秘书基础知识教程第一章文书基础

1、秘书基础知识 国家职业资格培训教程 1 rainbow 课本精华（文书基础） 文书基础 目录： 第一节：应用文书的概念与制发程序 一、 应用文书的含义与分类 二、 通用公文的制发程序 三、 事务文书、商务文书的制发程序 第二节：应用文书的格式 一、 通用公文的格式 二、 事务文书、商务文书的格式 第三节：应用文书的要素 一、 材料 二、 主题 三、 结构 四、 语言 第四节：应用文书的表达方式 一、 叙述 二、 议论 三、 说明秘书基础知识 国家职业资格培训教程 2 rainbow 课本精华（文书基础） 第一节 应用文书的概念与制发程序 一、 应用文书的含义与分类 1 1、 应用文书：是各级机

2、关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具 有一定格式的文体总称。 2 2、 应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书 公文类别 定义 包含种类 行政公文 是指行政机关在行政管理 过程中形成的具有法定效力和 规范体式的文书，是依法行政 和进行公务活动的重要工具。 命令（令）、决疋、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要 （共 1313 种） 事务文书 是指机关、单位、团体和个 人为处理日常事务所使用的文 书。 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺 信（贺电）、感谢信、启事、间报、会 议记录、计划、总结、述职报告、讲话 稿等 商务文书 是指机关、单位、

3、团体为处 理商务业务所使用的文书。 意向书、订货单、商品说明书、市场 调查报口、招标书、投标书、合同、可 行性研究报告等。 二、通用公文的制发程序（发文办理） 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序 （一）草拟 草拟公文的主要要求是 （1 1） 符合国家的法律、法规及其他有关规定； （2 2） 情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标 点正确，篇幅力求简短； （3 3） 人名、地名、数字、弓 I I 文准确。弓 I I 用公文应当先引标题，后引发文字号。弓 I I 用外文 应当注明中文含义； （4 4） 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二

4、）”，第三层为“ 1 1”，第四层（1 1）”; （5 5） 应当使用国家法定计量单位； （6 6） 文内使用简称，应当先用全称，并注明简称； 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 3 rainbow （7 7） 文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、秘书基础知识 国家职业资格培训教程 4 rainbow 课本精华（文书基础） 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （二） 审核（审查核定） 审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求， 公文 格式是否符合办法的规定等。 （三） 签发 （予以审定、签字、准予

5、印发） （四） 复核（再一次对公文制发的工作环节进行审查核对） 复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范 等。复核是发文过程的最后一道把关环节。 （五） 完成以上工作后，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。 三、事务文书、商务文书的制发程序 都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。私事文书不具制发程序。 第二节应用文书的格式 一、通用公文的格式 我国目前学习、运用公文格式的唯一标准是：国家质量技术监督局于 19991999 年 1212 月 2727 日发布的国家行政机关公文格式（国家标 GB/T9704GB/T9704- -19991999）。 （

6、一）通用公文用纸和印装规格 1 1、 采用国际标准 A4A4 型纸，其幅面尺寸为 210mmX 297mm210mmX 297mm 2 2、 公文页边与版心尺寸： （上白边）37mr37mr 1mm1mm （左白边）28m28m 1mm1mm （版心）156m156mM 225mm225mm （不含页码） （下白边）35mr35mr 1mm1mm 3 3、 公文符号从左至右横写、横排。一般每面排 2222 行，每行排 2828 个字。 4 4、 公文左侧骑马订或平订，不掉页，后背平整、不空。 （二）通用公文中各要素标识规则： 格式要素可分为眉首、主体、版记 3 3 部分 如下表：（右白边）26

7、mr26mr 1mm1mm 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 5 rainbow 课本精华（文书基础） 眉 首 包含要素 定义 样式 字体 书写位置 公文 份数序号 是将同一文稿印制于若干 份时每份公文的顺序编号 阿拉伯数码 如印制 100100 份 第一份：0001 0001 ;第 100 100 份：01000100 顶格标识在版心左上角第 1 1 行 秘密等级和 保密期限 是指划分公文保密的级别， 分为：绝密、机密、秘密 两字之间空一字，机密 如要保密期限： 机密一年 3 3 号 黑体 顶格标识在版心右上角第 1 1 行 紧急程度 是指对文件送达和承办的时 限要求。分为： 特急和急 件

8、两种；有的文件要求限时 送到，则在文件圭寸套上标注： 限X月X0X时前送达。 两字之间空一字，急件 3 3 号 黑体 顶格标识在版心右上角第 1 1 行 要求同时标秘密等级的： 顶格标识在版心右上角第 2 2 行（秘密等级之 下） 发文机关 标识 由发文机关全称或规范化 简称后面加“文件”组成。 对一些特定的公文可只 标识发文机关全称或规范 化简称。 （高X宽）应小于 22mm 22mm X 15mm 15mm 联合行文时，主办机关名称放在 前面，“文件” 2 2 字置于发文机关 名称右侧，上下居中排布；必须 保证公文首页显示正文。 红色 小标 木体 字 平行文、 下行文 上边缘至版心上边缘为

9、 25mm25mm 上行文 上边缘至版心上边缘为 80mm80mm 发文字号 由发文机关代字、年份和序 号组成 联合行文时，只标识文件 主办机关的发文字号 女口：国办发2006520065 号 3 3 号 仿宋 平行文、 下行文 发文机关标识下空 2 2 仃， 居中排布 上行文 发文机关标识下空 2 2 仃， 居左空 1 1 字 签发人 指最后审疋公文文稿签字 印发的机关领导人。 签发人：张三 李四 发文字号与红色反线相距 4mm4mm 3 3 号 仿宋： 3 3 号 楷体 上行文 平行排列于发文字号右侧， 居右空 1 1 字 联合 上行文 主办机关的签发人置于第 1 1 行，最后 一个签发人

10、与左侧的发文字号处于 同一行 红色反线 在发文字号之下的 4mm4mm 处，其长度与版心等宽，即 156mm156mm 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 6 rainbow 课本精华（文书基础） 主 体 包含要素 定义 样式 |字体 书写位置 公文标题 标题中除法规、规章名称加 书名号以外，一般不使用标 点符号。 2 号小标宋体字 红色反线下空 2 2 行，可分为一行或多行居中 排布 主送机关 是指公文的主要受理机关， 应当使用全称或者规范简 称、统称 3 3 号仿木体：（注：同类机关、单位之 间用顿号，不同类别机关、单位之间用逗号， 末端标全角冒号） 在标题下空 1 1 行，左侧顶格，回行

11、时仍然顶 格（联合行文时，主送机关名称按党、政、 军、群的性质顺序排列） 正文 3 3 号仿宋体字 3 3 号小标宋体字 或黑体（文中小标题） 位于主送机关下 1 1 行 每自然段左空 2 2 字，回行顶格 数字和年份数目字不能回行 附件 是指附属于公文正件的有 关文件或材料。 3 3 号仿宋体字标识附件 正文下空 1 1 行，左空 2 2 字 附件不能与公文一起装订时，应在附件左 上角第 1 1 行顶格标识公文的发文字号，并在 其后标识“附件）或者“附件”及序号。 成文日期 二O O年十月五日 印章 印章和正文之间不添加任 何内容 上距正文 2mm4mm2mm4mm 成文日期应掌握的原则：

12、机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准； 联合行文时，以最后一个机关签字日 期为准；须经会议讨论通过的，以通过日期为准；须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。 成文日期书写与印章的排布：单一机关制发公文不署发文机关，成文日期右空 4 4 字；印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上； 若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。 两个机关联合行文时，不署发文机关名称，将成文日期交接班开，左右各空 7 7 字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期，并米用两种加盖印章方式，两章之间不相交或相切，相距不超过 3mm3mm。3 3 个以上机 关联合行文时，应将各发文机关名

13、称（可用简称），排在发文日期和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排 3 3 个印章，两端不得 超过版心；最后如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 2 字标识成文日期。 附注 就是附带说明，是用来注明 文件的阅读、传达范围和行 文有关的事项。 （3 3 号仿宋体字） 居左空 2 2 字加圆括号标识在成文日期下 1 1 行 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 7 rainbow 课本精华（文书基础） 版 记 包含要素 定义 样式 1字体 书写位置 主题词 是指经过规范处理的用来 标引公文主题内容的词或 词组。标引顺序是先标类别 词，再标类属词，在标类

14、属 词时，先标反映公文主题内 容的词，最后标反映文种的 词 主题词：农业水土保持通知 3 3 号黑体字：3 3 号小标宋体字 居左顶格标识 说明：一份文件的主题词标引，除类别词 夕卜，最多不超过 5 5 个。主题词的标引，应 坚持“谁办文，谁标引”的原则。 抄送机关 是指抄送给除主送机关之 外还需要执行或知晓公文 内容的其他机关。 抄送：xxxx，xxx，xxx: 3 3 号仿宋体字：3 3 号仿宋体字 *位于主题词下 1 1 行，左空 1 1 字 印发机关 一般是指发文机关的办公 厅（室） XXXX 2010 2010 年 11 11 月 5 5 日 3 3 号仿宋体字 阿拉伯数字 印发机关

15、和印发日期同占一仃： 印发机关左空 1 1字 印发日期右空 1 1 字 印发日期 是指公文的付印日期 版记中的 反线 在版记各要素（即主题词、抄送、印发机关和印发日期）之下，均加一条黑色间隔横线，即反线，其宽度同版心。 （三）通用公文的特定格式 1 1、 信函格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30m m30m m,用小标宋体字，字号大小不超过 22mm22mmX 15m m15m m；发文机关名称后不加“文 件”二字。发文机关全称下 4mm4mm 处为一条横线（称武文线），线长 170mm170mm。距下页边 20mm20mm 处为一条横线（称文武线），线长亦为 170mm 170mm

16、 发文机关名称及双线均印红色。两线之间其他格式要素的标识方法同于前述公文。 2 2、 会议纪要式格式：会议纪要眉首部分由“ XXXX会议纪要 ”，用红色小标宋体字。不加盖公章，但注明成文日期。 三、事务文书、商务文书的格式： 与通用公文相比，事务文书与商务文书有表格式、文章式、书信式、条款式等多种形式，灵活、多样性。秘书基础知识 国家职业资格培训教程 8 rainbow 课本精华（文书基础） 第三节 应用文书的要素 应用文书的四要素：材料、主题、结构、语言 四要素之间的关系：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。 一、材料 材料的四个环节：占有、鉴别、选择 和使用。 （一） 材料的占

17、有 1 1、 材料占有途径：亲身经历所获；调查阅读所获。 2 2、 占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。 （二） 材料的鉴别 是对材料进行分析、比较的研究过程。 （三） 材料的选择 选择材料的 4 4 项原则：围绕主题选择材料 选择典型材料 选择真实准确的材料 选择生动新颖的材料 （四） 材料的使用 1 1、 恰当安排材料的先后顺序：或依据时间的先后；或根据材料的重要程度；或照顾事 件之间内部的逻辑联系；或依从说理的顺序；或考虑作者行文的方便等。总之是宜于读 者的思维习惯所接爱。 2 2、 确定材料的详略程度：根据主题的需要确定材料的详略；根据文体的特点确定

18、材 料的详略。 二、主题 （一）主题即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达 出来的基本观点或中心思想 （二）确立主题的依据 确立主题，也被称为“立意”，应依据以下两点: 1 1、以写作目的为立意依据；2 2、以材料本身的意义为立意依据 （三）对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中 （一）结构的内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。 1 1、标题种类：公文式标题、一般文章式标题（单标题、双标题） 2 2、开头常用方式有:结构 9 rainbow 课本精华（文书基础） 概述式：报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等。 目的式：通告、通知、计划、招标书、投标

19、书等。 开门见山式：决定、意向书，有些招标书、投标书也采用此种。 引述来文式：函、批复等回复性公文。 3 3、 层次常用方式有 总分（总）式：论文、调查报告、报告、总结、会议纪要等 并列式：合同、意向书、招标书、投标书等。 递进式： 因果式：请示 时序式：市场调查报告、总结、会议纪要、报告等。 三段式（3 3 层次结构形式，即发文缘由、事项与尾语）： 通知、通报、报告、请示、计划、总结、述职报告等。 4 4、段落常用方式有： 提行式：指以另起行表示内容转换的方式，如会议纪要常以“会议认为”、“会议指出”、 “会议强调”作为不同段落的区分。 条款式：报告、通告、公告、调查报告、总结、合同、可行性

20、研究报告等。 篇段合一式：批复、转发、印发通知等。 5 5、过渡常用方式有： 过渡词：因此、总之、由此可见、综上所述、既然、那么、尽管、但是、相反地等。 过渡句：现将具体要求通知如下；现就有关问题请示如下等。 过渡段：以一个独立的自然段来承转过渡。 6 6 照应常用方式有： 首尾照应：总结、述职报告、市场调查报告等。 文题照应：分为文章内容或文章主题或文章开头或文章结尾与标题照应等。 行文前后照应： 7 7、结尾常用方式有： 强调式期求式希望式说明式秃尾 （二）对结构的要求：严谨、自然、完整、统一 四、语言是文章的表现工具 10 rainbow （一）运用语言的标准：准确、简洁、平实11 ra

21、inbow 课本精华（文书基础） （二）应用文书专用语言 序号 类型 常用语言 1 1 开头用语 为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当 前；兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘 2 2 承启用语 根据决定，根据特通知如下，依据公告如下， 为了现决定，为通报如下，现就问题请示如下； 现将（情况）报告如下，现就问题提出如下意见， 经批准（同意）将有关事项通知如下； 拟采取如下措施；经研究，答复如下。 3 3 引述用语 悉（知道），收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。 4 4 批转用语 批示，阅批，审批，批转，转发，印发。 5 5 称谓用语 我（部），贵（局），你（省），本（部门），该（处）。 6 6 经办用语 经，业经，兹经，未经；拟，拟办，拟定；施行，暂行，试行， 可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行；审定，审议， 审发，审批；会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出， 会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召， 会议要求，会议恳切呼吁。 7 7 表态用语 不同意，原则同意，同意；不可，可办，照办；批准，