办公自动化的基础知识

1、办公自动化案例教程黄培周江速勇编著目录第 1 章 办公自动化的基础知识 41.1 办公系统的基本概念 41.1.1 办公 41.1.2 办公室 41.2 办公自动化的基本概念 51.2.1 办公自动化的定义 51.2.2 办公自动化的层次 51.2.3 办公自动化的系统组成 51.2.4 办公自动化系统的基本功能 6第 2 章 办公文档的处理 72.1 简单文档的制作 72.1.1 使用向导创建公文 72.1.2 从空白文档创建公文 8第 3 章 办公中因特网资源的利用 103.1 Interent基础知识 103.1.1Interent 概述 103.2 电子邮件 103.3 网络会议 10

2、第 1 章 办公自动化的基础知识1.1 办公系统的基本概念1.1.1 办公办公是指类处理具体事务的一种活动。1. 办公任务办公活动有以下三项基本任务：（1）制定方案（安排）（2）组织实施（落实）（3）监督控制（检查）2. 办公活动包括如下四个方面的活动（1）信息采集（2）信息加工（3）信息储存（4）信息传递1.1.2 办公室 顾名思义，办公室是办公的场所，是管理人员和文职人员日常工作 的场所。1. 传统办公室2. 虚拟办公室虚拟办公室突破了传统办公室在时间和空间上的局限性。虚拟办公 在时间上是全天候的，在空间上是超距离的。虚拟办公室是信息时代的产物。互联网和通信技术的高速发展，产 生了新型的办

3、公方式： SOHO 和移动办公。（ 1） SOHOSOHO 即小型办公和家庭办公。SOHO 的办公环境是虚拟的。从事 SOHO 的人员通常是：自由撰稿人、平面设计师、工艺品设计师、律师、会计师和建筑设计师 （ 2） 移动办公 移动办公只需要给每一位办公人员配备一台笔记本电脑、一块无 线网卡和一部无线电话，而不需要配备固定的办公室。1.2 办公自动化的基本概念1.2.1 办公自动化的定义1. 季斯曼定义的 OA 定义2. 我国专家的 OA 定义1.2.2 办公自动化的层次1. 事务处理型2. 信息管理型3. 决策支持型1.2.3 办公自动化的系统组成1. 办公人员2. 办公信息3. 办公程序4.

4、 办公设备1.2.4 办公自动化系统的基本功能1. 个人办公2. 公文管理 公文管理通常包括：收文管理和发文管理两个子系统3. 会议管理（ 1） 会议策划（ 2） 会议内容（ 3） 会议准备（ 4） 会议管理4. 文档资料管理文档资料管理包括：文档资料的归档、立卷、借阅和统计。5. 日常事务管理6. 领导日程管理7. 公共信息 习题一一、选择题二、填空题三、简答题第 2 章 办公文档的处理2.1 简单文档的制作2.1.1 使用向导创建公文使用向导创建公文的步骤如下：1. 打开公文向导（ 1） 启动 Word2003.（ 2） 选择“文件”菜单里的“新建”命令，打开“新建文件” 任务窗格。（ 3

5、） 在“新建文档”任务窗格的模板选项组中选择“本机上的 模板”，打开模板对话框。 在“报告” 选项卡中， 选择 “公 文向导”选项，使用“新建”选项组中默认的“文档”单 选按钮。2. 使用公文向导（ 1） 单击“确定”按钮，打开“公文向导”对话框。（ 2） 单击“下一步”按钮，打开“公文样式”对话框，选择“流 行格式”单选按钮。（3） 单击“下一步”按按钮，打开“公文大小” 对话框，选择“ A4 ” 单选按钮。（ 4） 保存公文 单击常用工具栏中的保存按钮，或选择文件菜单中的保存命令， 或按快捷键【 Ctrl+S 】,打开“另存为”对话框。 在“保存位置”下拉列表框中，选择文档要保存的磁盘或文

6、件夹 在文件名下拉列表框中，输入文档的名称。 在“保存类型”下拉列表框中，选择 Word 默认的文档类型。 单击“保存”按钮。2.1.2 从空白文档创建公文从空白文档创建公文的程序如下：创建新文档T输入文档T编排文 档T保存文档T打印文档。1. 创建空白文档（1）启动 Word2003 后,即已默认模板创建了一个空白的新文档。（2）单击常用工具栏上的“新建空白文档”按钮，即已默认模板 创建了一个新的空白文档。（3）按快捷键【Ctrl+N】即已默认模板创建了一个空白的新文档。（ 4） 在“新建文档”任务窗格的“新建”选项组中，单击“空白 文档”选项。2. 输入文本 创建了“空白文档”之后，即可在

7、编辑区输入公文的文本内容。输 入的文本满一行则自动换行，而保持文本在正文边界之内。如果需 要强制换行，则需要按 Enter 键。（ 1） 输入汉字 Windows xp 提供了多种中文输入法， 此外， 用户 也可以根据需要安装其他的中文输入法， 如无比自信输入法。（ 2） 输入符号 使用 PC 键盘输入常用的符号。 当切换到中文输入状态时， 可以用 PC 键盘输入常规的中文标点符号。 使用中文输入法软键盘输入中文符号。右击输入法状态栏“软键 盘”按钮，弹出“软键盘”菜单，该菜单提供了 13 种软键盘。当 某一软键盘被激活后，从键盘上输入的符号将变为该软键盘上对 应的符号。单击输入法状态栏上的“

8、软键盘”按钮，将隐藏或显 示选定的软键盘。 使用“插入”菜单输入符号3. 设置页面（ 1） 设置纸张 在“页面设置”对话框中，选择“纸型”选项卡。（ 2） 设置页边距。设置页边距的操作步骤如下： 在“页面设置”对话框中，选择“纸型”选项卡。 在“页边距”选项组的上、下、左、右和装订线组合框中，输入 相应的值。 在“方向”选项组中，选择页面的方向。 各选项设置完后，单击“确定”按钮。第 3 章 办公中因特网资源的利用3.1 Interent 基础知识现代办公已经离不开 Interent 。为此，办公人员首先要了解 Interent 基础知识。3.1.1 Interent 概述1. Interen

9、t 的起源与发展20 世纪 60 年代末，美国国防部高级计划研究署组建了 ARPANET 网 络，并成功的开发了用于连接异构网络的 TCP/IP 协议。2. Interent 的特点Interent 具有规模大、费用低、共享性和平等性等特点，而他最大的 特点是共享性。3. Interent 的服务目前 Interent 中的服务已达数万种以上，其中多数服务是免费的。Interent 最主要的服务有：电子邮件、万维网、文件夹传输、远程登 录、电子公告系统等。3.2 电子邮件电子邮件简称 E-mail ，昵称“伊妹儿” ，是 Interent 用户之间使用最 频繁的通信服务。电子邮件速度快、可靠性

10、高、价格便宜，它不像 电话那样要求通话双方同时在场，可以以信多发，可以将文字、图 像、语音等多媒体信息集成在一个邮件中传送。3.3 网络会议 目前常用的网络会议软件是微软公司开发的 NetMeeting ，其特点是 兼容性好、操作方便。利用 NetMeeting 可以实现网络视频、音频传 输，使得网络视频会议成为现实。3.3.1NetMeeting 运行环境的实现1.运行 NetMeeting 的硬件环境（1）网卡和调制解调器（ 2）声卡。最好配置全双工声卡（3）摄像头或摄像机（4）麦克风、耳机和音箱2. NetMeeting 的工作方式（ 1）直接使用 IP 地址呼叫对方（ 2）通过目录服务器使用 NetMeeting3. NetMeeting 客户端的设置（1）选择“开始”菜单中的“远行”命令，打开“运行”对话框， 输入“ conf” ,然后单击确定按钮，打开 NetMeeting 对话框。（ 2）单击“下一步”按钮，打开 NetMeeting 个人信息对话框。其中 “电子邮件地址”文本框不能随意填写。（ 3）单击“下一步”按钮，打开 NetMeeting 目录服务器对话框。选 中“当 NetMeeting 启动时登陆