商务英语信函的目的性决定其语言的特点_陈建红

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4、gi 1 1匕d用jrt -P-T-4 <-« * e ；tEf i iiTTr-Mmr'i -，* 、船« i in vUir起草商务英语信函时不仅要懂得使用商务英语信函的目的性决定其语言的特点陈建红浙江工业大学浙西分校pleaseN o .findourPurchasein duplicate.We placethis orderthe clearunderstandingthattheconsi spatchedin timeto reachus by Oct(1 )直接o b e r 1 ,ant o c a n c e 1f t e r t h i

5、sYourcopreciated.dthatweit and to date.o p e r a t i o nreserverefusewould bour right delivery ae h i g h 1 y a pTruly yours,这是一封定货信函，信函一开始就表明了对对方的捷安特牌自行车感兴趣并决 定试定一批。主题明了，一下就能引起对方的注意。(2 )清楚一旦对方对你的信函感兴趣了，那对方能否清楚你的意图，很重要的一点就在 于你的语言表达是否清楚。试比较以下两个句子:a. The L/C mustreachus forarranging shipment not later

6、than 8Septembb. The L/C must reach us not later than 8 September for arranging shipm ent.在a句中，不迟于9月8日”，这个时间定语放在旬末，让对方不明白这到底 是说信用证不迟于9月8日开到我方以便我方安排装船，还是说为了不耽误在9月 8日前装船，请速向我方开立信用证；b句把 不迟于9月8日”这个时间定语放在 中间，对方就能很清楚地知道信用证开到时间不能迟于9月8日。在能够做到清楚地表达内容的基础上，商务英语信函还应该力求简洁，要尽可 能地用精练的语言把信息传递给对方，要避免过度寒暄、客套、夹带一些无关紧要

7、的话或做些不必要的重复，否则会给对方留下办事效率低的印象，从而进一步影响 到业务关系。试比较下面两个句子：a. Sampleswillbe sentill be madeuponreceiptc i f i c r e q u i r e m e n t s .b. Samples willbe sentade upon receiptof yourand offersw of your speand offersm specificreqa句是一并列句，虽然主语不同，但谓语动词的作用相同，如果重复就 显得累语法规则，而且要根据商务英语信函应用文体的特点去选词、造句、构造段落 篇章。商务英语信

8、函作为一种应用文体，它具有很强的目的性，就是通过信函内的 语言表达把你要表达的信息准确无误地传递到对方，并能达到成功交易。例如：H ere is our catalogue andlatest price list you asked for in yourletter of October 10.从这个句子我们就能轻易地看出此去函很明显的目的就是通知对方你方已按他 们10月10号来函要求寄去商品目录表和最新价格目录表。2.目的性决定商务英语信函的语言特点为了达到信息准确无误地传递到对方以达成交易，商务英语信函的语言就必须做到：一般说来，一封成功的商业书信，一开头就要开门见山直切主题，引起对方

9、的 兴趣，我们大家都知道商场如战场，时间就是金钱。如果对方看来看去不知你的重 点是什么，那么你的信很可能被弃之一旁，这样你要传递信息达成交易的目的就落 空了。请看下面一封上午信函：Dear Sir or Madam,Re:Gi antBrand BicyclesIn Reply to5 ，your letterof July 2we areerentmoded havedecr . E n c 1 o sveryi n tIs of bi i d e dtoe dcrested incyclesyouplace a trithe diffoffer ana 1 o r d e科技教育创新赘；而

10、b句把重复的部分拿掉后，整个句子结构就显得更加紧密。请看下面另外两个句子:(5)礼貌c . W e han e s to the begun tv e begunec o u n t r ioexporttoexport6sabroad.ourmachineou r m a c n id . W e h a vs .c旬中， export ” 与countriesabroad ” 意义上有重复。再请看看下面两个句子:e . Al low us tostatethat we sincerelyhope you nsiderationp e you willwill give your caref

11、ulco to our proposal s. f.We ho consider ourproposal s.6句与f句相比,旬过度客套，显得冗长且陈旧。(4 )具体商场上，一是一,二是二，不能说个大概、一般或笼统，尤其是数目到底具体应该是多少这应该要一清二楚。试比较下面两个句子:a. As requested, we now offer youfi rm large quantities of Tin Foil S h e e tsfor delivery in July.b.As requested, we now offer youfi rm 50 long tons of Tin Fo

12、il Sheets f ordel ivery in July.此报盘的数量用largequantities of,那么什么样的数目算得上是大数目？这个大数目到底有多大是不明确的，我想除了他自己没人知 道。所以我们要像b句那样说个具体的数字，这样就不会也令人费解，耽误了时 问。我们知道和气生财，做生意讲究买卖不成仁义在，体现在语言上那就是要礼貌 得体。一封信的语语言反映出你对对方的态度。一封真诚、友好的信使双方合作愉 快，关系友好。相反，就可能损害合作关系，甚至影响到业务。因此，在写商务英 语信函时，要多考虑对方的要求、愿望及心情，尽量避免使用让对方听起来刺耳、 生硬、命令、指责的词汇及句子，

13、而多使用随和、征询、友好、礼貌的词汇及句 子。试比较下面两个句子：a. Send your latest catalogue andpr icelist to us.b.Will you please send us yourlatest catalogue and pricelist?a 句用祈使句带有命令的意思，显得粗鲁不讲理，而b改为疑问句，语气委婉，这样会给对方留下有礼貌的好印象。请再看看下面两个句子：c.Webeg to state that your letterof May 5 has been given carefulcons iderat io n .d. We sent

14、you this morning ourla test catalogue you requested in your letter of May 5.在c句中，beg ”一用，就显得卑下。我们说在商务场上，要有礼貌，但不 能低三下四，要不卑不亢，这样才能建立平等的业务关系。(6 )完整一封商务信函应包括所有必须要表达的信息，在发送信函前一定要仔细核查一 下是否有遗漏。比如，在一封要求修改信用证的信函里，你要把所有不符点一次性一一指出， 不能发现一个不符点就去个函，这样对方会认为你是个考虑问题不周 全的人。(7 )专业商务英语在长期的使用过程中，形成了一系列的商贸术语。这些术语言简意 明、含义

15、丰富、容易记忆、使用方便。如下面这个句子，词汇简单，但非专业人士 恐怕要理解就不是那么容易。Full set of Clean on Board Bills o fLading made out to order and blanke ndorsed, marked freight to Col 1 e c t”.(全套清洁已装船提单，提单做成空白抬头空白背书并标明运费到付”。)(8 )技巧我们都听说过无商不奸，我认为 奸”可以用在这里，处理事情要有技巧。所以 在起草商务信函中，不能太直接，尤其当你要拒绝别人时，同样的意思，太直白 了，有伤和气。试比较下面两个句子：a . Your Produ

16、cts are not up to ours t a n d a r d .b . Frankly speaking, we set a highe rstandard for the products you offer e d .同样的意思，b句经过处理，委婉地拒绝了对方。(9 ) 口语化商务英语信函无非是日常应用文体,所以它不能文学深奥陈腐；也不能句子结构过于复杂，让人费解。要尽量做到通俗易懂，多使用多句，选词造句口语化。试比较下面两个句子：a. Hoping to be able to keep intouc h with you for the years to come , w e r e m a i n .b.We hope to keep in