005 顺序号：产品名称型号规格原合格供方名称：特殊采购供方名称联 系 人地 址电话/传真特殊采购原因： 采购部： 年 月 日品管部意见： 负责人签字： 年 月 日生产部意见： 负责人签字： 年 月 日技术部意见：负责人签字： 年 月 日总经理批示：

13、签 字： 年 月 日供方情况调查表编号：J1006 顺序号：单位名称单位地址工商登记号税务登记号注册资金资信等级法人代表电话/传真联 系 人电话/传真职工总数 人技术人员 人管理人员 人企业经营范围：生产设备情况：检测设备情况：执行产品标准：供货能力及交付方式：售后服务能力：质量体系认证或产品认证情况：其他认为需要说明的情况：供方单位（公章）： 授权代表（签字）：请贵单位如实填写本表并加盖公章，附上营业执照和金融实力、商业信誉有关证书的复印件以及关于质量认证注册证明或其他的认证资格和关于产品的一些试验报告的复印件及早寄回本公司.如是经销商,请附上产品的代理证书,谢谢！供方质量履历表 编号：J1

14、007 顺序号：厂 商名称/型号要货期限到货日期订货数量到货数量检验通知单号采购订单号检验报告单号异常原因判定记录人 产品订购单 编号：J1008 顺序号：收件人(To):发件人(From):电话(TEL):电话(TEL):传真(FAX):传真(FAX):公司(Company) : 公司(Company) : 一、本公司拟向贵公司订购下列物品，其数量、价格、交货期如下： 序号厂家/品牌产品规格数 量单价小计备注合计： 质量技术要求：  二、 交货时间和及地点：交货地点： 交货时间： 运输费用由供方承担 。 若贵公司无法如期交货，本公司有权在约定交货期3 日后要求取

15、消定单。三、 包装标准及品质保证：要求原厂包装，货物外包装整洁、完整并适合长途运输。供方需保证所交产品为壹年内原厂全新合格品。如我方发现收到的货物与订单要求不符或品质不符要求，供方应当接受我方的退货，并赔偿我方由此而造成的相应经济损失。 四、 付款方式及期限：付款方式：期限：请尽快回复 , 谢谢!顺祝商祺 ! 注： 为了贵司能及时收到相关货款，请回传订单时同时抄送我司财务部一份。我司财务部传真为：0215655 3853联系人：联系电话：编号：J1009 检验通知单 顺序号：送检编号供应商物料名称型号规格总数量检完日期结论处理备注送检人: 检验员: 入 库: 日 期: 日 期: 日

16、期: 换货通知单编号：J1010 顺序号：换货单位换货日期产品名称规格型号单位数量备注换货人：刘红春 日期：2011.10.08 零部件采购价格申请单编号：J1011 顺序号：供应商名称申请日期品牌产品名称规格型号申请价格（元）备注申请人： 批准：样品及小批量试用报告单编号：J1012 顺序号：名 称型 号试用批号供货商品 牌试用数量经办人试用日期质检科检验情况：检验员： 日期： 年 月 日半成品试用情况：检验员： 主 管： 日期： 年 月 日成品试用情况：检验员： 主 管 : 日期： 年 月 日质保部半成品成品检验情况：检验员： 主 管： 日期： 年 月 日技术部意见：主 管： 日期： 年 月 日采购计划表编号：J1013 年 月 序号采购品种元件库存数量计划采购数量备注12345