外贸英语函电书写格式要求

1、外贸英语函电书写格式要求外贸英语函电写作技巧英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、 通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了 方便收件人了解信函何处，并为回复提供 _ 。很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的 信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。 在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。如果信函的长度超过两页， 那么从第 2 页开始就不再需要信头了， 只需写上页码、收件人姓名及日期。英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大 的

2、原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的 习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还 是不应省略。 门牌号码与街道名称之间不加标点， 但是在城市与国家 名称之间必须用逗号分开。英文商务信函中称呼的书写有讲究在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址 下方空一行；有 Attention 时也一样，位于 Attention 下面空一行。 称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“ Dear Sirs, ”（英式）或“ Gentlemen: ”（美式）。在不能确定收信人性 别的情况下，还可以

3、使用 To Whom It May Concern 或 Dear Madam or Sir 。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示 足够的友好。 在写信给特定的组织时， 更愿意使用 Dear Member,Dear Customer, 和 Dear Human Resources Manager 这样的称呼。如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。1 .商务信函一般用 Dear Miss Brown , Dear Mr.Smith。Dear 纯 属公务上往来的客气形式。2 .写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用 Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其

4、名。例如：Mydear father , Dear Tom另外，称呼中还可以出现头衔、 职位、职称、学位等， 例如： Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith 。商务信函中主题不能忽略书写商务信函的 Subject 能便于收件人迅速了解信的主要内容。 一般来说如果信内有Reference Number ，就不一定再写 Subject 。Subject 位于 Salutation 下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等， 例如：INVOICE 12345Re:Invoice 12345S

5、ubject:Invoice 12345写出恰当的结尾敬辞几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一 个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬 辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：1 如果不知到收件人的姓名， 开头的称呼是 Dear Sirs ，（英式） 或 Gentelmen: （美式），则结尾敬辞采用 Yours faithfully ，（英 式）或 Yours truly ，（美式）；2 如果知到收件人的姓名，开头的称呼是 Dear Mr.Brown ，则结 尾敬辞采用 Yours sincerely ，（英式）或 S

6、incerely ，（美式）。当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表：1 最正式（表示敬意）Respectfully,Respectfully yours,Very respectfully yours,2 正式Yours truly,Very truly yours,Yours faithfully,3 个人的，最普通的方式Yours sincerely,Sincerely yours,Very sincerely yours,Sincerely,4 简略式（表示亲密）Cordially,Cordially yours,Best regards,Warmest regards,

7、不要忽略了英文商务信函中的签名签名就是发信人所签署的姓名。无论亲自手书还是用计算机、打 字机或是由秘书打印的信函， 均应在信函结束词下留出的 4 行间距处 签上名字。正式信函若无签字不仅严重失礼，而且不具法律效力。签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用 钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。 为便于辨认，一般商务书信， 还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。签名格式和规则有以下一些约定 () ：1 签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大 写的单位名称，然后再签名。2 女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前 加注（Miss ）或（Mrs.）。

8、3 当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上 by,for,perpro 或 P.P. 字样。浅谈外贸英语函电写作技巧：我们在书写外贸英语函电时 , 一定 要把握好外贸函电的特点规律 , 遵循外贸英语函电的写作原则 , 只 有这样 , 我们才能书写出完美的外贸英语函电 , 从而促进交易的顺 利进行。随着经济全球化进程的进一步加快和我国对外贸易的不断扩大 , 我国的对外贸易活动日益频繁。 作为国际贸易的重要沟通手段 , 外贸 英语函电在对外贸易中的地位越来越重要。 外贸英语函电指在国际贸 易交往中应用的信函、传真和电子邮件 , 是国际贸易买卖双方用于联 系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯

9、手段。它反映了买卖 双方所处的不同的文化、 社会背景 , 代表了双方各自的利益。 外贸英 语函电的撰写看似简单 , 实则不易。它不同于私人信函 , 具有更为正 式的格式特点和要求 , 且有英式和美式的差别。 外贸英语函电的质量 好坏直接影响到收信人对写信人的第一印象 , 甚至影响到生意是否 成功外贸英语函电的特点（ 一 ） 语言规范化随着对外贸易的日益频繁 , 外贸函电的语言越来越规范化 , 不仅 要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯 , 而且用于约 束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用 , 也更为明确。（二）内容简明化外贸函电要写得生动、具体和明确 , 特别是要求对方做出明确反

10、 映的信函 , 或是答复对方提出的要求和问题的信函 , 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、 明明白白 , 毫无艰涩难懂之处 , 使收信人看后不 会误解写信人所要表达的意思 , 用尽可能少的文字完整、 清楚地表达 需要表明的意思。（ 三 ） 态度礼貌化写信要有理有节 , 注意礼貌 , 不要盛气凌人 , 避免命令和粗鲁做 到不卑不亢、得体脱俗 , 既尊重国际贸易的习惯 , 又维护本国利益 , 同时还要体谅对方 , 要顾及对方的要求、 愿望和感情等 , 着重正面地、 肯定地谈问题 , 尽量避免否定地谈问题。四）格式规范化外贸在长期的发展中 , 逐步形成了许多约定俗成的同时规范化的 国际惯例。外贸函

11、电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易 术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体,具有强烈的商业色彩。 其生命力在于与实际商务活动联 系在一起 , 其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务 , 用词 用语约定俗成 , 符合国际惯例 , 规范化，为世界各国商务人员所公认 与接受。二、 外贸英语函电的写作技巧众所周知 , 写好外贸英语函电必须遵循 4 项原则：简洁，准确， 得体，礼貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的 , 具体来说：（一） 把握简洁原则在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界 , 简洁在外贸函电写作中显 得尤为重要 , 要用尽量少的词来表达完整的意思 , 同时内容要完整、 准确

12、, 语气礼貌。（1）结构应该简洁 , 用单词替换词组和定语从句。如 :A.We require TV which is of the new type.B.We require new type TV. 第二句更加讲究简洁 , 第一句显得烦冗累赘。（2）适当使用缩略语。在长期的发展中 , 外贸行业逐步形成了许 多既定的专业缩略语 , 准确使用缩略语可减少信件的篇幅 , 节省读 者的阅读时间。如:A.国际经济贸易组织缩略语。如:WTO（世界贸易 组织）,EEC（欧洲经济共同体）,等等。B.常用外贸英语缩略语。如:D/P（付款交单）,F.O.B（离岸价）,L/C（信用证）,等等。C.常用 信函缩略

13、语。如:CC（抄送）,PS（附言）,等等。（3）内容简明化 , 也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的 主题应当开门见山地提出 , 无需罗列一些繁琐的客套 , 让人感觉转弯 抹角。例如, 给国外客户去函抱怨货物短量 , 这时可首先直截了当地 告诉对方写此信的目的 , 然后列举重要事实、数字证明 , 最后在信中 阐明你希望收信人为你做些什么。二） 把握准确的原则在经济贸易往来中 , 交易各方处于不同的国家和地区 , 由于语言 文化的差异 , 极易产生误解 , 而根据国际贸易惯例和法规 , 交易双 方往来的函电是交易的一部分 , 具有法律上的效力 , 因此要行文严 谨, 措辞准确无误。 书写外贸

14、函电 , 在词汇选择上 , 要遵循选择词义 相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。(三) 把握得体的原则外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具 , 除 了词汇、语法上需要准确无误外 , 还要注意表达恰当、得体。(1) 重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中 , 由于各国的政 治、经济环境及传统习俗的不同 , 人们的商业价值观、消费心理、经 营习惯有很大的差异 , 不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往 , 涉及到不同的文化心理和风俗习惯。 这些细节在书写外贸英语函电中 要加以注意。(2) 注意写作的对象。写外贸信函时 , 除了注意对方的文化背景 外, 还要留意对方是潜在客

15、户、 新客户还是老客户 , 根据环境、对象 , 选用最恰当的言语体式 , 以营造和谐的言语氛围 , 取得最佳的交际 效果。四)把握礼貌原则明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙伴 , 会从对方的角度看问题 , 理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时 , 获得对方的好感 , 促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧 ,甚至提出索赔 , 在外 贸函电中也要有礼貌 , 为今后合作打下基础。(1) 尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商 务谈判中, 尚有解释余地。但在写信时 , 我们就必须逐字逐句 , 认真 对待。因此 , 我们在写信过程中 , 要尽量使语气积极肯定 , 避免消极 否定。(2

16、) 使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的 观点或向对方提建议时 , 常有三种选择 : 即陈述句、带 please 的祈 使句和疑问句。其中, 陈述句过于直白、生硬而不宜使用 , 带 please 的祈使句语气比较礼貌。 疑问句的语气最客气、 委婉 , 并给对方留有 余地。因此 , 在语气的使用上尽量使对方感受到尊重 , 这样才能赢得 对方的尊重 , 营造良好的交际氛围。结语我们在书写外贸英语函电时 , 一定要把握好外贸函电的特点规律 遵循外贸英语函电的写作原则 , 只有这样 , 我们才能书写出完美的 外贸英语函电 , 从而促进交易的顺利进行。（1）建立业务关系1 、与出口商建立

17、业务关系的思路及信的结构安排在与出口商建立业务关系时，应明确出口商的产品与本公司所需 要的产品是否相吻合， 然后提出自己针对产品的要求和贸易条件， 同 时也可以做简单的自我介绍，让出口商更了解本公司的情况及信誉。 要特别明示交易内容、 条件，信用保证，并希望对方也告知这些条件， 同时表示强烈交易愿望。1. Dear sirs,We owe your name to the First Commercial Bank at your end, through whomwe understand that you are well experienced in the export of engi

18、neering equipment with service.We take this opportunity to introduce ourselves as one of the importers buying various kinds of machines. Upon receipt of , we shall see what items are of interest to us and pass our enquiries to you.We anticipate the pleasure of hearing from you in the nearfuture.2. W

19、e have obtained your address from the CommercialCounselor of your Embassyin London and are now writing you for the establishment of business relations.2 。发送正式邀请函的思路和信的结构安排发送建立合作商务关系应说明本公司产品的优良品质、市场潜力 及获利情况。 还应介绍公司经营的具体内容和产品的优势， 同时附寄 公司的简介、价目表、目录等，以表示本公司合作的诚意。最后表示 强烈交易愿望。Gentlemen,We are one of the l

20、eading exporters of First class cotton goods and enjoying an excellent reputation through fifty years' business experience. We are sure that you will be quitesatisfied with our service and the excellent quality of ourgoods. We enclose herewithWe are looking forward to your early and favorable re

21、ply.3. 接受邀请函的思路及信的结构安排接受并答复对方邀请信函时，必须有礼貌地及时给对方完整的答 复，以便树立信誉和给读者留下良好的印象， 这是接受邀请函最重要 的作用之一。信的开头应向对方表示谢意，并表示愿意与对方建立业务关系， 同时表示愿意按对方的要求寄上相应的产品目录或价目表。 信末要说 明自己的保证与承诺， 以确保对方对本公司的信任， 为了树立良好的 信誉，在答复信函时应注意：及时、礼貌和完整。 Dear Sirs,We thank you for your letter of 5th this month, and shallbe glad to enter into busin

22、ess relations with you.Complying with your request, we are sending youPayment should be made by an irrevocable and conformed letter of credit. If you find business possible, please contact us for differs.(3) 还盘1 。 要求降价的还盘业务思路及信的结构安排买卖双方对某些交易条件讨价还价 , 去信表明自己的要求或意见 就是还盘为了促进早日成交，还盘还盘信给出适当的理由 , 选择适 当的角度,

23、提出适当的条件 . 要求降价就是对价格条件的还盘 ,这样的 还盘信还要注意表明降价的理由 ,例如, 报价膏腴当地市价 ,可以用较 低的价格获得类似质量的商品 , 可以以别的供应商处以较低的价格购 进该商品该商品的市场疲软等，提出降假的幅度。 开头句 还盘信都是回信， 要求降价的还盘信要感谢对方的报盘， 接着表达不能 接受报价的歉意。 eg. Thank you for your offer of May15 but regret that your prices are too high.结尾句 强调希望继续磋商的愿望。 eg. We hope to receiveyour early rep

24、ly.2. 拒绝降价的还盘业务思路及信的结构安排拒绝降价就是对买方提出的价格条件的否定还盘。这样的还盘信 要注意强调坚持原价，无法降价的理由。例如，正处在销售旺季，已 收到对方所在地区进货尚的大量订单、 销售利润已低至极限， 着眼点 应在该商品的质量上等等。或者推荐对方购买与所要求价格相近的， 价格较低的替代商品。开头句 拒绝降价的还盘信要感谢对方的还盘，表达不同意降价的歉意。 eg.While we very muchthank you for your fax of July 22, we feel regretful there is no possibility of offering

25、 you lower prices.结尾句 希望对方考虑、尽早收到订单、尽管没成交争取以后机会的合作等愿望。 eg.We are still looking your orders.3. 作出降价让步的还盘业务思路及信的结构安排作出降价让步就是对买放提出的价格条件有条件地进行减让的反 还盘。这样的还盘信要注意坚持原报价的合理性、 突出给予降价让步 的动机和意愿。例如，原报价符合市价；考虑到以前获得的帮助、双 边的贸易关系； 为发展与对方的业务等。 还要明确降价的幅度和实现 降价的附带条件：数量折扣、规定日期内订货的折扣等。开头句 作出降价让步的还盘信首先感谢对方的还盘，复述对方有关价格的意见

26、.e,g. We are pleased to receive your cable of October 12. It is informed that your price for the goods is too high to work on.结尾句敦促对方早日下订单。 We are waiting for your early reply.4 要求提价的还盘业务思路及信的结构安排对原定价格的提价也是对价格条件的反还盘：由于某些不利因素 的影响， 卖方对双方曾经同意的某种商品的价格上调。 这样的还盘新 要注意说明提价的客观性：商品市价在上扬、材料价格上涨、运输费 用的提高等。开头句 回

27、信应告知对方要上调价格，表达涨价的歉意。 e.g.Weregret to inform that increase in our prices for the products are unavoidable as the materials have kept rising in the past few months.结尾句 提醒价格上涨是趋势而且库存较紧张，说服对方继续订货。 e.g. As the heavy demand has brought low stock level of our goods, we advise you to aept our prices soon.(4

28、) 与订购1 。 订购的业务思路及信的结构安排买卖双方成交后，如果买方订购信( an order letter )重述说订 购的主要条件，寄出订单( an order form/ a purchase order)，购货确认书( a purchase conformation )或者购货合同( a purchase contract )，要求卖方按上面所列的条件供货，要求卖方签回一份， 就是对自己订货和对卖方报盘的确认， 即有效办理订购业务。 无论哪 一种形式，对所订购货物的要求必须完整、准确、清楚地提出。通常 需要明确一下条件：商品名称(如有货号或目录编号也列出)，质量 要求和规格，订购数量

29、、价格及价格条款、总额等。买方通常强调交 货时间或者敦促对方尽快交货， 根据需要还可能提出付款方式、 供现 货等其他条件。开头句(段)：订购信首先是买方感谢卖方报盘，表明愿意订购 某商品：关于寄出订单、购货确认书或者购货合同的信，此外，还需 要提到寄出有关的合同。eg.Thank you for your quotation of My 23. We send our order no.218 as follows.结尾句 （段）：强调卖方尽快会签、发货等愿望。eg. Wewould be grateful if you would send the goods as sonn as poss

30、ible.2. 确认订货的业务思路及信的结构安排买卖双方成交后，可以用函电确认成交，也可以制定销售合同或 销售确认书、订单、购货确认书或购货合同，寄给对方会签时附上一 封成交信， 对方收到后认收确认并签回一份合同。 实际上都是对订货 的有效确认。 确认订货信中要注意重复对方合同的主要内容 （特定商 品名称，包括货号和目录编号、质量要求和规格、订购数量、价格及 价格条件等），告知收到或寄去的合同编号、强调支付货款要求，表 达对寄去合同予以会签的愿望。开头句： We appreciate your Order No.SKT0024 for 1500 26"Nonstick Frypans

31、.结尾句： We are expecting to receive your further orders.3. 续订业务思路及信的结构安排买卖双方建立了业务关系后，如果买方对以前订购过程的业务往 来及其供货满意，感觉对方的诚信度高，需要再订货时，通常去信与 对方联系订货，这就需要办理续订业务。信中，买方重申按照上述条 款，说明继续订货的名称、数量及其补充要求。注意区别 Repeat Order 和 Duplicate Order: 如果续订的订单除了装运期与原订单的不同 外，价格、数量甚至详细规格等其他一切我强相同，称为 duplicate order（ 重复订货或重复订单 ） ；否则称为

32、repeat order （续订货物或 续订订单） .开头句： We have received the mentioned shipment ex S.S."Shengli".And your goods are so satisfactory that we are pleased to book a repeat order.结尾句： If possible,we would like you to arrange early shipment of this repeat order回复查询报价：Dear Mr. Jones,Thank you for your i

33、nquiry of 16 of this month. Weare pleased to hear that you are interested in our products” SAPP” Weenclosed the photos and detailed information of this product for your reference.Product name (modity): SAPPSpecification: USP EditionQuantity:Packing:H.S.Cord:Price: thPrice validityPayment:For purchas

34、e quantities over 1*20FCL' we would allow youa discount of 1%.payment is to be made by irrevocable L/C. at sight.We look forward to receiving your first order.Best RegardsJet Shen几种报盘 a.)Dear Mr. Jones:We thank you for your email enquiry for both groundnuts and Walnut meat F Copenhagen dated Feb

35、ruary, 21.In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and upgraded at RMB2000 per metric ton F Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to bemade within two months after receipt of your order

36、 payment byL/C payable by sight draft.Please note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.As you are aware that there has lately been a large demandfor the above modities. Such growing demandwill likely result in increased prices. However you can se

37、cure these prices if you send us an immediate reply.Sincerely,(B.) Dear Mr. Jones:We thank you for your letter dated April 8 inquiring aboutour leather handbags. As requested, we take pleasure in offering you, subject to our final confirmation, 300 dozen deerskin handbags style No.MS190 at $124.00 p

38、er dozen CIF Hamburg. Shipment will be effected within 20 days after receipt of the relevant L/C issued by your first class bank in our favor upon signing Sales Contract.We are manufacturing various kinds of leather purses and waist belts for exportation, and enclosed a brochure of products for your

39、 reference. We hope some of them meet your taste and needs.If we can be of any further help, please feel free to let us know. Customers' inquiries are always met with our careful attention. Sincerely,c.) Re: SWC SugarDear Sirs,We are in receipt of your letter of July 17, xx asking us to offer 10

40、,000 metric tons of the subject sugar for shipment to Japan and appreciate very muchyour interest in our product.To ply with your request, we are offering you the following:1. Commodity: Qingdao Superior White Crystal Sugar.2. Packing: To be packed in new gunny bag of 100kgs. each.3. Quantity: Ten t

41、housand (10000) metric tons.4. Price: US dollars one hundred and five (US$105.00) per metric ton, Fob Qingdao.5. Payment: 100% by irrevocable and confirmed letter of credit to be opened in our favor through A1 bank in Qingdao and to be drawn at sight.6. Shipment: Three or four weeks after receipt of

42、 letter of credit by the first available boat sailing to Yokohamadirect.Please note that we do not have much ready stock on hand.Therefore, it is important that, in order to enable us to effect early shipment, your letter of credit should be opened in time if our price meets with your approval.We ar

43、e awaiting your reply.Sincerely,装运通知20 May 2000Kee & Co., Ltd34 Regent StreetLondon, UKDear Sirs:Thank you for your letter of 20 May enquiring about the shipment of your order under contract 4632.Please aept my apology for the delay which has been caused by the unavailability of shipping space f

44、rom Bombayto London. The matter was, however, in hand and your consignment was shipped yesterday on board SS Pandit which is sailing directly to London.I enclose one set of shipping documents prising:1.One non-negotiable copy of the bill of lading（不可转让提货单副本一份 ）2.Commercial invoice in duplicate.（商业发票一式两份）3.One copy of the certificate of guarantee.（保证书副本一份）4.One copy of the certificate of quantity.（质量证明书副本一份）5.One copy of the insurance policy.（保险单副本一份）I am glad