公文的写作(上)

1、第六章 公文的写作（上）公文写作与一般文章的写作有许多共性， 比如它们都是作者沿着自己的思维轨道， 运用 语言文字表达思想感情， 反映客观事物， 并以一定的体式表达出来的精神产品。 但公文写作 是依法行政和进行公务活动的重要工具， 是特殊的文章， 有特殊的格式、 内容、语体等要求。本章和下一章主要讲解国家行政机关法定公文中请示、批复、报告、函、通知、通报、 通告、会议纪要的写作知识。请示的写作一、请示的作用 请示适用于向上级机关请求指示、批准。具体而言，请示适用于如下一些情况： 1对现行方针政策不了解，工作中遇到疑难，需要上级机关作出答复才能办理的。 2本单位无权决定，按规定必须请示上级主管部

2、门审核批准后才能办理的事项。如机 构设置、人员编制、财政支出等。3工作中出现了新情况无章可循，有待上级机关明确批示后方可办理的。 4因情况特殊，对上级机关的某项决定有不同看法，需要上级机关批准在执行时可视 具体情况变通处理。5工作中遇到了人、财、物等方面的困难，需上级帮助解决的。 6本单位虽可开展工作，但事关重大，为防止出现失误，需上级审核把关的事项。二、请示的写法 请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。（一）标题标题一般由请示单位、请示事由、文种组成。 如国家科委关于建立中国工程院有关问 题的请示，文件若有发文机关标识，可省略请示单位。（二）正文 正文一般由三个部分组成： 1请示缘

3、由。提出请示的原因和理由，即需要解决一个什么问题、做什么样的事情， 完成的意义等。要求写得简明、充分。2请示事项。提出解决问题的方法或途径，拿出一个自己拟行的解决方案。要求写得 清楚、明白。3请示要求。向上级提出请求，希望上级在哪个问题上给予答复或在人、财、物方面 给予帮助。 常以 “是否妥当， 请批示”、“妥否， 请批示”、“如无不妥， 请批转有关单位执行” 等语结尾。三、请示写作的注意事项1不多头请示。一则请示只能向一个部门报送。2不越级请示。向自己的直接上级请示。3不向领导个人请示。请求的受文者应该是机构或组织。4不一文多事。一则请示中就能就一件事提出请示。5请示的理由要充分。要讲清必要

4、性和可能性。6请示的语言要谦恭，尊重上级，不能有要挟、命令或催促的口吻。例一 关于给我所调拔柴油机的请示 中国科学院物资局：最近， 地区电网负荷太大， 市郊线路经常停电， 给我所科研、 生产带来得多困难和损失。 为确保科研生产的正常进行， 在市郊线路停电时， 我所应自己发电。 根据历年我所用电情况， 急需一台XX千瓦的柴油发电机组。在去年年底物资调剂会上，院属长春科仪厂处理积压物资的清单上有 6250 型柴油发电 机两台，江南科仪进出口公司有XX型柴油发电机组供应。我们希望能从长春科仪厂调拔给我所一台 6250 型柴油发电机，若此处两台均已处理，请拔专款从江南公司购进一台，以解 燃眉之急。当否

5、，请批示。X年X月X日评析：开头一段简要地讲明了请示的缘由和背景；第二段即“请示什么”。这份请示的 特点是文字精练，所述理由充分，请示审批事项明确，结尾用语规范。批复的写作一、批复的作用和特点 批复适用于上级机关答复下级机关请示事项，是一种答复性公文。有请示就有批复。 批复具有如下三个特点：1权威性。批复代表着上级机关的权力和意志，特别是那些关于重要事项或问题的批 复，常常具有明显的法规作用。2针对性。批复是针对下级机关请示事项而发，内容单纯。 3指示性。批复目的是指导下级机关的工作，因此在表明态度以后，还应当简要地提 示执行中的注意事项。二、批复的的写法 1开头。通常要引述来文作为批复的依据

6、，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“X年X月X日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“X年 X月X日X号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“X年X月X日关于的 请示收悉”；第四种是引述来文日期和请示事项，如“X年X月X日关于问题的请示 收悉”。2主体部分。针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或 不同意的理由。明确具体，简明扼要，表达准确无误。3结尾。有三种写法。第一种，写“此复”或“特此批复”；第二种，写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种，秃尾，请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方 法使用的频率越来越高。三、批复写作的注

7、意事项 1核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；2凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见。3及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以 纠正，以免误事。例二关于 2005 年杭州市科技进步奖评选结果的批复市科技局 :你局关于 2005 年杭州市科技进步奖授奖的请示（ 杭科合 2006103 号 ）收悉。经研究 ,现批复如下 :2005 年,我市广大科技工作者认真贯彻落实“科教兴市”战略,克难攻坚 ,不断创新 , 取得了一批科技成果。根据杭州市科学技术进步奖励办法的有关规定 , 经市科技进步奖评

8、审委员会审核 ,市政府同意 ,授予新型高效冷凝蒸发器新技术等 82项科技成果“ 20 05年杭州 市科技进步奖”。 其中, 新型高效冷凝蒸发器新技术等 4 项科技成果为科技进步一等奖 ;半导 体激光气体分析系统等 26项科技成果为科技进步二等奖 ；MDC磁力传动化工流程泵等 52项 科技成果为科技进步三等奖。请你局认真组织表彰和奖励的有关工作。 具体奖励额度为 :一等奖各 50000 元,二等奖各 20000元,三等奖各 5000 元。二OO六年七月七日评析：该例文先就请示的问题（即关于 2005 年杭州市科技进步奖授奖的请示）引 出批复的发文背景， 接下来直接回答下级请示的事项 （同意授予新

9、型高效冷凝蒸发器新技术 等 82 项科技成果“ 200 5 年杭州市科技进步奖”）。态度明确，用语肯定。报告的写作一、报告的作用报告属陈述性公文， 用于向领导机关反馈本单位的工作信息， 总结经验教训， 提出意见 和建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的作用如下：1将一定时期或一个阶段的全面工作或单项工作的进展情况、结果向上级书面汇报。2在社会出现值得注意的新情况、重大方针出台后，将群众的思想状况和贯彻情况向 上级反映。3在工作出现重大错误后，向上级汇报所犯错误的原因、过程、处理情况或意见、主 要教训及改进措施等。4答复上级机关对某问题的询问。5向上级报送公文、资料、物件。二、报告的

10、写法报告的内容结构为“三段式” ，但不同种类的报告写法和要求也有所不同：1情况报告。先写总体情况，再写某些值得注意的问题，最后写自己对解决这些问题 的看法。即“情况问题意见” 。2工作报告。先讲工作背景，再工作过程和工作内容，最后讲工作的经验和教训。即 “背景做法经验或教训” 。3检讨报告。先概述事故的基本情况，再分析事故的主要原因，最后针对原因提出处 理意见。即“情况原因意见”三、报告写作的注意事项 1报告制发于工作任务完成或问题解决之后，并不一定需要上级批复。 2报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告 几件事情。3报告与请示不能混合使用，报告中不得夹带请示

11、事项。4材料要真实。应该本着实事求是的态度，如实汇报。四、请示与报告的区别1请示是就某一问题请求批示、批准，并需上级批复；报告有的是汇报工作、反映情 况，不一定需要批复。2请示是事先行文，报告一般在事后或进行过程中行文。即事前请示，事后报告。 3请示一事一文，报告可一事或数事。4请示只定一个主送机关，报告可一个或数个。例三XX区防疫站关于个体饮食卫生情况的报告XX市防疫站卫生科：发现不讲究卫生的情况十分50 家，近 77%；食品不合其中绝大多数店家完全有最近，我们对本区个体熟食店的卫生情况进行了一次抽查， 严重，现报告如下。被抽查的 65 家个体熟食店，其中一项或几项不符合标准的为 格为 60

12、%。总的来看，这些熟食店的卫生有“三差” ：一、卫生设施差。 一些店家的操作专用间面积小于规定标准， 条件扩大操作专用面积， 但店主不愿意， 因此缩小店堂面积而影响盈利。 如大里街十里香烤 鸡店，操作专用面积不到 2m2而防疫站规定为3m2o新华路面店、顺风酒店、泰来小吃店33 个店家都没有专用洗碗池和消毒池。二、个人卫生差。（内容略）三、操作工具卫生差。（内容略）造成个体饮食卫生状况差的原因， 主要是我们重视不够， 管理工作抓得不好， 还因为社 会商业股人员少面较大， 抽不出专业人员负责个体的食品卫生检查监督工作。为了改变个体饮食店的不卫生状况， 保障人民群众的健康， 我们准备与工商行政管理

13、局联合组成一支专门 的队伍对个体饮食店的卫生情况进行监督管理，聘请一些责任心强的退休人员参加这项工 作。督促不符合卫生标准的个体饮食店尽快改善卫生条件，达到卫生标准。XX年X月X日评析： 开头先交待了报告的背景 （对本区个体熟食店的卫生情况进行了一次抽查， 发现 不讲究卫生的情况十分严重） ，然后用报告的惯用过渡句（现报告如下）引出下文。主体部 分先介绍总体情况， 再逐一将查出的问题一一汇报。最后，对造成的原因进行了分析，并提出下一步改进的措施。整个报告在写作层次上表现为三段式，即情况问题意见。函的写作一、函的作用 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题， 向有关主管部门请求批

14、准 等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。函作为公文中唯一的一种平行文种， 其适用的范围相当广泛。 在行文方向上， 不仅可以 在平行机关之间行文， 而且可以在不相隶属的机关之间行文， 其中包括上级机关或者下级机 关行文。 在适用的内容方面， 它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、 询问和答复问题 外，也可以向有关主管部门请求批准事项， 向上级机关询问具体事项， 还可以用于上级机关 答复下级机关的询问或请求批准事项， 以及上级机关催办下级机关有关事宜， 如要求下级机 关函报报表、材料、 统计数字等。此外， 函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的 补充或更正。不过这种情况并不多见。二

15、、函的写法函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。（一）标题标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为关于XX（事由） 的函；复函为关于xx（答复事项）的复函。（二）正文正文一般包括三层： 简要介绍背景情况， 商洽、 询问、 答复的事项和问题， 希望和要求。 如：“务希研究承复” ，“敬请大力支持为盼”等。根据国家行政机关公文格式 ，函在版头等方面有特别的规定。三、函写作的注意事项1只要受文单位和发文单位属于平行或不相隶属关系，无论是请求还是通知， 都用函。2复函要写清依据，说明自己的答复是针对对方何时的来函、所商洽的什么问题。 3要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴

16、实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。例四关于XX厂请求协助解决技术人员进修外语的复函XX厂：贵厂（ 2006）第 1 号函收悉。现答复如下：经与外语系研究，同意接受贵厂10 名技术人员到我校英语强化班进修。 关于经费、 时间安排等具体事宜， 请贵厂速派人到我校与外语 系有关人员具体商议。此复。2006 年 3月 24日评析：首句引述来函的文号，表明已知来函之意（惯用写法）；接着写答复事项，表明自己的意见；最后说明办理事项的要求； “此复”是惯用语，表明不求对方回答。思考与练习一、请示与报告有什么不同？二、下列这则请示有一些问题，请修改。关于请求拨款的请示总公司：我公司总装车间自建成至今已有 25

17、年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满 足我公司军品生产和民用产品的生产。 鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧， 为了保 证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务， 须立即对总装车间进行扩建和改造， 经测 算，此项工程需经费 200万元。目前，我公司已自筹 120万元，还差 80 万元。希望总公司 拨给专项经费 60 万元，最好是 80 万元，请阅知。另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。X分公司（公章）2006年 4月 24 日三、下列这则报告格式不正确， 语言不够准确、简练。请按公文格式和语言的要求进行 修改。我厂不幸发生行车事故的请示报告星治政字D989第25号7月 25日我厂汽车驾驶员王志龙同志驾驶我厂厂车去金华执行运输任务，因违章超车，结果与庆丰牙膏厂的汽车相撞。 撞车后我厂的左前轮叶子板及对方的油箱被撞坏； 双方人员 幸均未受伤。经车管部门决定，肇事责任全在我方，对方油箱应由我厂赔偿。以上费用，连 同自己的修理费用一起估计损失达 800 元整。事后 我们对王志龙同志进行了严肃的批评教 育，他本人经教育后，结果作了认真的检查，表示要从中吸取经验教训，今后决不重犯。发 生这一事故，说明我厂平时关于安全教育抓得不紧，应负一定责任。我们拟对全厂职工、汽 车班同志进行一次安全生