《零星后勤物资采购管理制度》

1、【零星后勤物资采购管理制度】制度概况制度编号版本编R生效日期2015-01-01密级程度 普通口 秘密口 机密口 绝密目的为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请 需求，特制定本制度。适用范围集团总部、各省公司、各分拨中心。版本优化原因与内容新制订主送抄送主送抄送部门/区域岗位部门/区域岗位总部各中心/负责人总部各中心/全体人员各省公司、各分 拨中心负责人各省公司、各分拨 中心全体人员相关制度或流 程拟制部门人力行政中心-行政部拟制人邓亦云目录一、制度正文1第一章总贝U11.0目的12.0范围13.0定义13.1 采购13.2 供应商13.3 零星后勤物资1

2、4.1 职责14.1 使用部门14.2 采购专员1第二章具体内容11.0采购申请12.0采购审核23.0采购办理24.0入库办理25.0物品领用26.0盘点3第三章授权事项21.1 零星后勤物资采购事项授权31.2 采购费用报销授权4第四章附则4二、例外4三、解释4四、弓I用4五、附录5精选资料零星后勤物资采购管理制度一、制度正文第一章总则1.0目的为指导日常后勤物资采购工作，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足中请需求，特制定本制度。2.0范围适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。3.0定义3.1 采购：指通过市场或其他渠道，以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源，以 满足

3、自身需求的活动。广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、 安装、调试以及售后服务等多个环节。3.2 供应商：指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、 个人或以其他形式存在的机构。3.3 零星后勤物资：在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、 行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金 额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、 维修件等。4.0职责：4.1 使用部门：负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用手续。4.2 采购专员：负责供应商甄选、寻价、比价，

4、按采购申请实施采购行为、办理入库及财务 报销手续等。第二章具体内容1.1 采购申请1.1 使用部门有后勤物资需求时，首先在 SOA系统中提交“物料领用流程”，经批准后到 物料仓库领取。一般情况下，省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统 统一配发。1.2 对于无法通过仓库直接领用的后勤物资，由使用部门填写后勤物资采购申请单（须 注明用途、数量、要求到货日期等），经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部） 申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给 采购人员作为参照。1.3 对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资，应分别通过SOA系统提交“资产申

5、请流程”、“备品备件申购流程”办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。1.4 原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通 过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。1.2 采购审核2.1 总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后 勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行（关于人力行政费用申请与报销对分子公 司授权的通知）。2.2 审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的， 应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。3.0采购办理3.13.23.3采购人员应具备良好的职业操

6、守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。在实施采购时，应本着5R （适质、适量、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资 质量可靠、物美价廉。对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方 式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货 方式、供货周期、售后服务等多个方面。3.4 合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对 其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格 供应商资格。3.5 对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。对于供应商的报价，应定期进行

7、再评估。3.6 对单个金额500元、或批量金额3000元的后勤采购事项，应以比价表的形式进行 会签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。4.0入库办理4.1 所有经采购的后勤物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请 单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资 采购入库/领用台帐”。4.2 入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量 问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。4.3 办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库 经手人在入库单上签字

8、确认后方视为入库完毕。5.0物品领用5.1 所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。5.2 在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是 否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库 /领用台帐”上签字确认。5.3 对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新”，否则相关人员有权拒发。6.0盘点6.1 所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。6.2 对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额1000元时，必须上报中心负责人。6.3 对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品

9、。第三章授权事项1.0零星后勤物资采购事项授权申请事项采购要求流程审批节点1.伙食类（含食材/调 味品/燃气）1 .各省每月10日前提交伙食费计划总额，按11元/人/天*用餐人数*天数计算，计划由省总审批，报总部备案；2 .超标/例外情况提交总部审批；3 .采取备用金形式（按11元/人/天*用餐人数*3 天）。分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案省/分拨：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责 人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总 超标准/例外情况：省总-总部分子公司综合管理部负责人 -人力行政中心负责人-副总裁2.福利及 员工奖品 类（含部门 活动经费 类物品采

10、 贝）1 .制度标准内由省总批；2 .超标准提交总部批准（最高需副总裁或以上 领导批准）。3 .员工奖品类别：文娱颁奖、体育竞技奖、培 训（评优）达标、其他；4 .奖品单笔0 2000元由省总批准，全年不超 出四次，超额或超次数向总部申请。福利及活动经费类：分拨综合管理员 -分拨综合负责人-分 拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人- 省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人 -人力行 政中心负责人-副总裁-总裁（省总权限范围签批的申请报 总部分子公司综合管理部备案）员工奖品类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务 负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（

11、超标准）总部分子公司综合管理部负责人 -人力行政中心 负责人-副总裁-总裁3.后勤基 建维修类 （含工具、配 件）1.单笔< 1500元由省总批准；2.1500<单笔0 5000元由人力行政中心负责 人批准；3 .总价超出5000元的按流程提交至“工程项 目部”或管理工程中心“办理；4 .总部巡查核实同类维修多次发生的真实性。分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责 人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总（0 1500）-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负 责人（1500VM < 5000）-工程项目部或管理工程中心办理（M>5000

12、）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司 综合管理部备案）4.消防类配置标准（器材、面积、数量）报总部分子公司综合管理部批准备案。（消防配备标准：25平米1组灭火器2个，4KG干粉）分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责 人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（备案）总部分子公司综合管理部5.后勤物 资（含外协 维修配件/ 操作/办公 /物业/文 体/宿舍配 置等）1.单笔< 1000元由省总批准；2.1000<单笔0 5000元由人力行政中心负责人批准；3 .总价超出5000元的按采购资产中心管控模式办理；4 .总部巡查核实分子公司后勤物资“收发存“真

13、 实性及大数据管控。分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责 人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总（0 1000）-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负 责人（1000VM < 5000）-采购资产管理中心（M>5000 ）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）2.0采购费用报销授权员工食堂菜金1、费用报销单；2、伙食费采购明细单；3、涉及油、米等大金额需要开具发票说明：（1）报销需在申请的月度总额内。（2）超出总额，由经办部门补申请，总部签批 后做附件。分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-（分 拨中心负责人）-省总总部：

14、人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责 人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人节假日福利1、费用报销单；2、标准文件；3、合同/协议； 5、普通发票；6、如涉及福利采购，还需提供相 关清单明细；7.员工福利品领用签收单说明：（1）事项申请需有申请额度，报销额度需 在申请范围内。（2）超标准，由经办部门补申 请，总部签批后做附件。分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负 责人-（分拨中心负责人）-（单次0 50000 ）省总-（单次50000 ）总部对应职能部门负责人（一级 部门）-高级副总裁总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门） -提交部门负责人（二级部门） -（单

15、次0 20000 ） 提交部门负责人（一级部门） -（单次0 2000 ）人 力行政中心负责人-（20000 单次0 50000 ）财务 副总裁-（单次50000 ）高级副总裁奖励员工的奖品1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值 税专用发票（此处应按照实际业务性质，区分发 票性质）；4、采购清单；5、需求部门签收单。 说明：（1）报销需在申请范围内，超出申t#范围，需补申 请（2）超标准，由经办部门补申请，总部签批后 做附件。分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负 责人-（分拨中心负责人）-（单次0 2000 ）省总- （2000 单次0 5000 ）总部对应职能部门负责人 （

16、一级部门）-财务副总裁-（单次5000 ）高级副总裁总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门）-提交部门负责人（二级部门） -（单次0 2000 ）提 交部门负责人（一级部门）-（2000 单次0 5000 ）财务副总裁-（单次5000 ）高级副总裁后勤负责办理的维修（V 5000 元）1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值 税专用发票；4、维修清单；5、需求部门验收单 说明：（1）报销需在申请范围内。（2）申请范围外，由经办部门补申请。（3）超5000元，按“工程”模式管理分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-（分 拨中心负责人）-省总总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责 人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人后勤物资采购（V 5000 元）1 .除伙食费小额 的厨房用品2 .零散劳保用品3 .纯净水4 .鲜花、水果1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值 税专用发票；4、采购清