文书的整理与归档

1、包括办毕文件的初步整理、系统整理和归档三道主要程序&学习目的和要求：学习目的和要求： 掌握归档文件的整理原则与要求，理解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的基本方法和操作技能、了解各种具体立卷方法的一般情况。认识文件平时归卷、清退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目方法。了解案卷系统化整理与编目的具体要求与方法，掌握拟写案卷题名和各项编目工作的技能，理解文件立卷工作的组织与管理。认识并掌握以件为单位整理归档文件的方法。 含义定义中说明的问题（一）、归整的文书必须是办理完毕的（指文书处理程序上的）（二）必须具有一定的查考利用价值（三）、文书的介质（纸质文件

2、）（四）、文书的分类整理（以“件”为单位）（五）、归整文书的保管归档文件归档文件整理方法整理方法立卷立卷以以“件件”为单位为单位整理整理通过立卷，形成案卷，通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的位，是目前归档文件的主要整理方法。主要整理方法。 适应机关办公自动化环境下适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的国家档案局推荐采用的新的整理方法。整理方法。 1、上级机关的文件2、本机关的文件3、同级机关的文件4、下级机关的文件归档重点“账外”文件零散文件专门文件（文（文电统电统一归一归档）档）平时收集工

3、作“账外”文件（开会、检查工作带回）（开会、检查工作带回）收发文登记簿5、其它文件的平时收集工作平时收集的内容重份文件未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿事务性、临时性、没有查考价值的文件内容被其他文件所包括了的的文件与本机关或本部门主管业务无关的文件与本机关或本部门主管业务无关的文件非隶属机关送来的参考性文件非隶属机关送来的参考性文件一般机关来往发文的信件一般机关来往发文的信件整理原则 质量要求质量要求 整理原则整理原则 1 1、遵循文件材料的形成规律和特点；、遵循文件材料的形成规律和特点；2 2、保持文件之间的有机联系；、保持文件之间的有机联系；方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将

4、请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。3 3、区别文书的不同价值；、区别文书的不同价值；意义意义：便于期满便于期满鉴定；便于重点鉴定；便于重点保护与管理永久保护与管理永久档案。档案。4 4、便于保管和利用。、便于保管和利用。最终目最终目的的表现：文件的内容和表现：文件的内容和性质；文件的形成时性质；文件的形成时间间反映自身客观状况满足档案工作需要文件整理坚持做到兼顾四个原则整理原则整理原则1 1、应归、应归档的文件档的文件材料必须材料必须齐全完整齐全完整 2 2、必须注、必须注意保持文意保持文件之间的件之间的有机联系有机联系3 3、归档、归档文件整理文件整理必须

5、符合必须符合规范，便规范，便于保管与于保管与检索利用检索利用 是保证案卷是保证案卷质量最基本质量最基本的要求的要求 归档文件归档文件材料应当材料应当齐全完整齐全完整1 1、检查步骤检查步骤2 2、检查归档文件完整状况的内容、检查归档文件完整状况的内容加强法制建设，健全规章制度加强法制建设，健全规章制度加强加强检查检查 （1 1）正本与附件）正本与附件（2 2）正本与不同稿本）正本与不同稿本（3 3）文件与文件处理单）文件与文件处理单（4 4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件文件（5 5）内容上有直接联系的文件）内容上有直接联系的文件（6 6）页面完

6、整）页面完整将归档文件范围与文件登记簿相结合将归档文件范围与文件登记簿相结合检查已收集齐全的归档文件的完整状检查已收集齐全的归档文件的完整状况况 保持文件保持文件之间的有之间的有机联系机联系形成规律管理要求单位工作的规律和联系单位工作的规律和联系文件的形成程序和内容、性质上的联系文件的形成程序和内容、性质上的联系 绝密级的归档文电单独整理保管绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管规范整理，规范整理，便于保管、便于保管、检索利用检索利用外形整理保管利用修整不符合规格的文件材料修整不符合规格的文件材料归档文件材料的排列归档文件材料的排列归档文件的编号归档文件的编号归档文件目录的填写归档文件目录的填写备考表的填写备考表的填写归档文件的装订归档文件的装订案卷封皮与案卷盒的填写案卷封皮与案卷盒的填写规范组合案卷或装案卷盒规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备