物资采购及管理办法

1、物资采购及管理办法一、总则为加强物资的采购及管理，为使公司的采购工作走上制度化、规范化，合理控制 成本加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。二、管理体制1、总公司设立集中采购办公室，由公司总经理直接监督与管理，全面负责总公 司及各分公司的各类物资采购工作。2、各分公司行政部为物资的管理部门。三、管理办法（一总公司采购办公室物资采购管理办法1、采购办公室工作规划（1总结各分公司物资采购规律，每年6月份、12月份形成下半年、上半年物资 采购预算规划（采购表单1 o （2根据物资采购市场状况，搜集供应厂商信息及资料，每年6月份、12月份分别对各供应厂商进货渠道、供应渠道、物 流状况、

2、 价格、品质、交期、交量、接洽人等做出对比及 评估提交供应商统计分析表 （采购表单2。（3每年6月份、12月份总公司将对采购办公室的各项采购合 同档案进行抽查， 提交采购合同管理审核报告书（采购表单3 o2、采购范围采购物资按类别划分为 A类、B类两类，此分类标准由总公司 采购办公室统一 制定，备案采购分类标准，(采购表单4。3、物资采购计划的编制与申请(1各分公司于每月26日14:00之前将月 采购审批单(采购表单5及采 购商品申请表(采购表单6以传真和邮件的形式及时报采购办公室审核，逾期不予 受理。(2临时采购需填写 临时采购单(采购表单7，未能当日转 采购办公室审 批，次日须及时补交。(

3、3所有物资的采购均由各分公司执行副总及公司总经理签字审核，审核通过后采购办公室方可根据采购预算向财务部 借款。3、采购的实施(1采购办公室采购计划通过审核后，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比 三家的原则，尽可能直接与厂家签定供货合同，降低采购成本。(2对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购(3采用统一规范的 采购合同(采购表单8，严格按照采购 流程执行采购合 同,合同文本须经总经理审批。(4对于月计划性采购可直接入各分公司小库，非计划性采购入总公司大库。发票、原始凭证与实物相符方可办理入库手续,并建立仓库管理台账(采购表单9。(5每月2日之前采购办公室分

4、别将物资送达各分公司库内，由各分公司库管员 根据实物及发票凭证填写 入库单(采购表单10对于不符合规格物资库管员有 权拒绝接受。4、物资的验收及报销(1采购办公室工作人员须对自己采购物资的价格和品质负责，尽量减少退货、 换货等情况的发生。(2采购的物资因非质量问题需要调货、退货时，各分公司应自领取物资起三日 之内填写调/退货单(采购表单11交采购办公室予以调货或退货。(3月采购结束后须一周之内持总经理审批后的费用报销单于财务部办理结算手续。5、其他(1采购办公室应至少每季度对公司使用的各类物资价格及品质进行一次全面考察及时同供应商调整价格。(2采购办公室必须对所有供应商名片、报价单、合同等资料

5、 及样品登记归档 并妥善保管，建立完整的供应商货品档案，有人员变动时须将各表单工具完整列入移 交。(3定期进行物资仓库的清点及盘点，做到帐实相符、帐证(原始凭证相符 进 销存报表(采购表单12。(4采购办公室应负责跟进各协作厂商货款的及时签批支付事宜，做好发票的保管核对工作。(二分公司行政部物资管理办法1、实物管理办法(1各分公司物资采购遵照各部门按需上报、行政部根据实际情况总量控制的原则进行统计汇总并上报执行副总审批，经执行副总审批后上报总公司采购办公 室。(2临时采购由使用部门填写临时采购单(采购表单7经过本部门经理审 核行政部经理审核，上报执行副总审批 后，报总公司采购办公室。(3临时采

6、购根据采购物资的紧急情况，在总经理无法马上审 批时,执行副总可通 过电话在总经理同意后签字审批，采购结束后补办相关审批手序。采购办公室须对 每月的临时采购物资种类、规格、价格、事由进行单独统计，以总结临时采购发生 规律。(4各部门每月24日上报下月办公用品采购明细，经部门经理 审核，25日由行政 部统一汇总，上报执行副总审批后于26日下午14:00之前将审批后 采购审批单 (采购表单5、采购商品申请表(采购表单6以传真或邮件的形式报 总公司采 购办公室。(5各部门文员按照行政部下发的各部门领取物资通知单(采购表单13中所列项目领用，并负责统计本部门办公用品实际分配情况。(6库管员负责办公用品的

7、出入库，于月末进行实物盘点后，由库管员汇总并编制 当月进销存报表(采购表单12，上报行政部经理并抄送财务部。(7库管员配合财务部进行一年2次的办公用品的库盘点，盘点时间为每年的6 月和12月,并提交仓库盘点报告书(采购表单14(8对盘盈，盘亏情况，报总经理批准后调整帐目；其中由于 涉及库管员工作失误所 造成的损失由其个人承担全部责 任，同时提交仓库盘亏责任书(采购表单15。2、库房管理A、入库(1所有物资均应由库管员检验后方可入库。(2办理入库手续时，对照物资与相关单据所列的品名、型号、 规格是否相符，不 符合要求物资库管员有权拒绝接受。(3库管员物资入库后发现问题，应于3日内反馈采购办公室并

8、填写 调/退货单（采购表单11未及时报告处理的，该物资视为 合格。（4所有入库物资由库管员使用一式多联的入库单（采购表单10造册登记。B、出库（1凡持各部门经理审批的出库单（采购表单16可以领吉林省成邦汽车贸易有限公司 综合部 料出库。（2）供领双方在确认出库物 资的品种，规格，数量和质量后， 均应在一式多联的出库单（采购表单16）上签字，各 联分送有关部门。（3）物资领取人于物资出库时发现问题，未及时 当场处理的，该物资视为合格。（4） （5）物资出库提运过程中，禁止物资领取 人随意进入库房。紧急事项见行政部经理审批的出库单（采购表单16） 。A类物资需由执行副总审批后方可领取。C、保管（1

9、） （2） （3） （4） （5）物资品种，规格，体积，重量等特征决定堆码方式及区位。 库房物资堆放整齐，平 稳，分类清楚。储物空间分区及编号， 标示醒目，朝外，便于盘存和领取。仓 储物资出库应遵照先进先出原则堆放和提取。库管员应加强对库房日常防火、防盗，防潮、防漏、防虫 等工作，注意清洁卫生，定期实施安全检查。（6） （7）库房严禁吸烟，非库房人员，未经同意，不准入内。对盘点出的过期、变质不能使用物资应及时处理并分清责 任。（8）库管员岗位调动时，由交接双方及监交 人员办理清册移交及必要的物资清点。6吉林省成邦汽车贸易有限公司 综合部附：1、采购审批程序2、采购办公室应 定期向总经理提交的表单工具采购表单1:采购预算规划采购表单2:供 应商统计分析表采购表单3:采购合同管理审核报告书采购表单4:采 购分类标准采购表单5: