公文办文程序及基本格式

1、公文办文程序及基本格式根据总支的安排 , 今天我和大家一起探讨公文的相关知识 , 在这里我主要讲 两个方面的内容 , 即公文的办公程序和基本格式 .一、公文的办文程序主要重点讲的是我局发文管理的主要流程。其中包括公文制发的基本要求、 公文制发程序、公文的草拟、送审和签发。1. 公文制发的基本要求所有公文以新化县公路局名义制发， 分新路办、新路党两种，公文要求严谨、 规范，符合国家法律法规、方针政策和上级机关的文件精神。2. 公文制发程序相关股室（拟稿）f办公室（核稿）f主管领导（会签或签发）f办公室（编 号等）f办公室（复核样稿）f办公室（印制）f相关股室（发送）f办公室（存 档）3. 公文的

2、草拟、送审和签发股室业务性公文由相关业务股室拟稿，并按照程序将草拟稿件送办公室核 稿，同时还必须用 U 盘拷贝电子文档至办公室。办公室核稿由办公室主任负责，核稿后的文稿，送分管领导审签。发文文稿按以下办法送领导审签： 文件内容属于方针、 政策、 原则范围内或涉及多个方面且重大问题的， 由 局其他领导班子成员会签后再报局长签发。 业务性或部门性的文件由分管领导审 签后再报局长签发。 领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和具体时间。 公文要按规定时间审签、 传递，一般文件在一位领导手中不超过 2 天，紧 急公文不在领导手中过夜，特急公文、秘密公文由办公室派出专人传递送签。、公文的基本格式在这一部分

3、我将着重让大家了解公文的组成、 公文用纸、 排版和装订要求等 方面的内容 .（一）组成公文的各个要素划分为眉首、主体、版记公文的眉首部分 又称文头部分， 主要标识公文份数序号、 秘密等级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。从文面来看，公文首 页上的红线叫作“反线”，一般又称“间隔线”，反线以上部分的内容，就是眉 首部分。1公文份数序号（略）2秘密等级和保密期限（略）3紧急程度（略）4发文机关标识即人们通常所称的“红头”，又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称 或规范化简称和“文件”二字组成，例如：新化县公路管理局文件、新化县5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序

4、号组成。发文机关标识下空2 行，用 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角 括号“”括入；序号不编虚位（即 1不编为 001），不加“第”字。如:新路办 201012 号“新路办” 指发文机关代字，“ 2010”指年份，“ 12 号”指发文序 号。6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3号仿宋体字，签发人后标全角冒号， 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。公文的主体部分 又称行文部分， 主要标识公文标题、 主送机关、 正文、附件、 成文日期、发文机关印章、附注等要素。1公文标

5、题完整的公文标题一般由制发公文机关名称、 事由和公文种类组成。 它们又称 为公文标题的三要素。通过介词结构“关于的”将制发公文机关名称、事由 和公文种类这三要素连接起来。红色反线下空 2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时， 要做到词意完整，排列对称，间距恰当。例图2 主送机关主送机关指公文主要受理机关，书写时在标题下面空 l 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识， 使用主送机关全称或规范化简称、同类型机关的统称。最后 一个主送机关名称后标全角冒号。 某些不具特指性， 而具有广泛的公告性、 知照 性公文，如“公告”、“通告”，也可不写主送机关。3公文正文公文正文标识在主送机关名

6、称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数 字、年份不能回行。正文是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分正文结构层次序数：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用 “1” ，第四层 用“（1）”。在正文层次不多的情况 下，第一层用“一、 第二层可用“ 1”。“第一 即“第一，”或“首先、等用顿号不规范，应该用逗号，第二，三，”等用逗号不规范，应该用顿号，即“ 1、”、“ 2、”、“ 3、” 和 “ A、”、“ B”、“ C ” 等用顿号不规范,应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“ 1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“ A.”、“ B.”、C.”序号如加括号,如（ 1）（

7、 2）（ 3）等不再加标点符号。4 附件附件是附在主件之后,不是每份公文都有,它是根据需要一般作为正文的 补充说明或参考材料的。主要包括随文转发、报送的文件,随文颁发的规章、制 度,以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。公文如有附件,应当在正文 之后 、发文机关之前,注明附件的名称和件数,公文如有附件，要在正文最后一行后空 1行的左侧空 2个字，用 3号仿宋体 字排印“附件” 2 字后标全角冒号和附件名称。如有 2个以上附件，用阿拉伯数 字依次标注序号。 附件名称长需要回行时， 应当与附件名称的文字对齐序号后面 用小圆点。禁止用标点，除非书括号。5 成文日期公文的成文日期一般以领导人最后签

8、发的日期为准，经会议讨论通过的决 议、决定等以会议通过的日期为准。成文日期必须用汉字书写，要完整写出年、 月、日，而且其中“零”写作“0”。例如：二0-0年五月，则中间的“O”不能写成阿拉伯数字的长“ 0”或英语全角字 符“ O',而应该用圆“O” （殳在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中 选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“ 0”表示，如：“ 2010年 10月”。-般正文之下空 4 行、右边空 4 个字。6公文生效标识公文生效标识即发文机关印章。 单-机关制发的公文在落款处不署发文机关 名称，盖印的位置一般应上距正文 2mnrr 4mm以端正、居中、下压

9、成文时间为 标准。当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧压在成文时间上； 当印章 下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。7 附注附注-般是对公文的发放范围、 使用时需注意的事项加以说明， -般居左空2 字加圆括号标识在成文日期的下-行，版记之上。公文的版记部分 又称文尾部分，主要标识主题词、抄送机关、印发机关和 印发时间等要素。从文面来看，版记中的各要素之间均应加上-条反线，宽度同版心。1主题词-般是将文件的核心内容概括成几个词组， -篇公文最多不超过 5 个主题 词，词组之间不使用标点符号， 每个词目之间空 1 字，如“公路 人事 任免 通 知”。“主题词”用 3

10、号黑体字，后标全角冒号，主题词词目用 3 号小标宋体字。 主题词在版记上方居左顶格标注。主题词下方排印一条横线。一般排列次序为：第一个词表示公文内容的类别；中间的词用表示公文关 键内容的类属词， 提示公文最关键的内容； 最后一个词表示公文的种类。 一份公 文的主题词一般为 3至 5个词，最多不超过 6个词。每个主题词一般为 2字，最 多不超过 4 字。例如 :新化县公路局关于加强春运安全管理的通知 ，先标类别词“公路”， 再标类属词“春运”， “安全管理”，最后标上“通知”。主题词：公路 春运 安全管理 通知2 抄送机关抄送机关是指除了主送机关之外需要协办或者了解、掌握公文事项的其他 机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空 1字用 3号仿宋体字标识，后标全 角冒号。抄送机关之间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐。 在最后一 个抄送机关后标句号。3印发机关和印发时间印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置，用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1字。印发时间以 公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（二）公文用纸、排版和装订要求采用国际标准A4型纸