施工现场文件管理规定

1、施工现场文件管理规定版次REV.升版日期DATE说明DESCRIPTION部门 :SECTION业主 OWNER ：安徽华塑股份有限公司编 制：项目 PROJECT ：徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目校 核：批 准：安编号 DWG.NO.分发号：ISSUE NO.版次REV.日期：DRAWN DATE东华工程科技股份有限公司EAST CHINA ENGINEERING CORPORATION该文件所含内容未经本公司授权不得复制、泄露、或供他人使用。THIS DOC. IS THE PROPERTY OF EAST CHINA ENGINEERING CORP. UNAUT

2、HORIZED DISCLOSURE TO ANY THIRD PARTY ORDUPLICATION IS NOT PERMITTED目录1. 目的2. 适用范围3. 职责4. 规定内容5. 附加说明可编辑1. 目的为使本项目的施工现场文件管理工作规范化、 标准化，进一步地明确文件编号方 式、施工现场文件的收 / 发程序，保证业主、承包商和施工分承包商以及其他相关单 位之间的信息流通及时、准确，在全面、简捷、适用的原则基础上，特制定本规定。2. 适用范围本管理规定只适用于安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目施工现 场的文件管理。3. 职责3.1 项目经理负责提供必要的资源

3、保证，以便本管理规定有效执行。3.2 施工经理负责对本管理规定的执行进行指导。3.3 工程项目部现场人员应了解、熟悉、执行本规定。3.4 工程项目部现场文书 / 项目秘书负责施工现场文件管理的具体工作4. 规定内容4.1 文件范围在工程项目现场建设过程中形成的具有保存价值的各种图纸、 表格、文件、来往函件/ 传真（包括电子文件）、附有说明的照片、录像等文件资料。4.2 文件编号方式4.2.1 本节规定了工程项目部施工现场内部形成以及向有关方面所发出文件的编号方式。4.2.2 一般编号方式200917- 文件分类编码 - 文件内容编码 -文件接受方编码 -文件流水号4.2.2.1 200917

4、：为本项目项目代号。4.2.2.2 XC ：代表现场4.2.2.3 文件分类编码：? HY ：代表会议，包括工程项目部内部会议、生产调度会、各类专题会议等由现 场工程项目部主持的所有会议；? CZ ：代表传真；? FW ：代表发文；? TZ ：代表通知；? Mail ：代表电子文档；? ZH ：代表综合 /其它。4.2.2.4 文件内容编码? ZL ：代表质量类；? JD ：代表进度类；? FY：代表费用类；? HSE ：代表职业安全健康和环境保护类；? CL ：代表材料类；? BG ：代表工程变更类；? ZH ：代表综合 /其它。4.2.2.5 文件接受方编码? ECEC：代表公司总部；?

5、h ：代表业主单位（华塑公司） ；? ZJ ：代表工程所在地方政府质量监督站；? QT ：代表其他单位；? 现场项目部内部留存文件及通发文件可省略文件接受方编码。4.2.2.6 文件流水号：均从 001 开始。4.2.3 施工过程管理用表编号方式4.2.3.1 施工过程管理用表详见附表。4.2.3.2 编号方式200340- 施工用表表号 - 施工分承包商编码 - 单位工程编号 -流水号? 施工用表表号为表头代号（例如： A1 、A2 等）；? 单位工程编号由工程项目部与业主、施工分承包商商定或用工号代号。根据所用 表格情况，该编号可以省略；? 其余同前述规定。4.2.4 现场设计修改联络签编

6、号方式 专业-工号-联络签流水号4.2.5 施工管理日志编号方式200340XC- 日志 -流水号 施工管理日志由各职能组负责人组织每日编写， 施工经理负责督促检查， 成册后 交现场文书 / 项目秘书归档。4.2.6 施工晴雨表编号方式200340XC- 晴雨表 -年份-月份 晴雨表由工程管理组负责逐日填写，每月一张，下月初交现场文书/ 项目秘书归档。4.2.7 影像资料编号方式200340XC- 文件分类编码 - 文件内容编码 -摄制年月日 编码规定同前述。影像资料除去编号外，应附有简要说明。4.3 文件的传递4.3.1 外来文件接收与发放外来的文件、传真、资料原则上应由现场文书 / 项目秘

7、书统一接收并登记，各职能组接收后应交现场文书 / 项目秘书登记，由现场文书 /项目秘书交施工经理 / 项目经 理阅处，按施工经理 / 项目经理的意见进行分发和保管。4.3.2 外发文件的管理各职能组需外发的文件、传真、资料等，经施工经理 / 项目经理批准后由现场文 书/项目秘书统一编号外发和保管。4.3.3 内部文件传递需内部传递的文件，由各职能组提出， 经施工经理 / 项目经理批准后由现场文书 / 项目秘书统一编号发放和保管。4.3.4 施工现场图纸的管理除按合同规定向有关方提供的施工图纸外， 工程项目部现场应至少保存两套完整 的施工图纸，由现场文书 / 项目秘书统一编目保管。图纸原则上不外

8、借，内部借阅需 报施工经理 / 项目经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性 负责。4.3.5 各类文件均应详细登记文件名称、 编号、收发人、收发数量、 日期及相关事项。4.3.6 文件的标识文件在传递之前必须进行有效标识，文件标识按照文件标识规定执行。外发 文件必须加盖工程项目部公章，或根据需要加盖标识章，如： “供审查”、“供参考”、 “有效”等。4.4 文件的使用与保管现场文书 / 项目秘书负责对整个项目现场文件进行收集和保管，在对文件有效标 识后，进行分类编目，并在归档前负责文件的借阅使用和保管。文件资料的归档按技术档案管理制度执行。 项目资料均属保密范围，任何个人或

9、单位未经允许不得复制。 施工经理要不定期对文件的管理情况进行检查，发现问题及时纠正。4.5 文件的书写格式4.5.1 一般要求文件的书写力求标准化、 规范化， 要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写， 严禁用铅笔 书写。汉字、符号、单位的使用与书写必须符合国家标准，保证工作质量。需要传递 和/ 或外发的书面文件，原则上应使用计算机打印，尽量避免使用手写稿直接传递。 所有须传递或外发的文件、表格应采用 Word 、Excel 或项目合同规定的软件打印， 所有图纸应采用 CAD 软件绘制。4.5.2 常用文件标准格式（推荐）4.5.2.1 正式文件书写层次划分 正式文件按章、节、条、款、项的层次编排和编号，

10、根据需要可以缩减层次，如省去章或项。当省去章时，其章号便成为节号，以此类推。例如：章节条款项2.12.2.12.2.2.1A.（或?）·22.22.2.22.2.2.2B.（或?）·2.32.2.32.2.2.3C.（或?）·4.5.2.2 正文的排列格式（参见所附的“正文排版样式” ）? “章”必须设置标题。 “章”的排列格式为“章”号后空两字加标题；? “节”可以设置标题。 “节”的排列格式为“节”号后空两空格加标题；? “条”可以设置标题。 “条”的排列格式为编号后空一字接写条文；? “款”、“项”的排列格式同“条” 。5. 附加说明5.1 公司总部给工程项

11、目部现场文件由发文部门按公司规定进行编号。 对于业主、 分 包商、质监等其它单位来文编号方式不予规定， 原则上按各单位自行规定进行。 若无， 则可参考本规定进行编号。5.2 本规定自发布之日起执行。5.3 本规定未尽事宜将在使用过程中予以补充、完善。6 附件6.1 现场施工管理用表6.2 现场综合管理用表现场施工管理用表清单序号表格名称表号备注1工程开工 / 复工报审表A12施工组织设计 / 施工方案报审表A23分包单位资格报审表A34报验申请表A45工程款支付申请表A56管理工程师通知回复单A67工程临时延期申请表A78费用索赔申请表A89工程材料 /构配件 / 设备报审表A910工程竣工报

12、验单A1011管理工程师通知单B112工程暂停令B213工程款支付证书B314工程临时延期审批表B415工程最终延期审批表B516费用索赔审批表B617管理工作联系单C118工程变更单C219施工进度计划报审表D120施工图会审记录D221文件审查结果通知D322中间交接报告D423机械竣工报告D524施工分承包商管理制度核查记录D625施工分承包商人员资质验证记录D726施工分承包商工程验收执行标准、规范检查表D827施工分承包商机具、设备核查表D9A2施工组织设计（方案）报审表工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：致：东华工程公司电石工程项目部我方承担

13、的 工程，已完成了以下 各项工作，具备了开工 / 复工条件，特此申请施工，请核查并签发开工 /复工指令。附： 1. 开工报告2.（证明文件）承包单位（章） 项目经理 日期 审查意见：总包单位（章） 项目经理 日期工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号： 致： 东华工程公司电石工程项目部我方已根据施工合同有关规定完成了 工程施工组织设计（方案）的编制，并经我单位上级技术负责人审查批准，请予以审查。 附：施工组织设计（方案）承包单位（章）项目经理日期专业工程师审查意见：专业工程师日期可编辑项目代表审查意见：项目管理机构 代表日期A3 分包单位资格报审表工程名称：

14、 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：致：东华工程公司电石工程项目部经考察，我方认为拟选择的 （分包单位）具有承担下列工程的施工资质和施工能力，可以保证本工程项目按合同的规定进行施 工。分包后，我方仍承担总承包单位的全部责任。请予以审查和批准。附： 1. 分包单位资质材料：2. 分包单位业绩材料。分包工程名称（部位）工程数量拟分包工程合同额分包工程占全部工程合计承包单位（章）项目经理日期专业工程师审查意见：专业工程师日期项目代表审核意见：项目管理机构代表日期A4 报验申请表工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：可编辑现报上该工程

15、报验致：东华工程公司电石工程项目部我单位已定完成了 工作申请表，请予以审查和验收。附件：承包单位（章） 项目经理 日期 审查意见：项目管理机构代表日期A5工程款支付申请表工程名称： 安徽华塑100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：致：东华工程公司电石工程项目部我方已完成了 工 作，按施工合同的规定， 建设单位应在 年 月 日前支付该项工程款共 （大 写） ，（小写 ），现报 上 工程付款申请表，请予以审查并开具 工程款支付证书。附件：1.工程量清单；2. 计算方法。承包单位（章） 项目经理 日期A6监理工程师通知回复单工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装

16、置项目 编号： 致：东华工程公司电石工程项目部我方接到编号为 的管理工程师通知后，已按要求完成了 工作，现报上，请予以复查。详细内容：承包单位（章） 项目经理 日期可编辑复查意见：项目管理机构 代表日期A7 工程临时延期申请表工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目编号：可编辑致：东华工程公司电石工程项目部原因根据施工合同条款 条的规定，由于 我方申请工程延期，请予以批准。附件：1. 工程延期的依据及工期计算合同竣工日期：申请延长竣工日期：2. 证明材料承包单位 项目经理日期A8费用索赔申请表可编辑工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目

17、 编号：致：东华工程公司电石工程项目部根据施工合同条款 条的规定，由于 的原因，我方要求索赔金额（大写），请予以批准索赔的详细理由及经过：索赔金额的计算：附：证明材料承包单位项目经理日期可编辑A9工程材料 / 构配件 / 设备报审表工程名称：安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目编号：致：东华工程公司电石工程项目部我方于 2011 年 7 月 10日进场的工程材料 / 构配件 /设备数量如下（见附件）。现将质量证明文件及自检结果报上，拟用于下述部位：公辅管廊管道安装管道焊接材料附件： 1.数量清单2.质量证明材料3. 自检结果 合格承包单位（章） 项目经理 日期可编辑审查意见

18、：经检查上述材料 /构配件/设备，符合 /不符合设计文件和规范的要求，准许 /不准 许进场，同意 / 不同意使用于拟定部位。项目管理机构代表 日期A10 工程竣工报验单工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：可编辑致：东华工程公司电石程项目部我方已按合同要求完成了 工程，经自检合 格，请予以检查和验收。附件：承包单位（章） 项目经理 日期审查意见：经初部验收，该工程1. 符合/ 不符合我国现行法律、法规要求；2. 符合/ 不符合我国现行工程建设标准；3. 符合/ 不符合设计文件要求；4. 符合/ 不符合施工合同要求。综上所述，该工程初步验收合格 / 不合格，

19、可以 /不可以组织正式验收项目管理机构代表 日期B1 管理工程师通知单工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：致：事由：内容：项目管理机构代表日期B2工程暂停令编号：工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目可编辑致： （承包单位）由于原因，现通知你方必须于 年 月 日 时起，对本工程的 部位（工序）实施暂停施工，并按下述要求做好各项工作：项目管理机构代表可编辑日期B3工程款支付证书工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目编号：致：根据施工合同的规定，经审核承包单位的付款申请和报表，并扣除有关款项，同意本

20、期支付工程款共（大写） （小写： ）。请 按合同规定及时支付。其中：1. 承包单位申请款为：2. 经审核承包单位应得款项为：3. 本期应扣款为：4. 本期应付款为：附件1. 承包单位的工程付款申请表及附件；2. 项目管理机构审查记录。可编辑项目管理机构代表日期B4工程临时延期审批表可编辑编号：工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目致： （承包单位）根据施工合同条款 条的规定，我方对你方提出的工程延期申请 （第号 ）要求延长工期 日历天的要求，经过审核评估：暂时同意工期延长 日历天。使竣工日期 （包括已指令延长的工 期 ） 从原来的年 月 日延迟到 年 月 日。请你

21、方执行。不同意延长工期，请按约定竣工日期组织施工。说明：项目管理机构代表致：（承包单位 ）B5工程最终延期审批表工程名称： 安徽华塑100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：根据施工合同条款 条的规定，我方对你方提出的 工程延期申请 （第号）要求延长工期日历天的要求，经过审核评估：最终同意工期延长日历天。使竣工日期 （包括已指令延长的工期 ）从原来的 年 月 日延迟到 年 月 日。请你方 执行。不同意延长工期，请按约定竣工日期组织施工。说明：项目管理机构代表可编辑B6费用索赔审批表工程名称： 安徽华塑100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：致：（承包单位）根据施工合同

22、条款条的规定，你方提出的费用索赔申请（第 号），索赔金额（大写）经我方审核评估：不同意此项索赔。同意此项索赔，金额为（大写）同意/不同意索赔的理由：索赔金额的计算项目管理机构可编辑日期C1管理工作联系单可编辑工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目编号：可编辑致：事由内容单位负责人日期C2工程变更单工程名称：安徽华塑100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：可编辑致：东华工程公司电石工程项目部由于 原因，兹提 出工 程变更（内容见附件） ，请予以审批。附件：提出单位代表人日期致意见：建设单位代表签字设计单位代表签字项目管理机构签字日期日期日期D1 施工进

23、度计划报审表编号：工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目致： 东华工程公司电石工程项目部我方已根据合同的有关要求完成了 编制工作，现报上，请予以审查。附件：1.总进度计划2.三月滚动计划3.三周滚动计划4.调整进度计划5.其它计划承包商（章）计划工程师 项目经理 日期可编辑审查意见：项目管理机构代表日期注：申报附件请在“”内打“”D2施工图会审记录工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：会审地点主持人单位工程号专业图号会审问题处理意见业主单位代 表：年月日项目管理单位代 表：年月日承包商代 表：年月日其他参审单位代 表：年 月

24、日可编辑注：参加图纸会审所有人员用现场会议签到表登记可编辑D3文件审查结果通知工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：致：（施工承包商 ）由贵单位上报的 文件，经审查存在如下问题，请按审查意见进行修改完善，并于 年 月 日前重新上报。附：审查意见专业工程师 施工 / 项目经理日期D4中间交接报告工程名称： 安徽华塑 100 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：中间交接内容：交接意见：工程质量初评：业主单位项目管理单位施工承包商质量监督站其他单位代表：代表：代表：代表：代表：年月日年月日年月日年月日年月日D5 机械竣工报告工程名称： 安徽华塑 100

25、 万吨 PVC 项目一期工程电石装置项目 编号：开工日期 完工日期主要交接内容：交接意见：工程质量评定：业主单位项目管理单位施工承包商质量监督站其他单位代表：代表：代表：代表：代表：年月日年月日年月日年月日年月日编 号： 年 月 日工程项目名称蓝天集团 30 万吨/ 年甲醇工程施工分承包商序号管理制度名称编制人批准人实施日期核查情况备注综合 评 价 意 见施工经理： 施工分承包商代表：D7 施工分承包商人员资质验证记录编 号： 年 月 日工程项目名称蓝天集团 30 万吨/ 年甲醇工程施工分承包商序号专业高级中级初级其他备注综 合 评 价 意 见施工经理： 施工分承包商代表：可编辑D8施工分承包商工程验收执