物资采购领用管理制度

1、文件名接待物资管理制度部门总裁办类型普通编号16010120101编制审核批准备注发公司所有人员学习为了进一步加强公司接待物资管理，健全物资采购流程，监督与控制不必要得开支, 保证物资采购工作得正常化、规范化，特制定此制度。一、管理范围：本制度所称接待物资指经公司批准，由总裁办直接批量购置或定制得专门用于对外公关工作或业务交往， 以公司名义向有关单位、个人馈赠得纪念物品（其 她部门因工作需要定制与赠送得纪念物品不含在内）、过节物资、招待用香烟、酒水、 茶叶以及董事会需要采买得其她物品等。二、管理职责：2、1组织实施本制度得责任部门就是总裁办。2、2总裁办设置专职仓库保管员，其职能就是对所采购得

2、物资验收入库、领用发放实 施监督与管理。三、采购原则3、1根据公司得实际情况，结合所采购得物资用途与范围，本制度适用范围内得采购 业务统一由总裁办负责具体办理，其她部门或人员不得自行采购。所有采购事务由总裁 办主任统一协调、安排。3、2总裁办在购置、定制物资时应当遵循“货比三家，质优价廉”得原则，采购申请V 5000元，必需寻找三家以上供货方比价择优选择，以最大限度地提高资金得使用效 率。3、3急用、小金额突发性采购可以通过“钉钉”管理系统申请后先行购买，购回物品 经总裁办验收后再到财务部报销。3、4采购物资原则上一律要求供应商提供发票，特殊情况下无法提供发票者与财务人 员沟通后遵循财务管理制

3、度处理。四、采购程序4、 1公司所有采购均须按以下流程完成： 收集信息（申请）、询价、比价、议价、评估、 索样、决定、定购、催交、收货检验、入库、整理付款。4、3每月25日，物资保管专员根据库存情况，依据公司接待需求及时补充库存。4、4物资采购坚持谁需要谁申报得原则，于每月 25日申报下月物资计划，每月10日 申报当月补充计划，临时性采购每月不得超过两次。4、5 采购申请人根据实际需要，确定一种或几种物资，到总裁办领取“采购申请单” 并按照规定格式认真填写， 采购申请单填写保证清晰可阅读， 内容完整。 并逐级递交公 司领导审核批准后， 由总裁办指派人员进行实际采购。 填写不规范， 导致无法确认

4、请购 物资须知信息得，总裁办有权拒绝采购。4、6 总裁办在接收申购单时应遵循无计划不采购；需求原因不清晰不采购；通知物资 保管专员核查申购物资就是否有存库，已超储得物资不采购。4、7 总裁办指派专人负责具体采购事宜，采购前应认真审阅申购单得品名、规格、数 量、名称遇到问题应及时得与申购部门 /人沟通。对于申购部门 /人需求得物资如有成本 较低得替代品可以推荐采购替代品 （但必须与申购部门 / 人商议）。对于急需得申购项目 总裁办应优先处理，无法按时购置得物资应及时通知申购部门 / 人。4、8 单一、固定或长期合作得采购或指定采购厂家及品牌得产品由申购部门/ 人作出书面说明及该供应商得详细资料，

5、 总裁办对供应方得供货能力评估后， 与其签订购销合同。4、9 总裁办应当对供应方得供应能力、交货时间及产品或服务质量进行确认。所有采 购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价。五、入库保管5、1 总裁办物资专管人员在物资购置回公司或供应商按约定将物资交付公司时，首先 办理入库手续，对照申请及送货单检验货物得品名、规格型号、质量、数量及金额就是 否一致，并检查好物品得规格、质量，做到数量、规格、品种、价格准确无误，质量完 好，配套齐全，并在入库登记簿上共同签字确认。如果验收不合格，不予入库，并及时 联系供应商妥善处理。5、2 物资入库，要按照不同得类型、规格、功

6、能与要求，分类、分别相应位置储存， 仓库物资应保证数量准确、价格不串。5、3 精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放。严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存， 其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃。5、4 物资入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量与金额，并如实填写 物资出库台账， 做到账物相符。 如因主观原因出现账物不符得则按照物品同等价格进行 赔偿，并做出书面检查。5、5 总裁办专管人员要每月末对库存物资进行全面盘点，并将盘点后得物资台账报总 裁办负责人。在物资不足时应及时向总裁办负责人报告，及时提出补充采购需求。5、6 总裁办专管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、出库单

7、、出库台 账一并移交下一任专管人员。采购申请单5、7 总裁办专管人员得职责就是负责保管，未经公司领导批准，不得发放。总裁办专 管人员因其她原因不在时， 应由总裁办负责人或由其安排总裁办其她人员代管， 在专管 人员到岗后立即与代管人员核查帐物， 以免出现账物不符。 代管人员在代管期间不履行 职责得，出现账物不符得由代管人员直接承担经济责任。六、领用原则6、1 物资办理入库后，由总裁办通知物资申购部门 / 人及时领用。由申购部门 / 人填写 领用单并经相关责任人签字后自行到仓库领取。6、2 物资保管专员严格执行凭领用单出库，无单不出库，并做好出库登记，每月第做 出入库报告。6、3 对于急需使用得物

8、资， 可由总裁办在入库前通知申购部门 / 人共同核对申购单中采 购项目，经确认无误后直接在物资交接单上签字领用。6、4 申请人领取酒水、礼品后未用完得，应及时退回仓库，物资保管专员在收到回退 得酒水、礼品后，重新办理入库手续。6、5 所有物资发出后，经检查发现有领取部门或有关人员对所属物资得用途不符，或 假公济私者，公司将按照该领取物资得总价值进行加倍处罚，以儆效尤。七、责任划分7、1 不按规定程序未经审批采购得，并已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履 约而发生得损失由经办人员全额承担。7、2 未经比价即进行采购得或采购价格明显高于比价结果得，价格高出部分由采购人 员自行承担。提交供应商报

9、价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进 行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失。7、3 对贪图省事、乱报申购物资得部门 / 人，造成本公司流动资金使用浪费得，相关损 失由该部门 / 人承担。八、附 则 本制度自发布之日起实施，各部门需严格按上述审批手续与流程执行。申请部门：需求日期：推荐得供应商：申请原因：使用要求：骨口. 序号物品名称型号规格数量单位预算金额备注12345678910合计采购申请人（签名&日期）部门主管（签名&日期）总裁办主任（签名&日期）董事长（审批&日期）附表1附表2入库单日期:供应商:骨口. 序号货品编号货品名称规格型号单位数量单价金额备注合计：佰拾万仟佰拾元角分 ¥摘要