公司内部采购管理制度

1、公司内部采购管理制度2021年 12月制定第一条 为了标准公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购本钱，确保 公司各项物资供给，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。第二条 本制度是公司物资采购管理行为的根本标准。第三条 采购流程3.1 生产部工艺技术员或技术经理根据销售合同订单物料需求、 查询库存数量， 填制?物 料采购方案单?，经仓管员确认库存、生产部经理审核后，交给副总经理审批。物料需求包括 用于销售合同订单的主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等； 试验品、样品、退回返工的产品等参照此条款执行，工程部在工厂时遵守此管理制度；工程 工地施工按施工管理

2、制度，并填写?工程部施工物资需求申请表?执行。3.2 办公用品、办公设备按实际情况申请采购，单件金额过 500 元的，需填写?物料采 购方案单?由副总经理审批。3.3 ?物料采购方案单?应注明物料名称、单位、规格、材质、数量、需求日期及特殊要 求。物料采购单共四联，分别交财务、采购部、仓管员、自存。3.4 紧急请购时，请购部门应于?物料采购方案单?备注栏注明“紧急字样及交货期 限。3.5 已开具?物料采购方案单? ，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书 面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购员。采购部门接获通知后，立 即停止采购。3.6 如遇特殊情况未能及时停止采购

3、时，采购部应与原请购部门协商并妥善处理善后事 宜。3.7 如用于返工或工作失误造成的重复采购，需在物料采购方案单上注明，不可掩盖问 题。第四条 采购方式根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：4.1 集中采购 公司通用主要材料如：玻璃棉、铝条、面布、玻纤布、玻纤毡等 ，以 集中采购较为有利，依定时或定量之方案进行采购；保证合理库存。4.2 合约采购 公司经常使用之物料 如：胶水、天那水等，采购部应事先选择供给商， 确定供给价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购，保证合理库存。4.3 一般采购 零星物料如：铆钉、螺丝等 ，按实际需求量即时采购。根据市场价格 调查，原那

4、么上需定点采购，保证质优价廉。第五条 询价、议价5.1 采购部采购人员接获核准后之?物料采购方案单? ，应选择至少三家列入公司?合格 供给商名录?内的供给商作为询价对象，长期有业务合作的供给商作为优选；优先供给商不 能满足采购条件的，其他备选供给商，货比三家，同等材料质优、价廉、效劳好者中标。5.2 确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；5.3 如向特约供给商采购时，应附其报价明细表，如特约供给商有两家以上，那么应向其 同时索要报价明细表；5.4 选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择；5.5 供给商提供报价之物料规格与申购规格不同或属代用品时，采

5、购人员应要申购部门 确认；特殊要求的材料物资，采购人员应提出，如需要使用部门共同询价与议价，使用部门 应配合。5.6询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供给商进行交互议价；议价应注意 品质、交期、效劳兼顾。第六条议价原那么遇以下状况时，采购部应及时与供给商议价：6.1市场价格下跌或有下跌趋势时；6.2采购频率明显增加时；6.3本次采购数量大于前次时；6.4本次报价偏高时；6.5有同样品质、效劳之供给商提供更低价格时；6.6其他有利于公司条件时第七条定价核准7.1采购人员询价、议价完成后，填写?采购询价、议价单?对内使用，随附各供给商回传的?采购询价单?对外使用，必要时附上书面说明，交财务

6、审核，认为需要再进一 步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供给商议价。7.2采用集中采购方式采购，单笔采购金额在5万元以上的采购订单，需副总经理审批。7.3其他一般情况采购的，按正常采购流程执行。第八条订购作业8.1采购人员接获经核准之供给商，经询价、议价流程后，编制?采购合同?或?采购 订单?等书面形式，向供给商下达采购指令，并以 形式签字确认，有必要时，要当面与 供给商双方签字盖章。8.2假设属一份订购单屡次分批交货的情形，采购人员应在进销存软件的?采购订单?中 注明。8.3采购人员应控制物料订购交货期，及时向供给商跟催交货进度。第九条验收与付款9.1依相关检验与入库规定进行验收

7、工作。9.2依财务管理规定，办理供给商付款工作。第十条 合格供给商之选择，采购品质文件资料要求物料订购前，本公司应提供以下文件资料，或在?合同?的采购合约内予以明确规定：10.1订购物料之规格、图纸、技术要求等。10.2产品技术精度、等级要求。10.3各种检验标准、标准或适用规格。10.4所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。10.5合格供给商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供给商订购。合格供给商一般要求符合以下 条件：经本公司供给商调查，列入?合格供给商名录?内的供给商。提供的样品经本公司确认合格。类似物料以往采购之良好记录，合作意向强、态度效劳良好。供给商一经确定，无工

8、艺更改要求、无质量问题、价格合理的，不能随便更换。 更换供给商，应填写供给商更换记录，描述更换前后情况比照、原因。第十一条品质保证之协定物料采购，应由供给商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供给商承诺 以下品质保证：11.1供给商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如IS09000等。11.2供给商应保证产品制造过程的必要控制与检测。11.3供给商应随货送交其出货品质检验合格之记录。|11.4接受本公司必要之供给商调查。11.5保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供给商责任导致之不良的责任承当与赔 付。第十二条进货验收之规定供给商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购

9、等部门人员之相关验收工作，主|要包括以下几项：12.1品质检验 品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要 |求。12.2处理短损 根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，向供给商沟通，|必要时向供给商索赔；12.3退还不合格品 对检验不合格之物料，退回供给商，由此造成的损失，向供给商进|行索赔；降低品质接收的物料，要求以供给商折价、优惠价等结算。12.4如由于特殊技术要求的加工件或物料，由使用者洽谈的采购，品质检验的工作由其 负责，品管部配合。第十三条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损缺少、使用不良等情况之处理|流程统称为品质纠纷处理。

10、具体规定如下：13.1处理依据 以双方事先约定之品质标准作为处理依据，并于?合同?上详细说明， 其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原那么上以本公司之要求为依据。13.2采购物料退货与索赔拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。采购部经办人员通知供给商到指定地点领取退货品。现货供给之退货，要求供给商更换合格之物料。订制品之退货，原那么上要求供给商重做或修改至合格为止。确属无法修复或供给商技术能力缺乏时，可取消订单，重新选供给商。退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。双方事前没有明确订购合约时，以实际造本钱公司之损失向供给商索赔。 13.3其它索赔规定供给商原因造成之交货延迟，以

11、实际造本钱公司之损失向供给商索赔。破损缺少情形，由供给商补足合格物料，假设由此造本钱公司之损失，依实际发生 |状况索赔。因供给商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造本钱公司之损失，依实际发 生状况索赔。其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供给商索赔。第十四条 采购交货期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生|产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产本钱之目标。依供给商评鉴方法进行考核，将交期的考核列为重要工程之一，以催促供给商提高交期|达成率。第十五条 采购人员必须按采购作业标准运作，对不按方案要求及质量要求采购，造成的|超储积压，损失均由米购人员承当经济责任。15.1

12、对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见 方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救方法和处理对策，特别重大事项，应汇报总 |经理。15.2物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原那么，秉公办事，切|实维护公司的利益，保障公司采购本钱的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。15.3采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，负责与供给商货款I 结算，催收发票事宜。任何人不得私自与供给商串通、密谋等，损害公司利益。15.4采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中|私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。15.5采购人员必须树立效劳意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故|积压或拖延采购及相关工作。15.6为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业