销售与收款循环内部控制制度与流程

1、销售和收款循环的内部控制销售及收款循环文件类别作业项目编号页次、流程图销售及收款循环作业流程图1-2二、销售和 收款循环 内控作业 程序1-31-41-51-61-781-91-101-111-121-13销售计划作业程序 客户授信作业程序 订单处 理作业程序 预收货款及签证押汇作业程序 交 货作业程序开立销货发票作业程序应收帐款 作业程序 客诉处理及销货退回作业 客诉处理及销货折让作业收款作业程序内部控制制度】-销售及收款循环作业流程图> 收款作业文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体销售计划 作业一、控制的作业程序1 .配合年度预算作业，预测未来一季乃至二

2、或三年之销 售变化情形。2 .业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：(1)以往年度销售情况。(2)市场占有率及竞争者状况。(3)国内外经济景气状况。(4)产业状况。(5)产品开发计划。(6)售价政策及促销计划。(7)其它可能影响销售预测之因素。3 .依据上述之基础了解后拟定未来方向。4 .未来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销 售预测目标。5 .每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。二、控制的重点：1 .预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者 进入等因素。2 .预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。3 .预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。4 .公司是否依

3、规定定期举办营业会议并做成议事录。、参考信息：1.预算管理办法2.营业会议议事 录文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点客户授信作业程序一、作业程序：1 .新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据 和银行往来账户数据后填入客户基本资料表（业务 颉 I并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交 易金额，送业务部门主管签核。2 .业务部门主管签发信用交易金额 后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依授信管理办法进行征信 作山/一再将征信数据及意见汇总填入客户基本资料表（财 务部），呈请权责主管核定其信用交易金额。参考文件/使用窗体一、参考文件：1.授信管理办 法。二、使用窗体：1

4、 .客户基本数 据表（业务2 .客户基本资 表（财务 部）。出货申请书。3 .权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ER 营业管理循环体系建立客户之信用交易额度。4 .若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理决定是 否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。5 信用交易额度变更时需重新填写客户基本数据表 （业务部），再依授信管理办法规定办理。6 . 客户基本数据表（业务部）、客户基本数 据表（财务部）及超出信用额度申请书由财务部征信人 员留存，并定期复核客户之信用额度。7 .征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危 机时，经初步查明证实，应立即通知业务部门停止信 用交易，俟财务状况好转方

5、可重新提出信用交易申请；业 务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。二、控制重点：1 .是否建立客户征信数据并随时更新。2 .客户授信总额是否经适当核准。3 .修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。4 .如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写超出 向用额度出货申请书并呈权责主管核准。5 .对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业 程序及 控制重 点 订单处理一、作业程序：参考文件/使用窗体作业程序L接单:(1)业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合 理、使用窗体:1 .内部订单2 .订单变更售价范围内可接单，若客户询

6、价或订单不在合理售 价范围内，则由主管确认后报价(2)业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐 全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。(3)接获客户订单后，业务人员需进入ERP库存管理盘点体系检视库存 量，库存不足时，则依CP-1请购作业程序进行请购。(4)业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系统键入客 户订购品名、数量、交期等数据，并打印内部订单呈权责主管核准。2.订单变更：(1)受订后在未出货前才准予受理变更。(2) 内部订单若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP营业 管理体系制作订单变更单，打印变动后内部订单通知厂商。、

7、控制重点：1 .订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。2 .需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。3 .业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。4 .业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体预收货款 及签证押 汇作业一、作业程序：T方式：(1)财务部出纳人员收到T/T款后，通知帐务人员 及业务助理依CS-5交货作业程序办理出货 之相关作业。(2)退回客户之预付款A.由业务助理填写退回预收(溢付)款申请 书，交由帐务人员核对应退回之金额，连同预 收货款之收款冲账单转回业务助理并呈权责 主管签核。B.经权责主管核准

8、后，业务助理将前述单据交由帐 务人员，并由帐务人员于ERP财务管理循环体 系制作1收款冲账单冲转原收款分录。C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后，于ER P财务管理循环体系将收款冲账单抛转 传票并呈权责主管核准后，办理退回溢收之预付 款给客户。2预收信用状：(1)业务助理接到信用状时先审核其内容，若有不 符则通知客户修改信用状，然后再依CS-5交 货作业程序制作相关文件办理出货。(2)信用状押汇之相关文件(包括发票、汇票、承兑 申请书、保险单、提单、INVOICE. PACKINGLIST 等)由业务助理汇整转交出纳人员办理。经银行 审查无误后，由银行拨款转入公司存款账户。(3)出纳人员确

9、认入帐后，通知帐务人员及业务助 理进行帐务及出货之相关作业。二、控制重点：1 .确实注意付款条件，并于收到客户T/T或信用状 时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。2 .核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。3 .客户的汇款及押汇金额入帐后，其金额是否与一、使用窗体：1.退回预收 (溢付)款 申请书。内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体、作业程序:交货作业 程序、使用窗体：1.客户订单现 况明细表。2.销货（送货）1.出货管理（1）业务助理每日依据客户订单或ERP营业管理3.销货成品（出库）Sample Request Form之一客户订单现况

10、明细表”作为出货管制基准。（2）出货时业务助理进入ERP营业管理循环体一 货而请单，并抛转为销货（送 ，,巾匕卡口得1）单及销贝口口（出库）单，前述窗体ERP系统会自动编号并列出 客户名称、货品名称、数量及出货日期。（3）业务助理打印销货（送货）单一式四联，呈 权责主管签核，核准后制作麦头、标签。（4）业务助理将权责主管签核后之销货（送货） 单一式四联给会计人员开立发票。（5）会计人员开立发票后再将销货单之第一联 人（绿联）及第四联（蓝联）、发票（一式三联的第-« *4、 联）及连同发票印出之“销货单” 式三联）转交给（一 一 ,仓库人员。（6）仓库人员依销货（送货）单备料出货并 打

11、印销货成品（出库）单呈仓管主管签核，以确保库位及库存 数量之正确性。（7）销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单 具，并妥善保管。(8)会计人员依销货(送货)单结转应收帐款、 箱侍应入传票。2 .出货排程参照CO-4销货出库作业程办理。3 .样品领用：(1)客户提出申请时，业务人员先查询库存量，再填写 Internal Sample Request FormJ ,经权责主管核 准后，依上述程序出货，但不开立发票。(2)若库存量不足，则由业务人员决定是否向同行调货 或是向原厂申请。内部控制制度】文件类别销售及收款循环页次作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体交货作业 程序二、控制重点：1

12、 .订单是否以客户订单现况明细表控管，准时交货。如 有 逾期未交情形，应检讨其原因，提出改善对策。2 .仓库人员是否核对交货种类、数量应与销货（送 货）单、发票上之内容一致。3 .需有核准之一销货（送货）单始可出货。4 .仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人 员。5 .客户订单、销货（送货）单及销货成品出库 单是否续号归档保存。6 .样品销货（送货单）是否备Intemal Sample Request FormJ ,并经权责主管核准。内部控制制度】文件类别I销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体开立销货 、作业程序：、参考文件：营业发票作业1.发票开立: 税法及相

13、关法程序 (1)出货前由业务助理进入ERP营业管理循环体系制令。作销货(送货)单呈权责主管核准。、使用窗体：(2)销货(送货)单经权责主管签核后，转交会计人 1.销货(送货) 员进入ERP营业管理循环体系依照营业人开立 单。销货凭证时限表之规定期限内序号开立发票。 2.单据修改通知(3)发票及供客户签收用之“销货单”各一式三联，”销货单”于打印发票时连同发票一起印出来并序号开立。发票为第一到 第三联，第一联为存根联由财务部留存，第二、三联为扣抵联及客户收 执联随货交给客户，“销货单”为第四到第六联，第四联为客户留存 联，第 五联为客户签回联，第六联为仓库存查联，合计共六联。2.发票作废：(1)

14、发票作废应填写单据修改通知书，申请条件限于:卜.发票内容开错。B.发票所载数量与客户签收数量不符。卜.因故退货。 (2)将原发票取回，若为当月发票则直接钉于存根联上，并加盖作废章始可 重新开立。(3)若为已申报营业税之发票，或原开立发票之收执联因故不能收回时，应 取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，向税捐机关 办理营业税扣抵。13.出货、开立发票与记载应收帐款应由不同人员负责。4 .会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。、控制重点:卜.销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与销货(送货)单内容 要一致，如有差异是否予以查明。5 .出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由

15、不同人员负责。6 .跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。7 .销货退回是否及时查明原因并取得核准，并取回原统一发票或取得证明 文件于存货帐上作冲转记录。内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体应收帐款作业程序一、作业程序：1 .会计人员每日审核留存的红、黄联销货（送货） 单及一联发票、进入ERP营业管理循环体系 作销货（送货）单及应收凭单的确认，再转 立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签核。2 .柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户 名称、挂号号码、支票票号及金额填入支票签收 单，并同此单据及支票交于帐务人员，由帐务人 员依支票内容登录

16、于ERP应收票据管理系统并进 行冲帐作业，由出纳人员核对金额无误后存入银行托 收及兑现。3 .帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资 料，并由相关业务人员追踪催收。4 .逾期未收之应收帐款收款依1应收帐款管理办法办 理。业务人员必须提出异常状况报告详细说明 债务人、金额及原因，呈权责主管签核后转交催收 人员。催收人员依异常状况报告作后续追踪处 理，于异常状况结案或处理完毕时填写异常处理 结案报告呈权责主管签核结案。5 .财务部定期审查备抵呆帐之提列是否适当足够，已确 定之坏帐是否认列损失。6 .因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，需经权责 主管核准。二、控制重点：1 .应收帐款/票据

17、明细帐是否与客户出货单相符，并定 期与总帐调节。2 .业务单位是否定期追踪逾期未收之应收帐款。3 .每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够，呆帐冲销应 经核准。4 .因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核 、壮一、参考文件：1 .应收帐款管 理办法。二、使用窗体：2 .销货（送货） 单。3 .应收凭单。4 .支票签收单5 .异常状况报告。6 .异常处理结 案报告。内部控制制度】文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文件/使用窗体客诉处理 及销货退 回作业一、作业程序：1 .业务单位接获客户Debit Note时，应查明原因并 立即处理，若属产品问题则填写原厂Claim Rep

18、ort J进行产品异常处理，并将原厂处理结果 的F PQAJ回复客户。.若确定为原厂责任，业务 部门应知会原厂及客户办理退货或换货。2 .采退货方式处理并接到客户退回之货品、营业 人销货退回进货退出或折让证明单及相关证明文 件时，由业务单位填写非采购入库申请通知书 并经权责主管核准后，转交仓库。3 .仓库人员清点客户退货品名及数量进入ERP库 存管理盘点体系内做库存调整，产生销货退回 入库单及销货退回（折让）通知单。4 .业务人员将销货退回（折让）通知单呈权责主 管核准后，送交财务部帐务人员进入ERP营业管 理循环体系做应收凭单之确认。二、控制重点：1 .对于客诉案件业务人员是否确实查明客户反

19、应之情 况，并传达至相关部门做迅速妥善之处理。2 .客户反应之意见是否予以记录分析，以作为日后 改进之参考。若发生理赔，相关责任是否明确归 属，金额是否合理，手续是否完备。3 .退货品是否适时处理，良品、不良品不可混杂。4 .退货是否取得客户出具之营业人销货退回进货退 出或 折让证明单及相关证明文件，每笔退货是否 交由财务部帐务人员依规定登帐，并注意有无特定 客户之退货金额及退货次数较多。一、使用窗体：Report3.营业人销货退 回进货退出或 折让证明单4 .非采购入库申请 通知书。5 .销货退回入库 单。6 .销货退回（折让）通知 单。文件类别销售及收款循环作业项目作业程序及控制重点参考文

20、件/使用窗体客诉处理 及折让作 业程序一、作业程序：1 .若销售货款发生折让时，依据客户出具营业人 销货退回进货退出或折让证明单（国外客户得 以文书信函载明折让内容及金额），说明折让原 因，并由业务助理进入ERP营业管理循环体系 制作销货退回（折让）通知单，并将客户折让 金额、原因载于销货退回（折让）通知单 上，呈报权责主管审核。2 . 销货退回（折让）通知单经核准后，连同客户 出具之营业人销货退回进货退出或折让证明单 转交财务部。3 .财务部帐务人员依据业务助理送来之上述单据进入 ER财务管理循环体系做应收帐款冲销，确认应收凭 单。二、控制重点：1 .销货折让金额是否合理并经权责主管核准。2 .是否取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或 折让证明单”，并办理营业税扣抵。一、使用窗体：1 .营业人销货 退回进货退出 或折让证明单2 .销货