采购管理子系统

1、姚飞燕1.客户有购买需求，向企业询价； 2. 企业报价给客户，客户对价格认可之后签署订单合同，与企业确认销售商品、数量和预计出货时间等细节； 3. 此时如果库存足够则直接销货给客户，之后产生应收账款，如果库存不足，企业需要自制或外购。（自制部分详见“生产制造管理应用篇”）4. 采购流程则需要由需求部门提出请购单；5. 经采购部门询、比、议价后向供应商下采购订单；6. 确认需购买的商品、数量和预计进货时间等细节；7. 之后供应商送货，企业进行进货验收，产生应付账款；8. 此时商品库存数量足够了，最终销售出库给客户，并产生应收账款。接单接单报价报价销货销货库存足够库存足够?应收应收进货进货采购采购

2、请购请购验收验收自制自制or外购外购生产生产应付应付存货存货 NOYES外购自制库存数量增加库存数量减少检验检验验退验退不合格合格询价询价YESNO询比价？询比价？采购管理子系统 供应链管理应用篇基础信息设置基础信息设置2日常业务流程日常业务流程3日常报表日常报表4系统简介系统简介1 1.通过课程学习，明白企业采购管理环节的流程与管控重点 2.掌握采购管理流程在ERP系统中的基础信息设置与意义 3.能够将企业采购管理中的各个流程在ERP系统进行呈现 4.理解流程的逻辑关系及数据的勾稽关系 5.了解采购管理环节中常用报表的意义与使用 $￥#$%#&% 系统主画面系统主画面发现需求对需求进

3、行整理确定供应商并对其加以分析确定价格和采购条件拟定并发出采购订单对订单进行跟踪催货接收并检验收到的货物结清发票并支付货款善后处理请购单请购单 采购单采购单进货单进货单 退货单退货单 退货折让单退货折让单采购发票采购发票付款单付款单各部门物料各部门物料需求用品短缺需求用品短缺供应商接单供应商接单其他状况调整其他状况调整采购变更单采购变更单实际实际领用领用库存量库存量库存增加库存增加库存减少库存减少应应付付账款增加账款增加库存无影响库存无影响应应付付账款减少账款减少财务处理财务处理- -见见【财务模块篇财务模块篇】需求状况修正需求状况修正修正修正$￥#$%#&%录入供应商信息录入供应商信

4、息基础信息设置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）设置采购单据性质设置采购单据性质 2.1录入供应商信息所有与企业有交易往来的供应商，不论是原材料供应商、固定资产供货商或委外加工供货商，都必须将供应商信息录入在这个作业里。如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。订金，则需要在这个字段输入订金比率。 表示同一批采购序号，是否可分多次进货。表示同一批采购序号，是否可分多次进货。 允许分批交货为允许分批交货为Y Y，采购单可对应多张进货单，采购单可对应多张进货单允许分批交货为允许分批交货为

5、N, N, 采购单只对应一张进货单，当进货数量采采购单只对应一张进货单，当进货数量采购数量，为指定结束购数量，为指定结束初次交易：初次交易：可自行输入可自行输入, ,属于备注性栏位属于备注性栏位最近交易：最近交易：由最近一笔进货回写由最近一笔进货回写不可空白不可空白, ,需先在需先在【基本信息子系统基本信息子系统】-录入结算方式录入结算方式 输入输入记录与供应商后续账款的结算方式记录与供应商后续账款的结算方式ABC等级：按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级，可自行输入，也可通过本系统的“供应商ABC分析表”，由系统评级来更新等级。交货评级和质量评级：评定供应商的交货时程、质量状况。可自行

6、输入，也可通过本系统的“供应商评级，由系统执行评级更新等级。核准状况核准状况若核准状况为若核准状况为2. 2.尚待核准或尚待核准或3. 3.不准交易，则后不准交易，则后续续交易交易单据中单据中无法无法选择该选择该供应商供应商。 2.2录入品号信息（采购）用于录入商品与存货采购生产等相关的基本信息。成功集团采购部成功集团采购部- -蔡佳玲最近在寻找品号蔡佳玲最近在寻找品号910001910001数码相机数码相机-SL-SL系列的主要采购供应商，系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。 后续该品号的默认采购供应商后续该品号的默认采购供应商遇

7、到存货即将不足时的补货方法遇到存货即将不足时的补货方法 ，依依据品号特性选择据品号特性选择补货政策补货政策意义意义依补货点是一个存量水平，当存货数量下降到补货点时，即应发起请购与采购活动，期望能确保物料供应不会短缺。可通过【库存再补货建议明细表】进行补货依MRP需求系统会按照品号的需求与供给缺口，自动产生各项产品的生产计划及采购计划MRP是以物料本身的需求为计划目标，所有和这个品号有关的供需都会被纳进来计算。 依LRP需求LRP则可按订单、按工单、或是按销售预测等不同来源，来产生特定的物料需求计划。适用于企业的紧急插单状况频繁，或是用料复杂的情况。计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。计算

8、出前置天数，作为推算预计采购日的依据。字段字段意义意义固定前置天数固定前置天数企业不管采购企业不管采购1 1个还是多个，固定花费的天数个还是多个，固定花费的天数变动前置天数变动前置天数根据采购数量不同，花费的时间是变动的根据采购数量不同，花费的时间是变动的批量批量配合变动前置天数使用，例如供应商生产配合变动前置天数使用，例如供应商生产10001000个料个料件，需要耗费件，需要耗费1 1天的时间天的时间固定前置天数变动前置天数批量采购量采购前置天数+=)x(作为采购时的参考单价作为采购时的参考单价标准进价：手动输入标准进价：手动输入最近进价：最近一张进货最近进价：最近一张进货单审核回写单审核回

9、写记账本位币记账本位币= =原币原币* *汇率汇率基本信息子系统 限制限制品号的品号的采购进价不得超过上限价格，采购进价不得超过上限价格，最高采购单价最高采购单价= =供应商单价供应商单价x (1+x (1+单价上限单价上限比率比率) )需勾选需勾选最高采购单价最高采购单价=供应商单价供应商单价x (1+单价上限比率单价上限比率)=4,000 x (1+0.05)=4,200进价4200所以会报错当采购当采购料料件进货时，可以设定进货件进货时，可以设定进货数量数量是否可以超过原始采购的数量。是否可以超过原始采购的数量。最大可进货量最大可进货量=(采购数量采购数量x (1+超收率超收率)采购已交

10、量采购已交量=100 x (1+0.1)-0=110 2.3设置采购单据性质采购系统所使用的单据如核价单,询价单,请购单,采购单,进货单及退货单的单据编号及性质主要单据性质主要单据性质用途用途31.31.请购单请购单用于内部发生采购需求，做请购申请时使用用于内部发生采购需求，做请购申请时使用32.32.核价单核价单常用于供应商商品价格，需内部审核时使用常用于供应商商品价格，需内部审核时使用33.33.采购单采购单采购时使用的单据采购时使用的单据3434. .进货单进货单采购进货时使用的单据采购进货时使用的单据3535. .退货单退货单收料后材料有问题，需办理退料收料后材料有问题，需办理退料/

11、/退货时使用的单据退货时使用的单据36.36.询价单询价单采购前询价时使用采购前询价时使用单据性质单据性质更新核价更新核价核对采购核对采购直接开票直接开票进价控制进价控制31.31.请购单请购单32.32.核价单核价单33.33.采购单采购单3434.进货单进货单3535.退货单退货单36.36.询价单询价单喝杯茶，休息是为了走更长的路!Q1:【录入供应商信息】中最近交易日是由后续哪一支作业更新的？Q2：采购取价顺序在何处设置？Q3：成功集团要向供应商三星公司，采购3000pcs的光学镜片，需求日是7月31日，固定前置天数为5天，变动前置天数为2天，批量为1000，请问预计采购日是？（不需考虑

12、假日表信息）Q4：请问哪些单据性质可以设置更新核价选项？$￥#$%#&%采购流程采购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程退货流程退货流程进货进货/进货验收流程进货验收流程询比议价询比议价 公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供应商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。 再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪费的状况发生。业务场景一：产品请购业务场景一：产品请购情景说明：7月11日，采购部门接到需求部门销售部购买数码相机-SL系列200台的请购需求。（该商品为

13、外购产品，非自制件，且公司需走请购流程）需求日期需求日期=单据日期单据日期+固定前置固定前置天数天数+(采购单位换算为库存单位采购单位换算为库存单位后的数量后的数量)/批量批量*变动前置天数变动前置天数. 协助公司购买到价廉物美的物料，也就是如何降低合理成本、提高及稳定质量、确保交货期限，帮助销售与生产的运作顺畅，不发生停工待料。当单据审核时，如有要向其采购的供应商询价，可以回写至品号供应商档，做为历史报价信息的保留。业务场景二：询比议价业务场景二：询比议价情景说明：7月12日，计划购买数码相机-SL系列，向“三星公司”和“日升公司”进行询价；询价结果：“日升公司” 报出的价格为购买200台以

14、下单价为4800，200台以上单价4700；“三星公司”的数码相机-SL系列单价一律为4800，无任何优惠。正式下采购通知给供应商的对外凭证，记录着供应商、商品、数量、单价、预计交货日 。同时也用来追踪后续商品进货的进度业务场景三：采购业务场景三：采购情景说明：7月12日成功集团针对请购部门人员提出的请购需求，做审核采购的程序。程序为(1) 维护请购信息(2) 从请购单生成采购单(3) 系统产生“录入采购单”。 作业名称作业名称作业目的作业目的维护请购信息采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购发单前最后相关信息的审核从请购单生成采购单当采购人员在“维护请购信息”

15、做好最后的采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。利用修改功能进行维护利用修改功能进行维护 维护采购信息维护采购信息如果采购人员如果采购人员审查后，因某些因素审查后，因某些因素决议决议不要购买此品号不要购买此品号时时，点击点击指指定结定结束束钮。钮。结束码就会结束码就会更新更新为为 y y：指定结束：指定结束 将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经审核过了审核过了。如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便可以如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便可以利用锁定码选项筛选请购单。利用锁定码选项筛选请购单。 生成后的采购单单号 可记录采购

16、单变更的历史信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。业务场景四：采购变更业务场景四：采购变更情景说明：7月13日成功集团采购员把采购合同传真给日升公司相关负责人之后，供应商日升公司核实之后，预交货日可提前至7月19日，成功集团拿到修改后的采购合同，在ERP系统中通过录入采购变更单作业进行合同的变更动作。系统系统自动显示此为第几版的变更，每变更一自动显示此为第几版的变更，每变更一次次，变更版本就会变更版本就会1 1 。版次的编号原则为版次的编号原则9999，表示每一张订单，表示每一张订单单号最多可变更单号最多可变更99

17、999999次。次。( (一天可变更的次数无一天可变更的次数无限制限制) )。输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和数据的查询数据的查询。输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和输入此次变更的原因，方便后续主管的审核和数据的查询数据的查询。 进货指录入采购进货相关信息。 进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的 动作，可由质检部门来维护检验状态。业务场景五：进货业务场景五：进货/ /进货验收进货验收情景说明：7月19日日升公司把200台SL型数码相机送到成功集团，由成功集团的仓管人员进行入库收料，质检部分进行验收的动作。结果发现有198台合格，2台有瑕疵

18、。复制前置单据复制前置单据 采购采购单的内容复制到单的内容复制到进进货单货单，带出后需要查看是否无误。带出后需要查看是否无误。 验收数量为实际入库，验收数量为实际入库，库存增加的数量。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量库存增加的数量。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量。（验退数量（验退数量= =进货数量验收数量）进货数量验收数量）有验退量，有验退量，检验状态检验状态会自动呈现不良会自动呈现不良。进货验收单更新进货验收数量、验退数量进货验收单更新进货验收数量、验退数量当进货验收，发生不良品需退回供应商时，等待退回的商品称为验退件当供应商取回验退不良品时，将退回信息记录在退回验退件里。业务场景六：验退业务场景六：验退情景说明：成功集团负责人请供应商将不合格的2台数码相机拿回，并要求尽快补2台货过来。系统自动带出系统自动带出验退数量验退数量不会影响不会影响应付账款应付账款。同时同时，对原有的库存数量也对原有的库存数量也不会不会造成任何影响。造成任何影响。如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时，就需按退货流程处理。由采购人员负责和供应商协调后，通过录入退货单记录退货及折让信息产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能换取新货。产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，称为折让。 业务场景七：退货业务场景七：退货情景说