ERP如何提升企业采购管理剖析

1、ERPERP 如何提升企业采购管理华企在线？?类型:相关文章？?浏览次 数:48?:48?创立时间：2021-04-162021-04-16资料内容:通过 ERPERP 系统的实施，如何发现采购管理环节中的问题，集中力量解 决急需解决的核心问题，并通过系统运行为采购管理带来持续改良的效果呢？传统采购三大弊端在谈如彳通过 ERPERP 系统实施提升企业采购管理水平之前，先看一下传统模式中 采购管理的特点和有哪些缺点：物料采购与物料管理为一体目前决大多数企业行使采购管理的职能部门为供给 部科，也有企业将销售职能与采购职能并在一起，称为供销科。在这种模式下，其管理流程是：需求部门提出采购要求，指定采

2、购方案/定单，询价/处理报价，下发运通知- 检验入库-通知财务付款上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企 业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：物料管理、采购管理、供给商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，供给部科担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正 常供给，必然会加大采购量,尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐业务信息共享程度弱由于大局部的采购操作和与供给商的谈判是通过来完 成,没有必要的文字记录，采购信息和供给商信息根本上由每个业务人员自己掌握 ，信息没有共享。其带来 的影响是：

3、业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗 位变动对业务的影响大；采购控制通常是事后控制其实不仅是采购环节，许多企业对大局部业务环节基 本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们成认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟 能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。传统模式下的采购管理主要存在上述 3 3 个问题，通过 ERPERP 系统的实施，如何发现 采购管理环节中的问题，集中力量解决急需解决的核心问题，并通过系统运行为采购管理带来持续改良的效 果呢？以职责为核心在传统的管理模式下

4、，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门 其然后是部门对应的工作范围，如我们在企业组织机构图中能够找到供给部科,之后我们进一步去了解供给 部负责的具体工作。而在 ERPERP系统中，尤其是国外大型 ERPERP 系统，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既 可以是系统预先设定的，也可以灵活进行定义。如下表的采购流程在 ERPERP 系统中将包含如下职责上表中可以清楚的看到，系统将局部工作从采购模块中全部或局部剥离出来 ，如 提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供给商管理这几个工作等。系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在 ERPERP 实施中，最

5、好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务 部门，这样做的益处在于：上表中可以清楚的看到，系统将局部工作从采购模块中全部或局部剥离出来 ，如 提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供给商管理这几个工作等。系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在 ERPERP 实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务 部门，这样做的益处在于：企业将同一类业务进行集中处理，表达集中管理的思想。如某企业在实施中通 过职责分析发现同一个采购定单职责由多个业务部门所拥有，在咨询参谋的建议下，将其收归为一个部门，减少 了大量采购资金。实行集中管理还减少了许多协调工作

6、，因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作，减少了 这些工作，无疑极大地提高了办事效率；将属于库存的职责从原有的职能部门别离出去，有利于加强业务监督，因为从库 存管理角度讲，希望存货的资金占用最少，存货的数量越少管理也越容易，而采购部门希望存货的数量多些 以保证生产要求，这样的一对矛盾使得库存管理部门尽可能的结合生产消耗来制定相关的库存补充方案，包括最大-最小方案、物料调配方案等，而采购部门通过对存货的定期检查来防止缺货。经过一段时间的运行，其存货必然会调整到一个相对合理的水平。物流管理和资金流管理别离，即将通知财务付款职能放到财务部门，表达资金流 随物流而动的管理思路，防止了对供给商付款中的

7、很多人为因素，同时对盲目采购也起了相当的限制作用，因 为付款的权利不在物流部门。根底信息高度共享虽然许多企业在实施 ERPERP 时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用 ERPERP 系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供根底信息的岗位。具体到采购管理中，采购员、询价/报价 管理员的工作会增加，因为以往这些工作都是通过来完成，而 ERPERP 系统要求所有的采购单据都要在系统中 进行记录，这样做对采购管理会带来如下变革：业务的可追溯性强 ERPERP 系统可随时查询任何时候与任何供给商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等减

8、少业务操作中的人为因素对供给商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供给商管理存在大量人为因素。使用 ERPERP 系统后，系统将按照设定的指标对供给商的状态进行分析，包括 供给商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供给商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级 等。这样将业务人员的调动对工作的影响尽可能的减少，新来的业务人员可以通过系统方便的查询某一类供给商 的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供给策略进行采购业务。控制体系完备事前控制、事中监督、事后分析这一管理理念在 ERPERP 系统中的具体运用，是 ERPERP 系统与传统信息系统最明显的区别：流程有序在 ERPERP 系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首 先制定总的采购方案等来对采购工作流程进行控制，来细化采购部门的日常管理，加大管理幅度；审批严格虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制， 但是在实际操作中，尤其是跨地区的公司要这点非常难。通过 ERPERP 系统建立采购单据的审批控制流程，可 以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否那么 ERPERP 系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物