关于公文办理

1、 意义 公文办理是公文处理工作的重要组成 部分，是公文运转的核心环节，对有效推进和保障机关工作的顺利进行具有重要作 用。 特特 点点系统性系统性实践性实践性严肃性严肃性时效性时效性程序性程序性服务性服务性 收文办理 发文办理 公文传递 整理归档 公公 文文 办办 理理概念：概念： 指接收办理上级机关、同级机关、下级机关等送达本机关的公文。 第一部分第一部分 收文办理收文办理办件办件 初审初审签收签收阅件阅件 退回退回登记登记 承办承办分送分送传阅传阅催办催办答复答复收文主要流程图示 注意清点、核对，签字清楚，而且签全名。签收的目的是明确双方责任，保证公文传递的安全可靠。第一步：签收第二步：登记

2、登记要素：编号、收文时间、来文单位、来文文号、标题、密级、紧急程度、份数、分送范围、送出时间等 注意：登记内容准确齐全，不能随意简化。第三步：初 审 是收文机关对公文内容、格式等进行审核，决定是否接受办理的关键环节。 初审重点：初审重点： 一、是否该由本机关办理 条例中明确规定：行文关系是由隶属关系和职权范围来确定的。 收到公文后，根据隶属关系和本机关的职权范围来确定该公文是否由本机关办理。 二、文种、格式是否符合要求 常见的问题有： 文种适用错误； 版头适用不当； 格式不规范； 缺页、白页。三、是否符合行文规则 常见的问题有： 行文关系没界定清楚； 同一事项主送多个单位; 请示事项一文多事；

3、 报告夹带请示或建议事项； 请示、报告同时抄送下级机关； 四、涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否协商、会签 如果文件事项涉及其他地区或部门，需在文件中说明协商情况。 五、是否符合公文起草的其他要求 内容不够准确全面； 单位名称是否规范准确； 职务表述是否规范准确； 密级的确定是否准确； 报文时间与印发时间相隔过长等等。 承办批办件承办批办件第四步：承办 承办阅知件承办阅知件 应提出拟办意见报本机关负责人批示或转有关部门办理。 即拟办和转办两种处理方式。 转办适用于请示事项明确在业务部门职权范围的情况。 承承 办办 办办 件件 1、掌握文件内容，搞清请示事项； 2、把握政策规定，领会领导意图

4、； 3、查找档案资料，对照先例比较； 4、尊重部门意见，注意协商协调； 5、立论有根有据，建议完善准确； 6、用语规范简洁，答复简明得体。写拟办意见注意事项写拟办意见注意事项： 根据来文的内容、要求和工作需要合理确定分送范围。对综合性强、涉及范围广的文件，分送范围就大一些；对只涉及某一方面的工作的阅件，分送分管负责人即可。 分送时附上记载分送范围和分送时间的处理笺，以便领导掌握。 承承 办办 阅阅 件件 根据机关负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。 传阅方式：A 按顺序传，又分为正传和倒传。 B 分传 C 专传，针对高密级公文。 第五步：传阅 传阅注意事项 一要随时掌握公文传阅

5、去向和进度。 二要控制公文传阅周期。 三要严格公文传阅范围。 四要减轻机关负责人阅文负担。 五要及时准确抄清机关负责人批示。 六要确保传阅安全保密。 七要适时将已传阅完毕的文件收回归档。 要注意及时了解掌握公文的办理进展情况，督促有关部门按期办结或反馈意见。 注意事项： 一要区分情况适时催办； 二要注意加强协调配合； 三要及时记载催办情况。 第五步：催办 办件办理完毕后，应将办理结果答复来文单位。及时答复来文单位是机关认真履职的重要表现。 答复方式分两类：口头答复 书面答复第六步：答复 公文经有关单位起草、办公厅（室）审核、机关负责人签批后进入即发文办理程序。第二部分第二部分 发文办理发文办理

6、1234复复 核核登登 记记印印 制制核核 发发发文主要程序图示 已经发文机关负责人签批的公文，印发前要认真复核。 注意：复核时，发现文种错误、内容需作实质性修改的，应当报机关原签批人复审后再进入发文办理的下一环节第一步：复核1.是否经过发文机关办公厅（室）审核。 由部门直接报机关负责人签批、未经审核的，应报告机关主管负责人，重新按程序审核后上报审批。 文秘部门应提醒机关负责人：未经审核的发文文稿，可退回重报，也可批给办公厅（室）或审核部门按程序审核办理。2.审批手续是否完备。（1）审批权限是否准确；（2）审批机关的负责人有无遗漏；（3）机关负责人签批时提出修改意见和建议的，是否经过重新报批。

7、 3.内容、文种、格式是否准确规范。（1）内容是否完整、表述是否恰当、语句是否通顺，人名、地名等是否准确，文字数字、标点符号等用法是否规范;（2）根据行文规则，检查文种是否正确；（3）依据党政机关公文格式国家标准，检查公文格式要素使用是否符合规范要求。1. 因疏忽大意造成的错情： （1）文字输入时对文字辩析不准造成错字、别字。如诙谐恢谐、拨款拔款、市政府常务会市政府常委会、襄渝铁路湘渝铁路等； （2）因粗心大意造成的漏字、倒字、多字。 （3）人名、地名、单位名称出错。 （4）数字和时间出错。 （5）引用文件不认真查看原件导致文号、标题错误。 关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核

8、2.因语法错误和文字表述不严谨出现的错情： （1）缺主语。如：“当前，随着我市农村经济社会的不断发展，对村级组织运转提出了新的更高要求”一句，介词结构不能作为主语。 （2）动宾搭配不当。如：“走上了党和人民的对立面”一句，“走上”应为“走向”。 （3）缺宾语。如“结合三项制度和三进三同”制度的推行，将解决群众信访问题纳入贯彻十七届四中全会精神和第三批深入学习实践科学发展观活动进入常态”一句，缺少与“纳入”对应的宾语。 关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核（4）缺少介词或介词不当。如“老百姓身边的党员，不成其为官的官，来看党风，看党员，看党的形象”一句，“老百姓”后面遗落了介词“

9、从”。（5）词语累赘。 （6）文字表述不严谨。如“关心在四川汶川大地震中失去亲人的干部职工，召开座谈会并发放为慰问信和慰问金”一句，因单位关心的干部职工并不都是“失去亲人”的，“失去亲人”应表述为“受灾”更为严谨。 关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核3.对汉语中部分易混字词的用法未搞清楚而出现的错情： 截至截止， 像象， 签订签定， 辩证辨证， 反映反应，振动震撼， 分内份子，当档挡， 账号蚊帐关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核4.因标点符号使用不规范造成的错情（1）错用逗号、顿号、句号。（2）遗漏标点符号。（3）公文结构层次序数后的标点使用错误。（4）使用

10、阿拉伯数字的月日简称表示事件的，表示月日的数字件应该加间隔号，不能用下脚圆点和顿号，并且应在月日简称上加引号。如“64”风波，“810”持枪抢劫案件等。关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核 5.单位简称不规范导致的错情 正误正误市发展改革委市发改委市人力社保局市人事局市经济信息委市经信委市人口计生委市计生委市政府外事侨务办市外侨办市政府应急办市应急办重庆证（银）监局市证（银）监局重庆社科院市社科院关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核6.公文格式不规范造成的错情： （1）文种问题。上报文件请示、报告不分的情况较多，特别是夹带请示或建议事项的仍用报告文种。 （2）签

11、发人。应该与第一个签发人在同一行。 （3）正文不同层次标题的字体。一般第一层用黑体，第二层用楷体，第三层和第四层用仿宋体字。 关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核（4）成文日期。现标准明确成文日期中的数字统一使用阿拉伯数字，不再使用汉字。（5）加盖印章和不加盖印章的公文，发文机关署名、成文日期有不同排版方式。（6）抄送单位与印制机关和印制时间之间，没有分隔线。（7）标题排版时断句不合理，造成词意不完整。（8）前后表述不一致。关于内容、文种、格式的复核关于内容、文种、格式的复核 在发文登记本或计算机系统中认真记载发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围

12、、印发日期、印制份数等内容。 送印公文清样上的要素，与发文登记的内容应完全一致。 公文的成文日期，一般以机关负责人签发日期为准。第二步：登记 公文印制需要遵循以下基本要求： 1.确保质量。要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，印制的成品文件要确保质量。 2.确保时效。标注紧急程度的文件，要严格按照时限要求印制完毕，不得压误；未标紧急程度的文件，也要及时印制，防止实际发出时间与版记标注时间相隔太长。 3.确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。第三步：印制 公文核发要遵循以下基本要求： 1.认真检查成品文件的质量。除检查文字、格式等内容

13、外，着重检查印刷质量，确保成品文件页面整洁、墨色均匀、字迹清晰，装订整齐美观，不缺页、不多页、不错页，无折白、无夹白。 第四步：核发 2.准确及时分发成品文件。 严格按照文件发送范围分发，不错发、不漏发。文件发送范围应按照“确有必要”的原则确定，按照“对号入座”的要求发送。可制作一个发文表，发文表一般应包括以下内容：（1）存档；（2）本单位领导和处（科）室；（3）主送单位；（4）余份文件。 条例第二十六条规定：涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 条例将本条内容置公文办理部分，表

14、明公文传递与收文办理、发文办理、公文归档一样，都是公文办理的内容之一。第三部分 公文传递 条例规定：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。第四部分 整理归档 做好档案工作是办公厅（室）文秘人员的八大能力之一。每个文秘工作者，要务必切实增强为国存史、为党管档的责任感和使命感，以对党、对历史高度负责的精神，把档案工作作为一项重要任务来研究和落实。条例把收集需归档公文、整理归档的内容纳入公文办理的范畴，更说明了在新形势下，文秘人员应重视文件材料的收集归档工作，将有效改善文秘人员重办理轻归档的现况。 整 理 归 档 文秘部门应根据自身工作实际，确定文件档案资料的收集范围，提出归档要求。文秘人员在进行公文办理的每个环节，都要根据确定好的收集范围注意开始收集应归档的文件材料。 整 理 归 档确定收集范围确定收集范围 1 实行分类整理。可根据收文时间或来文单位收集整理，并建立归档文件目录以便做好和机关档案工作人员的交接。 注意文件信息完整，包括收文办理过程中形成的处理笺、领导批示以及办理情况等。整 理 归 档收文环节的文件收集整理收文环节的文件收集整理 2 机关的发文，是最能反应本机关工作活动的核心部分，是本机关归档的重点。