中科院ARP系统财务管理办法

1、中科院 ARP系统财务管理办法ARP系统综合财务管理制度第一章总则第 1 条 根据中国科学院关于 ARP系统建设的相关规定，为了规范各单位的财务行为，加强各单位的财务管理和会计核算，发挥财务在科研管理中的作用，提升管理水平，特制定本办法。第 2 条 各单位应当建立本单位的 ARP系统业务管理制度，严格执行系统操作规范，充分发挥财务管理和监督水平。第 3 条 各单位应当根据 ARP系统运行后所带来的变动，相应做好财务基础工作，做好各类业务的原始记录，严格根据系统要求，做到处理业务手续完备方可进行系统操作。 第 4 条 为发挥 ARP系统的管理优势，要求各单位做到流程统一，如发现系统运行存在的问题

2、应及时上报。第 5 条 在 ARP系统上线前各单位要界定相关用户的操作权限，以保证上线时的系统安全及操作流程的衔接。第 6 条 本制度的解释权属中国科学院。第二章会计科目统一管理第 1 条 为了充分发挥 ARP系统的功能，中国科学院对会计科目表( 以下称“COA”) 实行统一管理。第 2 条 COA由单位段、部门段、科目段、子目段、课题段和备用段六个段值构成。按照统一的规则进行设置。统一的 COA不仅可以保证各单位会计信息的一致性和可比性，而且增强了各级管理所需会计信息的可见度，加强了预算、统计和分析的可操作性、时效性以及准确性。第 3 条 在项目会计模块里维护了课题、课题组、子课题之间的关系

3、后由系统自动生成 COA中课题段的信息，对于行政部门的虚拟课题部分由财务部门统一按照规则在COA中的课题段直接进行维护。第 4 条 COA由各单位财务部门统一管理维护，下属单位在使用过程中，如有科目需要变更，必须报财务部门批准后统一执行。1第三章会计凭证录入、审核管理第 1 条 为保证会计信息的时效性和真实性，各单位当天发生的业务应在当前工作日或下一工作日录入 ARP系统，不得将大量业务累积到月底再进行录入。第 2 条 总账凭证是 ARP系统最终的记账凭证，分为两种: 手工在总账模块录入的凭证，从子模块 ( 应付、薪资、资产等模块 ) 导入的凭证。从子模块导入的凭证如需要调整的，为了保证各子模

4、块和总帐模块的一致性，应在各子模块进行调整，重新过帐到总帐模块。第 3 条 凭证编号的生成 : 总帐模块手工录入凭证在第一次存盘时生成，应付模块在创建会计分录时生成，资产和工资在导入到总帐过帐后生成。各模块生成凭证的编号共用一套流水。凭证编号规则 : 单位 (1)+ 年月 (6)+ 流水 (5) 。 第 4 条 手工在总账录入凭证、过账、打印和保管的步骤如下 :1) 录入凭证时，新建一个批或查找到本日的批，并在该批中新建一张凭证 ( 日记账)。批名按照录入人名缩写 +年月日 +流水。2) 凭证保存时生成凭证编号，保存后就可以打印凭证，保存后的凭证不允许删除。 3) 未过帐的凭证系统允许调整，如

5、凭证有修改要将原打印的凭证作废重新打印。过帐后的凭证不允许修改，要生成冲红凭证并重新录入新凭证，两张凭证都需打印归档。打印出的凭证贴附相关原始单据并进行归档保管。4) 确认当前工作日凭证批的业务已经全部录入到ARP系统后，将该凭证批过账。 第 5 条 应付模块导入的凭证，在总帐可一直追溯到应付子模块的凭证和原始单据。 1)在应付模块中录入发票，发票编号应采用以下原则:2) 员工到财务部门报销的发票，系统内发票编号为“录入人姓名拼音缩写” +“年年月月日日” +“两位流水号”。3) 员工借款的借款单在系统内录入预付款发票，发票编号处可填写核销号利于核销。 4) 需对外部供应商支付的采购发票，系统

6、内发票编号即为真实的发票编号，在系统中对发票进行行分配时，要充分反映发票上的明细内容。5) 资产采购报销时，在应付录入资产采购发票，要录入入库单号，便于与资产模块对帐。6) 应付模块创建会计分录后生成凭证编号，与总帐模块手工录入的凭证共用一套流水2编号，此时可打印凭证，与过到总帐打印的凭证相同，可做为最后装订归档的凭证。第 6 条 资产模块导入总帐，资产会计月末在资产模块运行日记帐分录导入，在总帐过帐后生成凭证编号，进行打印。第 7 条 薪资模块导入总帐，工资核算会计月末在薪资模块运行导入，在总帐过帐后生成凭证编号，进行打印。第 8 条 在 ARP系统与原财务系统并行期间，会计凭证、报表与账簿

7、的打印和归档等必须同时进行。第四章 费用报销管理第 1 条 各部门 ( 实验室 ) 没有报帐员岗位的，由财务部门会计将报销单在系统中录入发票，在发票号处录入报销单号。第 2 条 各部门 ( 实验室 ) 有报帐员岗位的费用报销处理，其具体操作步骤规定如下 :1) 各部门 ( 实验室 ) 报账员、收集本部门 ( 实验室 ) 原始费用发票，完成对原始发票的整理、审核、计算、粘贴等工作。2) 报账员在 ARP系统中逐项录入费用报销单，选择正确的报销模板。发票编号应遵循“录入人姓名拼音缩写+年月日”的原则。根据报销的内容和性质详细填写说明。3) 报账员在完成 ARP系统的录入之后，应立即将原始单据送交财

8、务部门。4) 财务部门会计人员运行程序将费用报表生成发票，根据费用报销原始单据审核生成的发票。第 3 条 对于来报销费用的员工和需要核销借款的员工不一致的情况，如果借款员工的借款确实要转移给其他员工，要在系统中做借款转移，如果来报销员工只是代替借款人报销，在系统中要录入原借款人，可以在经手人处注明来报销的人员。第 4条 各单位应制定本单位的部门费用报销管理办法，明确费用报销类型、报销时间，不允许费用单据长期滞留在业务部门，应监督各业务部门及时录入系统。第五章系统月底关账的规定第 1 条 对于分院结构单位，由分院财务部门编制关账时间表，并下发到相关职能部门及下属各单位财务部门。3第 2 条 财务

9、部门负责执行薪资模块、应付模块、总账模块的具体关账工作。关账时间遵守关账时间表。第 3 条 具体的关账顺序与执行步骤如下 :1) 应付模块关账a) 各单位会计人员、出纳在规定的关账时间之前将本期发生的业务及时录入ARP系统 ;b) 各单位会计人员运行相关过账程序，将应付模块期末尚未导入总账的业务信息导入总账形成会计凭证 ;c) 财务部门会计运行应付月末关账检查报表，确认无误后，按照规定时间关闭应付会计期。2) 项目会计关账a) 各单位项目会计按照规定时间关闭项目会计模块会计期。3) 固定资产模块a) 各单位检查本月是否还有未完成的资产增加、调拨、调整、处置等工作。b) 避免在当月运行折旧之后，

10、在系统中进行资产增加、调拨、调整、处置等工作。c) 最后，运行本月折旧的同时，关闭资产模块。关闭本月期间的同时，系统自动打开下一个资产期间。4) 总账模块关账a) 分院结构的单位，内部往来会计运行“公司间未审批事务处理”，审核是否尚有内部往来业务没有审批 ; 无误后运行“公司间转账”程序，将期末尚未生成会计凭证的内部往来业务导入总账形成会计凭证;b) 各单位会计人员在“日记账过账”界面对本期未过账的凭证进行过账;c) 各单位会计人员提交“试算平衡表”，审核账户余额是否平衡，特别注意系统中转科目的余额应结清为零 ;d) 各单位会计人员审核并打印“资产负债表”、“损益表”等;e) 财务部门会计在规定的时间关闭总账会计期间。参考以下列表 :关帐顺序责任人模块 关闭后是否可以打开1 应付超级用户应付 是2 科研项目超级用户项目会计是3 固定资产超级用户固定资产否44 总帐超级用户总帐 是第六章 报表日常管理工作 第 1 条 报表体系统一管理。 ARP系统中财务报表和财务账簿的打印格式及内容由分院 ( 所)集中管理和维护。第 2 条 各所根据下发的关于会计基础工作规范化的相关文件的要求，进行会计报表的定期打印和归档工作。第七章 ARP系统各模块处理业务总结 第 1 条 在总账模块处理的业务包括 :1) 提现、存现2) 收入3) 计提教育经费、计提工会经费4) 银行手续费支出、银